ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■明細データの取り込み・閲覧方法別
- CSVなどで明細データを取り込む：ポケット給与、レコル、KING OF TIME 人事労務
- 給与計算と一体で利用：マネーフォワード クラウド給与、レコル、弥生給与 Next、ジョブカン 給与計算、freee人事労務
- スマートフォンアプリで閲覧：SmartHR、レコル
- ■ログイン認証の方式別
給与明細電子化システムの仕組みの全体像
給与明細電子化システムは、給与計算そのものではなく、計算した結果を従業員に届ける部分を担います。仕組みは「受け取る」「作る」「見せる」の3つの段階に分けて考えるとわかりやすくなります。各段階で何が起きているかを見ていきましょう。
給与計算ソフトから明細データを受け取る
最初の段階では、給与計算ソフトで確定した支給額や控除額、勤怠の情報などを、給与明細電子化システムへ取り込みます。取り込むデータは、従業員番号と各項目の金額を並べたファイルや、明細の形に整えたPDFなどです。
給与計算ソフトと給与明細電子化システムが別の製品であれば、毎月このデータの受け渡しが発生します。取り込みのたびに手作業で加工が必要かどうかで、担当者の負担は大きく変わります。
システム上で従業員ごとの明細を作る
取り込んだデータは、従業員番号をもとに一人ひとりのアカウントへ振り分けられます。項目と金額の一覧から明細を作る方式では、システムがあらかじめ設定した明細の書式に金額を当てはめて表示します。
手当の名称や並び順は、製品によって書式設定から変更可能です。新しい手当を追加したときに、給与計算ソフト側と書式の両方を更新し忘れると、項目が表示されない場合があるため注意しましょう。
従業員が画面で閲覧・保存する
最後の段階では、従業員が自分のIDでログインし、明細を閲覧します。パソコンのWebブラウザやスマートフォンから確認する仕組みで、PDFでの保存や印刷に対応した製品もあります。
過去の明細をさかのぼって確認する際の閲覧可能期間は、製品や契約によって異なります。住宅ローンの審査などで過去の明細を求められる場面もあるため、何年分を閲覧できるかは確認しておきたい点です。
給与明細データの取り込み方式の違い
給与明細電子化システムの仕組みのなかで、製品による違いが大きいのがデータの取り込み方式です。自社の給与計算の方法にあわない方式を選ぶと、毎月の加工作業が残る可能性があります。代表的な3つの方式を整理します。
CSVファイルを取り込む方式
給与計算ソフトから出力したCSVファイル（項目をカンマで区切ったデータ）を取り込む方式です。給与計算ソフトがCSV出力に対応していれば、既存のソフトを変えずに電子化を始められる場合があります。
ただし、出力される項目の並びと、給与明細電子化システムが求める形式が一致しないこともあります。項目の対応づけを一度設定すれば翌月以降も使えるか、取り込み時にエラー箇所を確認する機能があるかを確かめておきましょう。
PDFを分割して配信する方式
給与計算ソフトで作成した全従業員分の明細PDFを取り込み、従業員ごとに分割して配信する方式です。紙で印刷していた明細と同じ見た目を維持したまま電子化できる点が特徴です。
分割は、PDFに印字された従業員番号などを読み取って行う製品があります。番号の位置がずれると振り分けを誤るおそれがあるため、配信前に一部の明細を確認する手順を決めておくと安心です。
給与計算と一体で動く方式
給与計算ソフトや人事労務システムに、明細を電子配信する機能が組み込まれている方式です。計算が確定すると、データの受け渡しをせずにそのまま従業員へ公開できます。
ファイルを出力して取り込む手間がなく、取り込みミスも起こりにくい仕組みです。一方で、給与計算ソフトを切り替える必要が生じる場合もあるため、現在のソフトを使い続けたいかどうかを踏まえて検討しましょう。
給与明細電子化システムが従業員に届ける仕組み
明細を作っただけでは、従業員に届いたことにはなりません。給与明細電子化システムには、明細が公開されたことを知らせ、従業員が見落とさずに確認できるようにする仕組みがあります。届け方の主な種類を紹介します。
Web画面での閲覧と公開の通知
Web閲覧型では、明細はシステムのサーバに保存され、従業員はログインして画面で確認します。公開日時を予約しておくと、給与の支給日にあわせて明細を自動公開する製品があります。
公開と同時に、登録されたメールアドレスへ「明細が公開されました」と通知する仕組みも用意されています。管理者が従業員の閲覧状況を把握する機能があれば、未閲覧者への個別案内にも役立ちます。
メールで明細を送る場合の注意
明細のPDFをメールに添付して送る方法もあります。従業員がログインする手間はありませんが、宛先を誤ると第三者に給与情報が届いてしまうおそれがあります。
メールで送る場合は、PDFにパスワードを設定する、宛先を従業員データから自動で設定するなど、誤送信の影響を抑える仕組みがあるかを確認しましょう。社外のメールアドレスに送るかどうかも、社内のルールとして決めておく必要があります。
スマートフォンアプリでの閲覧
パソコンを業務で使わない店舗や工場の従業員がいる企業では、スマートフォンで明細を確認する仕組みが役立ちます。専用アプリで閲覧する製品と、スマートフォンのブラウザで見る製品があります。
アプリの場合は、明細の公開をプッシュ通知で知らせるものもあります。個人のスマートフォンを使ってもらう場合は、端末の紛失時にどう対応するかや、アプリの導入方法を従業員に案内する準備も必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与明細電子化システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
法令で定められた給与明細の電子交付ルール
給与明細（給与等の支払明細書）は、所得税法で交付が義務づけられている書類です。電子で交付するには、法令で定められた手続きを踏む必要があります。国税庁の「給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ＆A」をもとに整理します。
電子交付に必要な従業員の承諾
給与明細を電子で交付するには、あらかじめ従業員に電子交付の方法を示し、電磁的方法または書面で承諾を得る必要があります。国税庁のQ＆Aでは、交付する書類の名称や閲覧の方法、ファイルの形式、交付予定日などを示す例が挙げられています。
承諾は交付のたびに得る必要はなく、一度得た承諾はその後の電子交付にも有効です。給与明細電子化システムには、画面上で承諾を受け付けて記録する仕組みを持つ製品もあります。
回答がない場合のみなし承諾
令和5年度及び令和6年度の税制改正により、給与等の支払明細書などについて、承諾の取り方が加わりました。会社が「期限までに回答がなければ承諾したものとみなす」と事前に通知し、期限までに回答がなかった場合は、電子交付を承諾したものとみなされます。
この方法を使えば、回答を集めきれずに電子化が進まない状況を避けやすくなります。通知の方法や回答期限の考え方は国税庁のQ＆Aで説明されているため、運用を始める前に確認しましょう。
書面交付の請求と表示・出力の要件
電子交付を承諾した従業員から書面での交付を求められた場合は、書面で交付しなければなりません。電子交付を受けない旨の申し出があった場合も、改めて電子交付を受ける旨の申し出があるまでは書面での交付が必要です。
また、電子交付では、従業員が明細を画面に表示し、書面に出力するための手段を備えることが求められます。紙を希望する従業員の情報を管理し、印刷して渡す運用をあわせて用意しておきましょう。
給与明細電子化システムで情報を守る仕組み
給与明細には、給与額や控除額、扶養の情報など、個人にとって機密性の高い情報が含まれます。給与明細電子化システムでは、本人以外の閲覧を防ぐ仕組みと、操作の記録を残す仕組みが重要です。
ログイン認証と本人確認
給与明細電子化システムでは、IDとパスワードによるログインが基本です。パスワードに加えて、スマートフォンに届く確認コードなど別の要素を組み合わせる二要素認証に対応した製品もあります。
社内で使っている認証の仕組みと連携し、一度のログインで複数のシステムにアクセスするシングルサインオン（SSO）に対応した製品もあります。従業員がパスワードを忘れた際の再発行の流れも、問い合わせ対応の負担に関わるため確認しておきましょう。
閲覧履歴と公開期間の管理
誰がいつ明細を閲覧したか、管理者がどのような操作をしたかを記録する操作ログの仕組みは、トラブルの際に経緯を確認するために役立ちます。管理者の権限を、明細の登録だけを行う人と全体の設定を行う人に分けられる製品もあります。
また、退職者のアカウントをいつまで残すかも決めておく必要があります。退職後も一定期間は明細の閲覧を認めるのか、データを出力して渡すのかを、社内のルールとして定めておきましょう。
データの届け方で比べる給与明細電子化
給与データの取り込み方や従業員への届け方、ログイン時の認証といった仕組みの違いが見えるよう、製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ポケット給与 | CSVのアップロードによる明細配信に加え、配信予約や２フェーズ認証に対応 |
| マネーフォワード クラウド給与 | 給与計算に加え、Web明細だけの利用も選べるクラウド給与 |
| SmartHR | 給与明細や源泉徴収票の作成・配付をペーパーレス化する |
| レコル | 勤怠、給与計算、Web給与明細、年末調整まで一体で利用できる |
| カオナビ | 2段階認証とシングルサインオンに対応したWeb給与明細 |
| KING OF TIME 人事労務 | 給与ソフトのエクスポートデータを取り込んで明細を閲覧できる |
| 弥生給与 Next | 勤怠、給与、労務と連携するクラウド給与サービス |
| ジョブカン 給与計算 | 勤怠管理とAPI連携し、Web明細をマイページで配布できる |
| freee人事労務 | 給与計算から明細の作成・電子化までを自動で連携する |
給与データの取り込みから閲覧までを支える製品
給与計算ソフトから明細データを受け取り、従業員に届けるまでの流れが異なる製品を選びました。自社の給与計算の進め方に近い製品を探してみましょう。
ポケット給与
- 給与明細をスマホ・PC・タブレットで、いつでもどこでも閲覧可能
- 年末調整・マイナンバー収集・オリジナル帳票など幅広く電子化！
- 充実した機能と分かりやすい操作性で業務をサポート
株式会社ICSソリューションズが提供する「ポケット給与」は、給与明細の配信に特化したシステムです。CSVデータをアップロードするだけで配信が完了し、配信予約も設定できます。ワンタイムパスの発行やアカウントロック、２フェーズ認証に対応しており、閲覧時の本人確認にも配慮されています。年末調整申告書やマイナンバーの収集にも活用でき、API連携にも対応しています。
マネーフォワード クラウド給与
- 給与計算、Web明細の利用が可能！
- 給与計算は別のソフトを利用しWeb明細だけでお使いいただけます
- Web明細で印刷・配布のコスト削減。配布ミスも防止
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド給与」は、給与・賞与の計算に加えてWeb給与明細も標準機能に備えるクラウド型のサービスです。従業員は専用ページでいつでも明細を確認し、必要に応じて印刷も行えます。給与計算には別のソフトを使い、Web明細だけを利用する形も選べるため、現在の給与計算の方法を変えずに電子化を始めたい企業が比較しやすい製品です。
SmartHR
- 給与明細の作成・配付にかかる時間を99％削減
- 配付ミスや紛失などのセキュリティリスクを防止
- 蓄積データを活用し、「離職証明書」などの退職手続きも自動化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、給与明細や源泉徴収票の作成・配付をペーパーレス化するサービスです。印刷や仕分け、封入といった工程をなくし、紛失や誤配付のミスを防げます。スマートフォンアプリからの閲覧に対応するほか、API連携やカスタマイズも可能です。蓄積したデータは、退職手続きの自動化にも生かせます。
レコル
- 勤怠管理・給与計算・Web給与明細・年末調整すべてレコルで完結
- 月額ひとり300円とリーズナブル！すべての機能を利用可能
- 給与明細や源泉徴収票をWeb発行
中央システム株式会社が提供する「レコル」は、勤怠管理、給与計算、Web給与明細、年末調整までをひとつで完結できるクラウドシステムです。給与データのCSV出力・インポートに対応し、勤怠システムからのワンクリック連携も可能です。従業員はスマートフォンアプリからも明細を閲覧できます。社労士が監修した、給与担当者の負担を減らす機能がそろっています。
カオナビ
- 明細の作成・配付にかかるコストや工数を削減
- 給与明細の配布ミスや紛失によるセキュリティリスクを防止
- 従業員は簡単にWEB明細へアクセス可能で問合せ軽減
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、給与明細を紙からWebへ切り替え、労務業務を支えるサービスです。2段階認証とシングルサインオンに対応し、パスワードの強度も設定でき、IPアドレス制限やデータベースの二重化にも対応しています。明細の配布ミスや紛失によるリスクを抑え、従業員がWeb明細へアクセスしやすくなるため、問い合わせの軽減にもつながります。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、Web給与明細の発行や閲覧に加え、入社処理やマイナンバー管理も行える人事労務のサービスです。利用中の給与ソフトからエクスポートした明細情報を取り込むと、従業員はPDFやHTML形式で明細を確認します。勤怠や給与との連携も可能です。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、従業員300名未満の企業向けのクラウド給与サービスです。打刻などの勤怠から給与計算、年末調整、入退社手続きまで連携し、Web明細の配信によって給与業務のペーパーレス化を進めます。給与計算と明細の電子化を同じサービスでまとめて進めたい企業が検討しやすい製品です。あわせて社会保険や労働保険の電子申請にも対応しています。
ジョブカン 給与計算
- ジョブカン勤怠管理とAPI連携！勤怠データを1クリックで取得！
- 給与・賞与明細をWeb上の従業員マイページで配布できる！
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン 給与計算」は、給与計算から明細の発行までをクラウドで進められるサービスです。給与や賞与の明細は、従業員のマイページ上で配布できます。ジョブカン勤怠管理とAPI連携しており、勤怠データは1クリックで取得可能です。給与計算と一体で電子化を進めたい企業向けの選択肢です。
freee人事労務
- 10万事業所が利用！中小企業向けクラウド給与計算
- PC・スマホ・タブレットでいつでもどこでも明細閲覧
- 給与明細のペーパーレス化による配布・保管コストの削減
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、給与計算から給与明細や賞与明細の作成までを自動化するクラウド型のサービスです。給与明細を電子化してWebで共有することで、配布や管理、郵送のコストを抑えられます。PCのほかスマートフォンやタブレットからの明細閲覧にも対応。勤怠から明細発行までの連携を重視し、給与計算を含めてクラウドへ移したい企業が検討しやすい製品です。
まとめ
給与明細電子化システムの仕組みは、給与計算ソフトから明細データを受け取り、従業員ごとの明細を作り、Web画面やアプリで届けるという流れです。データの取り込み方式や届け方は製品によって異なり、毎月の作業量に影響します。電子交付では所得税法にもとづいて従業員の承諾を得る必要があり、書面交付の請求への備えも欠かせません。自社の給与計算の方法にあう給与明細電子化システムを、資料請求で比較してみてください。
