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近年、企業で眠っている膨大なデータを活用したいという動きが活発になり、BIツールの導入が進んでいます。導入することでどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。この記事ではBIツールについての概要や導入におけるメリット・デメリット、また導入に失敗しないための選定ポイントなどをご紹介します。
BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは、社内にある大量のデータを統合・分析し、経営や営業活動などでスピーディな意思決定を促進するためのツールです。
大量のデータを分析するというと、高度な知識が必要と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、BIツールは専門スキルがなくても、誰でも簡単にデータの分析・活用をすることができます。ここがBIツールの大きなメリットです。
その他、BIツールの機能からもメリットを解説していきます。
BIツールの機能は主に4つあり、それぞれのメリットは以下の通りです。
レポーティング機能によって、Excel（エクセル）などの表計算ソフトよりも見やすいグラフをダッシュボード上に表示したり、定型レポートとして出力したりすることが可能です。
OLAPとは「Online Analytical Processing（オンライン分析処理）」の略です。さまざまな角度からデータを分析することで、問題に対する要因の仮説を検証することができます。
例えば、ある日だけ突出した売上が出た場合に、日ごとの売上推移データと直近でのイベント日程を照らし合わせると要因が判明したなど、複数のデータをBIツールを使って分析することで、問題点の分析・検証を的確に行うことができます。
問題への対処のヒントを得るために使用されるものです。データマイニングは、例えば売上と天気との関係性など複数のデータの中から、使えそうな未知の関連性や傾向などを見出すことができます。
過去データの分析結果から、全体の変化を見るシミュレーションなどを行い、計画の根拠を得ることができます。例えば、為替や需要の推移を予測し、それによって全体の利益や売り上げの変化をシミュレーションすることによって、より具体的な予算計画を導き出すことができます。
BIツールは、明確な目的をもって導入すればメリットの多いシステムですが、場合によってはデメリットになってしまう点もあります。ここでは、BIツールの導入におけるデメリットを解説していきます。
導入前に利用目的や人数などをしっかり設定しておかないと、必要な機能がなくて追加しなければならなかったりと思わぬコスト増になってしまうこともあります。また、提供形態などにもよりますが、ユーザー数課金型のBIツールの場合は、利用人数の増加に併せて月額費用も高くなっていきます。その結果、ふたを開けてみれば当初の想定よりも多額のコストがかかった、という可能性もあるでしょう。
BIツールの価格については、以下の記事で詳しく解説しています。
★BIツール、気になる価格は？
BIツールの初期設定は、一般的に手間がかかる作業です。各種システムからデータを抽出・加工し、BIツールで分析することに特化した「多次元データベース」に格納する作業は非常に煩雑であるため、場合によっては情報システム部門などに依頼をする必要があるでしょう。また、一度作成したデータベースを後から改変するのも、手間がかかってしまいます。
導入するにあたって失敗しないための3つのポイントを説明します。
BIツールに限らず、ツールを導入するときには、自社の抱える課題を洗い出し、導入目的を明確に設定しておきましょう。課題を解決するために必要な機能は何かを判断する際の軸になったり、導入後も目的が達成されているか振り返ることができます。
BIツールを導入する目的や利用範囲は企業によって様々で、必要な機能も異なります。もし自社に必要な機能が搭載されていなければ、活用されなかったり、機能を追加しなければならないなど、コストの無駄になってしまう恐れがあります。
機能や使い勝手などが自社に最適かどうか、しっかりと確認しましょう。
全社で一斉にBIツールを導入してしまうと、社内で混乱を生じてしまう可能性もあります。リスク低減のために、まずは部門やチームごとなど、小規模の限られた人数でスタートし、密に連携を取りながら、運用のフローやルールなどを定めていくことをおすすめします。
BIツールのメリット・デメリットについて、ご理解いただけたでしょうか。BIツールの導入を進めるうえで重要なポイントは、自社の課題・分析の目的を明確にして、その解決のために最適なシステムを選ぶことです。
BIツールを提供している企業は多く、各ツールの機能や得意としているものは様々ですので、まずは各社の製品を比較して最適な製品を選ぶようにしましょう。
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