BIツールの効果的な使い方は？活用シーンや導入事例をまとめて紹介

おさらい：BIツールとは？

BIツールとは、大量のデータを収集し分析するツールです。社内にある複数のデータベースからデータ同士の相関関係を導き出したり、帳票データやレポートを自動作成することができるようになるなど、ビジネスの可能性を広げ、的確な経営判断に貢献しています。

BIツールの４つのタイプ

BIツールは、以下4つのタイプ（機能）から構成されています。

■レポーティング

膨大なデータを見やすく表示し、素早く問題の兆候を発見するための機能です。特にダッシュボード機能は、売上やKPIなど重要指標をを視覚的にわかりやすく表示してくれます。また、リアルタイムで更新されるので改善スピードの向上が見込めます。

■多次元（OLAP）分析

Online Analytical Processing（オンライン分析処理）の略で、蓄積したデータベースを色々な角度から分析し、問題の要因を深く掘り下げて検証をする機能です。例えば、ある店舗でひと月だけ売上げが突出していた場合、その要因が近辺で開催されたイベントであったことが判明するなどです。要因がわかることで、次の改善に活かすことができます。

■データマイニング

膨大なデータに対して統計的な処理を行い、データ間の関係性や傾向を発見してくれる機能です。主に、「クロス分析」「相関分析」「回帰分析」などの分析手法を使い、例えば売上と天気との関係性など、複数のデータから関連性を探してくれます。

■プランニング

経営層が行う予算編成の際に使われる機能です。過去実績データを用いながら、「What-if分析（「為替が1円上がったら…」「逆に1円下がったら…」といった、ケースごとの分析）などを用いてシミュレーションをし、計画の根拠を得るために使用されます。「この場合の売上増加は？」など条件を指定してシミュレーションができるので、予算編成の精度向上が期待できます。

それぞれのツールが得意としていることは違う

BIツールのタイプ（機能）を説明してきましたが、活用目的などに応じて様々な製品が各社から提供されています。ツールによって得意とする点が異なりますので、導入前には「誰が・どんな目的で・どう活用したいか」を明確にすることが重要です。

参考記事：【BIツール入門】導入目的や種類・機能を解説！

BIツールの効果的な使い方は？

では、各部門ごとで活用例をみていきましょう。「経営管理部門」「マーケティング部門」「営業部門」での効果的な使い方と具体的な活用方法を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

経営管理部門での効果的な使い方

経営管理では、経営判断に役立つ指標をすぐに確認・分析できることが必要となります。企業によって重要指標は異なりますが、例えばダッシュボード機能で「経常利益率」や「売上高」などのデータをリアルタイムに表示することで、的確な経営判断を行うことができます。

また、現状の数値を知るだけでなく、為替や材料費など日々の変化から売上予測のシミュレーションも可能なので、予測ツールとしても活用することができます。

予実分析

社内にある情報を一元管理しているため、「何にどれくらい予算を使ったのか」「実績はどれくらいでたのか」を把握することができます。そのデータをもとに予実分析を行い、今後の計画や戦略を立てることに活用することができます。

マーケティング部門での効果的な使い方

マーケティング部門では、BIツールの分析機能を使い、複数のデータから関連性や傾向を分析することができます。その結果を活かし、例えば具体的に広告の最適化やプロモーションのターゲットを絞り込むなどの施策を行うことができます。

OLAP分析・データマイニング

上記でも解説したように、分析の掘り下げや関連性の分析を行うことができます。こうした機能を使って、外的要因との関連性から広告の打ち出し方やターゲットの絞り込みをすることができるでしょう。

営業部門での効果的な使い方

営業部門では、レポーティング機能を使って日々の売上レポートや売上予測を簡単に作成することができます。また、資料作成の際にも活用できます。例えば「自社製品を導入した企業の売上アップ率」など具体的な数字もBIツールでは簡単に出せるので、資料の説得力も向上します。

レポーティング・ダッシュボード

BIツールはレポーティング・ダッシュボードの機能があり、レポートを作成する手間がかかりません。ダッシュボード機能を使えばフィルターやドリルダウンの機能により、分析結果をよりわかりやすく表示することができまるので、資料に説得力をもたせることができます。

参考記事：BIツール活用の鍵！ダッシュボード機能について

各社のBIツール導入事例も参考に

選定の際には、他社事例も参考にしてみましょう。自社と解決したい課題が同じ企業はもちろん、導入後にどんな効果があったのかを見ることで、より導入イメージが具体的になるでしょう。

事業方針策定に必要なデータをスピーディーに管理可能

企業名：

株式会社エイチームライフスタイル

事業内容：

車査定・車買取サイト『ナビクル』や女性向け生理日予測・体調管理アプリ『ラルーン』などをはじめとした、比較・情報サイトの企画・開発・運営

課題：

組織が大きくなるにつれ、売上などの経営指標がリアルタイムに把握しづらくなってきた

導入効果：

・すぐに数字を確認できるようになり、意思決定のスピードが向上
データが可視化できるようになり、深い分析も可能に

顧客のために作成していたレポート。工数がほぼゼロに

企業名：

リバイス合同会社

事業内容：

BtoB向けのCRM・コールセンター・教育複合などのBPOサービス

課題：

お客様のために作成していたレポート作業に、多くの工数をかけていた

導入効果：

・丸一日かかっていたレポート作成の工数をほぼゼロに削減できた
・お客様の求めるデータをすぐ可視化できたことで、顧客満足度も向上

そのほかにもITトレンドに掲載されている製品の導入事例があります。
詳しくはこちらをご覧ください。
参考記事：BIツールの導入事例一覧

まとめ

BIツールの機能から活用までを紹介してきました。イメージはつきましたでしょうか？まずは実際の業務の中でどのようにツールを活用できるかを明確にし、具体的にイメージをしたうえで、資料を取り寄せたり各ベンダーに話を聞いたりして進めていきましょう。