ビジネスチャットツールの基本 選定ポイントもご紹介

ITトレンド編集部が選ぶビジネスチャットツール８選

ここではどのようなツールがあるのか、ITトレンド編集部が選んだビジネスチャットツールを８製品ご紹介します。

Workplace by Facebook

Facebook社が提供しているツールです。使い慣れたインターフェースで、初めての導入でもスムーズに対応できます。画像やドキュメントのアップロードは無制限に行えます。

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法人向けに特化したビジネスチャットツールです。大手銀行にも認められるセキュリティを備えており、ユーザー登録が管理者のみに設定されているなど、安心して利用できます。

Oneteam

グループ作成数に制限がなく、部署をまたいだ情報共有を得意とするツールです。データ容量や保存期間にも制限がないので、安心して利用できます。マルチデバイスにも対応。

Microsoft Teams

Microsoft社が提供しているツールなので、Office系文書をスムーズに共有・分析できます。カスタマイズも可能で、自社のニーズに合った運用が実現できます。

Skype for Business

メッセージ機能だけでなく、Skype会議でコミュニケーションを行えます。また、Microsoft Officeとの親和性も高く、Officeからメッセージ送信や通話などが可能です。

LINE WORKS

利用者も多いLINEのビジネス版です。取引先ともやり取りが可能で、紛失時には遠隔操作でデータを削除できるため、セキュリティ面も安心です。

Talknote

メッセージ機能以外に業務タスクの依頼や進捗の管理機能も搭載しており、業務効率化に役立ちます。

chatwork

世界中で利用されており、163,000社以上の導入実績をもつビジネスチャットツールです。グループチャットやファイル共有など基本的な機能に加え、ビデオや音声通話も可能。マルチデバイス対応です。

おさらい：ビジネスチャットとは

ビジネスチャットツールとは、ビジネスシーンで利用するチャットツールのことです。社内コミュニケーションを主な目的としています。これまでは対面やメールなどが手段として主流でしたが、メールよりも気軽に会話ができたり、テーマごとにグループを作成できるなどのメリットから、近年、導入する企業が増えています。

主な機能をご紹介

ビジネスチャットツールには、社内コミュニケーションを円滑に進めるために多くの機能が搭載されています。ここでは、主なものをいくつかご紹介します。

「チャット機能」でリアルタイムにコミュニケーション

ビジネスチャットの要となる機能で、個人同士でも複数人でも会話することができます。メールと違って件名や定型の挨拶文を省いて直接本題から入ることができ、簡単・簡潔に会話が可能です。

「グループ機能」で限定したメンバーでのやりとり

チームや部署など、グループを作成してメッセージを送ることができます。部署をまたいでグループ作成することもでき、プロジェクト単位でも利用可能です。製品によっては社外メンバーも参加可能で、セキュリティ面からグループの公開・非公開の設定ができる製品もあります。

「アップロード機能」で写真や動画を共有

テキストだけでなく、画像や動画などを簡単に共有することができます。アップロードもドラッグ&ドロップででき、スムーズに享保共有が可能です。

機能については、こちらの記事で詳しく解説しています。
★社内SNSの基本的な機能とは

失敗しないツールの選び方

ビジネスチャットツールの概要や機能は理解できましたか？ここでは、ツール選定のポイントをご紹介します。これから検討されるという企業は、ぜひ参考にしてみてください。

対応形態で選ぶ（クラウド型とオンプレミス型）

ビジネスチャットツールの提供形態にはクラウド型とオンプレミス型があり、クラウド型が主流と言われています。以下、簡単に2つの概要をまとめました。

クラウド型：

サービス提供会社がインターネット上に構築したシステムにアクセスして利用するタイプで、サーバーやシステムを構築する必要がないため、アカウント情報が作成されればすぐに利用できます。

オンプレミス型：

自社のサーバー上にシステムを構築して利用するタイプで、クラウド型よりも価格面では初期費用がかかりますが、自社で構築するためカスタマイズができ、多様なニーズに対応できるという特長があります。

すぐに導入して活用したのか、それとも自社に最適なツールとしてカスタマイズを重視していきたいのかを、事前に明確にしてから選定しましょう。

セキュリティで選ぶ

気軽にコミュニケーションできるツールである一方、セキュリティは重要なポイントです。やり取りの中には企業機密が含まれている可能性もあるため、メッセージの暗号化や不正アクセス・情報漏洩などの対策がしっかりとされているかを確認しましょう。

自社に適しているかで選ぶ

機能や仕様が自社に最適かをチェックしましょう。例えば、送ったメッセージを確実に読んだかを確認したい場合は、既読機能があると便利です。重要な業務連絡に既読がつかないときは直接声をかけたり電話連絡をするなど、アクションすることができます。

また、フラットな社内コミュニケーションを実現したい場合は、スタンプ機能が充実しているかどうかも選定ポイントの一つになるでしょう。

価格・コストで選ぶ

導入にあたって、やはり気になるのはコスト面ではないでしょうか。一般的に、機能が豊富である程、製品の価格は高くなります。自社に必要な機能とコストのバランスが大切なのです。

また、提供形態によっても価格に差があります。クラウド型は初期費用を安価に抑えることができますが、サーバー構築費用などが必要になるオンプレミス型は初期にすべての費用がかかります。しかし、クラウド型は利用者ごとの課金体系であることが多く、利用人数が増えると長期的にコストがかかる場合もあります。機能や提供形態など、様々な視点から費用感をイメージすることが必要です。

まとめ

ビジネスチャットツールについて、理解できましたか？自社に適したツールを選定することで、社内の雰囲気や働き方なども変わってくるのではないでしょうか。導入を検討している企業は、ぜひご紹介した選定ポイントを踏まえて選んでみてはいかがでしょうか。