初心者が知っておきたい勤怠管理システムの基本
勤怠管理システムは、従業員の出退勤や休暇、残業時間を正しく記録し、集計するための仕組みです。まずは、紙や表計算ソフトとの違いから理解しましょう。
出退勤を記録する仕組み
勤怠管理システムは、従業員が出勤・退勤した時刻を記録し、勤務時間を集計するシステムです。パソコンやスマートフォン、ICカード、打刻機などを使って打刻できる製品もあります。紙のタイムカードと違い、集計や確認をシステム上で行えるため、月末の確認作業を減らしやすくなります。
紙や表計算ソフトとの違い
紙や表計算ソフトでも勤怠管理はできますが、転記ミスや集計漏れが起こりやすい点に注意が必要です。勤怠管理システムでは、打刻情報をもとに労働時間や残業時間を自動で計算できます。修正履歴も残せるため、誰がいつ変更したかを確認しやすく、管理の透明性を高められます。
初心者が導入を考えるタイミング
従業員数が増えて勤怠確認に時間がかかる、拠点や勤務形態が増えて管理が複雑になった、残業時間や有給休暇を正確に把握したいといった状況は導入検討の目安です。特に、管理担当者が手作業で毎月集計している場合は、早めに見直す価値があります。
法令対応の土台になる
勤怠管理は、労働時間を正しく把握するための重要な業務です。厚生労働省は、使用者には労働時間を適正に把握する責務があると示しています。初心者ほど、打刻や集計の仕組みを整え、記録を残せる環境をつくることが大切です。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省
勤怠管理システムでできることをわかりやすく整理
勤怠管理システムでできることは、打刻の記録だけではありません。勤務時間の集計や休暇管理、申請承認、給与計算との連携まで幅広く対応します。
打刻方法を選べる
勤怠管理システムでは、パソコンやスマートフォン、タブレット、ICカード、生体認証など、製品によって複数の打刻方法を選べます。オフィス勤務が中心ならパソコン打刻、店舗や工場ではICカードや専用端末、外出が多い場合はスマートフォン打刻が候補になります。働き方に合う打刻方法を選ぶことが重要です。
勤務時間を自動で集計できる
出退勤時刻や休憩時間をもとに、所定労働時間や残業時間、深夜労働、休日労働などを自動で集計できます。初心者にとって大きなメリットは、毎月の手計算を減らせることです。集計ルールを最初に設定しておけば、担当者ごとの計算方法の違いも抑えられます。
休暇申請や承認を管理できる
年次有給休暇や代休、振替休日などの申請をシステム上で受け付け、上長が承認できる製品もあります。紙の申請書やメール管理では、承認状況がわかりにくくなることもあるでしょう。システムで管理すれば、残日数や取得状況を確認しやすくなり、休暇管理の抜け漏れ防止につながります。
給与計算との連携に役立つ
勤怠データは給与計算に必要な情報です。勤怠管理システムから給与計算システムへデータを連携できれば、転記作業を減らせます。給与計算まで一気に自動化したい場合は、既存の給与計算ソフトと連携できるか、CSV出力に対応しているかを確認しましょう。
ここまで紹介した機能を踏まえ、初心者が比較時に確認したいポイントを整理すると以下のとおりです。
| 機能名 | 初心者が確認したいポイント |
|---|---|
| 打刻管理 | 自社の勤務場所や働き方に合う打刻方法を選べるか |
| 勤務時間集計 | 残業や休憩、休日勤務を自動で計算できるか |
| 休暇管理 | 有給休暇の残日数や取得状況を確認できるか |
| 申請承認 | 残業申請や休暇申請の承認フローを設定できるか |
| 外部連携 | 給与計算システムや人事労務システムと連携できるか |
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初心者向けの勤怠管理システムの選び方
初心者が勤怠管理システムを選ぶ際は、多機能さだけで判断しないことが大切です。自社の勤務形態、運用担当者、既存システムとの関係を整理しましょう。
自社の勤務形態に合うか確認する
まず確認したいのは、正社員やパート、アルバイト、シフト勤務、変形労働時間制、フレックスタイム制など、自社の勤務形態に対応できるかです。制度に合わない製品を選ぶと、結局手作業で補正する場面が増えます。導入前に就業規則や勤務パターンを洗い出しておきましょう。
操作画面のわかりやすさを見る
初心者向けの勤怠管理システムでは、管理者だけでなく従業員が迷わず使えることも重要です。打刻画面や申請画面、承認画面がわかりにくいと、問い合わせや入力ミスが増えるおそれがあります。資料請求後は、画面イメージや操作手順、サポート資料の有無を確認すると判断しやすくなります。
初期設定の支援を確認する
勤怠管理システムは、会社のルールに合わせて勤務区分や休憩、残業、休暇を設定する必要があります。初心者の場合、初期設定を自社だけで進めるのが難しいこともあるでしょう。導入支援や設定代行、相談窓口、マニュアルの充実度を確認し、無理なく立ち上げられる製品を選びましょう。
料金だけでなく運用負荷も見る
月額費用が安くても、設定や集計に手間がかかると管理担当者の負担は残ります。反対に、費用が高めでもサポートや連携機能が充実していれば、長期的な運用では負担を抑えられる場合があります。料金、機能、サポート、運用工数をあわせて比較することが大切です。
勤怠管理システムを初めて比較する際は、以下の項目を事前に整理しておくと、資料請求後の確認がスムーズになります。
- ■勤務ルールを書き出す
- 勤務区分や休憩、残業、休日勤務のルールを整理すると、必要機能が見えます。
- ■利用者の操作を想定する
- 従業員や上長、管理者がそれぞれどの画面を使うかを確認しましょう。
- ■既存システムを確認する
- 給与計算や人事労務のシステムと連携できるかを見ると、導入後の作業を減らせます。
- ■サポート範囲を比較する
- 初期設定や運用相談の支援があるかを確認すると、初心者でも導入を進めやすくなります。
初心者が勤怠管理システムを活用するときの注意点
勤怠管理システムは導入すれば終わりではなく、社内ルールに沿って正しく使うことが大切です。初心者がつまずきやすい点を事前に押さえましょう。
現在の勤怠ルールを先に整理する
システム導入前に、休憩の扱いや残業申請、遅刻早退、休日出勤、打刻忘れの修正方法などを整理しておきましょう。ルールが曖昧なまま導入すると、設定内容が決まらず、現場にも説明しにくくなります。既存の就業規則と実際の運用にずれがないかも確認が必要です。
打刻忘れへの対応を決める
勤怠管理システムを導入しても、打刻忘れは起こります。重要なのは、修正申請の方法や承認者、理由入力のルールを決めておくことです。誰でも自由に修正できる状態では、記録の信頼性が下がります。修正履歴を残せる製品を選び、運用ルールとあわせて管理しましょう。
残業時間を定期的に確認する
勤怠管理システムの活用では、月末に集計するだけでなく、月中にも残業時間を確認することが大切です。厚生労働省は、時間外労働の上限を原則として月45時間・年360時間としています。アラート機能を活用すれば、長時間労働の兆候を早めに把握できます。
有給休暇の取得状況を確認する
年次有給休暇の管理も、初心者が見落としやすいポイントです。厚生労働省の資料では、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対し、年５日の取得が義務付けられています。勤怠管理システムで残日数や取得状況を見える化し、対応漏れを防ぎましょう。
参考：年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説｜厚生労働省
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▶初心者向けのおすすめ勤怠管理システム（クラウドで始めやすい）
ここからは、ITトレンドに掲載されている勤怠管理システムの中から、初心者が比較の出発点にしやすい製品を紹介します。まずは、クラウド型で導入しやすく、日々の打刻や休暇管理、申請承認をまとめて見直したい企業向けの製品です。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、打刻やシフト、休暇、申請承認などをまとめて管理したい企業に向く勤怠管理システムです。勤怠管理を初めてシステム化する場合でも、必要な機能を段階的に確認しながら検討できます。店舗や拠点がある企業では、現場での打刻方法も見ておきましょう。
freee勤怠管理Plus
- 正確な勤怠管理を簡単に実現する豊富な機能
- 充実した打刻方法
- 誰でも使いこなせる操作性
フリー株式会社が提供する「freee勤怠管理Plus」は、勤怠管理をクラウドで始めたい企業に向く勤怠管理システムです。出退勤の記録や休暇管理、申請承認など、日々の勤怠業務をまとめて管理したい場合に比較候補になります。初心者は、給与計算や労務管理とのつながりも含めて確認するとよいでしょう。
CLOUZA
- パソコン・スマートフォン・タブレットがタイムレコーダーに！
- 時間と場所も自由自在。リアルタイムに勤怠管理！
- 分かりやすい！使いやすい！少人数でも始めやすい！
アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供する「CLOUZA」は、初めて勤怠管理をクラウド化したい企業に向く製品です。パソコンやスマートフォンなどを活用し、出退勤の記録や勤怠データの確認を進めたい場合に検討できます。小規模から始めたい企業は、利用人数や打刻方法を確認するとよいでしょう。
レコル
- 業界最安の価格帯！月額1人100円のみで初期費用等は一切不要
- 有休管理・申請承認・法令遵守チェックなど充実した機能
- メールサポート・電話サポート・チャットサポートも無料
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤怠管理をシンプルに始めたい企業に向くクラウド型の製品です。打刻、勤務時間の集計、休暇管理など、基本的な勤怠業務をシステム化したい場合に候補になります。初心者は、画面の見やすさや管理者の確認作業の流れを資料で確認しましょう。
バクラク勤怠
- ひと目で有給休暇取得状況や時間外労働予測がわかる
- Slack連携で、打刻・通知・承認・リマインドがラクラク
- PCログ記録機能で勤務状況を可視化し、証跡管理が簡単
株式会社LayerXが提供する「バクラク勤怠」は、勤怠管理を効率化しつつ、申請や承認の流れも整えたい企業に向く製品です。バックオフィス業務の見直しとあわせて勤怠管理を整備したい場合に比較しやすいでしょう。初心者は、既存の社内申請や給与計算との関係も確認しておくことが大切です。
▶初心者向けのおすすめ勤怠管理システム（勤務形態が複雑な企業向け）
リモートワークやシフト勤務、複数拠点、外出の多い職種などがある企業では、打刻方法や勤務区分の柔軟性が重要です。ここでは、多様な働き方や複雑な勤怠ルールにも対応しやすい製品を紹介します。
KING OF TIME 勤怠管理
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性。細かな要望に応えます。
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート。
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 勤怠管理」は、幅広い打刻方法や勤務形態への対応を重視したい企業に向く勤怠管理システムです。オフィス、店舗、工場など複数の勤務場所がある場合にも比較候補になります。初めての導入では、打刻方法と管理画面の使い勝手を確認しましょう。
タッチオンタイム
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用者数440万人突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、さまざまな打刻方法に対応した勤怠管理システムです。ICカードや端末打刻など、現場の働き方に合わせて勤怠を記録したい企業に向いています。店舗や工場、複数拠点で利用する場合は、従業員が無理なく打刻できる方法を確認しましょう。
ジンジャー勤怠
- ジンジャー勤怠は法改正に自動で対応！
- 人事部の業務負荷改善や現場の打刻漏れも解決！
- 月末月初に発生しやすい抜け漏れへの対応工数＆ストレスを解消！
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー勤怠」は、勤怠管理を人事労務領域とあわせて整備したい企業に向く製品です。従業員情報や申請承認の流れを含めて管理したい場合に検討しやすいでしょう。初心者は、どの業務からシステム化するかを整理したうえで、必要な機能を資料で確認するのがおすすめです。
セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Edition
- スマホ、PC、生体認証、ICカードなど豊富な打刻手段をご用意！
- 年3回の無償バージョンアップ！充実した安心サポート！
- 初期費用0円、月330円（税込）
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Edition」は、勤怠管理とあわせてセキュリティ面も重視したい企業に向く製品です。多様な打刻方法や勤務形態への対応を確認しながら、安心して運用できる体制を整えたい場合に比較候補になります。
キンタイミライ（旧バイバイ タイムカード）
- 選択自由！iPad、スマホ、パソコン等多種多様なタイムレコーダー
- 実現します！柔軟なカスタマイズで独自ルールやニーズへも対応
- 失敗しません！専任コンサルタントによる調査・設定導入・運用
株式会社ネオレックスが提供する「キンタイミライ（旧バイバイ タイムカード）」は、複数拠点や多様な勤務形態の勤怠管理を見直したい企業に向く製品です。紙や表計算ソフトでの集計が複雑になっている場合、打刻から集計までの流れを整理しやすくなります。初心者は、現在の勤務パターンに対応できるかを確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「勤怠管理システム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
勤怠管理システムで初心者によくある質問
勤怠管理システムを初めて検討する段階では、費用や導入期間、無料ツールとの違いなどで迷うことがあります。よくある疑問を整理し、比較前の不安を解消しましょう。
- Q１：初心者でも勤怠管理システムを使えますか？
- 多くの製品は、管理者と従業員の操作を分けて設計されています。打刻や休暇申請など、従業員が使う画面は比較的シンプルなものもあります。ただし、会社ごとの勤務ルールを設定する作業は一定の準備が必要です。初めて導入する場合は、導入支援やサポート体制を確認しましょう。
- Q２：無料の勤怠管理システムでも十分ですか？
- 少人数で基本的な打刻だけを管理する場合は、無料プランや無料トライアルが参考になります。一方で、複数の勤務形態や申請承認、給与計算連携、アラート、サポートが必要になると、有料製品のほうが運用に合う場合があります。将来の利用人数も含めて比較することが大切です。
- Q３：導入前に何を準備すべきですか？
- 就業規則や勤務区分、休憩ルール、残業申請、有給休暇の付与ルール、締め日、給与計算に使う項目を整理しましょう。現在の勤怠管理で困っている点も書き出しておくと、資料請求時に要件を伝えやすくなります。現場の打刻方法も事前に確認しておくと安心です。
- Q４：導入にはどのくらいの期間が必要ですか？
- 利用人数や勤務ルールの複雑さによって変わります。基本的な打刻と集計だけなら比較的短期間で始められる場合がありますが、複数拠点や特殊な勤務形態、給与計算連携を含む場合は設定やテストに時間がかかります。資料請求時に導入スケジュールの目安を確認しましょう。
- Q５：資料請求では何を比較すればよいですか？
- 料金や打刻方法、対応できる勤務形態、休暇管理、申請承認、給与計算連携、サポート体制を比較しましょう。初心者の場合は、管理画面のわかりやすさや初期設定の支援も重要です。複数社の資料を見比べることで、自社に必要な機能を絞り込みやすくなります。
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まとめ
勤怠管理システムは、打刻や勤務時間の集計だけでなく、休暇管理や申請承認、給与計算連携まで支える仕組みです。初心者は、多機能さよりも自社の勤務形態に合うこと、操作しやすいこと、初期設定を支援してもらえることを重視しましょう。複数製品を比較したい場合は、ITトレンドで資料請求し、自社に合う勤怠管理システムを検討してみてください。
