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会計ソフト導入前に見られる課題

企業にとって財務管理は非常に重要な事柄です。実務作業できるだけ短時間で、正確に実施しなければなりません。ここではエクセルなど、会計ソフト以外のソフトを使って会計を行っている企業が直面しているさまざまな課題を洗い出し、最新の会計ソフトの導入によりどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。

• 必要なデータ呼び出しや帳票作成ができない
• 各拠点で入力や管理を行うほか、全社的な統合データ作成のため再入力が必要で二度手間
• 各拠点で配賦基準が違うために、各部で独自ファイルを作成し、担当者しか操作できない
• 会計状況をタイムリーに把握できない
• 不確定要因を織り込めないため、予算管理がしづらい

■課題１．必要なデータ呼び出しや帳票作成ができない

さまざまな判断を行う時、予算は欠かせない判断要素となりますが、それを把握するために必要なデータや帳票はその都度違ってきます。ところが適切な会計ソフトを導入していない場合、肝心のデータをすぐに取り出せないことがあります。その場合、呼び出し可能なデータを自分で組み合わせて必要なデータを作成し、帳票化する必要があり、時間がかかる上、ミスの原因にもなります。

■課題２．各拠点で入力や管理を行い、全社統合データ作成のため再入力が二度手間

例えば拠点ごとの独立会計性を採用している場合、それぞれの会計ファイルを作成していても、その連携がなされていないケースがあります。そのため全社的な会計把握をするためには、各拠点からデータを収集した後、別のシステムに再度入力を行う必要があり、時間と労力のムダが発生しています。

■課題３．各拠点で配賦基準が違うため各部で独自ファイルを作成し担当者しか操作できない

各セクションによって配賦基準が違うために、それぞれが表計算ソフトを駆使して会計を行っているために、担当者が変わると操作できなくなったり、担当者が不在時に必要なデータが取り出せないなどのトラブルが発生します。

■課題４．会計状況をタイムリーに把握できない

予算は日々使用されたり、新たな用途が決定されたりしていますが、各部門で入力を行っていて連携されていない場合、全体をタイムリーに把握することが難しい状態にあります。

■課題５．不確定要因を織り込めず、予算管理がしづらい

業務を行う際には不確定要因が多くあります。ところが会計ファイルに確定事項しか入力できないことで、予算管理や計画立案には別の方法を使わなければならないケースがあり、不便な状況に陥ります。

これらの課題は、適切な会計ソフトを導入することにより解決できます。では具体的に、どういった機能が、どのように解決していくのかを見ていきましょう。

会計ソフトの導入メリット

導入メリット１．用途にあわせた帳票作成がスピーディーに行える

必要なセグメントにあわせたデータの呼び出しや帳票の作成を簡単に行うことができます。例えば元帳や貸借対照表、損益計算書を、全社、もしくは拠点ごとに作成できるのです。データを容易に作成できれば、空いた時間をより需要なコア業務に集中することが可能です。

導入メリット２．一括管理により担当者の負担が軽くなる

会計ソフトを全社的に導入した後は、各部門でデータを分散入力をすることが可能となります。そのデータは一括管理されるため、全体把握のための取りまとめ作業をする必要はありません。そのため各部門からの報告を待つことなく全社的な状況を把握することができるようになり、会計担当者の負担を軽減し、時間も短縮することができます。

導入メリット３．柔軟な配賦基準の設定で、全社的な基準づくり、経営分析ができる

ひとつの会計ソフト内に複数の設定ができることで、これまで導入や連携が難しかった企業も活用できるようになっています。例えば配賦基準をセクションごとに設定することが可能です。これらの情報を全社的に共有できるようにしておけば、これまでは知り得なかった他セクションの手法を知ることにつながり、業務改善に役立てたり、全社的な基準作りに役立てることもできるでしょう。

予算管理は健全経営や企業の飛躍の最重要項目ですが、多くの企業は入力作業に多くの時間を忙殺され、肝心の管理にまで目が行き届かない状況に陥っています。この入力作業や報告のための帳票作成を簡便にし、その管理や判断に費やす時間を増加させるのが会計ソフトです。

まとめ　～ 会計ソフトで一歩進んだ企業経営を ～

会計ソフトは、企業の会計情報を正確に、手間なく管理をすることを可能にします。データを活用して、スピーディーに俯瞰的な企業の会計情報を把握できるので、多くの企業が、すばやい経営判断に活かしています。

導入には、本格的なITツールの導入に際して、これまで使い慣れたエクセルなどと比較して、不安があり迷っている担当者もいるでしょう。

そのような不安に対しては、無料で一定期間試すことができるトライアルサービスを利用するとよいでしょう。特にクラウド型のサービスであれば、申し込んですぐに試用開始することも可能です。早速相談してみてください。顧問税理士が利用しているサービスと同じものにするとスムーズな場合もありますので参考にしてみてください。

また、現在利用している会計ソフトに不備や不満がある場合も、比較検討のために無料トライアルを利用してみましょう。同じような不満からのリプレース事例がないか問合せてみることもおすすめします。ぜひ一度、進化した会計ソフトの導入を検討してみてください。