ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換え理由別
- 料金を発行件数にあわせて見直したい：invox発行請求書、Finto請求管理、SALESGRAM請求
- インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を強化したい：invox発行請求書、SALESGRAM請求、LinkPrintCLOUD、INVOY
- 会計ソフトとの連携を強化したい：楽楽明細、freee請求書、Finto請求管理
- 紙の請求書の郵送も任せたい：freee請求書、マネーフォワード クラウド請求書、eco Deliver Express、nakao-san
Web請求書の乗り換えを検討したいタイミング
Web請求書の乗り換えは、現在のサービスでは業務の変化に対応しきれなくなったときに検討します。ここでは、料金、法令対応や機能、取引先からの要望という3つの観点から、見直しの目安となる状況を紹介します。
料金が発行件数に見合わなくなった
請求書の発行件数が増減し、現在の料金体系が自社にあわなくなった場合は乗り換えを検討する目安です。例えば、発行件数が増えて従量課金の負担が大きくなったケースや、逆に件数が減って定額制の割高感が出てきたケースがあります。
直近1年間の月ごとの発行件数と支払った料金を一覧にすると、1通あたりのコストを把握できます。他社の料金体系に当てはめて試算すると、見直しの効果を判断しやすくなります。
法令対応や機能に不足を感じる
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応に不安がある場合も、乗り換えを考えるきっかけです。適格請求書の記載事項をテンプレートで表示できない、送付した請求書の控えを要件にそって保存できないといった状況では、手作業での補完が必要です。
また、承認フローを設定できない、入金消込を自動化できないなど、業務の拡大にともなって必要な機能が増えることもあります。不足している機能を書き出しておくと、比較の基準が明確です。
取引先から受け取り方法の要望がある
取引先から「専用画面へのログインが手間」「紙で送ってほしい」といった要望が届く場合も、見直しの目安です。Web請求書は受け取る側にも操作が発生するため、取引先の負担が大きいと電子化が進みません。
要望の内容を整理すると、メール添付での送付や郵送代行など、乗り換え先に求める送付方法が見えてきます。取引先ごとに送付方法を切り替えられるかも、比較の際に確認しておきましょう。
乗り換えで見直したいWeb請求書の比較ポイント
乗り換え先のWeb請求書は、現行サービスで感じている不満を解消できるかを基準に比べます。特に、送付方法と受け取り側の操作、会計ソフトとの連携、社内の権限管理は、業務への影響が大きいため重点的に確認しましょう。
送付方法と受け取り側の操作
Web請求書の送付方法には、PDFのメール添付、ダウンロード用URLの通知、専用画面での閲覧などがあります。どの方法に対応しているかによって、取引先の受け取りやすさが変わります。
受け取り側がアカウント登録をせずに請求書を確認できるか、受領したかどうかを送付側で確認できるかも比較したい点です。取引先に紙を希望する企業がある場合は、郵送代行の有無と1通あたりの料金も確認しましょう。
会計ソフトや販売管理システムとの連携方法
請求データを会計ソフトや販売管理システムへ連携できるかは、乗り換え後の作業量に直結します。連携できれば、売上の仕訳や入金消込を手入力する手間を減らせます。
連携方法には、API（システム同士をつなぐ仕組み）による自動連携と、CSVファイルの出力と取り込みがあります。現在使っている会計ソフトとの連携実績や、勘定科目や税区分をどこまで自動で設定できるかを資料で比べておきましょう。
権限管理と承認フロー
複数の担当者で請求業務をおこなう企業は、権限管理と承認フローの設定範囲も比べておきましょう。作成者と承認者を分けられれば、金額や宛先の誤りを送付前に確認できます。
部門ごとに閲覧できる取引先を制限できるか、操作履歴を確認できるかも確認したい項目です。担当者の異動や退職があっても業務を引き継げるよう、誰がどの操作をしたかを記録できる製品を選ぶと安心です。
Web請求書の乗り換えで起こり得る失敗と対策
Web請求書の乗り換えでは、取引先への案内や過去データの扱い、請求書番号のルールなどで問題が起こる場合があります。事前に想定される失敗を把握し、対策を講じておくと、切り替え後の混乱を抑えられます。
取引先への案内不足による受け取りの遅れ
乗り換えの案内が取引先に届いていないと、送付元のメールアドレスやURLが変わったことで、請求書が確認されないまま支払いが遅れる場合があります。迷惑メールに振り分けられるケースもあるため注意が必要です。
対策として、切り替えの1～2か月前を目安に、送付方法や送付元が変わる旨を取引先に伝えておきましょう。切り替え直後は受領状況を確認し、未確認の取引先には個別に連絡すると安心です。
過去の請求書データの参照不可
旧サービスを解約すると、過去に発行した請求書を閲覧できなくなる場合があります。電子で送付した請求書の控えは、電子帳簿保存法にもとづき一定期間保存する必要があるため、データの扱いには注意が必要です。
解約前に、過去の請求書をPDFやCSVで一括出力できるかを確認しましょう。出力したデータについては、保存要件を満たす保管方法もあわせて検討しておくことが大切です。
請求書番号のルールの不整合
乗り換えによって請求書番号の採番ルールが変わると、新旧の番号が重複したり、取引先が管理しにくくなったりする場合があります。番号の形式は、取引先の支払い処理や自社の入金消込にも影響します。
乗り換え先で採番ルールを自由に設定できるかを事前に確認しましょう。旧サービスの最終番号から続けて採番できれば、取引先や経理担当者の混乱を抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書・クラウド請求書の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え前に社内で整理しておきたいこと
Web請求書の乗り換えを円滑に進めるには、製品を比べる前に社内の状況を整理しておくことが大切です。現在の業務フロー、乗り換えの目的、切り替え時期の3点を決めておくと、比較の基準がぶれにくくなります。
現行の請求業務フローの棚卸し
まずは、請求書の作成から承認、送付、入金確認までの流れを書き出します。誰がどの工程を担当し、どの作業に時間がかかっているかを把握すると、乗り換え先に必要な機能が見えてきます。
例えば、請求金額を販売管理システムから転記している場合は、データ連携の機能が優先項目です。経理部門だけでなく、営業部門など請求書に関わる部署にも聞き取りをおこなうと、見落としを防げます。
乗り換えの目的と優先順位の明確化
乗り換えの目的が「コスト削減」なのか「法令対応の強化」なのかによって、選ぶべき製品は変わります。目的があいまいなまま比較すると、機能の多さや料金の安さだけで判断してしまう恐れがあります。
必須の条件と、あればよい条件を分けて一覧にしておきましょう。優先順位を関係部署で共有しておくと、候補を絞り込む際の意思決定がスムーズです。
切り替え時期の決定
切り替え時期は、請求業務が比較的落ち着いている時期を選ぶと安心です。月末や決算期の直前に切り替えると、新しい操作に慣れないまま大量の請求書を発行することになりかねません。
また、旧サービスの契約更新日も確認しておきましょう。年間契約の場合は、更新日の直前に切り替えると二重払いの期間を短くできます。解約の申し出期限が定められている場合もあるため、契約内容を事前に確認することが大切です。
Web請求書の乗り換え先を比較する進め方
乗り換え先の候補は、資料で条件を確認してから、実際の業務で試して絞り込むと失敗を防げます。比較の段階で関係部署を巻き込んでおくと、導入後の定着も進めやすくなります。
資料請求による候補の絞り込み
最初に、複数のWeb請求書の資料を取り寄せ、料金体系や送付方法、連携できるシステムを比べます。社内で整理した必須条件を満たさない製品は、この段階で候補から外しましょう。
資料だけではわからない点は、提供会社に質問しておくと判断材料が増えます。例えば、旧サービスからのデータ移行の方法や、導入時に受けられる支援の範囲は、事前に確認しておきたい項目です。
無料トライアルでの実務検証
候補を2～3製品に絞ったら、無料トライアルやデモ環境で実際の請求書を作成してみましょう。テンプレートの調整や承認の流れ、会計ソフトへのデータ出力など、日常の業務を再現して確認します。
操作する担当者に評価してもらうと、画面の見やすさや入力の手間といった、資料では判断しにくい点がわかります。評価の観点を事前にそろえておくと、製品間の比較が容易です。
乗り換え先として比べたいWeb請求書の一覧
現行サービスの不満点と照らしあわせて候補を絞り込めるよう、乗り換え先として紹介するWeb請求書の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| freee請求書 | 郵送代行のオプションを備え、freee会計や他の会計ソフトとの仕訳連携、販売管理システム連携にも対応する |
| invox発行請求書 | 件数に応じたデータ処理料金を含む料金体系で、インボイス制度に対応した請求書を郵送でもメールでも発行できる |
| 楽楽明細 | 既存システムを変えずに導入でき、入金消込や仕訳データの出力による会計ソフトとの連携にも対応する |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成でき、郵送やメールでの送付を2ステップで完了できる |
| Finto請求管理 | 無料のスタータープランと月額制のビジネスプランがあり、仕訳CSVの出力で既存の会計ソフトと連携できる |
| eco Deliver Express | Web・メール・郵送・FAXなど5通りの送信方法を備え、閲覧状況の可視化や自動リマインドにも対応する |
| SALESGRAM請求 | 請求書の発行と受取の両方に対応し、請求データとPDFの自動保存でインボイス制度や電帳法への対応を進められる |
| LinkPrintCLOUD | 電帳法・インボイス制度に対応したクラウドサービスで、JIIMA認証の取得やEIPAへの参画を示している |
| INVOY | 請求書の発行から受取・支払いまでをクラウドで完結でき、JIIMA認証を取得して電帳法に対応している |
| nakao-san | 登録済みの取引先や商品から請求書・見積書を作成でき、PDFでの共有や郵送代行の機能も備えている |
乗り換え理由別に検討したいWeb請求書
料金の見直しや法令対応の強化、会計ソフト連携、郵送の外部委託といった乗り換え理由ごとに、条件にあうWeb請求書を選びました。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、中小中堅企業向けのクラウド型請求書発行システムです。請求書の発行から債権管理、入金消込、仕訳の自動作成までを扱え、freee会計との仕訳自動連係に加えて他の会計ソフトとの仕訳連携にも対応しています。郵送代行のオプションも用意されているため、電子での受け取りに対応していない取引先への紙の請求書もまとめて任せられます。会計連携と郵送対応の両方を乗り換えで改善したい企業が比較したい製品です。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」は、紙でも電子でもインボイス制度に対応した請求書を発行し、売上計上や入金消込まで自動化できるクラウドサービスです。料金は月額基本料金と、請求書発行などの件数に応じたデータ処理料金で構成されています。発行件数が月ごとに変わる企業は、現行サービスの料金と比べることで費用を見直すきっかけをつかめます。請求書のほか見積書や納品書も自由なレイアウトで作成できるため、乗り換え後も書類の体裁をそろえやすいでしょう。
楽楽明細
- 請求書作成から送付、入金消込まで効率化！会計ソフト連携も可能
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 業務フローそのまま、経理部だけで導入できる！連携実績も豊富
株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」は、請求書の作成・送付から入金消込までを効率化できる電子請求書発行システムです。業務フローを変えずに経理部だけで導入できるため、乗り換えに伴う社内調整の負担を抑えられます。入金消込の結果は仕訳データとして出力でき、会計ソフトとの連携に対応しています。CSVデータの取り込みによる販売管理システムや基幹システムとの連携も可能なので、会計連携の強化を目的に乗り換え先を探している企業に向いています。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、請求書の作成・送付・受取をまとめて管理できるクラウド請求書ソフトです。テンプレートを選び、登録した取引先と品目を選ぶだけで請求書を作成できます。郵送やメールでの送付は2ステップで完了するため、紙で受け取りたい取引先が残っている場合も対応できます。マネーフォワード クラウド会計と連携できるほか、見積書から納品書、請求書、領収書へと書類を変換できるので、一連の書類作成もあわせて移行したい企業に向いています。
Finto請求管理
- 入金消込と承認ワークフローを標準搭載
- 仕訳CSV出力で既存会計ソフトとスムーズに連携
- 仮想口座発行と開封追跡機能で債権管理を効率化
トラボックス株式会社が提供する「Finto請求管理」は、請求書の発行から送付、入金消込、仕訳出力までをクラウドで完結できる請求管理SaaSです。基本機能を無料で使えるスタータープランと、メール送付の上限がなく仮想口座による自動消込などを使えるビジネスプランがあります。仕訳CSVを出力できるため、会計ソフトを変えずにWeb請求書だけを乗り換えたい場合にも検討できます。開封追跡機能を備えており、切り替え直後に取引先が請求書を確認したかを把握する際にも役立ちます。
eco Deliver Express
- 5通りの送信方法で取引先の受取環境に対応
- PDFを自動分割し取引先ごとに振分・登録
- 閲覧状況の可視化と自動リマインドで回収を促進
インフォコム株式会社が提供する「eco Deliver Express」は、請求書や納品書などの帳票をクラウドで電子化するSaaSです。Web・メール・郵送・FAXから取引先の受取環境にあわせて送信方法を選べるため、電子での受け取りに対応できない取引先が残っていても切り替えを進められます。PDFをそのまま取り込んで自動分割し、取引先ごとに振り分けて登録できる点も特徴です。閲覧状況の可視化や自動リマインドにより、乗り換え直後の受け取り漏れの確認にも役立ちます。
SALESGRAM請求 （株式会社コマースロボティクス）
- 発行/受取両対応のSALESGRAM請求で請求業務を90%コストカット！
- 適格・不適格請求で税率の自動計算。インボイス制度へ対応可能
- 面倒な事務処理規定が不要なため、簡単に電帳法へ対応できる
LinkPrintCLOUD （ティービー株式会社）
- JIIMA認証（電子取引ソフト）を取得
- EIPA参画済み（電子インボイス対応）
- ISMS（ISO/IEC 27001:2022）認証取得
INVOY （FINUX株式会社）
- 登録者10万超、無料で利用可能
- 請求書を5秒でデータ化し、カード払い可能
- JIIMA認証取得済み、電子帳簿保存法に完全対応
nakao-san （株式会社イマココ）
- 請求書・見積書を最短60秒でかんたん作成、定期発行も可能
- 一覧表、タグ、検索で書類をかんたん管理
- PDF化して社内外でかんたん共有、郵送代行の機能も
まとめ
Web請求書の乗り換えは、料金が発行件数に見合わなくなったときや、法令対応や連携機能に不足を感じたときが検討の目安です。乗り換え先は、取引先の受け取りやすさや会計ソフトとの連携、権限管理を基準に比べましょう。取引先への案内や過去データの保存、請求書番号のルールにも注意が必要です。まずは資料請求して、自社の条件にあうWeb請求書を比較してみてください。
