業務フローを無視したアウトソーシング
経理業務のアウトソーシングは珍しいものではなくなってきており、実施している企業も多くなってきています。しかし、経理のアウトソーシングを、ただ単に単純作業の代行業者として考えていると失敗してしまいます。
本来、経理業務をアウトソースするということは、法令や現状の経理業務に対して最適な対応ができる「高い専門性を有した外部の知見を活かす」ということです。つまり、専門性では優れている場合が当然多いのですが、その業者は社外の人材であることを忘れてはなりません。
外部の人材ということは、会社の戦略を理解していないということも往々にしてあります。そうした場合、正確な業務フローを理解せずに決まりきった経理作業を行ってしまうため、異例な場合などに対応することができないのです。こうしたことで失敗を招いてしまうことはよくあります。
また、アウトソーシングする際に、現場を把握している経理担当者との連携を軽んじて導入してしまうことによる失敗もあります。基本的に、アウトソースは社内と社外の連携が必須です。内外の業務連携ができておらず、無駄な工数が多くかかってしまうということが失敗に繋がります。
アウトソーシングする際に、経理部の業務フローやプロセスをしっかりと整理して、委託先の専門家に共有し、役割と責任分担を明確にすることを心がけましょう。 特に社内の給与計算を一手に担っている場合は、作業自体がブラックボックス化していることも少なくありません。積み上げてきたノウハウを共有し、それぞれの企業固有の状況を活かせるようなアウトソーシング先との提携を目指しましょう。
スペックオーバーな提案
前述の通り、経理業務をアウトソースするということは、会社の業務の「一部」を外部に委託するということなので、基本的に発注先企業と受注先業者の協業になるということを意識すべきです。
そもそも経理業務というものは、想像以上に企業のローカルルールに依存しているものです。「うちの会社ではこれが普通だと思っていたが、実は一般的には異例だった」ということもよくあります。こうしたことを理解していないと、詳細な業務内容をアウトソーシング先に伝えず、ただ経理という業務そのものをアウトソースして失敗してしまう状況を招きます。
そうしたことをなくし、適切な提案を受けるためにも、自分の会社の経理まわりの状況を正確に把握し、アウトソーシング先の担当者と、現場の社員でコミュニケーションをとってもらう機会を設ましょう。また、アウトソーシング企業にも、適切なスペックの業務内容を引き受けてもらうことが重要です。
得意とする業務方針があるはずですが、画一的な提案を受けたときも、自分の会社の状況と照らし合わせ、柔軟に提案を変化させてくれる業者を選ぶことをお勧めします。 適切な依頼が結果として、長期的に失敗しない経理業務アウトソーシングに繋がるのです。
会社の理念や未来像を理解してもらえない
経理部は、会社のお金という大事なものをつかさどるいわば心臓部分です。経営理念に準じて適切に業務を遂行し、会社を成長させていかなければなりません。 会社の理念や経営方針、目指すべき未来像によってその業務内容は変わってくるはずですので、アウトソーシング会社にも理解してもらう必要があります。
例えば、さらに従業員を増やし会社の規模を大きくしていきたいというビジョンを持つ企業と、少数精鋭で必要な作業のみ業務委託として外部業者を利用したいという方向性の会社では、経理業務のアウトソーシングの方法に違いがあって当然です。画一的な業務を代行してもらう、という考え方ではなく、会社の「こうなりたい」というビジョンを明確に伝え、フレキシブルに作業内容を変化させてくれるアウトソーシング先を選ぶことが成功の秘訣といえるでしょう。
さらにいえば、会社の数字を理解してもらい、将来的な経営課題や業務の最適化の課題を提案してくれるようなアウトソーシング会社をパートナーとして選ぶことができれば、その判断は正解と考えることができます。
以下の記事では、経理アウトソーシングのメリットや選び方を解説しています。ぜひ参考にしてください。
自社に合うアウトソーシングを実施しよう
会社の長期的な成功を導くには、業務をサポートしてくれる連携先の選択が非常に重要です。本来経理部というものは、経営陣と戦略的な議論を交わし、会社経営を成功に導くコアな部署です。単純作業に追われてしまうことで、そうした本質的な業務をする時間が少なくなってしまうことほどもったいないことはありません。
アウトソーシングを実行することによってその時間をしっかりと捻出できるように、会社の企業理念を理解し、臨機応変に対応してくれるアウトソーシング先を見つけましょう。
