徹底解説！会計ソフトの導入メリットとは？クラウド型も紹介

会計ソフトとは

会計ソフトとは、仕訳を入力して帳票や決算書の作成など企業の会計業務を行うソフトです。会計ソフトには、以下の３つの機能を装備しています。

財務会計

財務会計は、株主や取引先など社外向けに経営状況を明示するためのデータ作成業務のサポートをします。日常的な仕訳入力から帳簿や決算書の自動作成、帳票の出力など、幅広くカバーするため、業務効率化につながるでしょう。入力したデータを基に、決算に必要な損益計算書や貸借対照表を作成できます。さらに、税務申告に必要な書類の作成も可能です。

管理会計

管理会計は部署やプロジェクト毎に、財務会計で作成されたデータを基に分析します。予算管理やプロジェクト管理など、事業や部門にわけてデータを資料化できるため、企業幹部の意思決定に役立つでしょう。外部ツールや基幹ソフトと連携することで、さらに細かい経営分析が可能です。

債権・債務会計

買掛金や売掛金に関するデータを一元管理した機能です。支払予定日や入金予定日、買掛金残高や売掛金残高を管理し、支払処理や入金処理を行います。企業のキャッシュフローを正確に把握するためには欠かせない機能でのひとつでしょう。

会計ソフト導入のメリット

会計ソフトを導入で、会計事務の課題を解決できます。

業務の飛躍的な効率化

仕訳を入力するだけで、試算表や総勘定元帳、損益計算書・貸借対照表までほぼ自動的に作成は、大きなメリットです。日々の業務や決算期における業務が大幅に削減され、業務の飛躍的な効率化につながるでしょう。人件費等の好影響がすぐに表れます。

業種・業態によって異なりますが、基本的な操作は、簿記3級程度の知識でたいがい問題ないでしょう。導入の容易さが、会計ソフトの普及が増加した大きな要因のひとつです。

ミスの減少

「借方と貸方の金額が合わない」といった経理上の問題発生では、単純な帳簿の記入ミスが原因のひとつでしょう。会計ソフトは、仕訳の数字が矛盾した際、メッセージが表示され入力ができません。そのため単純ミスを未然に防ぎます。

月末や期末に経理の帳尻が合わない場合、原因特定に時間がかかるでしょう。会計ソフトの導入により、ミスを防止するため、原因特定作業の時間を削減できます。さらに決算書の正確性が損なわれる問題の軽減にもつながるでしょう。

税制改正への対応

会計ソフトは、決算書のほか税務申告書も作成できますが、税制改正、申告書の様式変更等への対応が必要です。会計ソフトの多くは保守契約により、税制改正にあわせ、システムのアップデートが可能です。税制改正について詳細に調べ、書式を用意するなどの業務が削減できるでしょう。

法改正に応じた最新の動向についてさらに知りたい方は以下のページをご覧ください。

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自計化による経営改善

スタートアップ企業・中小企業の中には、税理士や記帳代行業者に、請求書や領収書等を1か月に1回送り、経理業務の代行を依頼しているケースもあります。しかし、取引が帳簿に反映されるまでの期間が長いため、タイムリーに経営状況を把握できません。

会計ソフトを導入した場合、経営情報をすばやく分析可能なデータとして把握し、重要な意思決定につなげられるでしょう。毎日の帳簿付けを自社内で行う「自計化」によって、適時に経営診断を行う体制の構築ができます。

会計ソフトの導入効果や製品の特徴を知りたい方は、無料の一括資料請求をおすすめします。

会計ソフトの導入形態

会計ソフトの導入形態は、主に以下の３種類があります。自社の業務フローにあう形態を判断して、最適な会計ソフトを導入しましょう。

クラウド型会計ソフト

クラウド型会計ソフトは、インターネット回線を利用して提供されているサービスです。どの端末でも利用可能で、場所や時間が限定されずにアクセス可能なため、近年注目度が高い導入形態のひとつでしょう。

また導入費用を抑えられ、運用・保守もベンダーが行うため、月額数千円から利用できます。そのため、スタートアップ企業や中小企業でも比較的導入しやすいといえるでしょう。一方で、インターネット上にデータを保存するため、セキュリティ面や情報漏えいのリスクが存在する点に注意が必要です。

おすすめのクラウド型会計ソフトを知りたい方は以下のページをご覧ください。

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インストール型会計ソフト

店頭などでも販売されているパッケージ型の会計ソフトで、端末にインストールして使用します。サポート体制の整っている製品が多いため、万が一問題が発生しても安心でしょう。

一方で、ある程度経理や会計の知識がなければ、使いこなすのが難しいといえます。また、端末ごとにインストールする必要があり、手動で更新しなければならない場合もあります。

インストール型会計ソフトについてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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基幹ソフト

基幹ソフトとは、企業の業務の中核をなすソフトです。基幹ソフトとの連携により、会計に関する一連のデータを自動仕訳できます。また、さまざまなデータが一元管理されているため、人員を割かずに経営や現場で必要なデータをスムーズに提供できます。

基幹システム（ERP）についてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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会計ソフト導入のデメリット

会計ソフトの導入によるデメリットと対策を紹介します。

データ改ざんの可能性

会計ソフトは、過去の仕訳を時系列で並び替えます。そのため、紙の帳簿に比べ虚偽の仕訳など不正の危険性があります。システム管理者は、パスワード設定や権限などのルール策定を促す必要があるでしょう。

データ漏えい・消失の可能性

帳簿は電子データで管理されるため、消失のリスクがあります。会計ソフトには自動的にバックアップを取る機能があるので、安全性はありますが、絶対ではありません。重要なデータは、バックアップデータの保存場所に注意を払う必要があります。

自社や取引先の個人情報が詰まったデータのため、ウイルス感染等による漏えいにも細心の注意を払うべきです。システム担当者は、会計ソフトの導入を検討する際、セキュリティ面での対策を行うことが重要でしょう。

会計ソフト導入のポイント

会計ソフトの導入で最大限の効果を発揮させるポイントを紹介します。

導入目的を明確にする

会計ソフト導入の目的を明確にし、自社の業務フローをすべて見直す必要があります。会計業務には、会計ソフトによって効率化できる業務や、非効率となる業務にわけられます。業務フローの洗い出しにより、自社にはどういったソフトが必要かを客観的に把握できるでしょう。

自社にあった製品選び

たくさんの機能が搭載されていれば、よいわけではありません。自社の要件にあった製品を選ぶことが大切です。

提供形態

会計ソフトの導入を急いでいる、ソフトの運用や保守に人員を割けないなどの理由で、インストール型、クラウド型を選定すべきなのか変わります。自社の利用環境に応じて、最適な提供形態を選びましょう。

搭載機能

会計ソフトにはさまざまな機能が付属しており、自社に必要な機能、不必要な機能があります。各製品のもつ特徴をよく吟味して、自社に必要な機能が備わった製品を選ぶようにしましょう。

拡張性や柔軟性

会計ソフト自体に拡張性や柔軟性があるかも重要なポイントです。事業規模や取り扱う業務内容によっては、ソフトを拡張したり、カスタマイズしたりする必要もあるでしょう。業務内容の変化に対応できる会計ソフトを選定しましょう。

失敗しない製品選びについてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。

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無料トライアルを利用する

気になる製品は、ベンダーが提供している無料トライアルを利用し、会計ソフトを無料で利用してみることをおすすめします。自社の理想とする製品が見つかっても、操作性が悪いなどを理由に、購入した会計ソフトを利用しなくなる恐れがあります。無料トライアルを利用すれば、購入後に利用しなくなるリスクを避けられるでしょう。

製品の特徴を比較したい方は、以下のページをご覧ください。

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メリット・デメリットを把握して会計ソフトを導入しよう

会計ソフトの導入で多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。デメリットや対策を把握したうえで、会計ソフトを導入しましょう。

また、会計ソフトの導入形態もいくつか存在します。近年、導入や運用の手軽さからクラウド型会計ソフトの注目が高まっています。自社にあう製品を選定して導入し、業務の効率化につなげましょう。