BIツールのメリット・デメリットとは？選定のポイントも解説！

BIツールとは

BI（ビジネスインテリジェンス）ツールとは、社内にある大量のデータを統合・分析し、経営や営業活動などでスピーディな意思決定を促進するためのツールです。

BIツールについて、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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BIツールの４つのメリット

大量のデータを分析するというと、高度な知識が必要と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、BIツールは専門スキルがなくても、誰でも簡単にデータの分析・活用をすることができます。ここがBIツールの大きなメリットです。

１．システムに散在したデータを集めて分析できる

企業には営業支援の役割を担うSFAや、顧客情報の管理を行うCRMなど数多くのシステムがあり、それぞれが企業にとって重要な資産であるデータを蓄積しています。

BIツールを使用せずにこれらを一緒に分析するためには、CSVなどの形式で各システムからデータを出力し、Excelでデータの結合を行った上で、各データの分析を始めなければなりませんが、BIツールを活用すれば、各システムと連携して簡単にデータを一箇所に集め、分析することができます。

２．データの集計・分析の時間を大幅に短縮できる

Excel等でデータを集計・分析するためには、関数やピボットテーブルなどを組み合わせて複雑な作業をする必要があります。しかしBIツールでは、これらの手間を大幅に削減することが可能です。

後述の通り、BIツールにはOLAP分析やデータマイニング機能が搭載されており、膨大なデータを多次元分析したり、相関分析や回帰分析などの多彩な手法を用いることで、質の高い分析結果を短い時間で入手することができるのです。

３．可視化することで現状把握が簡単にできる

BIツールを用いると、データの分析結果を視覚的に分かりやすい表やグラフの形式で表示することができます。Excelで表やグラフを作成する場合、最新の状態を知るためには毎回各システムからデータを出力し、加工する必要があります。

BIツールならば、例えば営業の売上達成の進捗をメンバーごとに毎朝表示することも簡単に行うことができます。元のデータが大量であったり、更新頻度が高いものであったとしても、リアルタイムな可視化によって現状の把握が素早く簡単にできるのです。

４．問題・課題の早期発見ができる

BIツールは大量のデータを分析する中で、時に人間が気づかないようなデータの関連性や異変を検知することがあります。ビジネスにおいては、問題や課題を早期発見し対処することは不可欠です。しかし、人員不足であったり、膨大なデータを分析する十分な時間が取れる企業はほとんどないでしょう。

BIツールにデータの処理を任せれば、人が作業する場合に比べて早く正確に問題や課題を発見し、その解決方法まで容易にたどり着くことができます。

機能面から見たメリット

続いて、BIツールの機能面から見たメリットについても解説していきます。BIツールの機能は主に4つあり、それぞれのメリットは以下の通りです。

レポーティング

レポーティング機能によって、Excel（エクセル）などの表計算ソフトよりも見やすいグラフをダッシュボード上に表示したり、定型レポートとして出力したりすることが可能です。

OLAP分析

OLAPとは「Online Analytical Processing（オンライン分析処理）」の略です。さまざまな角度からデータを分析することで、問題に対する要因の仮説を検証することができます。

例えば、ある日だけ突出した売上が出た場合に、日ごとの売上推移データと直近でのイベント日程を照らし合わせることで要因が判明することがあります。複数のデータをBIツールを使って分析することで、問題点の分析・検証を的確に行うことができるのです。

データマイニング

問題への対処のヒントを得るために使用されるものです。データマイニングは、例えば売上と天気との関係性など複数のデータの中から、使えそうな未知の関連性や傾向などを見出すことができます。

プランニング

過去データの分析結果から、全体の変化を見るシミュレーションなどを行い、計画の根拠を得ることができます。例えば、為替や需要の推移を予測し、それによって全体の利益や売り上げの変化をシミュレーションすることによって、より具体的な予算計画を導き出すことができます。

BIツールの機能については、こちらで詳しく解説しています。

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BIツールの４つのデメリット

BIツールは、明確な目的をもって導入すればメリットの多いシステムですが、場合によってはデメリットになってしまう点もあります。ここでは、BIツールの導入におけるデメリットを解説していきます。

１．導入が難しく失敗しやすい

BIツールは導入が難しいシステムの一つです。製品選びの際に何を比較すればよいのか、失敗しないために必ず確認すべき重要な点は何かなどがわかりづらいという特徴があります。

自社に合った製品が選べていなかったり、導入後の自社の運用体制が十分でなかった場合などに、うまく社内に定着せず失敗しやすくなるようです。

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２．コストがかかる

導入前に利用目的や人数などをしっかり設定しておかないと、必要な機能がなくて追加しなければならなかったりと思わぬコスト増になってしまうこともあります。

また、提供形態などにもよりますが、ユーザー数課金型のBIツールの場合は、利用人数の増加に併せて月額費用も高くなっていきます。その結果、ふたを開けてみれば当初の想定よりも多額のコストがかかってしまった、ということも起こり得るでしょう。

BIツール導入の費用については、以下の記事で詳しく解説しています。

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３．設定に手間がかかる

BIツールの初期設定は、一般的に手間がかかる作業です。各種システムからデータを抽出・加工し、BIツールで分析することに特化した「多次元データベース」に格納する作業は非常に煩雑であるため、場合によっては情報システム部門などに依頼をする必要があるでしょう。

また、一度作成したデータベースを後から改変するのも、手間がかかってしまいます。

BIツールで利用する「多次元データベース（キューブ）」については、以下の記事で詳しく解説しています。

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４．使いにくいとかえって作業負担が増す

使用感が良くない製品を導入してしまうと、かえって作業の非効率化を招いてしまうことがあります。BIツールは情報システム部門以外の担当者が使用する前提の製品であるため、比較的シンプルで分かりやすい操作性のものが多くなっています。

しかし導入前には必ずトライアルとして、何人かの社員に利用してもらい使いづらい点がないか確認してもらいましょう。使いづらい製品を導入してしまうと、かえって作業負担が増えてBIツールへの現場の抵抗感が増してしまうことがあります。

失敗しないための選定ポイント３つ

導入するにあたって失敗しないための３つのポイントを説明します。

１．課題を整理し目的は明確にする

BIツールに限らず、ツールを導入するときには自社の抱える課題を洗い出し、導入目的を明確に設定しておきましょう。課題を解決するために必要な機能は何かを判断する際の軸になったり、導入後も目的が達成されているか振り返ることができます。

２．自社に最適な製品かどうか確認する

BIツールを導入する目的や利用範囲は企業によって様々で、必要な機能も異なります。もし自社に必要な機能が搭載されていなければ、活用されなかったり、機能を追加しなければならないなど、コストの無駄になってしまう恐れがあります。

機能や使い勝手などが自社に最適かどうか、しっかりと確認しましょう。

３．まずはスモールスタートで始める

全社で一斉にBIツールを導入してしまうと、社内で混乱を生じてしまう可能性もあります。リスク低減のために、まずは部門やチームごとなど小規模の限られた人数でスタートし、密に連携を取りながら、運用のフローやルールなどを定めていくことをおすすめします。

BIツール製品の選定ポイントについては、こちらの記事で更に詳しく解説しています。

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メリット・デメリットを知った上で導入を検討しよう

BIツールのメリット・デメリットについて、ご理解いただけたでしょうか。BIツールの導入を進めるうえで重要なポイントは、自社の課題・分析の目的を明確にして、その解決のために最適なシステムを選ぶことです。

BIツールを提供している企業は多く、各ツールの機能や得意としているものは様々ですので、まずは各社の製品を比較して最適な製品を選ぶようにしましょう。

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