ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■解決したいセキュリティ課題別
- 不正申請や二重申請を抑えたい：バクラク経費精算、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼、楽楽精算、WiMS/SaaS 経費精算システム、マネーフォワード クラウド経費、経費BANK
- 電子帳簿保存法の改ざん防止に対応したい：ハーモス経費、楽楽精算、マネーフォワード クラウド経費、ジョブカン経費精算、Spendia
- 操作ログや修正履歴を確認したい：WiMS/SaaS 経費精算システム、ジョブカン経費精算、Spendia
- ■ログイン認証の方式別
- ■提供会社の第三者認証別
- ISO/IEC 27001を取得：invox経費精算、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼、楽楽精算、WiMS/SaaS 経費精算システム、マネーフォワード クラウド経費
経費精算システムのセキュリティで守る情報と不正
経費精算システムのセキュリティを考える際は、外部への情報漏えいと、社内での不正や誤りの二つに分けて整理すると対策の抜けを防ぎやすくなります。それぞれで何を守るのかを確認しましょう。
口座情報や領収書に含まれる個人情報
経費精算システムには、立替金を振り込むための従業員の銀行口座、氏名や所属、出張の行き先や日程が登録されます。領収書の画像には、取引先の名称や会食の参加者が写っている場合もあります。
これらが外部に漏れると、従業員のプライバシーや取引先との関係に影響するおそれがあります。誰がどの情報を閲覧できるかを整理し、経理担当者以外が口座情報を見られないようにするなど、情報の種類ごとに閲覧範囲を決めておくことが大切です。
不正申請や二重計上につながる抜け穴
経費精算では、同じ領収書を二度申請する、実際より高い金額で申請する、私用の支出を業務の経費として申請するといった不正や誤りが起こる可能性があります。紙やExcelでの精算では、こうした申請を目視で見つける必要がありました。
不正や誤りは、悪意によるものだけでなく、ルールの理解不足や入力ミスから生じる場合もあります。システムで申請の段階から気づける仕組みを整えることは、会社のお金を守るだけでなく、従業員が誤った申請をしてしまうことを防ぐ意味もあります。
不正申請を抑える経費精算システムの機能と運用
経費精算システムには、申請内容の誤りや不正の兆候に気づくための機能を持つ製品があります。機能の有無や細かさは製品によって異なるため、自社の経費規程にあわせて使えるかを確認しましょう。
重複チェックと規程違反の警告
同じ日付と金額、支払先の領収書が過去に申請されていないかを照合し、重複の可能性を知らせる機能を持つ製品があります。交通費では、交通系ICカードの利用履歴や経路検索の結果を取り込み、手入力の金額との差を減らす方法もあります。
あわせて、宿泊費の上限や接待費の1人あたり上限額など、経費規程の条件を設定して超過時に警告を出せるかも確認しましょう。警告を出すだけか、申請自体を止めるかを選べる製品もあり、規程の運用方針にあわせて設定します。
承認経路と職務の分離
申請者の上長だけが承認する経路では、上長と申請者が同じ判断をしてしまうと不正に気づきにくくなります。金額や費目に応じて経理部門の確認を加えるなど、複数の目で確認する承認経路を設定しましょう。
また、経費を申請する人、承認する人、支払いを処理する人を分けておく職務の分離も、内部統制の基本的な考え方です。少人数の会社で役割を分けにくい場合は、月ごとに支払いの一覧を別の担当者が確認するなど、運用で補う方法もあります。
操作ログの記録と定期的な確認
操作ログとは、誰がいつどの申請を作成、修正、承認したかを記録したデータです。ログが残っていれば、承認後に金額が変更されていないか、代理で申請された経費がないかを後から確認できます。
ただし、ログは記録するだけでは役に立ちません。差し戻しが多い申請者や、締め日直前にまとめて承認された申請を月次で確認するなど、見る項目と担当を決めておきましょう。確認を担当者1人に任せず、結果を記録として残すことも大切です。
ログインと端末を守る経費精算のアクセス管理
経費精算システムは、多くの従業員が社外やスマートフォンから利用する可能性のあるシステムです。利用者が多いほどIDやパスワードが漏れる経路も増えるため、ログインの仕組みと端末の扱いを決めておきます。
多要素認証とシングルサインオン
多要素認証とは、パスワードに加えて、スマートフォンのアプリに表示される確認コードなど別の要素で本人を確認する方法です。パスワードが漏れた場合でも、第三者のログインを抑える効果が期待できます。
シングルサインオンは、社内で使う認証の仕組みと連携し、一度のログインで複数のシステムを使えるようにする方法です。退職者のアカウントを認証基盤側でまとめて停止できるため、経費精算システムだけIDが残るといった管理漏れを減らせます。対応方式は製品ごとに確認しましょう。
スマートフォンで申請するときの注意
スマートフォンで領収書を撮影して申請できると、外出先でも精算を進められます。一方で、端末を紛失した場合に、ログインしたままのアプリから情報を見られるおそれがあります。私物のスマートフォンを業務で使う場合は、会社が管理できる範囲が限られる点にも注意が必要です。
端末の画面ロックの設定、アプリの自動ログアウト、紛失時の連絡先とアカウント停止の手順を、社内ルールとして決めておきましょう。撮影した領収書の画像が端末の写真フォルダに残るかどうかも、製品や設定によって異なるため確認しておくと安心です。
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電子帳簿保存法とセキュリティの関係
経費精算システムで領収書を電子データとして保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。要件の中には、データの改ざんを防ぐという、セキュリティと重なる考え方が含まれています。
改ざんを防ぐ真実性の要件
電子帳簿保存法では、紙の領収書をスキャンして保存する場合や、電子で受け取った領収書を保存する場合に、データが後から書き換えられていないことを示す措置が求められます。この考え方は真実性の確保と呼ばれます。
措置の方法には、タイムスタンプを付与する方法や、訂正や削除の履歴が残るシステムで保存する方法などがあります。どの方法に対応しているかは製品によって異なり、要件の細部は改正されることもあるため、国税庁の公表資料もあわせて確認しましょう。
検索できる状態での保存と閲覧範囲
電子帳簿保存法では、保存したデータを取引日や金額、取引先で検索できる状態にしておくことも求められます。税務調査の際に必要なデータを速やかに示せるようにするためです。事業の規模などによって要件が緩和される場合もあります。
一方で、検索しやすい状態にするほど、閲覧できる人の範囲を適切に設定する必要が高まります。経理担当者や監査担当者には全件を、一般の従業員には自分の申請だけを表示するなど、権限の設定とあわせて保存の仕組みを設計しましょう。
クラウド型経費精算システムの提供会社の管理体制
クラウド型の経費精算システムでは、サーバーやデータの管理を提供会社に任せる形をとるため、提供会社の管理体制を資料で確かめておくことが欠かせません。自社で行う設定と提供会社が担う管理の分担も整理しておきましょう。
第三者認証と監査報告書
提供会社の情報セキュリティの管理体制を確かめる手がかりとして、ISMS（ISO/IEC 27001）やクラウドサービス向けのISO/IEC 27017などの第三者認証があります。外部の監査機関による内部統制の報告書を提供している会社もあります。認証や報告書は、管理の仕組みが一定の基準で評価されていることを示す材料の一つです。
認証を取得しているかどうかに加え、認証の対象範囲に経費精算サービスが含まれているかも確認しましょう。自社のセキュリティ確認シートに回答してもらえるかどうかも、提供会社に問い合わせておくと比較の材料が増えます。
データの保管場所とバックアップ
データを保管するデータセンターが国内か海外か、バックアップをどの頻度で取得し、どこに保管しているかは、提供会社によって異なります。社内規程や取引先との契約で保管場所に条件がある場合は、事前に確認が必要です。
あわせて、障害が起きた際の連絡方法、解約時にデータを書き出せるか、解約後にデータがどのように削除されるかも確かめておきましょう。責任の分担を契約書や利用規約で確認しておくと、万一の際の対応を検討しやすくなります。
セキュリティ機能で比べる経費精算システム一覧
不正申請の検知、ログインの制御、電子帳簿保存法への対応など、セキュリティに関わる機能に絞って各製品の特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| invox経費精算 | IPアドレス制限とSAML対応のSSOをオプションで追加でき、ISO/IEC 27001を取得 |
| バクラク経費精算 | 二重申請の自動検知や内訳ごとの上限単価・アラート設定で申請ミスを抑える |
| MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼 | 重複申請チェックに加え、不正経費検知AIとの連携で経費の異常を検知 |
| ハーモス経費 | IPアドレス制限や規定違反チェック、タイムスタンプ付与の機能を搭載 |
| 楽楽精算 | 申請レビューAIが社内ルール違反の申請をブロックし、タイムスタンプ付与に対応 |
| WiMS/SaaS 経費精算システム | 二重申請への警告や規程の自動チェックを備え、ISO/IEC 27001・27017を取得 |
| マネーフォワード クラウド経費 | 重複などのチェックで不備入力を防ぎ、口座へのアクセス情報は暗号化して管理 |
| 経費BANK | 社内規定に反する申請を自動でチェックし、SSOはオプションで利用可能 |
| ジョブカン経費精算 | 操作ログを取得でき、アップロードした領収書にタイムスタンプを自動付与 |
| Spendia | 訂正・削除ログ管理やタイムスタンプ付与など電子帳簿保存法向けの機能を標準搭載 |
不正防止やログイン管理の機能を備えた経費精算システム
社内の不正申請を抑える機能と、外部からの不正ログインやデータの改ざんに備える機能の両面から紹介します。
invox経費精算
- 申請や承認、原本提出など紙のやりとりを電子化して出社が不要に
- AI OCRで領収書をデータ化！近場交通費は経路検索から登録可能
- 月契約で業界最安水準の無駄のない料金プラン
株式会社invoxが提供する「invox経費精算」は、アクセス元のIPアドレス制限や、SAMLに対応したシングルサインオンをオプションで追加できるクラウド型の経費精算システムです。提供会社はISO/IEC 27001の認証を取得しています。申請・承認・原本提出のやり取りを電子化し、領収書はAI-OCRでデータ化したうえで、インボイスの登録番号を国税庁のWeb-APIで照合します。入力ルールの設定で申請者の誤りを予防でき、電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引データの保存にも対応済みです。
バクラク経費精算
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
株式会社LayerXが提供する「バクラク経費精算」は、二重申請を自動で検知できる経費精算システムです。勘定科目や税区分にひもづく内訳ごとに、添付ファイルの必須設定や出席者の入力、上限単価を設定でき、ルールから外れた申請に気づきやすくなります。購買申請の承認金額を超える場合に申請者へアラートを表示したり、申請不可にしたりする制御も可能です。AI-OCRによる領収書の一括読み取りや承認経路の分岐、代理申請・代理承認にも対応しています。
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼
- 不正経費検知AI連携や領収書・請求書AI･OCR等の機能を提供
- 立替精算だけではなく、請求書支払・振替伝票にも対応
- ワークフローを利用することで、稟議～請求書支払を予算管理
パナソニック デジタル株式会社が提供する「MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼」は、重複申請チェックを備えた経費精算システムです。同一内容の申請が過去にないかをシステムが確認します。AIが経費利用の異常や違反を自動検知するStena Expenseとの連携に対応し、交際費のルールを社内規定にあわせて設定することもできます。ワークフローは直列・並列・合議・分岐などのフローを組み合わせられるため、複数の目で確認する承認経路を設定しやすい製品です。提供形態はオンプレミスとクラウドがあります。
ハーモス経費
- 高精度AI-OCR×会計システム連携100種類以上で入力・仕訳を自動化
- 承認ルート自動分岐・スプリット画面で操作性と法令対応を両立
- 25年以上の実績と累計12万社、導入後も無制限・無償サポート
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス経費」は、IPアドレス制限や規定違反チェックの機能を備えたクラウド型の経費精算システムです。申請内容に応じてあらかじめ設定した承認ルートが自動で選ばれ、カテゴリ・部門・役職・金額に加えてプロジェクト単位でもフローを分けられます。電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の双方に対応し、タイムスタンプ付与や検索、一括検証の機能も用意されています。AI-OCRによる領収書の自動入力にも対応しています。
楽楽精算
- 経費精算をAIで自動化:領収書撮影だけでAIが不備をチェック&申請
- 今の運用を変えずシステム化:高い柔軟性で既存フローを再現
- 徹底したサポート:専任担当が2か月無償で導入～定着までサポート
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、申請レビューAIが社内ルールに違反した申請を自動でブロックする経費精算システムです。領収書を撮影するだけで、伝票作成AIエージェントが申請書を作成し、申請の不備もAIがチェックします。交際費の規定違反チェックや申請ルールチェックも備えており、承認者や経理担当者の確認の手間を抑えられます。電子帳簿保存法への対応としてタイムスタンプ付与や検索、一括検証の機能があり、提供会社はISO/IEC 27001とプライバシーマークを取得しています。
WiMS/SaaS 経費精算システム
- 複雑な社内規程やワークフローに柔軟に対応
- AI-OCRやカード連携により入力・チェックを半自動化
- 社員経費のほか、支払管理、請求入金、振替伝票など拡張性あり
株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供する「WiMS/SaaS 経費精算システム」は、二重申請への警告機能を持つ経費精算システムです。社内規定に沿った自動チェックとあわせて、入力ミスや不正の兆候に気づきやすくなります。多段階承認や条件分岐、代理承認者の設定に対応し、経理承認を含む承認経路を組めます。申請の修正履歴を閲覧できるため、承認後の変更を確かめる運用にも役立つでしょう。セキュリティ認証として、ISO/IEC 27001・27017やプライバシーマークなどを取得しています。
マネーフォワード クラウド経費
- 手入力ミスを省けるオートメーション機能＆ペーパーレス運用
- 交通費・出張旅費の申請処理から会計ソフトへの仕訳連携まで対応
- 購買申請・住所変更・出張申請など柔軟な電子ワークフロー機能
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、不備のある申請の防止に役立つチェック機能を備えた経費精算システムです。会議費・接待費の出席者や領収証の添付、重複の有無を確認できます。メールアドレスや口座へのアクセス情報は暗号化して管理され、提供会社はプライバシーマークとISO 27001の認証を取得しています。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応し、スマートフォンで撮影した領収書の画像を原本として保存できます。カードや交通系データの明細を自動で取り込めるため、手入力による誤りも抑えられます。
経費BANK
- 1ヶ月あたり3,000円～利用できる、圧倒的なコストパフォーマンス
- レシートや請求書をスマホで撮って、手入力不要
- クレカやICカードと連携し、ワンクリックで利用履歴を取得
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、社内規定に反する申請を自動でチェックし、申請ミスや不正の防止につなげるクラウド型の経費精算システムです。出張手当や宿泊費の上限などのルールをシステム上で設定でき、計算ミスの防止にも役立ちます。シングルサインオン（SSO）はオプションとして用意されており、ログインの管理方法にあわせて検討できます。電子帳簿保存法のスキャナ保存と電子取引データの保存に標準で対応し、領収書や請求書のほか見積書などの書類も電子保存が可能です。
ジョブカン経費精算
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、管理者機能として操作ログの取得に対応したクラウド型の経費精算システムです。写真に撮った領収書をアップロードすると自動でタイムスタンプを付与でき、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に対応した形式で保存されます。承認が一定期間放置された際のアラートや、承認期日が迫った申請へのアラートも備えており、承認漏れの防止に役立ちます。代理申請・代理承認や、申請データのCSVダウンロードも可能です。
まとめ
経費精算システムのセキュリティは、口座情報や領収書データを守る対策と、不正申請や二重計上を防ぐ統制の両面で考えることが大切です。重複チェックや承認経路、操作ログ、多要素認証やシングルサインオンを組み合わせ、電子帳簿保存法の改ざん防止の要件にも対応しましょう。提供会社の第三者認証やデータの保管体制も比較の材料です。複数の経費精算システムを資料請求し、自社のルールにあう製品を見極めてください。
