社内コミュニケーションにおける課題
社内コミュニケーションをいかに活発化させるかは、企業にとって重要です。チームや部署内だけでなく、部署の垣根を越えたコミュニケーションや、組織と個人の関係性、経営層と社員の意思疎通など、いかにして社員が声を出せる環境か、各企業が試行錯誤しています。 社内コミュニケーションにおいてよく直面する課題として、具体的に下記の４点が挙げられます。
- ●コミュニケーションは基本メール。盛り上がりに欠け個人間同士の会話がメイン
- ●部署内の交流は多いが、会社全体のコミュニケーションを活発化できていない
- ●気づき、ノウハウなどを活用できていない。情報が埋もれがち
- ●外回りの多い営業部や在宅勤務者とのコミュニケーションに苦労している
社内SNSにはどんなメリットがある？
ここでは、社内SNSを導入することで得られるメリットを解説します。
情報やノウハウの共有がしやすい
例えば、営業成果を出すコツや業務を効率化するExcelシートなど、社員が独自に保有したり作成して活用している情報を、社内SNSで簡単に共有することができます。情報を見た社員が業務に取り入れることで、企業全体の生産性向上が期待できます。
外出先でもスムーズにやり取りが可能
社内SNSにアクセスするだけで、外出しがちな営業担当者や在宅勤務の社員など、社外にいるメンバーとも、いつでもスムーズにコンタクトすることができます。
部署を越えたコミュニケーションがしやすい
チームや部署内でのコミュニケーションは活発に行えていても、部署を越えたやり取りに課題を抱えている企業も多いかと思います。社内SNSは部署をまたいでグループを作成できるため、新しいアイディアやビジネスの創出機会が生まれ、企業全体の活性化にも繋がります。
メンバーの業務状況を確認しやすい
過去の会話履歴を検索したり、タスク管理機能やスケジュール管理機能などを利用することによって、メンバーの業務進捗をスムーズに確認することができます。
一方、どんなデメリットが考えられるか？
様々な導入メリットがありますが、一方でデメリットもあります。しっかり確認しておきましょう。
外部への情報流出のリスクがある
社内SNSでの会話には、企業秘密も含まれます。紛失や盗難、不正アクセスなどを受けてそれらの情報が社外へ流出する可能性も否定できません。セキュリティ対策がしっかりした製品を選定したり、社員の意識を高めたりするなど日頃から対策をする必要があります。
閲覧者と投稿者の間で解釈に齟齬が生まれる可能性がある
文章でのやり取りである以上、ニュアンスが伝わらず解釈に齟齬が生じることもあります。ツールだけに頼るのではなく、必要であれば対面や電話なども併用しながら、適切に伝えることを心がけましょう。
仕事に関係のない話で盛り上がる恐れがある
気軽にコミュニケーションができる反面、業務と関係のない雑談で盛り上がってしまうこともあります。せっかく業務効率化のためと導入しても、真逆の結果となることもあるでしょう。利用時のルールを設けるなど対策することが大切です。
社内SNSが導入される目的
導入企業が増えている社内SNSですが、どのような目的で導入されるのでしょうか。企業によって異なりますが、主に以下3つをご紹介します。
目的１．情報の共有ツールとして活用するため
業務資料や報告書、連絡事項など、情報共有を目的として利用されることがあります。特にマルチデバイスに対応している製品も多く登場しており、外出の多い社員でも時間や場所を選ばず情報を確認・共有することができます。
目的２．社内コミュニケーション活性化のため
ツールを通して社員同士の活発なやり取りを実現する目的で導入する企業もあります。常に様々な情報が飛び交うことで、業務上でのアイディアや意見が交わされコミュニケーションの活性化が期待できます。
目的３．業務のやり取りをスムーズに行うため
プロジェクト管理の目的で導入する企業もあります。メンバー内でタスクの確認やプロジェクトの進捗を行うことで、スムーズに業務を遂行することができます。
失敗しないためのポイント
社内SNSを導入する際のポイントをご紹介します。これから導入を考えている企業は、参考にしてみてはいかがでしょうか。
まずは、少人数で活用しよう
導入する際は、チームやプロジェクトなど少人数から導入しましょう。全社で一斉に導入しても、使いこなせなかったり、運用面で混乱が起きてしまうことがあります。必要最低限の人数で始め、定期的に課題を確認したり意見を出してもらい、全社導入に繋げていくことがポイントです。
利用目的を社内で決めよう
なぜ社内SNSを導入したいのか、その目的を明確に定めましょう。その際、「社内コミュニケーションを活発にするため」のように漠然とした目的ではなく、より具体的に設定することが重要です。目的をきちんと把握することで、誰にどのように使ってもらいたいかも明確になるため、ツールの利用が促進されます。
使用上のルールを会社で決めよう
デメリットでも挙げましたが、使用ルールをある程度定めておかないと、思わぬ使い方をされたり、ツール導入の目的を達成することが難しくなってしまいます。例えば、業務上の情報発信だけに留めてプライベートな情報は発信しないなど、きちんと使用上のルールを決めて運用していきましょう。
社内SNSを活用してコミュニケーションを快適にしよう
社内SNSツールは効果的に利用できれば、社内コミュニケーションの活性化や情報の共有がスムーズになります。メリットだけでなく、デメリットや導入ポイントを理解した上で、ぜひ検討をしてみてはいかがでしょうか。
