【専門家が解説】リモートワークで生産性を高めるポイントと導入すべきITツール

リモートワーク環境における生産性

リモートワークは、オフィスと異なる条件で仕事をすることになります。リモートワークでは生産性がどのように変化するのでしょうか。

リモートワークで生産性が下がる可能性も

リモートワークにおける労働生産性は、さまざまな説が存在しています。ある論文では、リモートワークを導入したことにより、集中力が向上して生産性があがったと主張しています。しかし、直近のニュースでは日本のある大企業が在宅勤務により３割程度、生産性が下がったと発表しました。また、企業の管理者からも部下を管理しづらいなどの声が聞こえてきます。

どうやら、リモートワークを導入すれば一律に労働生産性が向上するわけではなさそうです。このようにリモートワークは、良くも悪くも生産性に影響を与えているのです。

リモートワークとオフィスワークの環境は異なる

オフィスは仕事に集中するための環境が整えられています。一般的なオフィスであれば、仕事に必要なもの以外は一切設置されていないはずです。

一方でリモートワークは、在宅勤務や移動中のモバイルワークであれば、必ずしも仕事に集中できる環境ではないかもしれません。プライベートな要素も同居する空間で仕事をする必要があると言えます。

リモートワークでの生産性に影響する要因

リモートワークは、オフィスワークの場合と生産性が異なる可能性があることがお分かりになったと思います。ここで、もう少し具体的にリモートワークでの生産性に影響する要因を考えてみましょう。

日本型の働き方

日本の管理職は、部下の進捗状況を細かく管理するマイクロマネジメントを好むと言われています。部下の進捗状況を「ホウレンソウ」によって報告させ、成果へと導いていきます。

また、日本は企業に所属することで給与を支給する、メンバーシップ型の雇用形態が中心です。そのため、完全に成果主義の欧米と比べ、多くの従業員には仕事で成果を出すという考え方が定着していません。

リモートワーク環境では、管理者による部下の管理が物理的に及ばず、成果物を決めて成果創出に取り組む成果主義のマネジメントをする必要があります。しかし、これまでのメンバーシップ型の働き方は、リモートワークに適していないため、日本型のマネジメント方法を変えなければ生産性は向上しないでしょう。

集中力の低下

一部の論文では、リモートワークは集中力が向上すると主張しています。しかし、実際の在宅勤務では必ずしも生産性が向上するとは言えません。

例えば家族のいる方は、小さなお子さんが仕事中に泣いてしまうことや、仕事中に仕事部屋に入り込んでくることもあるでしょう。その度に仕事が中断されてしまうこともあり得ます。また、一人暮らしの場合でも、部屋が狭く仕事に集中できるデスクや椅子が置けない方もいます。

このように、個々の環境によって集中力の低下が起きることも考えられるでしょう。

コミュニケーションにおける情報量の低下

オフィスワークでは、上司や部下、同僚とコミュニケーションをとる際、表情やしぐさ、雰囲気を感じることができます。

一方でリモートワークは、電話やビデオ会議を使用したコミュニケーションが中心でしょう。遠隔でのコミュニケーションは、対面のときよりも表情や雰囲気を読み取ることが難しいです。そのため、情報量が少なくなり相手の真意がつかみづらいこともあります。

このように、リモートワークではコミュニケーションの情報量が少なくなり、お互いに意思疎通が難しくなることで、生産性が低下することが考えられます。

リモートワークで生産性を上げるポイント

では、リモートワークで生産性を高めるにはどうすればよいのでしょうか。生産性を高めるポイントについてまとめてみました。

労働時間ではなく成果を基準に仕事を進める

これまで日本では労働基準法の定めにより、時間単位での働き方が中心でした。そもそも労働基準法は1947年に作られたものです。当時の日本では、まだ製造業を中心とした２次産業が中心でした。

しかし今では、IT企業やサービス業などの３次産業が中心です。特にサービス業においては時間ではなく、顧客への提供価値によって売上と利益が決まります。日本人の多くが肉体労働よりも知的労働に従事する現代では、時間単位の働き方ではなく仕事の成果や提供価値を基準にした方が生産性が向上します。

そのうえ、リモートワークでは進捗管理が難しいため、従業員に対して仕事の成果物と達成基準を示し、納期までに成果物を納品する方法で仕事を管理するとよいでしょう。

評価方法を変える

リモートワークでは上司が部下の仕事の様子を確認することが難しいため、従来のプロセス評価は難しいでしょう。そのため、成果主義の評価方法を導入する必要があります。

シンプルに仕事の成果によって評価が決まる仕組みにすれば、従業員も成果を上げるために仕事をするはずです。評価方法を変えることは、リモートワークでの生産性を高める有効な手段といえるでしょう。

コミュニケーション方法を変える

ここまでご紹介したように、リモートワークではコミュニケーションにおける情報量が対面よりも少なくなります。特に電話やメールでは相手の表情が見えないため、相手が何を考えているのかわかりづらいことも多々あるでしょう。

そこで、情報量の不足を補うためにも、頻繫にコミュニケーションをとることがおすすめです。電話やメールでは要件だけでなく、いま感じていることや思っていることなど少し雑談も交えたうえで本題に入るとよいです。

些細なことであっても頻繫に連絡を取り合って、お互いに考えていることを共有しましょう。情報量が多くなれば、対面時と同じようにコミュニケーションをとることができるようになります。

リモートワークにおすすめのITツール

リモートワークでは、ITツールをうまく活用することが効率化のカギです。そこで、おすすめのITツールをご紹介します。

チャットツール

リモートワークでの生産性を向上させるツールの一つが、チャットです。

メールは挨拶文から始まり本題に入るまで時間がかかる上に、受信するごとにメールを開く必要があります。チャットであればいきなり本題から話すこともでき、リアルタイムかつ気軽に相談することも可能です。細かいやり取りを頻繫にすることができるため、相手の様子が見えない状況でも情報量を多くしてコミュニケーションの不便さを解消することもできます。

また、ファイルのやり取りもできるチャットツールであれば、気軽にファイルを送信可能です。チャットツールの活用は、リモートワークの基本といえるでしょう。

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勤怠管理ツール

リモートワークでは、従業員の勤怠管理が複雑になります。

多くの企業ではリモートワークを導入する際に、出勤時刻や退勤時間に制限がないフレックスタイム制を導入しています。なぜならリモートワークでは、家庭の用事との両立など個々の事情によって勤務時間が異なるからです。また、管理者が直接部下の様子を見ることができないため、勤怠管理は部下に委ねられます。

こうした従業員の勤務状況を見える化するためにも、勤怠管理ツールはリモートワークで必須といえるでしょう。

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業務管理ツール

リモートワークでは、物理的にチームの業務を管理することができません。そのため、業務状況の見える化が必要です。業務状況を見える化するには、業務管理ツールがおすすめです。

業務管理ツールは、各業務の見える化を行い、タスクと期日を簡単に一覧表として表示することができるようになっています。納期が近いタスクについては、自動で通知を発信してくれるなど、便利な機能も搭載しています。複数の異なる業務を同時進行で管理しているチームには業務管理ツールは欠かせないツールです。

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まとめ

リモートワークは、良くも悪くも仕事の生産性に影響を及ぼします。前向きかつ自発的に仕事に取り組むことができる人であれば、オフィスワーク以上に生産性が向上する可能性があるでしょう。

一方で在宅勤務では、家庭環境や住宅環境によって仕事に集中できない場合もあります。また、日本企業でチーム単位で仕事に取り組んでいた方にとっては、進捗管理やチーム内のコミュニケーションが難しいと感じることもあるでしょう。

こうしたデメリットをいかに克服するかがリモートワークで生産性を高めるためのポイントです。評価やコミュニケーション方法など仕事の進め方を変えると同時に、ITツールを活用して新しい働き方にチャレンジしていきましょう。