ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入目的別
- 発行・郵送の手間を減らしたい：楽楽明細、マネーフォワード クラウド請求書、eco Deliver Express、バクラク請求書発行
- インボイス制度・電子帳簿保存法に対応したい：invox発行請求書、BtoBプラットフォーム 請求書、LinkPrintCLOUD、INVOY
- 入金消込を効率化したい：楽楽明細、invox発行請求書、Finto請求管理、freee請求書
- ■取引先への届け方別
- メールやWebでの送付が中心：マネーフォワード クラウド請求書、eco Deliver Express、Finto請求管理
- 郵送代行も併用したい：マネーフォワード クラウド請求書、eco Deliver Express、invox発行請求書、@Tovas、nakao-san、SMARTINVOICE
クラウド請求書の目的は請求業務の流れを短くすること
クラウド請求書とは、請求書の作成から送付、入金の確認までをインターネット上のサービスで行う仕組みです。目的を考える前に、紙の請求業務にどんな工程があり、どこが置き換わるのかを確認しましょう。
紙と郵送の請求業務で手間がかかる工程
紙の請求業務では、表計算ソフトなどで請求書を作成し、上長の確認を受けてから印刷、押印、封入、郵送という順に進むことがあります。月末や締め日に作業が集中しやすく、取引先の数が増えるほど担当者の負担も大きくなります。
送付後も、控えの保管や入金の確認、未入金の取引先への連絡といった作業が続きます。工程ごとに担当者が異なる場合は、どの請求書がどこまで進んでいるかを把握しにくくなることもあります。こうした工程の多さが、クラウド請求書を検討するきっかけといえます。
Web請求書で置き換わる工程
Web請求書では、取引先や品目の情報を登録しておき、請求書をテンプレートから作成します。承認はシステム上で行い、送付はメール添付やWebからのダウンロードで済ませる流れです。送付した請求書のデータはそのままサービス上に保管されます。
一方で、請求内容が正しいか、請求先や金額に誤りがないかを判断する作業は人に残ります。システムが担うのは、作成や送付、保管といった定型的な作業です。どの工程をどれだけ減らしたいのかを明確にすることが、導入目的を定める第一歩といえます。
発行と送付の手間を減らす目的
代表的な導入目的の一つが、請求書の発行と送付にかかる時間とコストの削減です。作成の工程と、印刷から郵送までの工程に分けて、期待できる変化を見ていきましょう。
請求書の作成を定型化する
クラウド請求書では、取引先の宛名や支払条件、よく使う品目と単価を登録しておけるため、毎回同じ情報を入力する必要がありません。前月の請求書を複製して数量だけを変えるといった使い方もできます。
見積書や納品書から請求書を作成できる製品もあり、書類間の転記による金額の誤りを抑えやすくなります。販売管理システムや会計ソフトからデータを取り込める場合は、作成作業そのものを減らせる可能性があります。自社の請求データがどこで生まれているかを確認しておきましょう。
印刷・封入・郵送の作業をなくす
メールやWebで請求書を届ければ、印刷や封入、切手の貼付、投函といった作業を省けます。用紙代や郵送費がかからなくなるため、取引先の数が多い企業ほどコストの変化を実感しやすいでしょう。
テレワークで出社する人が限られる場合でも、自宅から請求書を送付できる点も導入目的の一つです。ただし、取引先によっては紙の請求書を求められることがあります。紙での送付が残る場合に、郵送を代行してもらえるサービスを併用する方法もあります。
承認と送付の状況を共有する
請求書の作成者と承認者、送付の担当者が分かれている場合、紙の運用では書類の受け渡しや確認待ちで時間がかかることがあります。クラウド請求書では、承認の依頼から送付までをシステム上で進められるため、担当者が離れた場所にいても作業を止めずに済みます。
誰がいつ承認し、いつ送付したかの履歴が残る製品であれば、取引先から問い合わせがあった際にも状況をすぐに確認できます。担当者が不在のときに別の人が引き継ぎやすくなる点も、業務を特定の人に頼らない運用につながります。
法令対応が目的のWeb請求書導入
インボイス制度の開始や電子帳簿保存法の改正をきっかけに、Web請求書を検討する企業もあります。ここでは、2つの制度とクラウド請求書の関係を整理します。制度の詳細は国税庁の案内で確認しましょう。
インボイス制度の記載事項への対応
2023年10月1日に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、取引先が仕入税額控除を受けるために、登録番号や税率ごとの消費税額などを記載した適格請求書が必要です。
クラウド請求書には、登録番号の記載欄や税率ごとの集計といった記載事項に対応したテンプレートを用意している製品があります。手作業の請求書では、端数処理や税率の区分を誤るおそれがあります。記載事項の漏れを防ぐことは、法令対応を目的とする場合の代表的な期待効果です。
電子帳簿保存法の電子取引データ保存
電子帳簿保存法では、メールなどで送受信した請求書は電子取引にあたり、そのデータを保存する必要があります。2024年1月1日以降の電子取引は、電子データでの保存が求められています。
Web請求書で送付した請求書の控えは、サービス上に電子データとして残ります。検索や改ざん防止といった保存要件に対応しているか、保存期間中にデータを確認できるかは、製品ごとに確認が必要です。国税庁の一問一答なども参照しながら、社内の保存ルールを決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
入金管理と債権管理を目的にする場合
請求書を送った後の入金確認や未入金への対応も、クラウド請求書で効率化を目指せる業務です。送付時のデータが残っているため、入金の照合や督促にそのまま使える点が特徴です。
入金消込の手間を減らす
入金消込とは、銀行口座への入金と請求書を照らしあわせ、どの請求が支払われたかを確認する作業です。紙の請求業務では、通帳や入出金明細と請求書の控えを見比べて手作業で照合することがあります。
銀行口座の入出金データを取り込み、請求金額や振込名義をもとに照合を補助する製品もあります。ただし、振込手数料が差し引かれた入金や、複数の請求をまとめた入金は自動で照合できない場合があります。照合できなかった入金を一覧で確認し、手動で処理できるかも確かめておきましょう。
未入金の把握と督促につなげる
請求ごとに入金済みか未入金かがわかるため、支払期日を過ぎた請求を一覧で把握しやすくなります。紙の控えをめくって確認する手間が減り、督促の連絡が遅れる状況を防ぐことにつながります。
督促の連絡をする際は、取引先側で支払いの処理が進んでいる場合もあるため、まずは入金予定の確認から始めるのが丁寧です。未入金の情報を営業担当者と共有できるようにしておくと、取引先との関係に配慮しながら督促を進めやすくなります。
請求データを会計処理につなげる
請求書の発行と入金の情報は、売上や売掛金を仕訳する際の基礎となる情報です。紙の運用では、経理担当者が請求書の控えを見ながら会計ソフトに入力し直すことがあります。
クラウド請求書のデータを会計ソフトに連携できれば、転記の手間と入力の誤りを減らせる可能性があります。連携の方式はAPIによる自動連携やCSVファイルの取り込みなど製品によって異なるため、自社の会計ソフトと連携できるか、勘定科目の対応づけをどう設定するかを確認しておきましょう。
導入目的を社内で共有して効果を確かめる
クラウド請求書の導入目的は、決めただけでは効果につながりません。経理や営業など関係する部門で目的を共有し、導入後に何を測るかを決めておくと、運用の見直しにも生かせます。
目的ごとに効果を測る指標を決める
発行と送付の効率化が目的であれば、1か月あたりの請求書作成時間や郵送費、締め日の残業時間などが指標の例です。法令対応が目的なら、記載事項の確認漏れの件数や、保存した請求書を検索できるまでの時間を見る方法があります。
入金管理が目的の場合は、消込にかかる時間や未入金の把握までの日数が目安です。導入前に現状の数字を記録しておくと、導入後との比較ができます。目的と指標を一覧にして関係者で共有しておきましょう。
取引先の受け取り方にも配慮する
Web請求書は、受け取る取引先の協力があって効果を発揮します。メールで届いた請求書を印刷して処理している取引先や、紙の請求書を前提とした社内承認の流れを持つ取引先もあるためです。
切り替えの際は、送付方法が変わる時期や受け取り方を事前に案内し、紙での送付を希望する取引先への対応も決めておきましょう。メールでの送付と郵送を取引先ごとに使い分けられるかは、製品ごとに確認したいポイントです。
導入目的から選ぶWeb請求書サービス一覧
発行・郵送の手間の削減、法令への対応、入金管理の効率化という導入目的ごとに、検討したい製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽楽明細 | 請求書の作成・送付から入金消込まで効率化。会計ソフト連携も可能 |
| マネーフォワード クラウド請求書 | テンプレートで請求書を作成。郵送やメール送付が2ステップで完了 |
| eco Deliver Express | Web・メール・郵送・FAXで配信。PDFを取引先ごとに自動で振り分け |
| invox発行請求書 | インボイス制度対応の請求書を発行し、売上計上や入金消込まで自動化 |
| Finto請求管理 | 請求書作成・送付・入金消込・仕訳まで。基本機能は無料で始められる |
| freee請求書 | 請求書の発行から債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応 |
| バクラク請求書発行 | 帳票の作成から稟議・送付・保存までをデジタルで一本化 |
| BtoBプラットフォーム 請求書 | 請求書の発行と受取を一つのプラットフォームで扱える |
| @Tovas | 請求書などの帳票を電子ファイル・FAX・郵送で自動配信 |
| LinkPrintCLOUD | 電帳法・インボイス制度に対応。JIIMA認証（電子取引ソフト）取得 |
| INVOY | 請求書の発行から受取、支払いまでクラウドで完結。電帳法に対応 |
| nakao-san | 請求書・見積書を短時間で作成。定期発行や郵送代行にも対応 |
| SMARTINVOICE | 請求収納管理から郵送・封入代行まで自動化、BPOにも対応 |
目的別に比較するクラウド請求書の製品
導入目的として挙げられる業務の効率化や法令対応のどこに強みがあるかに注目して、Web請求書・クラウド請求書の製品を紹介します。
楽楽明細
- 請求書作成から送付、入金消込まで効率化！会計ソフト連携も可能
- 郵便料金値上げ対策にも◎請求書発行にかかる手間・コストを削減
- 業務フローそのまま、経理部だけで導入できる！連携実績も豊富
請求書の発行から送付、入金の確認までをまとめて短縮したい企業には、株式会社ラクスが提供する「楽楽明細」が候補です。電子請求書の発行システムで、作成と送付に加えて入金消込も効率化できます。会計ソフトとの連携も可能で、既存のシステムを変えずに経理部だけで導入できる点も特徴です。郵便料金の値上げを受けた発行コストの見直しにも検討されます。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
作成から送付までの操作を少ない手順で済ませたい場合、株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」が選択肢です。テンプレートを選び、登録済みの取引先と品目を選ぶだけで請求書を作成できます。見積書から納品書、請求書、領収書へ書類を変換できるため、取引の流れに沿った発行にも向きます。郵送とメールのどちらを選んでも、送付は2ステップで完了します。
eco Deliver Express
- 5通りの送信方法で取引先の受取環境に対応
- PDFを自動分割し取引先ごとに振分・登録
- 閲覧状況の可視化と自動リマインドで回収を促進
取引先ごとに受け取り方が違う企業の郵送業務を減らしたいなら、インフォコム株式会社が提供する「eco Deliver Express」が候補です。請求書や納品書をクラウドで電子化し、Web、メール、郵送、FAXなど5通りの方法で配信できます。PDFをそのまま取り込めば取引先ごとに自動で分割・振り分けされ、閲覧状況の可視化や自動リマインドで回収も後押しします。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
法令対応と入金管理の両方を目的に据えるなら、株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」が選択肢です。インボイス制度に対応した請求書を、紙と電子のどちらでも発行できます。発行後の売上計上や入金消込まで自動化できるほか、見積書や納品書も自由なレイアウトで作成できるため、請求にまつわる書類を一つのサービスにまとめたい企業に向きます。
Finto請求管理
- 入金消込と承認ワークフローを標準搭載
- 仕訳CSV出力で既存会計ソフトとスムーズに連携
- 仮想口座発行と開封追跡機能で債権管理を効率化
請求業務の入口から会計への受け渡しまでを一続きで整えたい場合、トラボックス株式会社が提供する「Finto請求管理」が候補です。請求書の作成から送付、入金消込、仕訳の出力までをクラウドで完結できます。承認ワークフローと入金消込を標準で搭載し、仕訳CSVの出力で今の会計ソフトとつなぐ運用も可能です。仮想口座の発行や開封追跡で債権管理にも使えます。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
請求書の発行と債権の管理をつなげたい中小・中堅企業には、フリー株式会社が提供する「freee請求書」が選択肢です。クラウド型の請求書発行システムで、主要な機能を備えながら、債権管理や入金消込、仕訳の自動作成にも対応します。発行で終わらず、入金の確認と会計処理まで見据えて目的を設定する企業が比較しやすい製品です。
バクラク請求書発行
- 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成
- 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減
- 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能
請求書の承認や保存までを含めて業務の流れを短くしたいとき、株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書発行」が候補です。帳票の個別作成や複数帳票の一括作成に対応し、作成から稟議、送付、保存までをデジタルでひとまとめにできます。取引先にあわせた方法で一括送付でき、送付のミスを防ぎやすくなります。項目やレイアウトの調整にも対応します。
BtoBプラットフォーム 請求書
- 請求書の発行も受取も完結！最大90%の業務時間削減
- 紙・PDFなど、形式を問わずあらゆる請求書の受領を委託可能！
- 法改正への対応と万全のセキュリティ対策
発行だけでなく受け取る側の請求書も一元化する目的なら、株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」が選択肢です。デジタル、紙、PDF、Peppolなど、さまざまな形式の請求書の発行と受取に対応するクラウド請求書システムです。紙やPDFの請求書の受領を委託できるほか、法改正への対応とセキュリティ対策も備えており、取引先が多い企業でも検討できます。
@Tovas
- 「システム連携(API)」で簡単＆シンプルに自動配信を実現
- 「セキュリティ・情報トレーサビリティ」で重要帳票も安心安全に
- 「マルチアウトプット」で配信業務の効率化とコスト削減を実現
帳票を配信する業務自体を楽にしたい企業には、コクヨ株式会社が提供する「@Tovas」が候補です。請求書や注文書などの配信を自動化して効率化できます。電子ファイルのほか、FAXや郵送にも出力できる仕組みで、取引先の受け取り方がそろっていない場合の配信コスト削減に向きます。情報の追跡性とセキュリティにも配慮された設計です。
LinkPrintCLOUD （ティービー株式会社）
- JIIMA認証（電子取引ソフト）を取得
- EIPA参画済み（電子インボイス対応）
- ISMS（ISO/IEC 27001:2022）認証取得
INVOY （FINUX株式会社）
- 登録者10万超、無料で利用可能
- 請求書を5秒でデータ化し、カード払い可能
- JIIMA認証取得済み、電子帳簿保存法に完全対応
nakao-san （株式会社イマココ）
- 請求書・見積書を最短60秒でかんたん作成、定期発行も可能
- 一覧表、タグ、検索で書類をかんたん管理
- PDF化して社内外でかんたん共有、郵送代行の機能も
SMARTINVOICE （スマートインボイス株式会社）
- ISMS認証（ISO27001）取得済みで情報セキュリティも万全
- 標準機能外もカスタマイズ可能、最短1ヶ月で導入
- デジタル化できない領域をBPOと郵送・封入代行で対応。
まとめ
クラウド請求書の目的は、発行と送付の手間の削減、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応、入金管理の効率化に大きく分けられます。どの目的を優先するかによって、Web請求書に求める機能や導入後に測る指標が変わります。自社の請求業務の課題を整理し、取引先の受け取り方も踏まえたうえで、目的にあうWeb請求書・クラウド請求書を資料請求で比較してみてください。
