ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■多言語での発信の形別
- お知らせを相手の言語に自動翻訳して配信：apseedsポータル
- メッセージを自動翻訳して表示：apseedsポータル、Slack、Dicon
- 日本語以外の言語でも使える：WowTalk、Slack
- ■届けたい相手別
- 工場や店舗で働く外国籍のスタッフ：apseedsポータル、Dicon、ShareTalk
- 海外拠点やグループ会社の社員：WowTalk、Slack、ViberforBusiness
社内SNSで多言語対応が必要になる場面
社内SNSは全社員に向けた発信と交流の場です。日本語を母語としない社員が働く職場では、日本語だけの発信では情報が届かない社員が出てきます。多言語対応を検討するきっかけになる代表的な場面を整理します。
工場や店舗で働く外国籍のスタッフ
工場や店舗、物流の現場では、さまざまな国籍のスタッフが働いている職場があります。社内SNSで安全に関する注意や制度の変更を知らせても、日本語だけでは内容を十分に理解できないスタッフがいる場合があります。
情報が届かないと、ルールを知らないまま作業を続けたり、会社の取り組みに参加できなかったりするおそれがあります。社内SNSを母語や英語で読めるようにすると、こうしたスタッフも同じ情報を受け取れます。どの言語が必要かは、現場の管理者や人事部門に確認して把握しておきましょう。
海外拠点を含めた全社の発信
海外に拠点やグループ会社を持つ企業では、経営方針や全社の取り組みを、国をまたいで共有したい場面があります。社内SNSを全拠点で使えば、本社の発信を各国の社員が同じタイミングで受け取れます。
一方で、本社の発信が日本語のみだと、海外の社員にとっては関係の薄い場になり、利用が広がらない場合があります。各国の社員が自分の言語で読み、反応できる環境を整えることが、全社で使われる社内SNSにするための前提です。拠点ごとの利用言語と人数を一覧にしておくと、必要な機能を判断できます。
社内SNSの多言語機能の種類
社内SNSの多言語対応といっても、製品によってできることは異なります。代表的な機能を3つに分けて整理し、自社が求める機能を選定前に明確にしておきましょう。
メニューや操作画面の表示言語
メニューやボタン、設定画面の表示を、利用者ごとに好きな言語に切り替える機能です。投稿の内容は翻訳されませんが、操作の方法がわかるため、日本語に不慣れな社員でも社内SNSを使い始めやすくなります。
対応している言語の種類は製品によって異なります。自社の社員が使う言語が含まれているか、パソコンとスマホアプリの両方で切り替えられるかを確認しましょう。初回ログイン時の案内や、利用者向けのマニュアルがその言語で用意されているかも、定着に影響します。
投稿とコメントの自動翻訳
投稿やコメントを、読む人の言語に機械で翻訳して表示する機能です。日本で書かれた投稿を海外拠点の社員が読み、母語でコメントを返すといった、言語をまたいだやり取りができる点が利点です。
翻訳の方法は、読む人が翻訳ボタンを押す方式や、設定した言語に自動で切り替えて表示する方式などがあります。翻訳には外部の翻訳サービスが使われる場合があるため、投稿内容がどこで処理されるかもあわせて確認しましょう。翻訳できる言語の組み合わせも製品ごとに異なります。
多言語版を並べて配信する機能
社内報や公式のお知らせでは、自動翻訳ではなく、人が用意した複数の言語の原稿を並べて配信したい場合があります。製品によっては、1つの投稿に言語ごとの本文を登録し、読む人の設定にあわせて表示を切り替える機能を備えています。
この機能がない場合でも、1つの投稿に日本語と英語を併記したり、言語ごとのグループに分けて配信したりする方法で対応できます。ただし、投稿の数が増えるほど管理の手間が増えます。どの発信を正式な多言語版で届けるかを決めたうえで、必要な機能を判断しましょう。
社内報やお知らせを多言語で届ける書き方
多言語対応の社内SNSを導入しても、原文がわかりにくいと翻訳もわかりにくくなります。社内報やお知らせを書く担当者が意識したい、翻訳されても伝わる書き方を紹介します。
翻訳しやすい原文の書き方
自動翻訳で正しく伝えるには、原文を翻訳しやすい形にすることが効果的です。一文を短くする、主語と目的語を省かない、あいまいな表現や慣用句を避けるといった工夫で、誤訳を減らせる場合があります。
例えば「よろしくお願いします」や「前向きに検討します」のように、文脈で意味が変わる表現は、意図が伝わらないことがあります。「〇日までに提出してください」のように、してほしい行動を具体的に書きましょう。日付は曜日を添え、数字は算用数字で書くと、翻訳後も読み違いを防げます。
やさしい日本語と写真の活用
国内の外国籍スタッフ向けには、翻訳に加えて「やさしい日本語」で書く方法もあります。やさしい日本語とは、難しい言葉を言い換え、文を短くして、日本語を学んでいる人にもわかりやすくした日本語のことです。
また、写真や図を添えると、言葉だけより内容が伝わりやすくなります。ただし、画像の中に書かれた文字は自動翻訳の対象にならない場合があります。重要な情報は画像の中だけに書かず、本文にも文字で書いておきましょう。動画を使う場合は字幕の言語も検討が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で社内SNS・ビジネスチャットの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
言語の違う社員どうしの交流を広げる
社内SNSは、会社からの発信だけでなく、社員どうしの交流の場でもあります。言語が違っても気軽に関われるよう、プロフィールやグループの作り方を工夫しましょう。
プロフィールで示す使用言語
社員プロフィールに、本人が読み書きできる言語を載せておくと、誰にどの言語で話しかければよいかがわかります。通訳や翻訳の相談をしたいときに、社内で対応できる人を探す手がかりにもなります。
プロフィールの項目を自社で追加できるかは製品によって異なります。項目を追加できない場合は、自己紹介の欄に書いてもらうよう案内する方法もあります。名前の表記をローマ字と母語の文字で併記できると、海外の社員にも呼びかけやすくなります。
リアクションと言語別のグループ
言葉でコメントするのが難しい社員でも、絵文字やいいねのようなリアクションなら気軽に参加できます。リアクションは言語に関係なく気持ちを伝えられるため、多言語の職場で反応を集める手段として役立ちます。
あわせて、同じ言語を話す社員どうしのグループを作ると、母語で情報を交換したり、困りごとを相談したりする場として使えます。ただし、言語別のグループだけで閉じてしまうと全社の交流が広がりにくいため、全社向けのグループと組み合わせて運用しましょう。
多言語の社内SNSを運用するルール
多言語での発信には、誤訳や情報管理への配慮が欠かせません。自動翻訳の位置づけと、データの扱いについてルールを決めておくと、安心して使い続けられます。
自動翻訳と正式な訳文の区別
自動翻訳は便利ですが、内容が正確に訳されるとは限りません。就業規則や給与、安全に関する手順など、誤解が大きな影響を及ぼす情報は、人が確認した正式な訳文を用意しておくと安心です。
社内SNS上では、自動翻訳の表示と正式な訳文が区別できるよう、投稿に「正式版」などの表示を付ける方法があります。翻訳を外部の専門業者に依頼する場合は、依頼の流れと費用もあらかじめ決めておきましょう。問い合わせ先を各言語で示しておくと、疑問を持った社員が確認しやすくなります。
翻訳データの扱いと公開範囲
自動翻訳の機能を使うと、投稿の文章が翻訳サービスに送られる場合があります。翻訳された文章が保存されるか、ほかの目的に使われるかは、提供会社や翻訳サービスの規約によって異なります。
人事情報や取引先の情報など、機密性の高い内容を扱うグループでは、翻訳機能を使ってよいかを情報セキュリティの担当部署と決めておきましょう。海外拠点の社員に公開してよい情報の範囲も、グループごとに整理しておくと、意図しない共有を防げます。
言語ごとの届き方の振り返り
多言語での発信を始めたら、実際に届いているかを定期的に振り返りましょう。製品によっては、投稿ごとの閲覧数や既読の状況を確認できる機能があります。言語や拠点ごとに閲覧の傾向を比べると、届きにくい層が見えてきます。
数字だけでなく、外国籍のスタッフや海外拠点の社員に、内容が理解できたか、読みにくい点はないかを聞くことも大切です。簡単なアンケートを各言語で用意する方法もあります。集めた意見をもとに、書き方のルールや翻訳を用意する範囲を見直していくと、多言語での発信が社内に根づきやすくなります。
外国籍の社員にも届く社内発信ツール一覧
お知らせの自動翻訳や画面の多言語表示など、言語の違う社員へ情報を届ける機能に着目して製品を並べました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| apseedsポータル | 日本語のお知らせを34か国語に自動翻訳。既読管理と再通知にも対応 |
| WowTalk | 日本語・中国語・英語に対応。掲示板での全社発信とコメントが可能 |
| Slack | 9言語に対応し、AIによる翻訳も利用可能。チャンネルで話題を分けられる |
| Dicon | 最大16言語の自動翻訳で、現場スタッフや外国人との連絡を支援 |
| ViberforBusiness | 多言語対応でグローバルなやり取りを支援。グループ機能も備える |
| ShareTalk | 多言語でのコミュニケーションやワークフロー化に対応 |
多言語で社内発信を届けられるツール
工場や店舗で働く外国籍のスタッフ向けか、海外拠点を含めた全社向けかによって、必要な機能は異なります。翻訳の方式と発信のしかたに注目して選びました。
apseedsポータル
- 一斉配信や属性別送信に対応
- 既読状況を確認して再通知
- 34か国語に対応した自動翻訳
株式会社エーピーシーズ（マイナビグループ）が提供する「apseedsポータル」は、本社や店舗から出すお知らせを、外国籍スタッフそれぞれの言語で読んでもらいたい場合に向くアプリです。オプションの自動翻訳機能では、スタッフが34か国語から使用する言語を選ぶと、管理者が日本語で送ったメッセージがその言語に自動翻訳されます。全社への一斉送信のほか、店舗・役職別の配信や予約配信、既読・未読の確認、未読者への再通知に対応しています。
WowTalk
- シンプルな操作性でとっても使いやすい！
- クローズド環境でセキュアにコミュニケーションできる！
- 40種を超える充実した管理機能で管理がしやすい！
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、全社向けのお知らせを掲示板で発信し、重要な情報を優先確認通知で画面上に優先表示できる国産のビジネスチャット・社内SNSです。対応言語は日本語・中国語・英語の3つです。共有（掲示板）への投稿にはコメントで社員の反応を集められ、既読・未読の確認にも対応しています。パーティション機能で組織構造にあわせて発信の範囲を区切れるため、拠点ごとに公開範囲を分けたい場合にも使えます。
Slack
- 従業員・データ・アプリ・AIを1か所に集め、業務を完結。
- SlackbotがパーソナルAIエージェントとして進化
- 2,700超アプリ連携とAIワークフローで業務プロセスを自動化
株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する「Slack」は、海外拠点やグループ会社を含めた全社の発信を、チャンネル単位で整理したい場合に検討しやすい製品です。対応言語は日本語や英語、中国語など9言語で、AIによる検索・要約・翻訳の機能も備えています。プロジェクトや部署ごとにチャンネルを作れるため、言語別のチャンネルを設けて発信を分ける運用もできます。
Dicon （プロテラ株式会社）
- チャット領域で特許3件取得
- QRコードでチャット開始、導入の手間削減
- 最大16言語の自動翻訳で多言語対応
ViberforBusiness （Viber Media S.à r.l）
- エンドツーエンド暗号化で高セキュリティ
- API連携とボット機能
- 多言語対応でグローバルなコミュニケーションを支援
ShareTalk （セールスワン株式会社）
- 特許取得スタンプ機能で負荷軽減
- RFID連携で重要資産の持出・返却管理をリモート化
- 独自システムによる万全なセキュリティ対策
まとめ
多言語対応の社内SNSを使うと、社内報やお知らせを外国籍のスタッフや海外拠点の社員にも届けやすくなります。画面表示の切り替え、投稿の自動翻訳、多言語版の配信といった機能の違いを確認し、翻訳しやすい原文の書き方や、正式な訳文を分ける運用もあわせて整えましょう。社内SNS・ビジネスチャットの資料請求で、対応言語と多言語配信の機能を比べてみてください。
