経理業務における仕訳とは？作業の流れ・効率化の方法も解説！

経理業務における仕訳とは？作業の流れ・効率化の方法も解説！

経理の仕事の中でも特に重要度が高いものに取引の仕訳があります。仕訳を適切に行わなければ、企業の取引を正確に記録できません。しかしどのように仕訳を行えば良いか分からずに困ったことはありませんか。仕訳の内容が分かれば業務を行いやすくなるでしょう。そこでこの記事では、経理業務における仕訳について詳しく解説していきます。

経理作業の流れや効率化の方法も併せて紹介するので参考にしてください。

経理担当が行う「仕訳作業」とは

まずは、経理の担当者が行う仕訳作業について見ていきましょう。

取引の要素を貸方と借方に区分すること

仕訳作業とは、取引の内「借方」と「貸方」に分けて記録することです。また仕訳には勘定項目があり、その項目ごとに金額と合わせて仕訳帳に記載していきます。このように仕訳帳を作成することで2つの見方から取引を確認し、どのような状況なのかが明確になります。

記入ルールに従って仕分ける

この仕訳作業は仕訳帳の記入ルールに従う必要があります。基本的には仕訳帳の左側に「借方」、右側に「貸方」を記載しなければなりません。また仕訳内容によって記入箇所が変わるため注意しましょう。例えば資産が増えた場合は借方に記載し、減ると貸方に記載します。負債の場合は逆で、増えたら貸方、減ると借方として記載します。

純資産・収益・費用といった具合に内容で変わるため、注意して仕訳業務を行ってください。

仕訳入力で使用する伝票と帳簿

1件ずつのお金の動きを記録するために3つの伝票を使用します。

入力伝票

現金を受け取った時に使用する

出金伝票

現金を支払ったときに使用する

振替伝票

入金、出金以外の取引に使用する

振替伝票は、「掛け」による料金が発生下置きに使用する伝票です。「掛け」とはその場で現金を支払うのではなく、請求書によって代金を請求し、その条件によって後日支払われる代金の事を指します。

仕訳に必要な「勘定科目」とは

つづいて、仕訳に必要な勘定科目を見ていきましょう。

取引内容の分類項目を表した名称

勘定科目とは仕訳帳に記載する内容の詳細の事項であり、収益と費用を記録するために必要なものです。基本的に、経理担当者が行う仕訳業務には勘定科目が欠かせません。この勘定科目を使って仕訳作業を行い、貸借対照表や損益計算書といった書類を作成します。

勘定科目によって取引を記録することで、取引の内容を誰が見ても分かりやすくなるでしょう。特に経理の仕事は社内だけでなく第三者の目に触れる書類を作成するため、内容の明確さが重要視されています。

勘定科目は企業によって異なる

この勘定科目は企業によって異なります。そのため転職先でも勘定科目の内容が今までと同じとは限りません。

基本的に勘定科目は企業のルールで決まっているため、経理業務を効率化するためには一覧表の作成などがおすすめです。実際にボールペンなどの文房具を「備品」とする企業もあれば、「消耗品」としてカウントすることもあります。

仕訳の流れ・方法

実際の仕訳の流れや方法について見ていきましょう。

・取引の発生

仕訳は取引を記録するため、取引の発生が仕訳業務のスタートとなります。

・2つの側面から捉える

例えば、50,000円の商品を販売した場合であれば、借方に現金50,000円、貸方に売上50,000円が計上されます。

・勘定科目に分ける

販売した商品の内容によって、社内ルールに該当する勘定科目に分けます。

・仕訳ルールに従って仕訳帳に記入する

ここまでの流れを実際に仕訳帳に記載するときはルールに従ってください。経費が増えたときは「借方」に記載し、資産が減ったときには「貸方」に記載します。

仕訳を効率化する「会計システム」導入のメリット

最後に仕訳を効率化する会計システムを導入するメリットを見ていきましょう。

人為的な計算ミスが減少する

会計システムを導入すると、勘定科目を間違えるといった人為的なミスを減らすことができます。人手で経理業務を行うと担当者によって勘定科目が異なることも珍しくありません。また仕訳業務の量が多ければ、計算ミスも起こりやすくなるでしょう。そこで会計システムを使い業務を自動化することで正確性が増し、業務の負担も減らせます。実際に入力ミス・二重計上・残高の不一致などのミスは多いです。経理に関係する書類はミスが許されないため、システムを使って防止に努めましょう。

業務効率化により人件費削減が実現する

会計システムを活用することで業務の効率化を図れ、結果として人件費の削減が実現します。経理業務は毎日発生し特に月末は処理が集中するため、業務負担は非常に大きいです。特に決算の時期になると、普段とは比較にならないほど忙しくなるでしょう。このようなときに手動で計算していては業務が追い付かないことも少なくありません。会計システムは仕訳伝票の起票作業を効率化し、外部のファイルも自動で取り込み、入力の手間も省けます。

今まで複数人体制で経理業務を行っていた場合は、会計システムの導入により人件費の削減が可能です。

税制改正などの対応が容易である

会計システムはバージョンアップをすることで、税制の改正や新しい制度にも柔軟に対応できます。システムを使わずに計算を行っている場合、税法の改正などでエクセルの関数を変更しなければなりません。しかし、会計システムを導入していれば自動的に新しい法律に対応できるため、業務負担を最小限に抑えられます。

会計システムを導入してミスなく仕訳作業を行おう！

経理担当者は仕訳作業をして、正確な経理作業を行わなければなりません。企業ごとに勘定科目が決まっているため、取引の内容に応じて仕訳・記録していきます。経理業務は企業にとって重要度が高く、業務の負担は大きいため慎重に行う必要があるでしょう。会計システムを導入すれば人為的なミスが減り、コスト削減が可能なだけでなく法律の改正にも柔軟に対応できます。経理業務はシステムを導入して効率化を図りましょう。