社内SNS・ビジネスチャットのメリット
社内SNSは社内でのコミュニケーションを目的としたツールで、ビジネスチャットは従来のビジネスメールに置き換わる連絡手段として使われるツールです。社内SNSやビジネスチャットを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
情報共有がよりスピーディになる
社内SNSやビジネスチャットを使うことで、メッセージのやり取りを短縮できます。なぜなら、簡潔に用件だけを伝えることができるためです。メールのように宛先や件名を入力する必要が無く、ビジネスの定型文や堅苦しい表現を気にする必要がありません。
１通のメッセージの送信で短縮できる時間は微々たるものでも、社内全体に浸透すれば大きな影響となります。
また、短い文章で済むため、スマートフォンによる文章入力も億劫になりません。外出先からもメッセージをやり取りできることで、情報共有が円滑になります。わずかに気になっただけのことでも気軽に質問でき、業務の処理スピードが増すでしょう。
誤送信してもメッセージの編集ができる
メールでは、送信したメッセージの編集や削除は不可能です。しかし、日々メッセージのやり取りをする以上、ミスをする可能性は必ずあります。
社内SNSやビジネスチャットであれば、送信済みのメッセージの編集・削除が可能なため、ミスへの対処も容易です。情報漏洩対策として優れていると言えます。
また、ミスをおそれずに済むことは、やり取りの迅速化にも役立ちます。メールであれば、内容や宛先、添付ファイルに間違いがないか、慎重に確認したうえで送らなければなりません。
しかし、送信後も編集できる社内SNS・ビジネスチャットであれば、そのような手間をあまり掛けることなくやり取りできます。
コミュニケーションが活発になる
同じ社内でも、部署間でコミュニケーションが取れていないケースが少なくありません。しかし、異なる部署間での情報共有や連携は、ビジネスを円滑化するうえで大切なことです。
社内SNSやビジネスチャットは、部署間でのコミュニケーション活発化にも有効です。グループを作成する機能があるため、他部署との社員とも連携がとれます。社内SNSやビジネスチャットは、企業が一丸となってビジネスに取り組むためのツールといえるでしょう。
また、メールの場合、受信メールの見落としも円滑なコミュニケーションを妨げていました。受信メールは、重要度や緊急度に関係なく同じメールボックスに蓄積されるので、見落としが発生しやすいからです。
社内SNSやビジネスチャットを使うと、送信者毎に１つのスレッドとして集まるのでメッセージの履歴を確認しやすくなります。このため見落としを予防できるでしょう。
社内SNSとビジネスチャットの違い
ここでは、社内SNSとビジネスチャットの具体的な違いを見ていきましょう。どちらのほうがコミュニケーションに有効かは、使う人や場面によって異なります。
社内SNS：社内のコミュニケーションに特化したツール
社内SNSは、その名のとおり社内で利用するSNSです。これは、業務遂行に利用することが最大の目的ではありません。社内SNSで実現するのは、従業員間の気軽なメッセージのやり取りや情報交換です。その結果として、ビジネス上の情報共有や良好な人間関係の構築が円滑化します。
単にそれらを目的とするのであれば、一般のSNSを利用すれば良さそうに思われるかもしれません。しかし、社内の情報を通常のSNSでやり取りするのは、セキュリティ上の問題があります。その問題を避けるため、利用範囲を社内に限定したのが社内SNSです。
近年、社内でのコミュニケーションの重要性は増加しつつあります。従来にはない柔軟でクリエイティブな仕事が求められることや、在宅ワークの普及などで同じ空間を共有することが少なくなったことがその原因です。社内SNSはそれらの新たなビジネススタイルを推し進める存在として注目されています。
ビジネスチャット：社内・社外の情報伝達に特化したツール
ビジネスチャットは、社内SNSよりも業務に直結した利用に主眼を置いたツールです。単に社内・社外での情報伝達を円滑化するだけでなく、業務を遂行するための機能を豊富に備えています。たとえば、以下のような機能があります。
- ■タスク管理
- ■スケジュール管理
- ■ビデオ会議
- ■通話
社内SNS・ビジネスチャットの選定ポイント
社内SNSとビジネスチャットには役割上の違いがありますが、コミュニケーションツールである点は同じです。したがって、ツールの選定ポイントは共通します。では、その選定ポイントを見ていきましょう。
自社の導入目的にあった機能があるか
ツールによって備えている機能は異なります。したがって、ツールを選定する前に導入目的を明らかにすることが大切です。たとえば、会議のように複数人で話し合いをするツールを求めるのであれば、ビデオ会議機能を備えたものが良いでしょう。
また、社内でのスケジュール共有を円滑化したいのであれば、カレンダー機能やタスク管理機能が有効です。重要な情報の伝達を行うのであれば、チャット内容を検索できる機能があると良いでしょう。
使用者に適した操作性か
社内SNSやビジネスチャットは、社員全員が利用するツールです。したがって、一部の人にしか使えないような複雑なものではいけません。直感的に操作できるようなツールを選定しましょう。メッセージの入力や閲覧はもちろん、グループ作成や情報管理機能も要確認です。
具体的にどのくらいの操作性が良いかは、導入企業によって異なります。たとえば、エンジニアなどITリテラシーの高い社員が多い場合は、多少難しくても問題ないでしょう。
一番良いのは、実際に使ってみることです。無料トライアル期間を設けているツールも多いため、そのような機会にツールに触れておきましょう。
セキュリティは十分か
社内SNSやビジネスチャットでは、重要な情報をやり取りすることもあるでしょう。そのため、セキュリティ対策にも注意しなければなりません。これらのツールには、セキュリティ機能を備えたものも多くあります。いくつか例を見てみましょう。
- ■メッセージ暗号化
- ■ユーザー管理
- ■アクセス権限設定
- ■IPアドレスによる端末識別
自社のセキュリティポリシーに則り、適切な機能を備えたツールを選びましょう。
両サービスの違いを確認して、自社にあった製品を導入しよう
社内SNSとビジネスチャットはどちらも情報共有を円滑化するツールです。ただし、社内SNSは社内でのやり取りの活発化に主眼を置き、ビジネスチャットは社内外の情報伝達以外に、タスク管理などの業務遂行機能を備えている点で異なります。
製品を選ぶ際には、以下の点に注意しましょう。
- ■導入目的を明確化する
- ■操作性を確認する
- ■セキュリティが適切なものを選ぶ
以上を踏まえ、自社に適切なツールを導入しましょう。
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