受発注業務のミスはどうやって防ぐ？原因と対策を詳しく解説！

受発注業務のミスが発生する原因

人為的な要因により、受発注業務にミスが生じることが多いです。以下が典型例として挙げられます。

整理整頓されていない環境

デスク周りやキャビネット内の整理整頓ができていないと書類やメモを紛失したり、探し物に時間がかかったりします。これにより、発注書や注文請書の送付ミスなどが発生します。

確認漏れ

受発注の内容や数を入力・転記した後の確認を忘れるとミスが起こりやすくなります。慣れた業務だからと確認を怠る慢心も原因として考えられます。

モチベーション低下

長時間労働だったり、質問しにくく人間関係が悪い職場だったりすると、ストレスや疲れを感じます。その結果、モチベーションは低下し、誤受注や誤発注につながるでしょう。

受発注業務のミス対策

受発注業務のミスを予防するにはどんな対策を講じればよいのでしょうか。３つの予防策を紹介します。

職場内の整理整頓

物や書類、道具が散乱している環境だと、いろいろな情報が目に入り集中できず、脳の処理能力が低下します。

入力・転記ミスなどを起こしやすくなるため、職場内の整理整頓を行いましょう。整理整頓された環境では物を探す時間を短縮でき、書類を紛失するリスクも軽減できます。デスク周りがきれいだと受発注業務に集中しやすくなるでしょう。

整理整頓は不要な物を処分して、必要な物を残す「整理」から始めましょう。そして物の収納場所を決め、片付ける「整頓」を行います。使用頻度の高い物は手に取りやすい場所に置き、そうでないものは引き出しの中に収納します。

チェック体制の強化

受発注業務の内容を細かく書き出してチェックリストを作成しましょう。リストを見ればやるべきことが把握でき、抜け・漏れの防止につながります。納期の伝え忘れといったミスも軽減できるでしょう。

そして、各工程でチェックポイントを設け、確認を行ってください。ミスや抜けがチェックポイントの段階で見つかれば、最低限の修正で済みます。完了後に手戻りの修正を加えるよりも大幅な時間短縮になるでしょう。作成したチェックリストを繰り返し活用すれば業務を定型化でき、ミス軽減につながります。

受発注業務の完了後は複数人で再チェックを行う「ダブルチェック」をおすすめします。担当者を決め、チェックの進捗状況が可視化できると運用しやすいでしょう。

良好なコンディションの維持

受発注業務では、内容や数字の入力・転記ミスは避けなければならず、社員のコンディション維持が大切です。

社員の動向に気を配ったり、悩んでいるようなら一声かけたりしましょう。全社員の業務量を把握し、業務量の少ない社員が業務量の多い社員のサポートに回るように指示すると良いです。社員同士が助け合う風土をつくれば、業務量の偏りを防止できます。

皆が最適な環境で業務に臨め、良好なコンディションを維持できるでしょう。

受発注業務のミスを防ぎながら効率化するには

受発注業務のミスを防ぎ、業務を効率化するには受発注管理システムを活用しましょう。受注側と発注側の双方がシステムを導入しなければなりませんが、システム上で受発注データを共有し、自動で処理されます。これにより、聞き間違い・言い間違い、転記ミスが激減するでしょう。

仮に受発注漏れがあった場合、自動で警告してくれるシステムもあります。システム上で受発注履歴を見ることができ、業務分担により担当者が変更になっても引継ぎがスムーズです。さらに、受発注をシステム上で行うことでペーパーレス化を実現し、経費削減も期待できます。

適切な対策を行い、受発注業務のミスを防ぎましょう

受発注業務のミスは、整理整頓ができていない環境で起こりやすいです。確認漏れやモチベーションの低さも原因となります。

ミスを防ぐには職場内の整理整頓を行い、ダブルチェックを行いましょう。社員のコンディション維持も大切です。

受発注管理システムを活用すると業務の自動化によって、社員の負担やミスが軽減し、効率が上がります。有効な対策を講じ、受発注業務のミス軽減に努めましょう。