ワークフローシステムとサーバの関係
構成を見る前に、サーバがどのような処理を担うのかを押さえておきましょう。役割を理解すると、必要な要件も見えてきます。
ワークフローシステムが担う役割
ワークフローシステムとは、稟議や各種の申請を電子的に回し、承認の状況を記録する仕組みです。申請の様式を用意し、内容に応じて承認者へ順に回す流れを自動化します。
紙の書類を回付する運用と比べ、今どこで止まっているかを確認できる点が特徴です。過去の申請を検索でき、承認の記録が残るため、監査の際に経緯を示す材料にもなります。承認者が外出中でも、端末から処理できる構成が一般的です。
サーバが担う処理
申請の内容、承認の経路、組織や利用者の情報、処理の履歴といったデータは、サーバ側で保管されます。誰にどの申請を回すかという判断も、登録された経路の設定にもとづいてサーバ側で処理されます。
利用者が増えたり、申請の件数が集中したりすると、この処理にかかる負荷も高まります。月末や期末に申請が重なる企業では、その時期を想定した性能の見積もりが必要です。添付ファイルを扱う場合は、保存する容量も見込んでおきましょう。
設置形態による違い
どこにサーバを置くかによって、費用も運用の担い手も変わります。三つの形態を確認します。
自社にサーバを設置する形
自社のサーバ室やデータセンターに機器を設置して運用する形です。データを社内に保てるため、外部へ出せない情報を扱う場合に選ばれます。既存の基幹システムとの連携も設計しやすくなります。
一方で、機器の購入と設置、OSや製品の更新、障害への対応を自社で担う必要があります。利用者が増えて性能が不足した場合は、増強の計画も必要です。運用を担える体制があるかどうかが、この形態を選べるかの分かれ目になります。
クラウドで提供される形
事業者が用意した環境をインターネット経由で利用する形です。機器の管理や更新を事業者が担うため、自社の負担を抑えやすくなります。利用人数の増減にも対応しやすい構成です。
一方、設定できる範囲は提供される機能の中に限られます。承認の経路に独自の要件がある場合は、実現できるかを事前に確認する必要があります。事業者側で障害が発生した際の連絡手段や、過去の稼働状況もあわせて確かめておきましょう。
グループウェアに含まれる形
すでに利用しているグループウェアの機能としてワークフローが提供されている場合もあります。追加の契約なしで使える、利用者が新しい画面を覚える必要がないといった利点があります。
ただし、承認の経路の設定や、申請の様式の作り込みにどこまで対応できるかは製品によって差があります。申請の種類が多い、条件によって経路が変わるといった要件がある場合は、専用の製品と比べて確認しておきましょう。まず既存の機能で試し、足りない部分が明確になってから検討する進め方もあります。
自社設置型で検討する構成
サーバを自社に置く場合、どのような点を決める必要があるかを確認します。
必要なサーバの要件
利用する人数、月あたりの申請件数、同時に処理する見込みを踏まえて、必要な性能を見積もります。添付ファイルを多く扱う場合は、保存する容量も算出しておきましょう。
対応するOSやデータベースの種類は製品によって定められています。既存の環境で動作するか、仮想化した基盤の上で構築できるかも確認点です。要件は製品の資料に記載されていますが、自社の想定する利用状況で足りるかはベンダーに相談したうえで判断することをおすすめします。
可用性と保守の考え方
ワークフローが止まると、承認が必要な業務全体が滞ります。停止が許容される時間を踏まえて、機器を二重化する構成にするかを検討しましょう。
あわせて、データの複製をどのように取得し、どこに保管するかも決めておく必要があります。復元の手順を実際に試しておくと、有事の対応を進めやすくなります。更新プログラムを適用する際の停止時間や、その周知の方法も運用の設計に含めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でワークフローシステムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
導入前に確認したい注意点
形態を決めた後にも、確認しておきたい点があります。二つ挙げます。
既存システムとの接続
人事システムから組織や利用者の情報を取り込めるかは、運用の手間を左右します。異動のたびに手作業で承認経路を直す運用では、負担が積み上がり、設定の漏れも生じます。
会計システムや経費精算の仕組みとの連携も確認点です。承認された内容が自動で引き継がれれば、二重入力を避けられます。連携の方式に加えて、取り込みに失敗した際に気づける仕組みがあるかも確かめておきましょう。判断が難しい部分は情報システム部門に相談しながら進めましょう。
移行と運用体制
紙や既存の仕組みからの切り替えでは、申請の様式を作り直す作業が発生します。種類が多いほど時間がかかるため、利用頻度の高いものから着手する進め方が現実的です。
運用が始まってからも、様式の追加や承認経路の見直しが続きます。誰がその作業を担うのかを決め、手順を残しておきましょう。担当者一人に集中する体制では、異動の際に対応が止まる要因になります。
ワークフローシステムの選び方
ここまでの内容を踏まえ、製品を選ぶ際の確認事項を整理します。
対象業務と利用人数の整理
最初に、どの申請を対象にするのかを決めます。稟議だけなのか、経費精算や休暇の申請、購買の依頼まで含めるのかによって、必要な機能と様式の数が変わります。
あわせて、利用する人数と月あたりの申請件数も整理しましょう。人数に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。承認だけを行う役職者を別の扱いにできるかも、確認しておきたい要素です。
承認経路の設定と柔軟性
自社の承認の流れを再現できるかを確認します。金額によって承認者が変わる、複数の部署を経由する、条件によって分岐するといった要件がある場合は、その設定が可能かを確かめておきましょう。
承認者が不在の際に代理を立てられるか、経路を後から変更できるかも確認点です。組織変更に伴う設定の見直しがどの程度の手間で済むかは、運用の負担に直結します。試用の機会があれば、実際の申請の流れを設定して確かめることをおすすめします。
費用とサポート範囲の確認
料金は、利用人数に応じた月額制、サーバ単位のライセンス、初期費用と保守費の組み合わせなど、形態によって考え方が異なります。数年単位の総額で比べると、形態ごとの差が見えやすくなります。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、様式や承認経路の設定を支援してもらえるのかは製品ごとに差があります。自社設置型では、障害時の対応時間もあわせて確認しておきましょう。
設置形態別に選べるワークフローシステム
クラウド型・自社設置型といった構成にあわせて検討できるシステムを紹介します。
コラボフロー
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 4年連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、クラウド型のワークフローシステムです。申請書のフォームや承認ルートをノーコードで設定できる機能を備えており、サーバの管理を自社で行わずに導入できる構成になっています。既存の業務フローを電子化する際の負担を抑えられます。
楽々WorkflowII
- 複雑な承認フローにも対応し、部門～全社・グループ 利用も可能
- 他システムとの連携・データ活用ができる汎用ワークフロー基盤
- AI活用で、申請・承認プロセスやアドオン開発をサポート
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、自社サーバへの設置とクラウド利用の両方に対応したワークフローシステムです。既存の基幹システムとの連携を重視する企業向けの構成が用意されており、複雑な承認ルートにも対応できます。
X-point Cloud
- 国内シェアNo.1！直感的操作で使いやすく稟議も運用できる機能性
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、クラウド型のワークフローシステムです。既存の紙の申請書に近い画面デザインで作成できる機能を備えており、電子化にあたっての操作面での戸惑いを抑えやすくなっています。オンプレミス版との使い分けも選べます。
Ripple （アルファス株式会社）
- 不動産仲介・コネクティッド・リフォームをワンストップ提供。
- 住まい探しとリノベを提案
- 愛知県岡崎市に拠点を置き、地域に根差したサービスを提供。
gocanvas （Canvas Solutions, Inc.）
- 紙の帳票をデジタル化し、現場データを即時共有。
- ドラッグ＆ドロップで業務フォームを簡単作成。
- オフライン入力と自動同期で現場作業を効率化
ワークフローシステムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 自社設置型とクラウドはどちらを選ぶべきですか？
- 運用と障害対応を担える体制があるか、扱う情報を社外に置けるかが判断の目安になります。既存システムとの連携に細かい要件がある場合は自社設置型が候補になり、負担を抑えたい場合はクラウドが選ばれる傾向があります。
- Q2： グループウェアの機能では足りませんか？
- 申請の種類が少なく、承認の流れが単純であれば対応できる場合があります。条件による分岐や代理承認、他システムとの連携が必要な場合は、専用の製品と比べて確認しましょう。まず既存機能で試す進め方も選べます。
- Q3： 申請の様式はいくつまで作れますか？
- 上限を設けている製品と、件数に応じた料金体系を採る製品があります。まず対象とする申請を洗い出し、必要な数を把握したうえで確認しましょう。似た様式をまとめられるかも、あわせて検討するとよいでしょう。
- Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 様式の数や承認経路の複雑さ、既存システムとの連携によって幅があります。クラウド型で少数の様式から始める場合は短期間で立ち上げられる一方、自社設置型で全社展開する場合は数か月を要することもあります。段階的な計画を立てましょう。
まとめ
ワークフローシステムのサーバ構成は、自社に設置する形、クラウドで提供される形、グループウェアに含まれる形に分かれます。自社設置型では性能の見積もりと可用性の設計が必要になり、クラウド型では提供される機能の範囲で運用する前提になります。既存システムとの接続や移行の作業も、事前に確認しておきたい部分です。対象業務と利用人数を整理したうえで、承認経路の設定や費用を比べて選びましょう。
