BIツールの「ダッシュボード」とは？メリットや活用のポイントも解説

BIツールおける「ダッシュボード」とは

BIツールにおけるダッシュボードとはどのような機能なのか、メリットも含めて解説していきます。

グラフや集計表を１画面にまとめて表示したもの

BIツールでは、企業内に蓄積された大量のデータに対して分析を行い、その分析結果をグラフや表のような形式で視覚的に分かりやすく表示することができます。ダッシュボード機能では、これらの分析結果を一覧表示することで各データを参照する手間を省き、関連のあるグラフを並べて比較したり、ひと目見ただけで簡単に分析結果が分かるようになるのです。

販売管理システムであれば、上の図のように顧客別売上、商品別売上と支店別、月別の売上のレポートを一箇所に表示することが可能です。表示期間を変更すれば表示されるレポートのデータも一括で変更でき、特定の月の売上データが気になれば、そのままクリックすることで商品別売上等の内訳を確認できます。直感的な操作で、それぞれの指標の内容を分析できるのです。

メリット：リアルタイムな分析結果を常に可視化できる

ダッシュボード機能の一番の特徴は、グラフィカルにひと目で分析結果が分かることではないでしょうか。企業では仕入れや売上、生産など日々さまざまな活動が行われており、それぞれの数字がリアルタイムに更新されています。それらの数字を毎日分析し追い続けるのはかなりの労力を必要とします。

ダッシュボードは最初に設定しておけば、リアルタイムな分析結果を常に視覚的に分かりやすく表示し続けてくれます。忙しい業務の中でも業務状況が常に可視化されており、後述のアラート表示機能と合わせて問題や異常の発見もしやすくなるといえるでしょう。

ダッシュボードとレポートの違い

BIツールは、レポート作成、OLAP分析、データマイニング、プランニングという主に４つの機能で構成されています。そのうちの１つであるレポート作成機能はダッシュボード機能と何が違うのでしょうか。

レポート機能は、分析結果をレポートとして出力する機能です。企業内のシステムから得られたデータを定型化し、会議資料などにまとめます。販売管理システムのデータであれば、顧客別売上、商品別売上、前期比・前年度比、目標管理、予実管理などの一覧を出力し、表にまとめることが可能です。

ダッシュボード機能との違いは「１画面で直感的に分かりやすく表示する」ことに特化しているか否かです。分析結果を元に会議資料などをまとめたいときはレポート機能を活用しますが、日々のデータをパソコンの画面内で眺めるだけであればダッシュボード機能の方が適していると言えるでしょう。

多くのBIツールにはダッシュボード機能とレポート機能が両方搭載されているため、必要に応じて使い分けましょう。

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ダッシュボードの便利な３つの機能

ダッシュボードにはレポートにはない機能があります。ダッシュボードの主な３つの機能を解説します。

１．データの絞り込み機能

フィルター機能などを使用し、表示されるデータの期間や商品名でデータを絞りこむことができます。直感的な操作で、ITシステムの操作に慣れていないユーザーであっても、より詳しい分析が可能になります。

２．データの異常値のアラート表示機能

BIツールによっては、レポート内の数値があらかじめ定めた制限を超えた場合にアラート通知ができる機能があります。異常値が点滅表示したり、赤字表示で示されることによって、ひと目で確認するべき項目が分かるので、スムーズな対処につながります。

３．集計結果の項目ごとの詳細表示機能

集計結果の項目ごとに詳細を確認することができます。都道府県→市区町村→各店舗、のように掘り下げていくドリルダウン機能や、逆に狭い視野から広い視野に目線を移していくドリルスルー機能が備わっているとダッシュボードを最大限を活用できるでしょう。

ダッシュボード活用の３つのポイント

便利なダッシュボード機能をより活用するための、３つのポイントを紹介します。

１．利用の目的を明確にする

ダッシュボードでは、BIツール内の膨大なデータを表示することができます。そのため何もかも表示しようとすると、一見して何の情報か分からないボードになってしまいます。

例えば、「営業担当者別の行動量の実績を日次で確認する」「月間の売上予測と前年比の進捗を確認する」いった目的に合わせてダッシュボードを作成しましょう。目標となる数値も設定することで達成までの進捗も確認できるようになります。

２．必要な指標を過不足なく選ぶ

ダッシュボード利用の目的がはっきりしたら、目的を達成するために必要な指標は何か考えましょう。ダッシュボードはひと目で分析結果が分かるようにシンプルにしておくのがベストです。

担当者ごとの売上や部署全体での粗利率など、気になる指標はたくさんあると思いますが、画面が見づらくならないように必要最低限の指標のみ表示させるのが良いでしょう。

３．分析結果の適切な表現形式を考える

それぞれの指標には、適したグラフの形式を使用しましょう。例えば、個人別売上成績など比較が必要なものは棒グラフ、来店客の推移など時系列で分析したいものは折れ線グラフを利用するようにします。場合によっては地図などで、拠点別の状況を表示することもできます。

「誰が・いつ・どんな風にデータを使うか」という具体的な活用イメージを持って、表示の細部にこだわりましょう。

ダッシュボード機能でBIツールを最大限使いこなそう

ダッシュボードについて詳しく解説してきました。ダッシュボード機能はBIツールによる分析結果を視覚的に表示する重要な機能であり、上手く使いこなせばBIツール活用の幅は大きく広がります。

これからBIツール製品を導入予定の方は、ダッシュボード機能が使いやすいかどうかという点にも注目すると良いでしょう。

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