BIツールとは？
企業に大量に蓄積しているデータから必要な情報を集約し、ひと目でわかるように分析するツールのことです。BIシステムと呼ばれることもあります。近年、企業のITビッグデータ活用が増えている中で、経営の意思決定や予算編成などのシミュレーションに役立てるため、BIツールを導入する企業が増えています。
【図解】BIツールの種類とできること
BIツールは、レポーティングツール・OLAP分析ツール・データマイニングツール・プランニングツールの４つにわけられます。ここではそれぞれの特徴と、導入効果について紹介します。
レポーティングツール
いかに素早くタイムリーに問題の兆候を発見できるかを目標とするツールです。企業のあらゆる活動の履歴データからパフォーマンスを計測し、監視します。企業活動に何らかの異常が認められた場合、即座に状況の評価と分析が行われ、手遅れになる前に対処を施して軌道修正します。
| ▼活用例 |
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| 『BIツールで作成したWebレポートを、経営者や中間管理者などがブラウザ上から確認できるようになり、情報の共有化が促進した。』 |
OLAP分析ツール
問題の要因を深く掘り下げ、検証を行うのがOLAP分析ツールの目的です。OLAPとは「Online Analytical Processing（オンライン分析処理）」の略であり、蓄積したデータベースをさまざまな角度から解析して問題点や解決策を発見します。
経営において何か問題が起きた場合、問題点を分析し修正するための意思決定を行う必要があります。OLAP分析ツールは、意思決定プロセスに必要な問題点の分析や検証を的確に実施できるツールです。
| ▼活用例 |
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| 『OLAP分析の結果、ある店舗での突出した売り上げの要因が、同日の近くでのイベント開催であったことが判明した。』 |
データマイニングツール
リポーティングツールとOLAP分析ツールは、ある定められた数値や目標に対して、ずれが生じた場合の検証が目的でしたが、このデータマイニングツールは、問題への対処のヒントを得るために使用されるものです。
対処のヒントを得るために、データマイニングツールはさまざまなデータから、使えそうな未知の関係や傾向などを探して分析します。クロス分析・相関分析・回帰分析という手法が取られ、経営においてはこれらの分析データを用いて対処策を実行します。
| ▼活用例 |
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| 『休日のネットショップ利用者数が大幅に減少していた。この問題に対して、データマイニングツールの分析結果により、その要因の一つとして、天気や時季に密接に関係していることがわかった。』 |
プランニングツール
経営層による予算編成に役立つツールです。計画の根拠を得るために使用されます。プランニングツールが行う過去実績データの分析やシミュレーションを通して、予算計画などに活用します。
| ▼活用例 |
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| 『トップダウン予算を作成する際に、為替や需要の予測を行い、全体の利益や売り上げがどうなるかをシミュレーションできるようになったため、予算計画がより具体的で確実性を帯びるようになった。』 |
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BIツールとExcelの違い
BIツールもExcelも、データから表やグラフを作成し、企業活動での意思決定で役立てるという点では同じようなツールに見えるかもしれません。しかし、BIツールとExcelでは以下のようにできることの幅が異なります。Excelにはできなくて、BIツールにできることは以下のとおりです。
- ■大量のデータを分析できる
- ■異なるデータソースを組み合わせて分析できる
- ■情報をリアルタイムで更新・共有できる
BIツールとExcelの違いについては、以下の記事をご覧ください。
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BIツールとERP・DWH・ETLの違い
BIツールと並んでよく聞く言葉として、ERPやDWH、ETLがあります。それぞれの意味は以下の通りです。
- ■ERP（Enterprise Resource Planning：企業資源計画）
- 会計や生産など企業に存在する複数のデータを統合し、一つのデータベースとして管理するシステム。統合基幹業務システムとも呼ばれている。
- ■DWH（Data WareHouse：データの倉庫）
- DWHとは、社内のさまざまなデータを活用するために、複数のシステムからデータを取得して、最適な形式で蓄積するシステム。
- ■ETL（Extract：抽出）/Transform：変換/Load：格納の略）
- 複数のシステムからデータの抽出、変換、書き出しを行うシステム。複数のシステムからDWHにデータを書き出すシステムとして利用される。
これらERPやDWH、ETLに統合されたデータを集計・可視化し、分析できるようにするのがBIツールです。
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近年話題の「セルフサービスBI」とは？
分析データを活用したい本人がBIツールを活用して、分析結果を出力できるBIツールのことを指します。従来のBIツールは、異なるデータソースの数値を紐づけなければなりません。そのため、分析する人と分析データを活用したい人がそれぞれ異なります。これが原因で、ほしいタイミングで分析データが得られなかったり、想定していた分析データが得られなかったりしました。
そこで、分析データを活用したい本人がセルフサービスBIを活用することで、データの活用を促進できるようになりました。難しい操作も少ないので、中小企業でも取り扱いやすいメリットがあります。
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なぜBIツールが必要なのか
BIツールを導入すれば、専門的知識不要で分析結果を活用できるようになります。では、なぜ情報を分析する必要があるのでしょうか。
情報を活用する重要性の高まり
「情報」の重要性は早くから訴えられていました。かつて企業の資源は「ヒト」「モノ」「カネ」といわれていました。これに「情報」が加えられ、その分析と活用が叫ばれるようになったのです。これには、コンピュータによるシステム化と深い関係があります。
かつてはお客様に商品を自分で販売し、届け、その代金を自分の手で集金することが当たり前の時代でした。「今、何が売れているのか」「いくら儲かっているのか」などが、実際に体感できる時代です。しかし近年、システム化が進むにつれ、物の流れやお金の流れがデータという形で表されるように変化してきました。そのため、情報を活用する重要性が高まりました。
また、近年人々の行動様式や思考などが多様化されたことにより、これまでの経験や勘に基づいた経営方針では太刀打ちできなくなり、膨大なデータを素早く正確に分析する必要性が生じたのです。
データの収集や分析にはBIツールが使いやすい
システム化されると膨大な量のデータが日々蓄積され、その集計に追われることになります。しかしデジタルデータのメリットは、加工や分析が容易という点です。自在にデータを抽出・分類し、順番をつけられます。
グラフ化して視覚に訴えることも当たり前になる中で、アナログで体感してきた現場を、デジタルデータで見える化することが求められ、「BIツール」が誕生しました。
しかしBIツールは、先述したような課題を解決する手段としては有効活用できますが、ビッグデータの処理や迅速な意思決定などが企業の課題ではない場合、やみくもに導入しても意味を成しません。大切なのは、企業が何のためにBIツールを導入するのかその目的を明確にすることです。
ユーザー別：BIツールの導入目的
ここでは、経営層と一般ユーザーにわけて、BIツールの導入目的例を紹介します。
- ■経営層：データを統合して経営に活かす
- リアルタイムで社内データを確認し、グラフ化などの加工機能で経常利益率や売上などの経営指標を可視化させる。売上予測のシミュレーションも可能なので、データから消費者のニーズや市場動向などを予測し、経営に活かせる。
- ■一般ユーザー：わかりやすいデータの分析に活かす
- 複数のデータを「クロス分析」や「回帰分析」といった方法で分析し、レポーティングする機能が搭載されているため、スキル不要で膨大なデータをわかりやすく加工し、データ間の関連性や傾向を見出すことが容易になる。
BIツールはこんな企業におすすめ
BIツールは、経営層がスピーディーに意思決定を行ったり、効率的な経営戦略を行ったりするためのツールです。主に、以下のような課題を抱えている企業に有効だといえます。
- ■一般社員が資料を作成する手間と時間を軽減したい
- ■各部署の現状を一目で確認できない
- ■社内で事業の進捗を共有したい
- ■専門家に頼らず必要なデータを抽出・分析・加工したい
- ■専門部署のシステムを横断してデータを分析したい
これらの課題を抱えている企業は、BIツールの導入を検討してみてください。
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BIツールの導入メリット
BIツールを導入することで、経営分析や売上分析が容易になります。ここでは具体的なメリットを詳しく解説します。
１．社内のデータが集約され、管理がしやすくなる
BIツールによっては基幹システムから分析用データを抽出・加工し、分析用データベースに格納するETL機能も備えています。Excelなどのファイルで管理していたデータが統合され、活用しやすくなるのです。さらに、データが集約されることによって各部署の状況をまとめて可視化できます。
２．レポートを作成する手間が省ける
レポート出力・デザイン機能があれば、既存帳票に合わせた運用も容易です。上司への報告に使うレポートや定型帳票をBIツールで作成・共有できるため、Excelでレポートを大量に作る必要もなくなり、日々のルーティンワークを大幅に効率化できるでしょう。
３．迅速な経営判断が行える
外出の多い経営層にとって、移動時間などを使ってモバイルデバイスから必要な情報に安全にアクセスできることは大きなメリットでしょう。また、配信機能やアラート機能は、意思決定のスピードを早め、正しい判断を支援します。
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BIツールの基本機能
ここでは、BIツールの主な機能を３つ紹介します。
１． データ分析
BIツールは、基幹データベースなどから集積された分析用データベースのデータを用いて、誰でも最適な分析結果を得られるという機能を持っています。データベースの操作を直接行うためには専門的なスキルが求められますが、適切にデータベースに接続されていれば、BIツールの操作や分析にはそれほど専門的なスキルは不要です。
ドラッグ＆ドロップでデータを可視化
ドラッグ＆ドロップでデータ項目を選び、グラフの種類など出力したいレポートの形態を指示する、という数クリックのシンプルな操作をするだけで、さまざまな切り口でデータの可視化が可能です。
ドリルダウンによりワンクリックでデータの詳細が見られる
BIツールでは多次元のデータ構造をもつ「キューブ」にデータを格納しておき、効率的な分析を実行できる製品もあります。
エクセルであれば、もう一度最初から集計、レポート作成をしなければなりませんが、BIツールの分析方法としては「ドリルダウン」「ドリルアップ」などのデータの階層を掘り下げる操作が、レポート上のクリックだけで実現できます。
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スライシングによりデータから任意の２軸を取り出す
「スライシング（任意の２軸の集計表）」「ダイシング（スライシングの集計軸を入れ替える）」といった手法に対応しており、必要に応じて「ドリルスルー」による明細表示も可能です。また、予算編成などの業務に活用できる「シミュレーション」機能を搭載している製品もあります。
２． レポート出力・デザイン機能
BIツールには、定型レポートの出力機能と非定型レポート出力機能、OLAPレポート機能などが備わっています。Webレポーティングに対応し、「PDF」「Excel」「Word」「PowerPoint」「CSV」など、各ファイルへのエクスポートにも対応しています。
レポートの表示画面や印刷するための帳票をデザインする機能もあり、現場に合ったデザインでの出力が可能です。
３．ダッシュボード・モバイル対応
BIツールの分析結果を視覚的にわかりやすく表示してくれるものに「ダッシュボード」機能があります。ダッシュボードはグラフや重要指標の一覧表示、クロス集計表などの表示に対応しています。
リアルタイムでの情報参照も可能で、分析データが可視化されることで現場の改善活動などのスピードが飛躍的に向上するでしょう。
BIツールでは、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイス用のネイティブアプリも提供されています。ネイティブアプリには、パソコンで作成したレポートをそのまま閲覧する機能やディスカッション・レポートの配信機能、アラートの設定機能などが搭載されている製品もあります。
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2022年最新BIツール人気ランキング
ここまではBIツールついて機能や特徴、メリットなどを解説してきました。ここからは2022年最新の人気BIツールについて、2021年のITトレンド資料請求数をもとにランキング順で紹介します。
《Yellowfin》のPOINT
- 国内700社、世界50カ国、27,000社以上導入実績のグローバルBI
- 重要なデータの変化を自動で検出・分析し、結果をユーザーに通知
- ガイドに従って自然言語でデータに質問するだけで簡単に分析
2021年BIツール年間ランキング第１位
売り上げや在庫数などデータの変化があると知らせてくれるBIツールが大半ですが、「Yellowfin」はその変化の原因も特定できます。集中管理型のエンタープライズBIツールのため、管理はIT部門一箇所で行い、現場では誰でも簡単な操作で利用できる点が魅力のひとつです。
《Actionista!》のPOINT
- マニュアルいらずで、誰でも自由にデータ分析ができる！
- サーバーライセンスのみ、全社員で活用できる！
- 純国産、開発からサポートまでメーカー対応！
2021年BIツール年間ランキング第２位
専門知識がなくとも簡単な操作で、正確にレポートやチャートを作成します。瞬時にデータを分析し、集計結果やレポートは必要なときに限られた範囲で社内共有可能です。
《Dr.Sum》のPOINT
- 導入実績6,900社超！散在したデータを一元化、すぐ使える状態に
- 10億件のデータも1秒台で集計できる◆高速集計◆
- 直感的な操作で誰でも簡単にデータ分析が可能
2021年BIツール年間ランキング第４位
各システムと連携しデータを蓄積することで、情報をリアルタイムに処理し、分析やレポート作成も簡単にできます。またビッグデータにも対応し、インメモリエンジンによってデータを圧倒的な速さで集計します。
《MotionBoard》のPOINT
- Excelやシステム、DB、IoTなど、さまざまなデータと連携・可視化
- データの可視化だけでなく、ダッシュボードからデータを入力可能
- 国産メーカーならではの充実したサポートで、導入後も安心
2021年BIツール年間ランキング第５位
ノンプログラミングで、さまざまなチャートを表現したダッシュボードが簡単に作成可能。OLAP分析やデータを組み合わせて複雑な分析が行えます。また、普段利用しているビジネスチャットと連携し、リアルタイムでの状況把握が可能です。
《MotionBoard Cloud》のPOINT
- あらゆるデータをリアルタイムに集計・可視化
- 地図機能など、30種類以上の豊富なチャートで思い通りに表現
- すぐに使える業務・業種別テンプレート
ExcelやCSVなどのデータソースと接続し、自動で集計や分析を行うクラウド型サービスです。そのため、入力環境を変えずに情報活用できます。また、業務や業種の特徴に合わせ、ダッシュボードのテンプレートをカスタマイズすることも可能です。
《Sactona》のPOINT
- 費用対効果に優れ、短期間で導入可能！
- エクセルだから誰でも自由にデータ分析ができる！
- 既存の報告書をそのままの形で活用可能！
予算管理や経営計画など効率化をサポートするクラウド経営管理システムです。Excelのデータを集約して分析を行うので、入力環境を変える必要なく導入できます。また、オートメーション機能を搭載しているので、今まで手動で行っていたデータの取り込みや出力作業の自動化が可能です。
MotionBoard Cloud for Salesforce
製品・サービスのPOINT
- 様々なデータとの連携と、最適な形式でのレポート出力
- 多種多様なビジュアライズで次の打ち手を明確化
- Salesforceのオブジェクトや基幹システムのデータを統合・可視化
クラウドベースのBIツールで、Salesforceを活用して営業組織のパフォーマンスを向上させます。普段活用しているSalesforceから必要なデータをAPI連携でダッシュボードにまとめて管理できるので、意思決定を迅速化します。モバイル対応なので、外出先でも確認可能です。
2022年最新のBIツールランキングを2021年の年間ランキングから紹介しましたが、最新の月間ランキングで比較したい方は、以下のボタンよりご覧ください。
無料BIツールの注意点
BIツールにも無料プランがある製品やオープンソースの製品があります。しかし無料プランの製品は機能に制限があるためプランの切り替えが必要になったり、オープンソースの製品であれば運用の手間やサポートが受けられない場合があります。
BIツールはうまく活用できずに使われなくなってしまうこともあるため、価格で選ぶのではなく自社の課題を解決できる機能を搭載した製品を導入しましょう。
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BIツール導入までのステップ
BIツールを導入する際の流れを紹介します。通常のシステム構築と大きな差異はありませんが、以下のステップを参考にしてください。
BIツールを導入する前の準備として
- ■利用トレーニングを行う
- BIツールは専門知識がなくとも簡単に運用できますが、ある程度データ分析の知識は必要になるため、ツール利用のためのトレーニングが必要です。
- ■活用する部署を決める
- どの部署がどのデータを活用するのかを経営陣や現場担当者と話し合い、BIツールを活用して解決したい課題と目的を明確化しましょう。
- ■要件定義から導入までのステップ
- １：経営陣や現場スタッフなど、さまざまな立場から要望をもらう
- ２：利用ニーズから、どんなデータや形式で活用したいかの要件定義をする
- ３：必要なデータを決める
- ４：リアルタイム or 日次なのかも含め、データの取得方法を定義する
- ５：実際にシステムを構築し、レポートのレイアウトまで設定する
BIツールの選定方法
導入を失敗させないためにも、以下のポイントを押さえて選定をしましょう。
導入の目的を整理しよう
経営陣や現場にヒアリングし、何のデータをどう活用したいか、明確化させることが大切です。
オンプレミスかクラウドか選択しよう
次に、提供形態を選択します。BIツールの提供形態は「オンプレミス型」と「クラウド型」があるので、自社の状況に合う方を選択しましょう。
- ■オンプレミス型
- 自社が保有しているサーバ内にシステムを構築し、利用する形態。柔軟にカスタマイズできる反面、自社での運営管理が必要になるため手間がかかる。しかしデータを自社のサーバで管理することで、自社のセキュリティレベルに合わせた運用が可能。
- ■クラウド型
- Web上で利用でき、インストールなどの手間がなくコストも安価だが、カスタマイズが難しい。気軽に使えるBIツールとして、多くの企業で導入が進んでいる。
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複数部署で検討を行おう
全社で一斉に導入するのではなく、部署ごとのスモールスタートをイメージして検討しましょう。各部署で出た問題点を丁寧に解決していくことで、その後の全社導入がスムーズに進みます。
要件定義支援のサービスも検討しよう
要件定義には時間も工数もかかります。運用をスムーズに開始するために、知識や経験が豊富なコンサルタントによるサポートを受けることも検討しましょう。中には、目的・ゴールの設定から、設定、導入後のPDCA改善まで一貫した支援を提供しているベンダーもあります。
散在している情報を活用するために必要なBIツール
BIツールを活用するために重要になるのが、扱うデータの質・量・鮮度です。２か月前のデータを分析しても意味がなく、正確な分析結果を得るためには、最新のデータにもとづいていなければなりません。よって、データの更新頻度という点にも配慮が必要です。データ更新は、月次や週次が目安になります。同時に、蓄積するデータの質も重要になるでしょう。
まずはBI導入の目的を明確にしたうえで自社の現状を把握し、データの発生元や蓄積する対象データ、可視化したいデータを選定しましょう。データ量や更新頻度、分析したいことに対して、最適なBIツールを選定してください。市場にはバラエティ豊かなBIツールがあふれています。人気製品ランキングや導入事例などを参考に、必要な機能の備わったBIツールを選定しましょう。
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