徹底解説!BIツールとExcelの違い

BIツールとExcelの違いはできることの幅

ExcelもBIツールも、業務に関連するデータから表やグラフを作成し、企業活動での意思決定で役立てるツールです。表やグラフ自体は、デザインこそ違っても、本質は変わらないため同じように見えます。しかし、BIツールとExcelではできることの幅が違います。

• ■分析できるデータの多さ
• ■対応できるデータソースの多さ
• ■表示できるグラフの多さ
• ■レポートの作成の手軽さ

BIツールは異なるさまざまなデータベースに直接アクセスして、大量データの抽出・結合・分析を容易に行うことができます。さらに、分析結果はまとめる必要ながなく、手軽にレポートを作成することが可能です。一般的に、Excelではここまでの作業はできません。

Excelもデータ分析はできる

主な4つのデータ分析手法

一方で、BIツールでよく行われるデータ分析の手法は、Excelでも可能です。具体的には「予実分析」「ABC分析」「RFM分析」「相関分析」があります。それぞれの手法について説明していきましょう。

予実分析

予実分析とは、売り上げなどの目標の実績数字を見て対策を分析する手法です。部門別・商品別・担当者別などのデータを利用します。

ABC分析

ABC分析は、商品を売上高などでABCの3段階に重み付けし、売れ筋や死に筋商品を把握する分析手法です。どの商品を優先的に扱うかを決めることができます。

RFM分析

RFM分析とは「R（recency：最新購買日）」「F（frequency：平均購買頻度）「M（monetary：累計購買金額）」という指標を見て顧客を分析し、プロモーションなどに生かす手法です。

相関分析

相関分析とは、「気温」と「セーターの売り上げ」といった、2つの数値について関係の強さを示す分析手法です。商品の販売傾向の分析などで使われます。

データ分析で使える機能

また、Excelには分析に使える機能が搭載されています。その主な3つの機能を以下に紹介します。

ピボットテーブル機能

2つの項目でデータを集計する「クロス集計」の機能です。例えば、商品の売り上げについて、「商品」「金額」「数量」「担当」などデータを入力すれば、商品ごとに「数量」と「金額」の合計が集計できたり、担当別に「何を」「何個」「いくら売った」という集計ができたりします。

関数機能

関数は、数値を入力すると、決められた処理を行って結果を返す機能です。Excelでは、指定のセルの数値を合計するSUM関数がよく知られています。

グラフ作成機能

Excelにはグラフをすばやく作成して、データの視覚化、データの傾向を示す機能があります。グラフの種類も「縦棒グラフ」「折れ線グラフ」「円グラフ」「面グラフ」「散布図」など豊富にそろっています。

予測シート機能

「Excel 2016」では、過去の数値の推移を基に、今後どのように変化するのかをExcelが予測する「予測シート」という機能が搭載されています。結果は「予測」「上限」「下限」という形で示されます。

Excelができない分析作業

分析機能が充実しているExcelですが、幅広い人に使ってもらうことを想定したソフトのため、より専門的な分析になると、できない、あるいは向いていないことがあります。例えば、以下の4つの作業です。

異なるデータソースの統合

Excelは、異なるデータソースから集められたデータを一元的に統合することはできません。基本的にはスプレッドシートやCSVファイルをデータソースに使います。

大容量データの取り扱い

Excelはワークシートの形でデータを格納しています。そのワークシートにはデータ容量の上限があります。例えばExcelは2007以降のバージョンでは、104万8576行×1万6384列が限界になります。そのため、大容量のデータの分析には適してはいません。

同時書き込み

Excelのファイルは誰かが編集している間は、ほかのユーザーには「読み取り専用」となり、ファイルを書き込むことができません。

リアルタイムでの情報更新

Excelでデータなどを作成した場合、情報が新しくなるたびに更新作業をする必要があります。そのため、リアルタイムで最新のデータを扱うことはできないのです。

BIツールができること

データ分析を専門とするBIツールは、Excelでは難しいことが可能になる機能を多く搭載しています。その代表的な機能は以下です。

大量データの集計・分析

BIツールはデータをデータベースに格納しているため、容量制限などが特にありません。データベースの制限量まで利用することが可能です。また、「リレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）」というデータを効率的に扱うソフトウェアを利用しているものが多いため、データの容量が大きくてもスピーディーに処理ができます。

様々なデータを組み合わせたデータ集計・分析

BIツールは社内、社外を問わず、さまざまなデータソースに対応しており、Excelではできない複数の種類のデータを集めた分析が簡単に行えます。

具体的にはスプレッドシートやCSV、SQLといった社内のデータだけはでなく、クラウドサービス、ソーシャルメディアなど、ネット上の情報まで入手・抽出が可能です。さらに、異なるソースから集められたデータをBIツール上で統合し、より多角的な分析を行うこともできます。

最新データのリアルタイム共有

BIツールはデータ自体ではなく、データベースからのデータ検索や取得、加工方法、チャートの表示方法などを保存します。そのため、データベース内のデータが更新されれば、自動的に最新の情報が反映されます。また、データ集計のフローを設定しておけば、指定日時にデータを自動集計してくれる製品もあります。

わかりやすい分析結果の出力と手軽なレポート作成

BIツールでは、分析したデータをマウスのクリックやドロップだけで簡単にグラフを作成することができます。さらに、みたいデータを選ぶことができるので、表やグラフを作り直すことなく、その時見たい分析結果をすぐに見ることができます。レポートの作成機能もあるので、様々な形態のレポート出力や他ファイルへのエクスポートが可能です。

参考記事：データ分析だけではない BIツールの機能とメリット

ExcelとBIツールを使い分けるには？

ここまでExcelとBIツールの違いを説明してきました。2つのツールに共通して重要なのは、どのような場合にどのツールを使うのが適切かを考えて使うことです。

ただ、機能だけではその使い分けが分からないという人もいるかと思います。そこで、Excelが向いている利用シーン、BIツールが向いている利用シーンを、以下にまとめたので参考にしてください。

分析ツールにExcelを使うの方がよい場合

• （1）単一の表やグラフの作成
• （2）チームや部署での共有が不要な自分だけの分析作業
• （3）データ数が少なく、単純で入力負担が少ない分析
• （4）データベースへのアクセスが許可されていない分析
• （5）将来的にデータ更新の必要がない

分析ツールにBIツールを使う方がよい場合

• （1）データ数が多い分析
• （2）チームや部署での共有が不要な自分だけの分析作業
• （3）複数のデータソースを統合する必要がある分析
• （4）社内外のメンバーと情報共有する必要がある分析
• （5）様々な指標を使って細かな分析をする
• （6）データベースにデータを格納する必要がある
• （7）意思決定のスピードを高めるなど経営判断で使う

まとめ

BIツールとExcelの特性や機能を知り賢く使い分けることで、業務をより効率的、効果的に行うことができるでしょう。「このデータから何を知りたいのか」「どのようにデータを活用したいのか」を考えて、自社で求められるデータ分析に適したツールを選ぶことが大切です。