ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■呼び出し方法別
- チャットツールへの通知：ラクネコ、RECEPTIONIST、workhub Reception、AI受付システム「アイウェルコ」、Smart at reception、I-FACE
- 内線電話・スマートフォンへの通知：ラクネコ、RECEPTIONIST、MOT受付システム、moreReception
- ■連携する設備・システム別
- 会議室予約と連動：RECEPTIONIST、MOT受付システム、GuestCool
- 入館ゲート・電子錠と連携：workhub Reception、RECEPTIONIST、ラクネコ、VisitView、moreReception
- カレンダーから来訪予約を登録：ラクネコ、RECEPTIONIST、workhub Reception、AI受付システム「アイウェルコ」、Roby–Receptionist機能–
受付システムの乗り換えを考えるきっかけ
受付システムの乗り換えは、社内の連絡手段やオフィスの使い方が変わったときに検討される傾向があります。何を改善したいのかによって、乗り換え先に求める機能や連携の範囲が変わるため、きっかけを整理しておきましょう。
社内の連絡手段の変更
社内のチャットツールを別のサービスに切り替えた場合や、内線電話を廃止してスマートフォンに移行した場合は、受付システムの呼び出し方法も見直しが必要です。現行の受付システムが新しい連絡手段に通知できないと、来訪者を待たせてしまうおそれがあります。
呼び出しの通知が担当者に届いているか、不在時に代わりの人へ通知が回るかも確認しましょう。通知が届かない原因は、設定や連携先のサービス側の制限など複数考えられるため、乗り換え前に現状を把握しておきます。
オフィスの移転や働き方の変化
オフィスの移転やフリーアドレスの導入、在宅勤務の拡大も、乗り換えを考える場面です。社員が決まった席にいない場合、部署の代表電話に呼び出す方法では担当者に連絡が届きにくくなります。
移転にあわせて入館ゲートや電子錠を新しくする場合は、受付システムとの連携もあわせて検討します。移転の計画と受付システムの選定を同時に進めると、設備と受付の流れをまとめて設計できます。
料金や端末の更新時期
受付システムの契約更新や、受付に置いているタブレット端末の買い替え時期も、見直しのきっかけです。端末のOSが古くなるとアプリが対応しなくなる場合があり、端末の更新とあわせて乗り換えを検討する企業もあります。
料金については、拠点数や利用する社員の数、受付件数などで課金の単位が製品ごとに異なります。現在の利用状況で現行製品と乗り換え先の年間費用を比べ、機能の違いとあわせて判断しましょう。端末を購入するかレンタルするかでも、初期費用と月額費用の配分が変わります。
受付システムの乗り換えで引き継ぐ設定とデータ
受付システムには、社員の名簿や呼び出し先、来訪予約の仕組み、来訪者の履歴など、日々の受付に欠かせない設定とデータが登録されています。乗り換え前に何が登録されているかを書き出し、新しいシステムでの扱いを決めましょう。
社員名簿と呼び出し先の設定
受付画面で担当者を探すための社員名簿と、部署ごとの呼び出し先は、最初に移す必要がある設定です。名簿を手作業で更新している場合は、人事システムやディレクトリサービスと連携して自動で反映されるかも確認します。
担当者を名前で探す方式か、部署や用件のボタンから呼び出す方式かは、製品によって異なります。配送業者や面接の来訪者など、用件ごとに呼び出し先を分けている場合は、その設定も一覧にしておきます。来訪者が迷わず操作できるよう、受付画面の構成も現行の運用と比べて設計しましょう。
来訪予約と受付コードの扱い
事前に来訪予約を登録し、来訪者に受付コードやQRコードを送っている場合は、切り替え日以降の予約をどう扱うかを決めます。旧システムで発行したコードが新しいシステムで使えないことがあるためです。
切り替え日以降の予約は新しいシステムで登録し直し、来訪者へ改めて案内を送る方法が考えられます。予約の件数が多い場合は、一括で登録できるか、カレンダーと連携して予約可能かを確認しておきましょう。
来訪履歴と個人情報の扱い
受付システムには、来訪者の氏名や会社名、来訪日時などの履歴が残ります。これらは個人情報にあたるため、新しいシステムへ移すのか、旧システムからエクスポートして社内で保管するのかを、社内の規程にあわせて決めます。
保存期間を定めていない場合は、乗り換えを機に保存期間と閲覧できる担当者を決めておくと管理しやすくなります。旧システムの契約終了後にデータがどう消去されるかも、提供会社に確認しましょう。
受付端末とオフィス設備の入れ替え
受付システムの乗り換えでは、ソフトウェアだけでなく受付に置く端末や周辺機器、オフィスの設備との連携も見直します。設置場所の工事や配線が必要になる場合もあるため、早めに確認しておきましょう。
タブレット端末と周辺機器
現在使っているタブレット端末を新しい受付システムでも使えるかを確認します。対応するOSや端末の種類は製品ごとに異なり、端末を買い替える場合は台数分の費用がかかります。
入館証やゲストカードを印刷するプリンターや、端末を固定するスタンド、盗難防止の器具も確認の対象です。受付の電源やネットワークの位置が変わる場合は、設置場所の工事が必要か、無線のネットワークで安定して通信できるかも事前に確かめておきましょう。
会議室予約や入館設備との連携
来訪予約と会議室の予約を連動させている場合は、乗り換え先でも同じ連携ができるかを確認します。会議室予約システムやカレンダーとの連携方法が変わると、予約の登録手順も変わります。
入館ゲートや電子錠と連携して、受付時に入館用のコードを発行している場合は、設備側の対応も必要です。連携に対応する機器や設定作業の範囲は、受付システムの提供会社と設備の提供会社の両方に確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受付システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
受付を止めない切り替え当日の運用
受付システムは、来訪者が来るたびに使われる仕組みです。切り替え当日に受付ができない状態をつくらないよう、切り替え日の選び方と、問題が起きたときの代わりの手段を決めておきましょう。
来訪の少ない日の切り替えと旧端末の併用
切り替え日は、来訪予約が少ない日や、来客の多いイベントと重ならない日を選びます。新しい受付端末を設置した後も、一定期間は旧端末や内線電話の案内を残しておくと、トラブルが起きたときに受付を続けられます。
切り替え前には、社員が来訪者役になって受付から呼び出し、入館までの流れを試します。通知が届かない、入館証が印刷されないといった問題を事前に見つけ、設定を修正してから本番を迎えましょう。
来訪予定者と社員への案内
受付の方法が変わる場合は、来訪予定者への案内メールや受付付近の掲示で、操作方法を伝えます。受付コードの形式が変わる場合は、事前に送った案内と当日の操作が食い違わないよう注意が必要です。
社員には、呼び出しの通知の受け方や、来訪予約の登録方法を周知します。来訪予約の登録を忘れると当日の受付に時間がかかる場合があるため、登録の手順を簡単な資料にまとめておくと便利です。不在時に通知を受け取る代わりの担当者の設定も、部署ごとに決めておきましょう。
トラブル時の代わりの受付手段
切り替え直後は、端末の通信が不安定になったり、通知の設定に誤りが見つかったりする可能性があります。このような場合に備え、受付付近に代表番号や内線番号の案内を用意し、来訪者が担当者に連絡できる手段を残しておきます。
誰がトラブルの一次対応を行い、どの時点で提供会社へ問い合わせるかも決めておきましょう。問い合わせ窓口の受付時間や連絡方法を事前に確認し、総務や情報システム部門など複数の担当者で共有しておくと、当日の対応が滞りにくくなります。
受付システムを乗り換えた後に確認すること
新しい受付システムが動き始めたら、実際の受付の流れが想定どおりかを確認し、必要に応じて設定を見直します。来訪者と社員の双方の声を集めると、改善点を見つけやすくなります。
呼び出しから対応までの流れ
受付から担当者が来訪者を迎えるまでに、想定以上の時間がかかっていないかを確認します。通知が届いても気付かれない場合は、通知先や通知の方法、不在時に代わりの担当者へ転送する設定を見直します。
受付履歴が残る製品であれば、呼び出しに応答がなかった件数を把握できる場合があります。結果を部署ごとに共有し、通知を受けた後の対応ルールを決めておきましょう。
来訪者の操作と運用ルールの見直し
来訪者が操作に迷っている様子があれば、受付画面の表示や案内の掲示を見直します。用件ごとのボタンの名前や並び順を変えるだけで、操作が分かりやすくなる場合があります。
あわせて、名簿の更新や来訪履歴の管理を誰が担うかを決め、手順を文書にして複数人で共有します。担当者が異動しても運用が続くよう、管理者の権限も複数人に設定しておきましょう。
乗り換え候補の受付システムの特徴一覧
呼び出しの通知先や、カレンダー・入館設備との連携は製品ごとに異なります。現行の運用で使っている機能が乗り換え先にあるかを、一覧で確かめてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ラクネコ | チャットツールやスマートフォンアプリ、電話・SMSなど通知方法を選べるiPad受付 |
| RECEPTIONIST | 日程調整・来客受付・会議室の予約管理までをまとめて扱えるクラウド受付システム |
| workhub Reception | 受付後にスマートロックと連動してゲートやドアを解錠できる無人受付システム |
| AI受付システム「アイウェルコ」 | 顔認証や音声、QRコードなど複数の受付方法と、チャットツール連携に対応 |
| MOT受付システム | 担当者のスマートフォンへの呼び出しと従来の内線呼び出しの両方に対応 |
| Smart at reception | TeamsやSlackなどへ通知でき、フリーアドレスのオフィスでも担当者に連絡可能 |
| I-FACE | 3種類の受付パターンを使い分けられ、チャットツールへの直接通知にも対応 |
| VisitView | ICカードとQRコードの2種類の受付方法があり、セキュリティゲートと連動可能 |
| moreReception | 内線や専用アプリなど多様な通知先に対応し、入館カードの発行やゲート連携も可能 |
| GuestCool | 来訪者の受付から会議室予約、担当者への通知までを一元化する来訪者管理システム |
| Roby–Receptionist機能– | OutlookやTeamsと連携し、来客登録からQRコード受付までを自動化 |
今の受付の流れを引き継ぎやすい受付システム
乗り換えで見直すことの多い、呼び出しの通知先や来訪予約の登録方法、入館設備との連携に対応した受付システムを紹介します。
ラクネコ
- 【通話ができる】スマートフォンに着信するので内線が不要に！
- 【シンプルな料金プラン】基本料金内に必要な機能が揃っています
- 【台数制限なし】iPadを何台置いても追加料金が発生しません！
株式会社プロトソリューションが提供する「ラクネコ」は、内線電話の廃止やチャットツールの変更にあわせて呼び出し方法を見直したい企業向けのiPad受付システムです。Slack、Microsoft Teams、Chatworkなどのチャットツールへの通知に加え、スマートフォンアプリや固定電話への自動音声、SMSでの通知にも対応しています。GoogleカレンダーやOutlook予定表と連動してアポイントを作成し、QRコード付きの招待メールを送ることも可能です。オプションでAkerunとの連携も用意されています。参考価格は5,000円～です。
RECEPTIONIST
- 受付のプロが11年間の受付経験を活かし、受付業務をシステム化
- 日程調整や来客受付、会議室の予約管理までワンストップ
- 洗練されたデザインで操作画面がわかりやすく、お客様も安心
株式会社RECEPTIONISTが提供する「RECEPTIONIST」は、来訪予約と会議室の予約をあわせて運用している企業が、その流れを保ったまま移行先を探す場合に検討できるクラウド受付システムです。日程調整や来客受付、会議室の予約管理までを1つのサービスで扱えます。会議室予約システム「予約ルームズ」と連携すれば、無断延長や空予約の防止にも役立てられるでしょう。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携、専用スマホアプリでの通知、入館証の発行やセキュリティゲート・スマートロックとの連携にも対応しています。
workhub Reception
- 来訪者に対する受付業務を大幅削減！
- ビル全体の総合受付からテナントフロアの受付まで幅広く適用可能
- セキュリティ連動でゲートやドアも自動解錠し効率的な施設利用へ
株式会社ビットキーが提供する「workhub Reception」は、オフィスの移転や設備の入れ替えにあわせて、受付と入館の流れをつなげたい企業向けの受付管理システムです。来訪予約を登録すると来訪者へ受付用のQRコードが自動で送られ、受付端末にかざすとチェックインが完了します。スマートロックと連携すれば、チェックイン後にフラッパーゲートやドア、会議室のドアを解錠することも可能です。到着の通知先はメールのほか、SlackやTeamsといったチャットツールから選べます。
AI受付システム「アイウェルコ」 （ノバシステム株式会社）
- 状況に応じた複数の方法でのわかりやすい受付対応が可能！
- 顔認証を用いたスムーズでセキュアな受付対応を実現！
- 順次機能が拡張され追加料金なしで便利に利用可能！
MOT受付システム （株式会社バルテック）
- スマホに直接呼び出し通知！フリーアドレスやテレワークにも対応
- 5つのメニューを自由に表示し最適にカスタマイズ！
- 施設予約管理を並行してさらにスムーズな受付を実現！
Smart at reception （M-SOLUTIONS株式会社）
- フリーアドレスのオフィスでも担当者に即コンタクトできる
- 低コスト・短期間で受付の無人化を実現
- クラウド管理なので担当者の部署移動にも即対応
I-FACE （株式会社アイエンター）
- 企業に合わせた3パターンの呼び出し方法が利用可能！
- 平均月間障害発生率はたったの0.8件！止まらない運用を実現！
- 環境によっては最短1営業日で即導入が可能！
VisitView （株式会社Knowlbo）
- ICカード・QRコードを用いた2種類の受付方法！
- 複数オフィス対応でテナントビルでの受付に最適！
- セキュリティーゲート連携で最先端の受付を実現！
moreReception （富士ソフト株式会社）
- 企業受付の簡略化を図った、効率の良い入退館管理が可能！
- 受付情報や入退館履歴の一元管理が実現できる！
- コロナ禍でも安心！触れずに受付できるタッチレス受付！
GuestCool （株式会社エッジプラス）
- シンプルな会議室予約で空き確認や繰り返し作業を削減
- 記名不要でお客様に負担をかけない来訪手続き
- 来訪時に担当者へメール・音声で自動通知
Roby–Receptionist機能– （株式会社NSFエンゲージメント）
- M365連携で予定調整・来客通知
- 来客手続きをガイドし、申請漏れによるトラブルを防止。
- QRコードでタッチレス受付、感染症対策を強化
まとめ
受付システムの乗り換えでは、社員名簿や呼び出し先、来訪予約の扱い、来訪履歴の保存方法を整理し、受付端末や会議室予約、入館設備との連携を見直すことが大切です。切り替えは来訪の少ない日を選び、旧端末を一定期間残すなど、受付を止めない工夫をしましょう。呼び出し方法や連携できる設備は製品ごとに異なります。資料請求で、乗り換え先の受付システムを比べてみてください。
