データ分析だけではない BIツールの機能とメリット

BIツールをおさらい

BIツールとは社内にある膨大なデータを分析し、ひと目で分かるように出力できるツールです。社内にデータは蓄積されているけど、うまく活用できていないという方や、分析結果を出したけどレポートがわかりにくいという方は活用できるのではないでしょうか。では具体的にどんな事ができるのでしょうか。詳しく解説していきます。

BIツールの基本機能

BIツールの機能はさまざまですが、代表的な機能を3つ紹介します。

機能（1） データ分析

BIツールは、基幹システム（ERP）などに蓄積された分析用データベースのデータを使って、誰もが最適な分析結果を手に入れることができる機能を搭載しています。

一般にデータベースからデータを取り出すなどの操作を行なうことは専門的なスキルを必要とする作業です。しかし、BIツールは、そうした専門的なスキルが不要でデータの操作、分析を行うことができます。

具体的には、マウスでドラッグ＆ドロップしてデータ項目を選び、グラフの種類など出力したいレポートの形態を指示するといった操作です。作業自体は数クリックで済みます。シンプルな操作で様々な切り口でデータの可視化が可能です。

ドリルダウン・ドリルアップ

BIツールでは、「キューブ」と呼ばれる多次元データベースにデータを格納しておき、効率的な分析を実行できる製品もあります。この場合、「ドリルダウン」「ドリルアップ」などのデータの階層を掘り下げる操作をレポート上でクリックするだけで分析が行えます。

スライシング

立方体をスライスするように、多次元データをある断面で切り取って2次元の表にする「スライシング（任意の2軸の集計表）」や、サイコロを振ると見える面が変わるように、縦横の項目を変えて多次元データの違う面を表にする「ダイシング（スライシングの集計軸を入れ替える）」といった手法に対応しています。

ドリルスルー

必要に応じて「ドリルスルー」による明細表示も可能です。ドリルスルーとは、集計表上での1つの項目データ、集計データ、合計データの内訳（明細表）を表示させる機能のことです。また、ユーザーがシナリオを立て、仮説に基づく模擬実験を行い、予算編成などの業務に活用できる「シミュレーション」機能を搭載している製品もあります。

ETL

また、BIツールによっては、基幹システムから分析用データを抽出して加工し、分析用データベースに格納するETL機能も備えている製品もあります。ETLとは複数システムから1つのシステムへ「データの抽出・変換・書き出し」ができるツールです。そのためには、社内に散在しているデータを統合することが必要になります

参考記事：BIを実現する「DWH」と「ETL」とは!?

機能（2） レポート出力・デザイン

BIツールには、定型レポートの出力や非定型のレポート出力、OLAP（オンライン分析処理）などのレポート機能があります。レポートはWebレポーティングに対応し、「PDF」「Excel」「Word」「PowerPoint」「CSV」などのファイル出力にも対応しています。

また、レポートの表示画面や印刷するための帳票をデザインする機能もあります。デザイン機能を使って、上司への報告に使うレポートや定型帳票を作成、共有することで、日々の定型業務を大幅に効率化することが見込めます

機能（3） ダッシュボード・モバイル対応

BIツールは分析結果がとても見やすくなっており、スマホやタブレットから閲覧できる機能もあります。

ダッシュボード機能で分析結果をわかりやすく表示

BIツールの分析結果を視覚的に分かりやすく表示してくれる機能として「ダッシュボード」があります。ダッシュボードは、グラフや重要指標の一覧表示、クロス集計表などの表示に対応しています。リアルタイムでの情報参照も可能です。

分析したデータが見える化されることで、ビジネスでの課題や業務の改善点などがより明確に分かるようになります。そのため、経営やビジネスのスピードが飛躍的に向上することが期待できます。

参考記事：BIツール活用の鍵！ダッシュボード機能について

モバイル対応によりリアルタイムな情報共有ができる

BIツールの中には、スマートフォンやタブレットといったモバイル機器用のネイティブアプリを提供する製品もあります。ネイティブアプリでは、パソコンで作成したレポートをそのまま閲覧する機能やディスカッション、レポート配信、アラート設定機能などが搭載されています。

モバイル対応機能は、外出の多い経営層の場合、移動中でも必要な情報にモバイル機器から安全にアクセスできるため、非常に便利でしょう。また、配信やアラート機能は、変化の激しい市場環境に対して、意思決定のスピードを速めるだけではなく、正しい経営判断を支援してくれる手がかりにもなります。

BIツールの種類は？

BIツールの種類は「レポーティングツール・OLAP分析ツール・データマイニングツール・プランニングツール」の4種類があります。それぞれの違いはどの機能に特化しているかという点です。レポートに力をいれたい、分析の仕方にこだわりたいなど、目的に沿った種類のBIツールを選びましょう。さらに詳しくBIツールの違いについて知りたい方は下記の記事をご覧になってみてください。

参考記事：【BIツール入門】導入目的や種類・機能を解説！

BIツールの導入メリット

経営やビジネスに必要なデータの抽出や分析は、これまで専門のスキルを持つ人だけが行ってきました。しかし、BIツールを利用することで、専門家ではなくても必要なデータを分析し情報を活用できるようになります。

また、BIツールは、散在する企業内のデータを1か所に集めて扱えるので、今までよりも高度な分析が可能です。その結果、各部署や部門の現状が可視化されて、データを容易に分析できるようになることも利点といえます。さらに、レポートの作成が短時間でできる、膨大な情報の分析をリアルタイムでスピーディーに行い、経営やビジネスでの課題の早期解決を目指して対応できるというメリットもあります。

まとめ

今回、BIツールの３つの基本的な機能とメリットを紹介しました。BIツールは、高度な分析スキルがなくとも、データの分析～わかりやすいビジュアライズ化を可能にする機能を兼ね備えていることがわかったと思います。このことから、BIツールの導入によりデータを基軸とした社内の業務効率化や事業数字の向上に繋げることができるのではないでしょうか。

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