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会計ソフトの導入メリット

導入メリット１．業務の飛躍的な効率化

まずは業務の飛躍的な効率化です。仕訳を入力するだけで、試算表や総勘定元帳、損益計算書・貸借対照表までほぼ自動的に作成できることは、きわめて大きなメリットです。日々の業務、決算期における業務が大幅に削減され、人件費等に好影響がすぐに表れます。

業種・業態によって異なりますが、仕訳等の基本的な操作は、簿記3級程度の知識がある人がいれば、たいがい問題なく行うことができます。転記の知識はなくても結構です。この導入が容易であることが、会計ソフトが広く普及した要因となっています。

導入メリット２．計算ミスの減少

「借方と貸方の金額が合わない」といった経理上の問題発生ケースのほとんどは、単純な帳簿の記入ミスを原因としています。会計ソフトは、仕訳の数字に矛盾がある場合、メッセージが表示され、そもそも入力ができませんので単純ミスを未然に防ぐことができます。

月末や期末に経理の帳尻が合わない場合、その原因特定は、相当の時間がかかります。会計ソフトの導入により、ミスによって決算書の正確性が損なわれるという問題のほか、メリット１に挙げた業務削減の効果もあります。

導入メリット３．自計化による経営改善

スタートアップ企業・中小企業の中には、税理士や記帳代行業者に、請求書や領収書等を1か月に1回送り、すべての経理を代行してもらっているという会社もあります。しかし、この方法では、取引が帳簿に反映されるまでの期間が長いため、タイムリーに経営状況を知ることができません。

システム管理者の役割として、経営情報をすばやく分析可能なデータとして、経営者に提供し、重要な意思決定につなげることがあります。毎日の帳簿付けを自社内で行う「自計化」によって、適時に経営診断を行う体制を構築することができます。会計ソフトは自計化のための大きな味方となってくれるでしょう。

導入メリット４．税制改正への対応

会計ソフトは、決算書のほか、税務申告書もシステムから作成することができます。その際、毎年度の税制改正、申告書の様式変更等への対応が必要となります。会計ソフトの多くは保守契約により、毎年度の税制改正に合わせたシステムのアップデートを行うことができます。税制改正について詳細に調べ、書式を用意するなどの業務も必要なくなります。

会計ソフト導入時に考えておきたいリスク

考えておきたいこと１．データ改ざんリスク

会計ソフトの導入は、ほとんどの会社で高い業務効率化が実現でき、デメリットはそれほどありません。

あえてリスクを挙げれば、入力の容易さの裏返しである、改ざんの危険性があります。会計ソフトは、過去の取引の仕訳を行った際、時系列で並び替えが行われますので、紙の帳簿に比べ、のちに虚偽の仕訳を入れ込むなどの不正が行われやすくなります。システム管理者は、パスワード設定や権限などのルール策定を促す必要があるでしょう。

考えておきたいこと２．データ漏えい・消失リスク

帳簿は電子データで管理されるため、消失リスクがあります。会計ソフトには自動的にバックアップを取る機能が備えられていますので、それほど高いリスクではありませんが、バックアップデータの保存場所にも注意を払う必要があります。

また、自社や取引先、社員の情報が詰まったデータであるだけに、ウィルス感染等による漏えいにも細心の注意を払うべきです。システム担当者は、会計ソフトの導入を検討する際、セキュリティ面での対策をしっかり行うことが重要となるでしょう。