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便利でメリットが多い会計ソフト

会計ソフトは、日々の取引の仕訳を入力するだけで、試算表や総勘定元帳、損益計算書や貸借対照表、税務申告書の作成などを自動的に行うソフトです。日々の経理業務や決算業務にかかる人件費を大幅に削減できる上、入力ミスや計算間違いを減らすことができるなど数々のメリットがあります。

また、保守契約を結べば、法改正などに対応したバージョンアップなどを保守費の範囲内で対応してもらうことができます。

会計ソフト導入後にやるべきことは大きく3つ、会計ソフトの初期設定、セキュリティ設定、会計データのバックアップ設定です。

会計ソフト導入後の３つのステップ

ステップ１．会計ソフトの初期設定

会計ソフトが実行する処理は定型的であるため、他の業務ソフトのように企業ごとに機能をカスタマイズすることはほとんどありません。その代わり、初期設定する項目が多くありますが、その項目は、どの会計ソフトでもだいたい共通しています。

まず、事業所情報の入力が必要です。社名、住所、業種など、決算書に出力すべき項目を全て入力することになります。次に、年度情報の設定が必要です。会計年度の開始月と使い始めの年度を入力します。

消費税設定では、原則課税か簡易課税かを選択。減価償却方式の設定では定額法か定率法かを選択します。預金情報の設定も必要です。口座のある銀行名・支店名と残高を入力、複数の口座がある場合は、それぞれ入力します。同様に、現金残高の設定も必要となります。

続いて、取引先の情報入力では、取引先ごとに売掛金や買掛金があれば、それらの情報も入力します。さらに注意したいのは、勘定科目とその補助科目の設定。会計ソフトには数多くの勘定科目が初めから設定されていますが、中には導入した企業にとって不要な科目もあります。

不要な勘定科目が多数あると仕訳入力業務の効率を下げることになるので、削除できるのであれば削除しておくほうがよいと言えます。逆に、必要な科目が存在しない場合もありますので、そのときには追加登録します。売上等を細かく管理したい場合には、補助科目として内訳項目を設定しておくと、あとで統計処理をするときに便利です。

最後に在庫等の期首残高があれば、入力しておきます。

ステップ２．セキュリティ設定

会計情報は、企業にとって最重要の秘密情報の1つです。データが盗まれれば、売買情報などがすべて知られてしまいます。そのため、セキュリティも厳重に管理する必要があります。

ID、パスワードを設定できるソフトであれば必ず設定し、アクセスログを採取できるソフトであれば、採取先を設定します。利用端末を登録できるソフトであれば、必要最小限の端末にとどめるようにします。データの暗号化が可能なソフトであれば、暗号化の設定をします。

最近はクラウド型の会計ソフトも登場していますが、これらを利用するのであれば、サービス提供者と相談して可能な限りのセキュリティ設定をしておきます。

小さな事業所であれば、スタンドアロンのパソコン上で動作する会計ソフトを導入するところも多いと思います。その際には、離席中にパソコンを覗き見られないよう、USBキーなどパソコンをロックする機構を利用し、離席時にはパソコンをロックするというルールを徹底しましょう。

ステップ３．会計データのバックアップ設定

会計データは重要であるがゆえ、万が一壊れてしまったときのダメージは大きなものになります。そのため、バックアップを欠かすことはできません。できるだけ短い間隔でバックアップするように設定しておきましょう。

スタンドアロンのパソコン上で動作する会計ソフトの場合には、ソフトの終了時に自動的にバックアップを作成するものがあります。しかし、同じパソコン上のディスクにバックアップを作成すると、そのパソコンが壊れたときにオリジナルデータとバックアップデータが同時に失われてしまう可能性があります。

そのため、ファイルサーバやCD等の別媒体にバックアップすることが必要です。最近はクラウド上にバックアップできるソフトがあるので、社内のセキュリティポリシーに抵触しなければ、クラウド上にバックアップをするように設定したほうが安心です。

まとめ　～ エクセル管理からの脱却 ～

ここまで会計ソフト導入後の対応について解説してきました。前提として会計ソフトを利用していない新規導入を想定しています。エクセルなどの表計算ソフトからの移行が含まれますが、この場合、エクセルでの管理を払拭して完全移行を目指しましょう。一部でもエクセル管理が残ってしまうと二重管理の手間だけではなく、データ消失などのリスクを残すことになります。

会計データは会計ソフトに一元化し、グラフ作成などのレポートに限定してエクセルを利用するように徹底しましょう。ここまでの３つのステップとは別にステップゼロとして対応してください。

以上、会計ソフトを導入後に実施すべきことを紹介しました。これから導入を検討するのであれば、初期設定がしやすく、セキュリティやバックアップなどの機能が優れたものを選択のポイントとすることをお勧めします。スムーズな導入のために必要な機能を見極めてしっかり比較検討しましょう。