BIツールの５つの活用ポイントとは？部署別の活用事例も合わせて紹介

BIツールの基本知識

BIツールが業務の効率をあげてくれるものとは知りつつ、種類や具体的なことを理解していないまま検討を保留していませんか。もう一度基本からおさらいしましょう。

BIツールとは

BIツールとは大量のデータの分析・加工を行い、迅速な意思決定を支援することのできるツールです。Excelとは違い、さまざまなデータソースから大量の情報を分析することができ、レポーティングやダッシュボードの機能もあるので分析結果もわかりやすく出力することができます。

BIツールの使い方

BIツールには主な機能として、「レポーティングツール」「OLAP分析ツール」「データマイニングツール」「プランニングツール」の４つがあります。それぞれBIツールの各機能に特化していて、利用したい要件に合わせて使い方を考えることをおすすめします。

BIツールの活用ポイント

単にBIツールを導入しただけでは、業務効率の改善や速やかな意思決定に結びつけることは難しいでしょう。BIツール活用のポイントを５つ紹介します。

現場でどのように使われるかを考える

BIツール導入時は「このようなイメージで活用したい」という理想があり、その実現に向けてユーザーに積極的な利用を促すこともあるでしょう。しかし、経営層などが現場の声を聞かずに想定した活用方法では上手く行かないことも多々あります。

実際に現場でユーザーが使用することをよく想定した上で、「こんなふうに使ってほしい」というイメージを提示するようにしましょう。

まずは情報システム部門手動で画面を１つ作ってみる

現場での能動的なBIツールの利用は簡単には実現できません。まずは情報システム部門など、ITシステムの使用に慣れている担当者が試しにダッシュボードなどを作成してみせると良いでしょう。

実際に出来上がった画面を見れば、「このデータの売上のグラフも表示したい」「こんな切り口で分析してみてはどうだろうか」など、現場から自発的な改善の意識や積極的な利用の意思を引き出すことができるでしょう。

定型フォーマットの数を限定する

BIツールはデータの分析結果を視覚的に分かりやすく表示できることが魅力です。グラフや表のフォーマットも種類が豊富に用意されていることも多くあります。しかし、人間が一度に認知し利用できる数には限界があると言われており、あまりに数が多いと十分に利用ができないことが起こりうるのです。

導入直後は、フォーマットの数を減らすなどして利用開始のハードルを下げるようにしましょう。

探索型検索（ドリルダウン）をまずは利用してみる

売上が伸び悩んでいる製品はどれか、その製品を購入していない顧客はどこか、ではその顧客は何の製品を買っているのかなど、探索型の検索をBIツールは非常に得意としています。

BIツールが得意とする分析手法から現場で試してもらい、まずはBIツールの便利さを実感してもらいましょう。

一つのデータを多面的に分析してみる

探索型検索でBIツールの有用性を知ったら、続いて他の分析手法も試してみましょう。BIツールには専門的な知識が必要な分析手法を簡単に実行できる仕組みが備わっています。

同じデータに対してであっても、分析手法を変えることで違った知見を得ることもできるため、さまざまな分析機能を試してみましょう。

部門別のBIツール活用シーン

続いて、BIツールはどんな場面で活躍するのか具体的な活用シーンを紹介します。

経営管理のためにBIツールを活用

まずは経営管理でのBIツール活用シーンを紹介します。

経営判断に役立つ指標を明確化

「経常利益率」「資本生産性」「損益分岐点」「売上高」など、企業ごとで重視する経営指標は変わりますが、BIツールを活用すれば、定点的に経営指標を追うことが簡単に実現できます。

BIツールは、グラフ化などの加工機能に優れています。例えば、表計算ソフトよりも視覚的に分りやすいグラフをダッシュボード上に表示したり、定型レポートとして出力したりすることが可能です。ERP（統合基幹業務システム）や業務システムなどと連携させれば、各部署や部門からの集計を待つことなく、リアルタイムでの数値の把握も可能です。

売上予測のシミュレーション

目標と実績の達成度合いである予実を追うためには、日々変動する為替や需要の予測が、全体の利益や売り上げにどのように影響を与えるかを把握する必要があります。「為替が1円上がったら…」「逆に1円下がったら…」というようなケースごとの分析も、BIツールで容易に行うことができます。

マーケティングにBIツールを活用

続いてマーケティング分野でのBIツール活用についてです。

関連性や傾向を可視化

「商品Aと共に売れている商品」「天気や気候による来訪者数の変化」「近隣イベント開催時と非開催時の店舗売上」など、複数のデータをBIツールを使ってクロス分析、相関分析、回帰分析といった方法で分析することで、経験や勘にとらわれずに、品揃えや仕入れ量を変えたり、プロモーションのターゲットの絞り込みなどが行えるようになります。

「コールセンターへの問い合わせ」や「SFAの情報」をテキスト分析

テキスト化された「オペレーターと顧客との会話情報」や集計したアンケート結果、SFA（営業支援システム）に蓄積された顧客の声などを「テキストマイニング」と呼ばれる手法で分析することで、顧客ニーズを数値や傾向として可視化できます。

さらに、複数データと相関的に分析を行うことで「特定のクレームが届きやすい時期」などが分かれば、製品・サービスの弱点を把握できるといった効果も期待できます。

営業現場でBIツールを活用

最後に営業活動におけるBIツール活用シーンを紹介します。

数字による裏付けのあるデータを視覚的に訴求

顧客への提案書やプレゼンテーションの資料は、説得力が求められます。BIツールを使い、「自社製品を導入した企業の売上アップ率」などの具体的な数値をグラフ化して示すことで、営業活動での説得力が増します。

売上実績や見込みのデータを可視化

営業担当者が「受注済みの金額」「見込みの金額」を特定のフォーマットで入力し、集計されたデータをBIツールでダッシュボードや定型レポートといった出力形式で可視化すれば、営業のマネージャーは日々変動する数字をリアルタイムで簡単に追うことができます。

BIツールは組織を横断して活用できる

BIツールは特定の部署でしか使えないものではなく、複数の部署で利用することが可能です。また、分析スキルを持つ専任の担当者や担当部門を設けることで、各部門で必要なデータを高度に分析し、可視化することもできます。

今回紹介した活用イメージを参考に、自社の活用場面を明確にしてイメージに合ったBIツールを導入しましょう。