BIツールの基本知識
まずはBIツールについて簡単におさらいしましょう。
BIツールとは
BIツールとは、大量のデータを収集し分析するツールです。社内にある複数のデータベースからデータ同士の相関関係を導き出したり、帳票データやレポートを自動作成することができるようになるなど、ビジネスの可能性を広げ、的確な経営判断に貢献しています。
BIツールの４つの機能
BIツールは、主に以下の４つの機能から構成されています。
- ■レポーティング
- 膨大なデータの分析結果を表やグラフの形式で分かりやすく表示し、リアルタイムに更新する機能です。
- ■多次元（OLAP）分析
- データを色々な角度から分析し、問題の要因を深く掘り下げて検証する機能です。
- ■データマイニング
- 膨大なデータに対して統計的な処理を行い、データ間の関係性や傾向を発見する機能です。
- ■プランニング
過去実績データに対して「What-if分析」などの手法を用いて経営計画の根拠を得ることができる機能です。
BIツールできる分析手法と効果的な使い方
BIツールは具体的にどのように使うのがよいのでしょうか。ここからはBIツールで実施できる分析手法や効果的な使い方について解説していきます。
予実分析で素早い経営判断を実現する
予実分析とは、予算と実績を比較して分析することです。どんな企業であっても、利益を生み出すためには的確な予実分析が必須となります。BIツールでは、過去～現在に至るまでの売上データを簡単に分析することができ、ダッシュボード機能を活用すればリアルタイムに表やグラフが更新されていく様子を監視することもできます。
例えば経営管理部門であれば、経営判断に役立つ指標をすぐに確認・分析することが日々必要とされています。企業によって重要指標は異なりますが、ダッシュボード機能で「経常利益率」や「売上高」などのデータをリアルタイムに表示することで、迅速な経営判断を行うことができます。
また、現状の数値を知るだけでなく、為替や材料費など日々の変化から売上予測のシミュレーションも可能なので、予測ツールとしても活用することができます。
OLAP分析・データマイニングでマーケティング戦略を立てる
OLAP分析・データマイニングでは、分析の掘り下げや関連性の分析を行うことができます。こうした機能を使って、外的要因との関連性から広告の打ち出し方やターゲットの絞り込みをすることができるでしょう。
例えばマーケティング部門では、BIツールの分析機能を使い、複数の売上データから関連性や傾向を分析することができます。マーケティング業界では有名な話ですが、スーパーマーケットの売上データから、赤ちゃん用のおむつとビールが一緒に購入される傾向にあるという分析も、このOLAP分析・データマイニングから明らかになったと言われています。
人では発見出来ないような傾向やパターンを見つけ出し、広告の最適化やプロモーションのターゲットを絞り込むなどの施策を行うことができるでしょう。
レポーティング機能で日々の営業活動を最適化する
BIツールはレポーティングの機能があり分析結果を簡単にレポートにすることができます。フィルターやドリルダウンの機能を使えば、分析結果をよりわかりやすく説明することができ、資料に説得力をもたせることもできます。
営業部門であれば、レポーティング機能を使って日々の売上レポートや売上予測を簡単に作成することができます。前日の営業活動を踏まえて、今日の営業活動では新規でアポを◯件取ろう、などの方針をすぐに決めることができるでしょう。
また経営層に報告を求められたときも、例えば「自社製品を導入した企業の売上アップ率」など具体的な数字もBIツールでは簡単に出せるので、資料の説得力も向上します。
ABC分析で商品や顧客をランク分けする
ABC分析は重点分析とも呼ばれており、顧客管理や販売管理の分野でよく使われる分析手法です。売上高などの任意の指標でABCの３段階に優先順位をつけ、各グループに対して施策を打ち出します。
このABC分析を行う際は、過去の膨大なデータを全て分析する必要があり、Excelなどで分析するには限界があるでしょう。BIツールでABC分析を行えば、全商品を過去数年間で売上が多い順に並べ替え、各グループごとに対して更に分析をかけることができます。
BIツールの使用はデータの一元管理が前提となっているため、スライシングやドリルダウンといった再集計が簡単にできます。分析完了後、グラフで視覚的にまとめるのも簡単です。
在庫回転率分析で在庫の過不足を減らす
在庫を持つ企業であれば、可能な限り在庫の過不足を減らし適正在庫を目指したいと考えているのではないでしょうか。適正在庫量を商品ごとに設定するのは非常に難しい作業です。
全商品に対して在庫回転率を分析し、季節や発注担当者ごとに分類するのは労力のかかる作業ですが、BIツールを活用すればこれらの分析を効率化することができるでしょう。
在庫は日々変動し続けるものですが、BIツールでは最初に設定をしておけば毎日自動でデータ更新がされていきます。在庫管理は企業にとって経営状況にも影響を及ぼす大きな要因の一つですが、BIツールを活用することで効率よく在庫の過不足を減らすことができるでしょう。
BIツール導入事例も参考にしよう
BIツールの使い方を考えるときは、実際の導入事例を参考にするとよいでしょう。自社と似たような課題を抱える企業もあるかもしれません。
データの分析に要する時間が20分の1に／日本酒類販売株式会社 様
日本酒類販売株式会社では、データの抽出や分析に多くの時間を必要とする現状を課題と認識していました。既に自社でDWH（データウェアハウス）などを整備し、誰でもデータを見られる仕組みを構築していたものの、必要なデータを抽出するために半日以上かかるケースもあったのです。
そこで、同社では大量のデータを簡単に分析できるBIツール「Yellowfin」を導入することにしました。BIツールの導入によって、データの抽出や検索に要する時間を大幅に短縮することができ、以前は１日かけても抽出しきれなかったデータが30分で抽出可能となったのです。特殊な請求書作成などの業務も１件につき１時間以上削減することができました。
参考:導入事例：BIツール Yellowfin（日本酒類販売株式会社）｜ITトレンド
新旧混在する大量データの一元化と迅速な把握を実現／ライオン株式会社 様
ライオン株式会社では、新旧のシステムが混在しているという課題を抱えていました。自社内でもオープン系のダウンサイジングに取り組んだが、営業系・事業部系・商品企画などが使用する「マーケティング活用支援システム」は、スリム化を経てもなお100以上の画面数がある状態だったのです。そのため、データ分析をするには個別にダウンロードし、データをExcelに集約してから整形を加える手間に時間を要していた。
「MicroStrategy」を導入したことで、画面数を大幅に削減。旧来のメインフレームから使い勝手は大きく変わったものの、今まで使い慣れたExcel操作と違和感なく直観的な操作ができ、現場・開発側もモチベーションがあがる好循環ができました。
参考:導入事例：BIツール MicroStrategy（ライオン株式会社）｜ITトレンド
BIツールを活用し無駄を削減しよう
BIツールの使い方について紹介してきました。まずは実際の業務の中でどのようにツールを活用できるかを明確にし、具体的にイメージをしたうえで、資料を取り寄せたり各ベンダーに話を聞いたりして進めていきましょう。
実際のBIツール製品に興味を持たれた方は、ぜひ以下の記事からBIツール製品をチェックしてみてください。
