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BIツール（ビジネスインテリジェンス・ツール）は、現場から上がってくる情報をスピーディーに分析して、経営に生かしたいという考えのある企業に向いているツールです。 BIツールは、非常に多彩な機能があり、どれも高機能であるため、導入費用も高価という印象がありますが、使いこなすことができれば、経営における大きな武器となります。
また、BIツールは、経営層だけでなく、近年では営業分析やマーケティング分析に活用されるなど、実務における幅広い場面で利用されています。BIツールの効果的な導入を考えている場合、まずはその導入目的、種類と機能を整理しておきましょう。
BIツールとはどんなツールなのでしょうか。「なぜBIツールが必要になったのか」ということもふまえて解説します。
BIツールとは企業に大量に蓄積しているデータを、ひと目で分かるように分析できるツールです。社内でシステムごとに分散しているデータを集約して可視化することができるので、経営の意思決定に役立てることができます。近年、「情報」の活用が増えている中で、BIツールを導入する企業も増えています。
excelでもデータ分析は可能ですが、BIツールとexcelではできることの幅が違います。では、excelにはできなくて、BIツールにできることとは何でしょうか。大きく３つ紹介します。
参考記事：徹底解説!BIツールとExcelの違い
BIツールと並んでよく聞く言葉として、ERPやDWH、ETLなどがありますが、ここでしっかりとそれぞれの言葉の意味を理解しておきましょう。
ERPとは、会計や生産など企業に存在する複数のデータを統合し、一つのデータベースとして管理するシステムです。統合基幹業務システムとも呼ばれています。
参考記事：ERPとは？いまさら聞けない基礎知識
DWH（データウェアハウス）とは、社内の様々なデータを活用するために、複数のシステムからデータを取得して、最適な形式で蓄積するシステムです。
ETLとは、複数のシステムからデータの抽出、変換、書き出しを行うシステムです。複数のシステムからDWHにデータを書き出すシステムとして利用されます。
これらERPやDWH、ETLに統合・蓄積されたデータを集計、可視化し、分析できるようにするのがBIツールなのです。
BIツールを導入することで専門的な知識無しに分析結果を効果的に活用できるようになります。では、どうして情報を分析する必要があるのでしょうか。
すでに「情報」の重要性は早くから訴えられていました。かつて、企業の資源は「ヒト」「モノ」「カネ」といわれていましたが、これに「情報」が加えられ、その分析と活用が叫ばれるようになったのです。これにはコンピュータによるシステム化と深い関係があります。
システム化するにつれ、物の流れやお金の流れが、データという形で表されるようになりました。「今、何が売れているのか」「いくら儲かっているのか」などは、かつては「自分で体感できる」ものでした。
お客様に商品を自分で販売し、届け、その代金を自分の手で集金することが当たり前でした。しかし、システム化が進むにつれ、商品もお金も見えないところで流れ、手元に来るのはデータのみになります。
一方、システム化することで、膨大な量のデータが日々蓄積され、その集計が不可欠になります。また、デジタルデータの利点として、加工や分析が容易なことがあります。自在に抽出したり、分類したり、順番を付けることができます。
グラフ化して目に訴えることも当たり前になる中で、「アナログで体感してきた現場を、デジタルデータで見える化」することが求められ、「BIツール」が誕生しました。
ではBIツールには具体的にどんな機能があるのでしょうか。主な機能を3つ紹介します。
BIツールは基幹データベースなどから集積された分析用データベースのデータを用いて、誰でも最適な分析結果を得られるという機能を持っています。データベースの操作を直接行なうためには専門的なスキルが求められますが、適切にデータベースに接続されていれば、BIツールの操作、分析にはそれほど専門的なスキルを必要としません。
マウスでのドラッグ＆ドロップでデータ項目を選び、グラフの種類など出力したいレポートの形態を指示する数クリックのシンプルな操作をするだけで、様々な切り口でデータの可視化が可能です。
BIツールでは多次元のデータ構造を持つ「キューブ」にデータを格納しておき、効率的な分析を実行できる製品もあります。分析方法としては「ドリルダウン」「ドリルアップ」などのデータの階層を掘り下げてみるなどの操作をレポート上をクリックするだけで実現します。もし、エクセルであれば、もう一度最初から集計、レポート作成をしなければなりません。
また「スライシング（任意の2軸の集計表）」「ダイシング（スライシングの集計軸を入れ替える）」といった手法に対応しており、必要に応じて「ドリルスルー」による明細表示も可能です。また、予算編成などの業務に活用できる「シミュレーション」機能を搭載している製品もあります。
BIツールのレポート出力機能としては、定型レポートの出力機能と非定型レポート出力機能、OLAPレポート機能などがあります。レポートはWebレポーティングに対応し、「PDF」「Excel」「Word」「PowerPoint」「CSV」など、各ファイルへのエクスポートにも対応しています。レポートの表示画面や印刷するための帳票をデザインする機能もあり、現場に合ったデザインでの出力が可能です。
BIツールの分析結果を視覚的に分かりやすく表示してくれるものに「ダッシュボード」機能があります。ダッシュボードはグラフや重要指標の一覧表示、クロス集計表などの表示に対応しています。リアルタイムでの情報参照も可能になっており、分析データが見える化されることで現場の改善活動などのスピードが飛躍的に向上することが期待できます。
BIツールでは、スマートフォンやタブレットといったモバイルデバイス用のネイティブアプリも提供されています。ネイティブアプリには、パソコンで作成したレポートをそのまま閲覧する機能やディスカッションやレポートの配信機能、アラートの設定機能などが搭載されている製品もあります。
参考記事：データ分析だけではない BIツールの機能とメリット
BIツールの機能はおわかりいただけたでしょうか。では、BIツールを導入することで得られるメリットをご紹介します。
BIツールによっては基幹システムから分析用データを抽出、加工し分析用データベースに格納するETL機能も備えていますが、BIツールを活用するために社内に散在しているデータを統合することになります。Excelなどのファイルで管理していたデータが統合され活用しやすくなります。さらに、データが集約されることによって各部署の状況を可視化することができます。
レポート出力・デザイン機能は、既存の帳票などへの対応も容易です。上司への報告に使うレポートや定型帳票を作成、共有することで、日々のルーチンワークを大幅に効率化することが見込めます。エクセルでレポートを大量に作る必要はなくなります。
外出の多い経営層であれば、移動時間などに必要な情報にモバイルデバイスから、安全にアクセスできることのメリットは大きいでしょう。また、配信機能やアラート機能は、変化の激しい市場環境に対して、意思決定のスピードを早めるだけではなく、正しい判断を支援してくれることになります。
BIツールは、レポーティングツール、OLAP分析ツール、データマイニングツール、プランニングツールの4つに大きく分けられます。その種類と、導入効果の例をご紹介します。
レポーティングツールは、いかに素早くタイムリーに問題の兆候を発見できるかを目標とするツールです。企業のあらゆる活動の履歴データから、そのパフォーマンスを計測し、監視します。企業活動に何らかの異常が認められた場合、即座に状況の評価と分析が行われ、手遅れになる前に対処を施して軌道修正することができます。経営のプロセスにおいて非常に助けとなるツールです。
問題の要因を深く掘り下げ、検証を行うのがOLAP分析ツールの目的です。その結果に至った要因がどこにあるのかを調査し、本当にそれが問題の要因であるかどうかの検証を行ってくれます。
経営において何か問題が起きた場合、その問題点を分析し、それを修正するための意思決定を行う必要がありますが、OLAP分析ツールは、この意思決定プロセスに必要な、問題点の分析・検証を的確に行ってくれる賢いツールです。
リポーティングツールとOLAP分析ツールは、ある定められた数値や目標に対して、ずれが生じた場合の検証が目的でしたが、このデータマイニングツールは、問題への対処のヒントを得るために使用されるものです。
対処のヒントを得るために、データマイニングツールはさまざまなデータから、使えそうな未知の関係・傾向などを探して確認してくれます。その分析には、クロス分析、相関分析、回帰分析という手法が取られます。経営においては、これらのヒントを元に、対処策の実行につなげることができます。
プランニングツールは、経営層が行う予算編成の際に役立つツールです。プランニングツールとはその名の通り、計画の根拠を得るために使用されるのです。プランニングツールが行う過去実績データの分析やシミュレーションなどを通して、予算などの計画の根拠を得ることができます。
BIツールは、経営層がスピーディーに意思決定を行ったり、効率的な経営戦略を行ったりするためのツールです。主に、下記のような課題を抱えている企業に有効であるといえます。
これらの課題をを抱えている企業はBIツールの導入を検討してみてください。
BIツールを導入している企業は、どの様な目的でBIツールを活用しているのでしょうか？経営層と一般ユーザーに分けて、それぞれの導入目的例をご紹介します。
経営層にとっては、企業内のデータから消費者のニーズや市場動向などを予測し、経営に活かすことが大きな目的であることが多いでしょう。
BIツールはリアルタイムで社内のデータを見ることができます。また、グラフ化などの加工機能に優れているため、企業で重視している「経常利益率」や「売上」などの経営指標を見やすい形ですぐに確認することができます。
また売上予測のシミュレーションも可能なので、経営判断に役立つ指標を明確化でき、定点的に経営指標を追うことができます。
膨大なデータを分かりやすく加工し、さらにそこからデータ間の関連性や傾向を見出すことは、難しいと感じる方も多いかと思います。
しかし、BIツールには複数のデータを「クロス分析」や「回帰分析」といった方法で分析し、分かりやすくレポーティングできる機能が搭載されているので、スキルがなくても簡単に分析ができます。
ここまで、導入するまでの流れをご説明してきましたが、実際に導入する際に準備しておくポイントはどのようなものがあるのでしょうか。
BIツールは専門知識がなくとも簡単に運用できるのが魅力の一つですが、導入したからと言ってすぐに活用できるわけではありません。
ある程度データ分析の知識は必要になるため、ツール利用のためのトレーニングが必要になります。
導入する際には、どの部署がどのデータを活用するのか、BIツールを活用して解決したい課題と目的を事前に明確化しましょう。そのために、経営陣や現場担当者としっかり話し合うことが重要です。
BIツールを導入する際の、構築の流れをご紹介します。通常のシステム構築と差異はあまりありませんが、以下のステップを参考にしてみてください。
導入を失敗させないためにも、以下のポイントを押さえて選定をしましょう。
まずは、BIツールの導入目的を整理しましょう。経営陣や現場にヒアリングをし、何のデータをどう活用したいか、しっかりと明確化させることが大切です。
次に、提供形態を選択します。BIツールには「オンプレミス型」と「クラウド型」2つの形態があるので、自社の状況に合う方を選択しましょう。
全社で一斉に導入するのではなく、部署ごとのスモールスタートをイメージして検討を進めましょう。各部署で出た問題点を丁寧に解決していくことで、その後の全社導入がスムーズに進みます。
要件定義には時間も工数もかかります。運用をスムーズに開始するためにも、知識や経験が豊富なコンサルタントによるサポートを受けることも検討してみましょう。
中には、目的・ゴールの設定から、設定、導入後のPDCA改善まで一貫した支援を提供しているベンダーもあります。
参考記事：《BIツール比較21選！》押さえておくべき選定ポイントとおすすめツール
それでは、BIツールを具体的にどのように活用すればよいかを見ていきましょう。
経営陣やマネージャーが担当し、人的コストも工数もかかるのが予算策定です。BIツールの「プランニング」機能なら、条件の変化によって売上・利益がどのように変化するのかをシミュレーションし、予算策定の効率化や制度向上に活用できます。
BIツールを使うことで見えてくる情報から、売上につなげることができます。これまで勘や経験で予測していたことも、裏付けられたデータをもとに営業活動を行えるので、より確実に売上・利益に貢献できます。
参考記事：BIツールの効果的な使い方は？活用シーンや導入事例をまとめて紹介
BIツールを導入することで、社内に埋もれているデータを活用して、業務の効率化や迅速な意思決定を行うことができます。ITトレンドではBIツールの人気ランキングをご紹介しています。ご興味のある方は、下記のリンクからご覧になってみてください。
参考リンク：BIツールの人気製品ランキング一覧！
BIツールを活用するために重要になるのが、扱うデータの質、量、鮮度です。2ヶ月前のデータを分析しても意味がなく、正確な分析結果を得るためには、最新のデータに基づいていなければなりません。よって、データの更新頻度という点にも配慮が必要になってきます。データ更新は、月次や週次が目安になります。また同時に、蓄積するデータの質も重要になってくるでしょう。
そのためには、BI導入の目的を明確にした上で、自社の現状を把握し、データの発生元、蓄積する対象データ、可視化したいデータを選定し、データ量、更新頻度、分析したいことに対して、最適なBIツールを選定してください。市場には非常にバラエティ豊かなBI製品が投入されています。人気製品ランキングや導入事例などを参考に必要な機能を備えたBIツールを選定しましょう。
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重要なデータの変化はもちろん、なぜそれが起きたのかというその原因までを追求し、ユーザーに提示します。Yellowfin 7.4のスマートBIは、これまでの概念を覆す、まさに革命的な機能です。
Yellowfin Japan株式会社
第3位
基幹システムをはじめとした各種システムのデータをDr.Sumに蓄積することにより、 現場の担当者が必要なときに必要なデータを入手し、レポート作成や分析に利用できるようになります。
ウイングアーク１ｓｔ株式会社
| 9月17日(月) 更新 | |
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