【BIツール入門】導入目的や種類・機能を解説！

BIツールとは？

BIツールとはどんなツールなのでしょうか。「なぜBIツールが必要になったのか」ということもふまえて解説します。

BIツールの基礎知識

BIツールとは企業に大量に蓄積しているデータを、ひと目で分かるように分析できるツールです。社内でシステムごとに分散しているデータを集約して可視化することができるので、経営の意思決定に役立てることができます。近年、「情報」の活用が増えている中で、BIツールを導入する企業も増えています。

BIツールとexcelの違い

excelでもデータ分析は可能ですが、BIツールとexcelではできることの幅が違います。では、excelにはできなくて、BIツールにできることとは何でしょうか。大きく３つ紹介します。

• 1.大量のデータを分析できる。
• 2.異なるデータソースを組み合わせて分析できる。
• 3.情報をリアルタイムで更新・共有できる。

参考記事：徹底解説!BIツールとExcelの違い

BIツールとERP、DWH、ETLは何が違う？

BIツールと並んでよく聞く言葉として、ERPやDWH、ETLなどがありますが、ここでしっかりとそれぞれの言葉の意味を理解しておきましょう。

ERPとは？

ERPとは、会計や生産など企業に存在する複数のデータを統合し、一つのデータベースとして管理するシステムです。統合基幹業務システムとも呼ばれています。

参考記事：ERPとは？いまさら聞けない基礎知識

DWHとは？

DWH（データウェアハウス）とは、社内の様々なデータを活用するために、複数のシステムからデータを取得して、最適な形式で蓄積するシステムです。

ETLとは？

ETLとは、複数のシステムからデータの抽出、変換、書き出しを行うシステムです。複数のシステムからDWHにデータを書き出すシステムとして利用されます。

これらERPやDWH、ETLに統合・蓄積されたデータを集計、可視化し、分析できるようにするのがBIツールなのです。

参考記事：BIを実現する「DWH」と「ETL」とは!?

BIツールによるデータ分析がなぜ必要なの？

BIツールを導入することで専門的な知識無しに分析結果を効果的に活用できるようになります。では、どうして情報を分析する必要があるのでしょうか。

すでに「情報」の重要性は早くから訴えられていました。かつて、企業の資源は「ヒト」「モノ」「カネ」といわれていましたが、これに「情報」が加えられ、その分析と活用が叫ばれるようになったのです。これにはコンピュータによるシステム化と深い関係があります。

データ化によって「モノ」「カネ」の流れが見えなくなった！？

システム化するにつれ、物の流れやお金の流れが、データという形で表されるようになりました。「今、何が売れているのか」「いくら儲かっているのか」などは、かつては「自分で体感できる」ものでした。

お客様に商品を自分で販売し、届け、その代金を自分の手で集金することが当たり前でした。しかし、システム化が進むにつれ、商品もお金も見えないところで流れ、手元に来るのはデータのみになります。

一方、システム化することで、膨大な量のデータが日々蓄積され、その集計が不可欠になります。また、デジタルデータの利点として、加工や分析が容易なことがあります。自在に抽出したり、分類したり、順番を付けることができます。

グラフ化して目に訴えることも当たり前になる中で、「アナログで体感してきた現場を、デジタルデータで見える化」することが求められ、「BIツール」が誕生しました。

BIツールの基本機能

ではBIツールには具体的にどんな機能があるのでしょうか。主な機能を3つ紹介します。

【機能１】 データ分析

BIツールは基幹データベースなどから集積された分析用データベースのデータを用いて、誰でも最適な分析結果を得られるという機能を持っています。データベースの操作を直接行なうためには専門的なスキルが求められますが、適切にデータベースに接続されていれば、BIツールの操作、分析にはそれほど専門的なスキルを必要としません。

マウスでのドラッグ＆ドロップでデータ項目を選び、グラフの種類など出力したいレポートの形態を指示する数クリックのシンプルな操作をするだけで、様々な切り口でデータの可視化が可能です。

BIツールでは多次元のデータ構造を持つ「キューブ」にデータを格納しておき、効率的な分析を実行できる製品もあります。分析方法としては「ドリルダウン」「ドリルアップ」などのデータの階層を掘り下げてみるなどの操作をレポート上をクリックするだけで実現します。もし、エクセルであれば、もう一度最初から集計、レポート作成をしなければなりません。

また「スライシング（任意の2軸の集計表）」「ダイシング（スライシングの集計軸を入れ替える）」といった手法に対応しており、必要に応じて「ドリルスルー」による明細表示も可能です。また、予算編成などの業務に活用できる「シミュレーション」機能を搭載している製品もあります。

【機能２】 レポート出力・デザイン機能

BIツールのレポート出力機能としては、定型レポートの出力機能と非定型レポート出力機能、OLAPレポート機能などがあります。レポートはWebレポーティングに対応し、「PDF」「Excel」「Word」「PowerPoint」「CSV」など、各ファイルへのエクスポートにも対応しています。レポートの表示画面や印刷するための帳票をデザインする機能もあり、現場に合ったデザインでの出力が可能です。

【機能３】 ダッシュボード・モバイル対応

BIツールの分析結果を視覚的に分かりやすく表示してくれるものに「ダッシュボード」機能があります。ダッシュボードはグラフや重要指標の一覧表示、クロス集計表などの表示に対応しています。リアルタイムでの情報参照も可能になっており、分析データが見える化されることで現場の改善活動などのスピードが飛躍的に向上することが期待できます。

BIツールでは、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイス用のネイティブアプリも提供されています。ネイティブアプリには、パソコンで作成したレポートをそのまま閲覧する機能やディスカッションやレポートの配信機能、アラートの設定機能などが搭載されている製品もあります。

参考記事：データ分析だけではない BIツールの機能とメリット

BIツールを導入するメリット

BIツールの機能はおわかりいただけたでしょうか。では、BIツールを導入することで得られるメリットをご紹介します。

社内のデータが集約され、管理がしやすくなる

BIツールによっては基幹システムから分析用データを抽出、加工し分析用データベースに格納するETL機能も備えていますが、BIツールを活用するために社内に散在しているデータを統合することになります。Excelなどのファイルで管理していたデータが統合され活用しやすくなります。さらに、データが集約されることによって各部署の状況を可視化することができます。

レポートを作成する手間がなくなる

レポート出力・デザイン機能は、既存の帳票などへの対応も容易です。上司への報告に使うレポートや定型帳票を作成、共有することで、日々のルーチンワークを大幅に効率化することが見込めます。エクセルでレポートを大量に作る必要はなくなります。

迅速な経営判断が行える

外出の多い経営層であれば、移動時間などに必要な情報にモバイルデバイスから、安全にアクセスできることのメリットは大きいでしょう。また、配信機能やアラート機能は、変化の激しい市場環境に対して、意思決定のスピードを早めるだけではなく、正しい判断を支援してくれることになります。

BIツールの種類とできること

BIツールは、レポーティングツール、OLAP分析ツール、データマイニングツール、プランニングツールの4つに大きく分けられます。その種類と、導入効果の例をご紹介します。

レポーティングツール

レポーティングツールは、いかに素早くタイムリーに問題の兆候を発見できるかを目標とするツールです。企業のあらゆる活動の履歴データから、そのパフォーマンスを計測し、監視します。企業活動に何らかの異常が認められた場合、即座に状況の評価と分析が行われ、手遅れになる前に対処を施して軌道修正することができます。経営のプロセスにおいて非常に助けとなるツールです。

【できることの例】

BIツールで作成したWebレポートを、経営者・中間管理者などがブラウザ上から確認できるようになり、情報の共有化が促進しました。

OLAP分析ツール

問題の要因を深く掘り下げ、検証を行うのがOLAP分析ツールの目的です。その結果に至った要因がどこにあるのかを調査し、本当にそれが問題の要因であるかどうかの検証を行ってくれます。

経営において何か問題が起きた場合、その問題点を分析し、それを修正するための意思決定を行う必要がありますが、OLAP分析ツールは、この意思決定プロセスに必要な、問題点の分析・検証を的確に行ってくれる賢いツールです。

【できることの例】

OLAP分析の結果、ある店舗での突出した売り上げの要因が、近くでのイベント開催であったことが判明した。

※OLAPとは

「Online Analytical Processing（オンライン分析処理）」の略であり、蓄積したデータベースをさまざまな角度から解析して問題点や解決策を発見すること

データマイニングツール

リポーティングツールとOLAP分析ツールは、ある定められた数値や目標に対して、ずれが生じた場合の検証が目的でしたが、このデータマイニングツールは、問題への対処のヒントを得るために使用されるものです。

対処のヒントを得るために、データマイニングツールはさまざまなデータから、使えそうな未知の関係・傾向などを探して確認してくれます。その分析には、クロス分析、相関分析、回帰分析という手法が取られます。経営においては、これらのヒントを元に、対処策の実行につなげることができます。

【できることの例】

休日のネットショップ利用者数が大幅に減少していた。この問題に対して、データマイニングツールの分析結果により、その要因の一つとして、天気や時季に密接に関係していることが分かった。

プランニングツール

プランニングツールは、経営層が行う予算編成の際に役立つツールです。プランニングツールとはその名の通り、計画の根拠を得るために使用されるのです。プランニングツールが行う過去実績データの分析やシミュレーションなどを通して、予算などの計画の根拠を得ることができます。

【できることの例】

トップダウン予算を作成する際に、為替や需要の予測を行い、全体の利益や売り上げがどうなるかをシミュレーションできるようになったため、予算計画がより具体的で確実性を帯びるようになった。

どんな企業がBIツールを導入すべき？

BIツールは、経営層がスピーディーに意思決定を行ったり、効率的な経営戦略を行ったりするためのツールです。主に、下記のような課題を抱えている企業に有効であるといえます。

• ■一般社員が資料を作成する手間と時間を軽減したい
• ■各部署の現状を一目で確認できない
• ■社内で、事業の進捗を共有したい
• ■専門家に頼らず、必要なデータを抽出・分析・加工したい
• ■専門部署のシステムを横断してデータ分析がしたい

これらの課題をを抱えている企業はBIツールの導入を検討してみてください。

BIツール、導入の目的は？

BIツールを導入している企業は、どの様な目的でBIツールを活用しているのでしょうか？経営層と一般ユーザーに分けて、それぞれの導入目的例をご紹介します。

データの統合をして経営に活かす（経営層）

経営層にとっては、企業内のデータから消費者のニーズや市場動向などを予測し、経営に活かすことが大きな目的であることが多いでしょう。

BIツールはリアルタイムで社内のデータを見ることができます。また、グラフ化などの加工機能に優れているため、企業で重視している「経常利益率」や「売上」などの経営指標を見やすい形ですぐに確認することができます。

また売上予測のシミュレーションも可能なので、経営判断に役立つ指標を明確化でき、定点的に経営指標を追うことができます。

分かりやすいデータの分析（一般ユーザー）

膨大なデータを分かりやすく加工し、さらにそこからデータ間の関連性や傾向を見出すことは、難しいと感じる方も多いかと思います。

しかし、BIツールには複数のデータを「クロス分析」や「回帰分析」といった方法で分析し、分かりやすくレポーティングできる機能が搭載されているので、スキルがなくても簡単に分析ができます。

導入する前の準備

ここまで、導入するまでの流れをご説明してきましたが、実際に導入する際に準備しておくポイントはどのようなものがあるのでしょうか。

利用トレーニングを行う

BIツールは専門知識がなくとも簡単に運用できるのが魅力の一つですが、導入したからと言ってすぐに活用できるわけではありません。

ある程度データ分析の知識は必要になるため、ツール利用のためのトレーニングが必要になります。

活用する部署が決める

導入する際には、どの部署がどのデータを活用するのか、BIツールを活用して解決したい課題と目的を事前に明確化しましょう。そのために、経営陣や現場担当者としっかり話し合うことが重要です。

システム構築の流れは？

BIツールを導入する際の、構築の流れをご紹介します。通常のシステム構築と差異はあまりありませんが、以下のステップを参考にしてみてください。

要件定義から導入までのステップ

• STEP1：経営陣や現場スタッフなど、様々な立場から要望をもらう
• STEP2：利用ニーズから、どんなデータを / どんな形式で活用したいかの要件定義をする
• STEP3：必要なデータを決める
• STEP4：リアルタイム or 日次かも含め、データの取得方法を定義する
• STEP5：実際にシステムを構築し、レポートのレイアウトまで設定する

自社に適したツール選択のまとめ

導入を失敗させないためにも、以下のポイントを押さえて選定をしましょう。

導入の目的を整理しよう

まずは、BIツールの導入目的を整理しましょう。経営陣や現場にヒアリングをし、何のデータをどう活用したいか、しっかりと明確化させることが大切です。

オンプレミスかクラウドか選択しよう

次に、提供形態を選択します。BIツールには「オンプレミス型」と「クラウド型」2つの形態があるので、自社の状況に合う方を選択しましょう。

オンプレミス型とは：

自社が保有しているサーバー内にシステムを構築し、利用する形態です。柔軟にカスタマイズできる反面、自社で運営管理をする必要があるため、手間がかかるというデメリットがあります。

クラウド型とは：

Web上で利用できるサービスのことで、インストールなどの手間がなくコストも安価な反面、カスタマイズが難しいという点があります。

複数部署で検討を行おう

全社で一斉に導入するのではなく、部署ごとのスモールスタートをイメージして検討を進めましょう。各部署で出た問題点を丁寧に解決していくことで、その後の全社導入がスムーズに進みます。

要件定義支援のサービスも検討しよう

要件定義には時間も工数もかかります。運用をスムーズに開始するためにも、知識や経験が豊富なコンサルタントによるサポートを受けることも検討してみましょう。

中には、目的・ゴールの設定から、設定、導入後のPDCA改善まで一貫した支援を提供しているベンダーもあります。

参考記事：《BIツール比較21選！》押さえておくべき選定ポイントとおすすめツール

BIツールの具体的な活用方法

それでは、BIツールを具体的にどのように活用すればよいかを見ていきましょう。

予算策定の精度向上

経営陣やマネージャーが担当し、人的コストも工数もかかるのが予算策定です。BIツールの「プランニング」機能なら、条件の変化によって売上・利益がどのように変化するのかをシミュレーションし、予算策定の効率化や制度向上に活用できます。

営業分析で売上げアップ

BIツールを使うことで見えてくる情報から、売上につなげることができます。これまで勘や経験で予測していたことも、裏付けられたデータをもとに営業活動を行えるので、より確実に売上・利益に貢献できます。

参考記事：BIツールの効果的な使い方は？活用シーンや導入事例をまとめて紹介

BIツールの人気ランキングをご紹介！

BIツールを導入することで、社内に埋もれているデータを活用して、業務の効率化や迅速な意思決定を行うことができます。ITトレンドではBIツールの人気ランキングをご紹介しています。ご興味のある方は、下記のリンクからご覧になってみてください。

参考リンク：BIツールの人気製品ランキング一覧！

まとめ：活用するために重要なポイント

BIツールを活用するために重要になるのが、扱うデータの質、量、鮮度です。2ヶ月前のデータを分析しても意味がなく、正確な分析結果を得るためには、最新のデータに基づいていなければなりません。よって、データの更新頻度という点にも配慮が必要になってきます。データ更新は、月次や週次が目安になります。また同時に、蓄積するデータの質も重要になってくるでしょう。

そのためには、BI導入の目的を明確にした上で、自社の現状を把握し、データの発生元、蓄積する対象データ、可視化したいデータを選定し、データ量、更新頻度、分析したいことに対して、最適なBIツールを選定してください。市場には非常にバラエティ豊かなBI製品が投入されています。人気製品ランキングや導入事例などを参考に必要な機能を備えたBIツールを選定しましょう。