BIツールとは
BIツールとは、社内にある膨大なデータを分析し、ひと目で分かるように出力できるツールのことです。社内のシステムに大量にデータは蓄積されているが、うまく活用しきれていないという方や、分析結果を出力したがレポートが分かりづらいなどの課題を抱えている場合は、BIツールの活用がおすすめです。
ではBIツールには具体的にどのような機能が搭載されているのでしょうか。ここからはBIツールの４つの大きな機能を一つ一つ解説していきます。
BIツールとは何か、より詳細に知りたい方は以下の記事を参照ください。
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機能１．レポーティング機能（ダッシュボード機能）
BIツールには、定型・非定型のレポート出力機能、後述のOLAP（オンライン分析処理）機能などのレポーティング機能があります。レポートはWebレポーティングに対応し、「PDF」「Excel」「Word」「PowerPoint」「CSV」などのファイル出力にも対応しています。
また、レポートの表示画面や印刷するための帳票をデザインする機能もあります。デザイン機能を使って、上司への報告に使うレポートや定型帳票を作成・共有することで、日々の定型業務を大幅に効率化することが見込めます。
ダッシュボード機能で分析結果分かりやすく表示できる
BIツールの分析結果を視覚的に分かりやすく表示してくれる機能として「ダッシュボード」があります。ダッシュボードは、グラフや重要指標の一覧表示、クロス集計表などの表示に対応しています。リアルタイムでの情報参照も可能です。
分析したデータが可視化されることで、ビジネスでの課題や業務の改善点などがより明確に分かるようになります。そのため、経営やビジネスのスピードが飛躍的に向上することが期待できます。
ダッシュボード機能については、以下の記事で更に詳しく解説しています。
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モバイル対応によりリアルタイムな情報共有ができる
BIツールの中には、スマートフォンやタブレットといったモバイル機器用のネイティブアプリを提供する製品もあります。ネイティブアプリでは、パソコンで作成したレポートをそのまま閲覧する機能やディスカッション、レポート配信、アラート設定機能などが搭載されています。
モバイル対応機能があれば、外出の多い経営層や営業職が移動中でも必要な情報にモバイル機器から安全にアクセスできるため、非常に便利でしょう。また配信やアラート機能は、変化の激しい市場環境に対して、意思決定のスピードを速めるだけではなく、正しい経営判断を支援してくれる手がかりにもなります。
BIツールのモバイル活用については、以下の記事をチェックしてみてください。
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機能２．OLAP分析機能（多次元分析機能）
BIツールは、基幹システム（ERP）などに蓄積された分析用データベースのデータを使って、誰もが最適な分析結果を手に入れることができるOLAP分析機能（多次元分析機能）を搭載しています。
一般にデータベースからデータを取り出すなどの操作を行なうことは専門的なスキルを必要とする作業です。しかし、BIツールは、そうした専門的なスキルが不要でデータの操作、分析を行うことができます。
具体的には、マウスでドラッグ＆ドロップしてデータ項目を選び、グラフの種類など出力したいレポートの形態を指示するといった操作です。作業自体は数クリックで済み、シンプルな操作で様々な切り口でデータの可視化が可能です。
以下は、OLAP分析機能で利用できる分析手法の例です。
ドリルダウン・ドリルアップ
BIツールでは、「キューブ」と呼ばれる多次元データベースにデータを格納しておき、効率的な分析を実行できる製品もあります。この場合、「ドリルダウン」「ドリルアップ」などのデータの階層を掘り下げる操作をレポート上でクリックするだけで分析が行えます。
スライシング
立方体をスライスするように、多次元データをある断面で切り取って２次元の表にする「スライシング（任意の２軸の集計表）」や、サイコロを振ると見える面が変わるように、縦横の項目を変えて多次元データの違う面を表にする「ダイシング（スライシングの集計軸を入れ替える）」といった手法に対応しています。
ドリルスルー
必要に応じて「ドリルスルー」による明細表示も可能です。ドリルスルーとは、集計表上での１つの項目データ、集計データ、合計データの内訳（明細表）を表示させる機能のことです。またユーザーがシナリオを立てて仮説に基づく模擬実験を行い、予算編成などの業務に活用できる「シミュレーション」機能を搭載している製品もあります。
ETL
BIツールによっては、基幹システムから分析用データを抽出して加工し、分析用データベースに格納するETL機能も備えている製品もあります。ETLとは複数システムから１つのシステムへ「データの抽出・変換・書き出し」ができるツールです。そのためには、社内に散在しているデータを統合することが必要になります。
ETLについてはこちらの記事でも解説しています。
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機能３．データマイニング機能
データマイニング機能では、統計学やパターン認識などの技術を駆使することで、大量のデータの中から人間が見つけられないような法則性（パターンや予測など）を発見することができます。企業においては、ERPやSFAなど数多くのシステムでデータを管理することが増え、大量のデータをもとに人間の目と手作業だけで新たな知見を得ることは難しくなりつつあるのが現状です。
BIツールのデータマイニング機能であれば、重回帰分析やディシジョン・ツリーといった統計式を用いたり、相関分析、回帰分析、クロス分析といった多彩な方法で分析を行うことができます。最近話題の「AI（人工知能）」の機能を活用しているものもあり、データの統計的な処理が容易にできるという点で企業のマーケティング分野において絶大な力を発揮しています。
機能４．シミュレーション機能（プランニング機能）
主に予算計画の立案の際に、蓄積された過去のデータをもとにシミュレーション・分析を行い、計画の根拠を得ることができる機能です。予算計画の他にも、条件の変化を踏まえた「What-if分析」などを用いることで、売上や利益の変化をシミュレーションしてマーケティング戦略を立てる上でも活用することができます。
これらの業務にあたるのは情報システム部門の人間ではなく、経営企画やマーケティング部門の担当者がほとんとでしょう。しかし、ITツールの操作方法に自信がない担当者であっても、BIツールならではの専門知識が不要な簡易的な操作方法で容易にシミュレーションを行うことが出来ます。
予算計画の立案やマーケティング戦略は企業の行く末を左右する大きな要素ですが、その根拠を容易に確認できるようになったことで、業務の効率化を図ることができるでしょう。
BIツール導入のメリット
経営やビジネスに必要なデータの抽出や分析は、これまで専門のスキルを持つ人だけが行ってきました。しかし、BIツールを利用することで、専門家ではなくても必要なデータを分析し情報を活用できるようになります。
またBIツールの利用によって、散在する企業内のデータを１か所に集めて扱えるので、今までよりも高度な分析が可能です。その結果、各部署や部門の現状が可視化され、データを容易に分析できるようになることも利点といえます。
さらに、レポートの作成が短時間でできる、膨大な情報の分析をリアルタイムでスピーディーに行い、経営やビジネスでの課題の早期解決を目指して対応できるというメリットもあります。
BIツールのメリットについては、以下の記事で更に詳しく解説しています。
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専門スキルが無くてもBIツールでデータの有効活用ができる
今回は、BIツールの４つの基本的な機能を紹介しました。BIツールは高度な専門スキルがなくとも、データを分析し分かりやすく可視化して結果を表示する機能を搭載しています。BIツールの導入により、データ活用を基軸とした社内の業務効率化や事業数字の向上に繋げることができるのではないでしょうか。
以下の記事では、BIツール製品の比較紹介を行っています。自社に必要な機能を踏まえて製品選びをしてみてはいかがでしょうか。
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