社内SNSが定着しなかった例
まずは、社内SNSが定着しなかった例を見て参考にしましょう。
利用目的がはっきりせず使われなくなってしまった
社内SNSの導入目的が曖昧な場合、従業員が投稿内容や使用場面に疑問を持ってしまうため、定着しにくくなります。そして、どのようなシーンで使うのかが分からず、使い慣れているからという理由で以前と同じコミュニケーション手法を取ってしまうでしょう。
たとえ機能が豊富なツールを導入した場合でも起こり得るため、注意が必要です。
プライベートとビジネスの区分けがなくなってしまった
社内SNSを活用すれば、日々の日報やプロジェクトの進捗報告などを効率良く行えます。従業員間で意見交換もしやすいですが、プライベートの連絡で使われることも少なくありません。例えば、業務とは関係がない飲み会や休日の約束が挙げられます。
このようにプライベートとビジネスの区別がつかない状態であれば、発生するやり取りの数が膨大になります。結果として、業務に関係がある内容が埋もれてしまうでしょう。また、逆に使い方を制限し過ぎると投稿数が減り、導入しても盛り上がらないこともあります。
一般社員が参加しにくいものになってしまった
上司や役員が社内SNSに参加することで、一般社員の参加率が低下してしまいます。
社内SNSは企業のオープンな場であり、分け隔てなく交流できることも目的の１つです。しかし、企業内の影響力が大きいメンバーが、社内SNS上で部下の叱責ばかりを行っていれば参加しにくくなるでしょう。
上司や役員が社内SNSに参加する場合は、社員との距離を適切に保てるようにしなければなりません。社内SNSは手軽に参加しやすい分、使わなくなるまでも時間がかからないため注意してください。
社内SNS定着の成功例
つづいて、社内SNSが定着した成功例について見ていきましょう。導入定着の鍵は、計画的な導入や、導入担当者主導のアクションのようです。
段階的なメール廃止による定着化
メールと社内SNSを併用していると、どちらの方法でコミュニケーションを取れば良いか迷いが生じます。
社内SNSを利用する最大の目的は、コミュニケーションを円滑にして業務効率を向上させることです。今までメールでやり取りをしていた場合だと、返信する必要がないメールの対応といった無駄が発生するデメリットがありました。
社内SNSを使うと、社員間のコミュニケーションと日報などの報告を一元管理できるのも大きなメリットです。
このように社内のコミュニケーションを社内SNSに完全に切り替えることで、定着に成功しやすいです。
SNSでのイベントやコンテンツの充実による定着化
社内で企画のアイデアを募るときに、ポイント制を導入することで参加率の向上に成功した企業もあります。
これは、投票や意見交換、アイデア出しに参加した社員にポイントを付与し、貯まればプレゼントと交換できるという試みです。このように、社員が参加しやすいよう社内SNSのコンテンツを充実させることで定着に成功した事例は多くあります。
社内SNS定着のポイント
最後に、社内SNSの使用を定着させるためのポイントを見ていきましょう。
導入の目的を明確にする
まずはどのような目的で社内SNSを利用するのか導入前に決めておきましょう。具体的に社内SNSを使ってコミュニケーションを取る業務を決めておけば、社員も使いやすいです。
例えば、会議の議事録は社内SNSの掲示板にアップすると良いでしょう。メールよりもスピーディにやり取りができ、掲示板を使えば会議に参加していない人でもその内容がわかります。
また、新しいプロジェクトが発足した際に、意見交換ができるようなコンテンツを作成するのもおすすめです。従業員のアイデアを取り入れながらプロジェクトを進められるでしょう。
プロセスを踏んで導入する
社内SNSは社員間のコミュニケーションインフラとして使われる重要なツールです。そのため、スモールスタートしてから拡張して、社員に浸透させていく方法がおすすめです。まずは、一部の社員や部署から始めて使い勝手が良いか確認してください。
短期間に一気にシステムを導入すると、トラブルが発生した際に対応できなくなります。社内SNSの中には無料トライアル期間を設けているものもあるため、活用してみましょう。
このような試用期間に社内SNSの運用ルールを設定してください。
有効活用できる組織体制を作る
社内SNSを定着させるためには、運用ルールだけでなく適切な組織体制を作ることも大切です。どのようなツールでも、何か新しいシステムの導入には少なからず内部の反発が生じます。そのため、使い方のアドバイスができるシステムに詳しい担当者を配置しましょう。
このように適切に運用できる機関を立ち上げ、関心が低い人や使いこなせていない人のサポートを行うようにしてください。
成功・失敗事例を踏まえて社内SNSを定着させよう！
社内SNSは社員同士が円滑にコミュニケーションを取るためのツールです。
しかし、優れたツールを導入した場合でも、運用を間違えると利用が定着しないため注意してください。特に利用目的が曖昧な場合や、プライベートとの区別がつかないと定着しにくいです。定着させるためにも、導入の目的を明確にし段階的に導入してください。
成功・失敗事例を踏まえて社内SNSを定着させましょう。
