ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■業務場面別
- ■AIの組み込み方別
- チャットツール本体がAI機能を搭載：Slack、WowTalk、キントーン、ZoomTeamChat
- 外部のAIサービスと連携：ChatLuck
ビジネスチャットのAIが役立つ業務連絡の場面
ビジネスチャットは、メールより短い文で素早くやり取りできる反面、メッセージの量が増えると追いかける負担も大きくなります。ここでは、日常の業務連絡のなかでAIが手間を減らせる代表的な場面を3つ紹介します。
休み明けに未読スレッドの要点をつかむ
AIによる要約は、休暇や出張で離れていた間にたまった未読メッセージの把握に役立ちます。数十件のやり取りから、決まったことや自分への依頼、未解決の論点を短くまとめて表示する使い方です。
要約を先に読めば、メッセージを最初から一つずつ追わなくても、どのスレッドから対応すべきか判断できます。チャンネルごとに要約を並べて表示できる製品なら、優先順位をつける作業もはかどります。ただし、細かな条件や数値は省かれる場合があるため、自分に関係する箇所は元のメッセージで確かめる運用が安心です。
海外拠点や外国籍のメンバーと翻訳でやり取りする
AIによる翻訳は、使う言語が異なるメンバーが同じチャンネルで話す場面で役立ちます。メッセージごとに翻訳文を表示できれば、翻訳サイトへ文章をコピーする手間が省けます。
一方で、社内の略語や製品の型番、敬語の度合いは意図どおりに訳されないことがあります。納期や金額のように誤解が損失につながる内容は、原文を併記する、相手に復唱してもらうといったルールを決めておくと、行き違いを抑えられます。
返信や依頼の文面を下書きする
AIによる下書き作成は、依頼や催促、お詫びのように言い回しに気を使う連絡で役立ちます。伝えたい要点を箇条書きで入力すると、丁寧な文章に整えた案を提示する使い方です。
チャットはメールより気軽な文体が使われるため、AIの案がかえって硬すぎると感じる場合もあります。下書きはそのまま送らず、相手との関係や社内の慣習にあわせて言葉を調整してから送信しましょう。送信の判断は、最後まで人が担うことが前提です。
ボット連携で変わる社内問い合わせと通知
ビジネスチャットは外部システムとの連携やボットの組み込みに対応する製品があり、AIと組み合わせると社内の定型業務も効率化できます。ここでは、問い合わせ対応と通知の整理という2つの使い方を見ていきます。
社内ヘルプデスクの一次回答をボットに任せる
社内規程や手順書を参照して回答するAIボットをチャットに置くと、普段使っているチャット画面からそのまま質問でき、総務や情報システム部門への定型的な質問にも一次回答できます。「経費精算の締め日は？」のような質問に、担当者が毎回答える負担を減らせます。
ただし、参照する規程が古いままだと、誤った回答が広がるおそれがあります。回答の根拠となる文書を表示できるか、回答できない質問を担当者へ引き継げるかを確認しましょう。参照文書の更新担当を決めておくことも欠かせません。
業務システムの通知をAIで整理する
勤怠管理やワークフロー、監視ツールといった業務システムの通知をチャットに集約している場合、AIで通知を整理する使い方もあります。似た通知をまとめる、重要度の高いものだけを目立たせるといった活用です。
通知が多すぎると、本当に必要な連絡が埋もれてしまいます。一方で、AIの判断で重要な通知まで省かれては困るため、障害や承認期限のように見落とせない種類は、AIの整理対象から外して通常どおり通知する設定にしておくと安心です。
AIの要約や下書きをそのまま流さない確認体制
ビジネスチャットのAIは作業を速くしますが、出力が常に正確とは限りません。要約・翻訳・回答のそれぞれで起こりやすい誤りを知り、どこまでをAIに任せ、どこから人が確認するかを決めておきましょう。
要約と翻訳で起こりやすい誤り
要約では、途中で撤回された案が決定事項のように残ったり、少数意見が省かれたりする場合があります。翻訳では、否定と肯定の取り違えや、社内用語の直訳による意味のずれが起こる可能性があります。
こうした誤りは、元のメッセージが短すぎる、話題が途中で切り替わるといった条件でも起こりやすくなります。重要な決定はAIの要約に頼らず、スレッドの最後に担当者が決定事項を書き残すルールをあわせて設けると、記録の正確さを保てます。
送信と判断は人が担うルール
AIの出力を業務に使うときは、「AIは案を出し、人が確認して送る」という役割分担を明確にしておくことが重要です。特に社外の取引先が参加する共有チャンネルでは、AIの文章をそのまま送ると誤解を招くおそれがあります。
社内ガイドラインには、AIを使ってよい業務と使わない業務、確認が必要な内容の例を具体的に書いておきましょう。人事評価や契約に関わる連絡のように、AIを使わない場面を決めておくと、利用者が迷わず判断できます。ガイドラインは一度作って終わりにせず、利用者からの質問や運用で気づいた点をもとに定期的に見直しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
AIが読むチャットデータの扱いを決める
AI機能を使うと、チャットのメッセージやファイルもAIが処理する対象に含まれます。導入前に、データがどこで処理され、何に使われるのか、誰の情報まで読めるのかを提供会社に確認しておきましょう。
学習への利用と保存先の確認
まず確認したいのは、入力したメッセージがAIモデルの学習に使われるかどうかです。学習に使わない設定が選べるか、契約や規約にどう書かれているかを確かめましょう。
あわせて、AIによる処理がどの国や地域にあるサーバで行われるか、処理後のデータがどれくらいの期間保存されるかも確認項目です。顧客情報や個人情報をチャットで扱う企業では、社内の情報管理規程と照らしあわせて、情報システム部門や法務担当者と判断しましょう。
閲覧権限とAIの回答範囲の整合
AIがチャット全体を検索して回答する場合、利用者が本来見られない非公開チャンネルの内容まで回答に含まれないかが重要な確認点です。AIの回答範囲が、その利用者の閲覧権限と一致しているかを確かめましょう。
また、AI機能を全員に開放するか、部署や役職で限定するかを設定できるかも確認しておくと安心です。誰がいつAI機能を使ったかを記録として確認できれば、問題が起きたときの原因調査にも役立ちます。
試験利用でビジネスチャットのAI機能を見極める
AI機能の使い勝手は、自社のやり取りの量や文体、使う言語によって変わります。カタログの説明だけで判断せず、無料トライアルや試験利用の期間を使って、実際の業務で確かめることをおすすめします。
対象のチャンネルと業務を絞る
試験利用では、最初から全社で使うのではなく、1～2か月程度の期間を区切ったうえで、メッセージ量が多いプロジェクトや海外拠点とのチャンネルなど、効果を確かめたい場面を絞ります。要約や翻訳を使う業務を限定すると、良し悪しを比べやすくなります。
機密性の高い情報を扱うチャンネルは、データの扱いを確認できるまで対象から外しておくと安心です。参加メンバーには、試験利用である旨とAIを使う範囲を事前に伝えておきましょう。
使った結果を記録して比べる
試験期間中は、要約や翻訳の結果をそのまま使えたか、修正が必要だったかを簡単に記録してもらいます。「元のメッセージを読み直した回数」や「下書きの修正にかかった時間」のように、利用者が答えやすい項目にすると記録が続きます。
複数の製品を試す場合は、同じ種類のやり取りで比べると違いが見えます。費用面では、AI機能が標準プランに含まれるのか、追加料金のオプションなのかも確認し、利用人数をかけた総額で比較しましょう。AI機能の利用回数に上限が設けられている場合は、上限を超えたときの扱いも確認しておくと安心です。
業務連絡にAIを生かせるビジネスチャットの比較表
要約や翻訳、ボット応答など、この記事で取り上げた業務場面に対応する製品を一覧にしました。AIを本体に搭載しているか、外部サービスとの連携で使うかの違いも見比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Slack | Slackbotによる社内情報の検索・要約に加え、AIワークフロービルダーによる業務の自動化にも対応する |
| WowTalk | 生成AIチャット「WowTalk AI」を社内FAQの作成などに活用できる国産ビジネスチャット |
| キントーン | スレッドのコメントをkintone AIが要約し、経緯を把握しやすくする。案件データに紐づけた会話も可能 |
| ChatLuck | クラウド・オンプレミス両対応のビジネスチャット。ChatGPT連携やAPI連携に対応し、社外ゲストも招待できる |
| apseedsポータル | アルバイト・パート・派遣スタッフとの業務連絡アプリ。34か国語の自動翻訳や既読管理、属性別の配信に対応 |
| ZoomTeamChat | ビデオ会議・チャット・電話を統合したコラボレーションツール。AIによる会議要約やメール作成の支援機能を備える |
| TAGS | チャットに特化したビジネスチャット。翻訳BOTや勤怠管理連携など、用途別のBOTで日々の業務を効率化できる |
要約・翻訳・ボットに対応するビジネスチャット
未読スレッドの要約や多言語での翻訳、社内問い合わせへの応答など、日々の業務連絡でAIや翻訳・ボットの機能を使える製品を紹介します。AI機能を使えるプランや利用範囲の設定方法も、資料請求で確認しておきましょう。
Slack
- 従業員・データ・アプリ・AIを1か所に集め、業務を完結。
- SlackbotがパーソナルAIエージェントとして進化
- 2,700超アプリ連携とAIワークフローで業務プロセスを自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、チャンネルを軸に社内外のやり取りを整理できるビジネスチャットです。パーソナルAIエージェントとして位置付けられたSlackbotに自然言語で指示すると、社内情報の検索や要約、タスクの実行を進められます。会話の要点を自動で抽出する要約や翻訳の機能も備え、休み明けのキャッチアップや多言語メンバーとのやり取りに役立ちます。AIワークフロービルダーを使えば、特定のメッセージやイベントを起点にした定型業務の自動化も可能です。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、生成AIを活用できる国産のビジネスチャット・社内SNSです。WowTalk AIの生成AIチャットは社内FAQの作成などに使え、日々の問い合わせ対応や情報整理をチャット上で進めやすくします。1対1・グループのトークに加え、予約投稿や既読・未読の確認、トーク検索も利用できます。40種以上の機能をユーザーごとにオンオフ設定できるため、社内ルールにあわせて使える機能を絞り込みたい企業にも向いています。
キントーン
- 情報に紐づけてコミュニケーションがとれる
- チームやプロジェクトごとに情報を整理して集約
- 取引先など、社外のメンバーともセキュアにやりとりが可能
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、業務アプリとコミュニケーションを1か所に集約できる業務改善プラットフォームです。スペースやスレッドで部署・プロジェクトごとのやり取りを整理でき、案件などのデータに紐づけてコメントを書き込めます。kintone AIを使うと、スレッドに投稿されたコメントを要約ボタンひとつでまとめられ、やり取りの経緯や決まったことを把握しやすくなります。なお、kintone AIはお試し中またはスタンダードコース以上の契約で利用できます。
ChatLuck
- 政令市・金融・大手製造・鉄道など実績多数！
- チャットからファイル共有・ビデオ通話までこれ一つで完結！
- ゲストユーザー機能を使えば取引先や外部スタッフと一緒に使える
株式会社ネオジャパンが提供する「ChatLuck」は、クラウドとオンプレミスの両方に対応したビジネスチャットです。ルームごとのチャットやファイル共有、音声・ビデオ通話、タスク、アンケートといった機能を備えています。主な機能にChatGPT連携が含まれ、API連携にも対応しているため、外部のAIサービスを組み合わせた使い方を検討できます。アクセス権限やネットワークポリシーの設定、メッセージ・ファイルのログ管理などのセキュリティ機能もそろっており、チャットデータの扱いを重視する企業でも比較しやすいでしょう。
apseedsポータル
- 一斉配信や属性別送信に対応
- 既読状況を確認して再通知
- 34か国語に対応した自動翻訳
株式会社エーピーシーズ（マイナビグループ）が提供する「apseedsポータル」は、アルバイト・パート・派遣スタッフとの業務連絡を支援するスマホアプリです。自動翻訳機能は34か国語に対応し、管理者が送った日本語のメッセージをスタッフが選んだ言語へ翻訳します。スタッフからの外国語のメッセージも、管理画面で日本語に変換して確認できます。店舗や役職に応じた配信、既読・未読の確認、未読者への再通知にも対応しており、外国籍スタッフが多い現場の連絡手段として検討できます。
ZoomTeamChat （ZVC JAPAN株式会社）
- AIが会議要約やメール作成をサポート
- ビデオカンファレンス、チャット、電話を統合
- AIファーストの共同ドキュメント作成機能
TAGS （鈴与シンワート株式会社 ）
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まとめ
ビジネスチャットのAIは、未読スレッドの要約や多言語の翻訳、返信文の下書き、社内問い合わせへのボット応答など、日々の業務連絡の手間を減らす場面で役立ちます。一方で、出力の誤りやデータの扱いには注意が必要です。AIに任せる範囲と人が確認する範囲を決め、試験利用で自社のやり取りにあうかを確かめましょう。社内SNS・ビジネスチャットの資料請求をして、AI機能の内容や費用を比較してみてください。
