ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■利用シーン別
- 国内の外国籍社員が申請する：ハーモス経費、WiMS/SaaS 経費精算システム、MAJOR FLOW Z KEIHI、Expensify
- 海外出張や外貨建ての経費を精算する：ハーモス経費、WiMS/SaaS 経費精算システム、皆伝！経費精算、楽楽精算、MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼、manage経費、ECOAS経費・旅費精算
- 海外拠点と共通のシステムを使う：WiMS/SaaS 経費精算システム、Expensify
- ■対応言語の範囲別
- 英語に対応：ハーモス経費、WiMS/SaaS 経費精算システム
- 中国語など英語以外の言語にも対応：WiMS/SaaS 経費精算システム
- 多言語対応を掲げている：MAJOR FLOW Z KEIHI、Expensify
経費精算システムの多言語対応が求められる場面
経費精算システムの多言語対応が必要になる場面は、大きく二つに分けられます。社内の利用者の言語に配慮したい場合と、海外での経費を扱う場合です。自社がどちらにあてはまるかを整理しましょう。
外国籍社員が国内で申請する場合
日本語の読み書きに慣れていない社員がいる場合、日本語だけの画面では、費目の選び方や入力項目の意味がわからず、申請に時間がかかったり、誤った費目で申請されたりする可能性があります。差し戻しが増えると、経理担当者の確認の手間も増えます。
利用者ごとに表示言語を切り替えられる経費精算システムであれば、同じ申請画面を英語などで表示できます。社員の母語が英語以外の場合は、英語で十分か、ほかの言語が必要かを、社員の声を聞いて判断しましょう。
海外出張や海外拠点で使う場合
海外出張が多い企業では、現地の通貨で支払った宿泊費や交通費、外国語で書かれた領収書を精算する必要があります。この場合に求められるのは、画面の言語よりも、外貨の入力や円への換算、海外の領収書の保存といった機能です。
海外拠点の現地社員も同じ経費精算システムを使う場合は、表示言語に加えて、現地の通貨や税制、承認者がいる場所との時差なども考える必要があります。国内だけで使う場合とは確認する項目が大きく変わるため、利用範囲を先に決めておきましょう。将来の海外展開の予定も考慮しておくと、後から製品を替える手間を避けられます。
多言語対応の範囲は画面表示だけではない
「多言語対応」と書かれていても、どこまでが翻訳されているかは製品によって異なります。申請者が迷わず使えるかは、画面以外の部分にも左右されるためです。ここでは確認したい範囲を三つに分けて紹介します。
画面とメール通知の表示言語
まず確認したいのは、申請画面、承認画面、スマートフォンのアプリのそれぞれが、選んだ言語で表示されるかという点です。パソコンの画面は英語に対応していても、アプリは日本語のみという場合もあります。
見落としやすいのが、申請の差し戻しや承認の依頼を知らせるメール通知の言語です。通知が日本語のままだと、何をすればよいかわからず対応が遅れる場合があります。エラーメッセージや入力の案内文が翻訳されているかも、デモや無料トライアルで確かめましょう。承認者側の画面の言語も、申請者とは別に設定できるかを確認しておきます。
費目名や入力項目の翻訳
経費精算システムの費目や入力項目は、各社が自社の規程にあわせて設定する部分です。システムの画面が英語に切り替わっても、会社が登録した費目名や説明文は日本語のまま表示される場合があります。
費目名や入力項目の説明を言語ごとに登録できるかは、製品によって異なります。英語の費目名を用意する場合は、旅費交通費や会議費といった勘定科目の意味が伝わる訳語を経理部門で決め、社内で統一しておくと、申請の誤りを減らせます。
マニュアルと問い合わせ窓口の言語
操作に迷ったときに申請者が読む操作マニュアルやヘルプページについても、外国語版があるかを確認しておきたいところです。提供会社が英語版のマニュアルを公開している場合もあれば、日本語のみの場合もあります。
問い合わせ窓口が外国語での相談に応じているかも、製品によって異なります。提供会社が日本語でしか対応していない場合は、社内の経理部門や情報システム部門が一次窓口となり、外国籍社員からの質問に答える体制を整える必要があります。よくある質問と回答を外国語でまとめておくと、窓口の負担を抑えられます。
海外出張の経費精算で必要な外貨の機能
海外出張の経費精算では、言語よりも通貨と領収書の扱いが課題として挙がります。外貨で支払った経費を正しく円に換算し、証拠となる領収書を残せるかを確認します。
外貨入力と円換算のレート
外貨に対応した経費精算システムでは、支払った通貨と金額を入力すると、設定したレートで円に換算できる製品があります。換算に使うレートを自動で取得するか、経理部門が登録したレートを使うかは製品によって異なります。
換算に使う日付とレートの種類、クレジットカードで支払った経費はカード会社の請求額を使うかなど、社内のルールを決めて継続して適用することが大切です。出張前に仮払金を渡している場合は、精算時の差額の扱いも決めておきます。換算方法は会計処理にも関わるため、経理部門や税理士とあわせて決めましょう。
海外の領収書の読み取りと保存
海外の領収書は、言語や日付の書き方、金額の表記が国によって異なります。領収書の画像から文字を読み取る機能を持つ製品でも、外国語の領収書にどこまで対応しているかは確認が必要です。
読み取りに対応していない場合は、申請者が金額や日付を手入力する必要があります。その場合も、領収書の画像を申請にひもづけて保存できれば、経理担当者が後から内容を確認できます。国外での支出は消費税の扱いが国内と異なるため、税区分の設定も経理部門と確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経費精算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
海外拠点で経費精算システムを共通化するときの論点
国内と海外の拠点で同じ経費精算システムを使うと、グループ全体の経費を同じ形式で把握できる利点があります。一方で、国ごとの違いをどう扱うかを事前に整理しておく必要があります。
拠点ごとの通貨と税制の違い
海外拠点では、現地の通貨で経費を精算し、現地の会計ルールや税制に沿って処理する必要があります。日本の電子帳簿保存法やインボイス制度にあわせた設定が、そのまま海外拠点にあてはまるとは限りません。
拠点ごとに基準となる通貨や税区分を設定できるか、拠点の会計ソフトとどのように連携するかは、製品によって異なります。現地の制度への対応は、現地の会計事務所や提供会社の現地法人に確認するなど、専門家の意見も踏まえて判断しましょう。
承認経路と時差、データの保管場所
海外拠点の申請を日本の上長が承認する場合、時差によって承認が遅れ、払い戻しの時期に影響する場合があります。代理承認者の設定や、一定の金額以下は現地の責任者が承認するといったルールを検討しましょう。
あわせて、申請データがどの国のサーバーに保管されるかも確認したい点です。国や地域によっては、個人データを国外に移すことに条件を設けている場合があります。データの保管場所と現地の法令との関係は、提供会社と法務部門に確認しておくと安心です。
多言語の経費精算を社内に定着させる準備
多言語対応の経費精算システムを導入しても、社内のルールや案内が日本語のままでは、利用者は迷ってしまいます。システム以外の準備もあわせて進めましょう。
経費規程と申請ルールの翻訳
何が経費として認められるか、上限額はいくらか、領収書をいつまでに申請するかといった経費規程は、申請者が理解していることが前提です。規程の要点を英語などに翻訳し、システムの画面からも参照できるようにしておくと、差し戻しを減らせます。
翻訳する際は、規程の全文を訳すよりも、よくある申請の例と注意点をまとめた簡単なガイドを用意する方法もあります。規程を改定したときに翻訳版も更新する担当と手順を決めておかないと、日本語版と内容がずれるおそれがあります。
導入前の動作確認と利用者の声の反映
導入前には、外国籍の社員や海外出張の多い社員に、実際に英語などの画面で申請から承認までを試してもらいましょう。翻訳の不自然な箇所や、日本語のまま残っている表示が見つかる場合があります。
導入後も、問い合わせの内容や差し戻しの理由を記録し、費目名の訳語やガイドの改善に生かします。利用者からの声を経理部門だけで抱えず、情報システム部門や各部署と共有する仕組みにしておくと、改善を続けやすくなります。
言語対応と外貨精算で見る経費精算システム一覧
画面の対応言語が明示されている製品と、海外出張の外貨精算に対応した製品を一覧にしました。対応言語の範囲は、製品ごとに資料で確かめてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ハーモス経費 | 英語対応と外貨対応の機能を持ち、海外出張精算はオプションで利用可能 |
| WiMS/SaaS 経費精算システム | 英語・中国語などに対応し、外貨精算やグループ会社を横断した承認が可能 |
| 皆伝！経費精算 | 国内・海外出張の申請テンプレートを備え、複数会社での共同利用に対応 |
| 楽楽精算 | 海外出張精算や仮払金申請の機能を持ち、日当・宿泊手当を自動で計算 |
| MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼 | 外貨対応や拠点管理の機能を備え、オンプレミスとクラウドの提供形態がある |
| MAJOR FLOW Z KEIHI | 複数会社・多言語・電子帳簿保存法に対応し、交通系ICカード等と連携 |
| Expensify | 多通貨・多言語対応のグローバル機能を持ち、AIが領収書を自動で読み取る |
| manage経費 | 海外出張・外貨に対応した申請が可能で、JIIMA認証で電帳法スキャナ保存に対応 |
| ECOAS経費・旅費精算 | 海外出張先からもスマホで申請でき、国内・海外の出張申請と精算に対応 |
外国籍社員や海外出張に対応する経費精算システム
対応言語や外貨精算、海外出張の申請・精算機能に注目して製品を紹介します。英語以外の言語や、アプリ・メール通知まで翻訳されているかは、資料やデモで確かめましょう。
ハーモス経費
- 高精度AI-OCR×会計システム連携100種類以上で入力・仕訳を自動化
- 承認ルート自動分岐・スプリット画面で操作性と法令対応を両立
- 25年以上の実績と累計12万社、導入後も無制限・無償サポート
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス経費」は、英語対応と外貨対応の機能を備えた経費精算システムです。海外出張精算はオプション機能として用意されており、日当・宿泊手当の自動計算や仮払金申請にも対応します。AI-OCRで領収書の項目や金額を自動入力でき、交通系ICカードや法人カードとの連携も可能です。英語表示がメール通知やスマートフォンアプリにまで及ぶかは、資料やデモで確認しておくと安心です。
WiMS/SaaS 経費精算システム
- 複雑な社内規程やワークフローに柔軟に対応
- AI-OCRやカード連携により入力・チェックを半自動化
- 社員経費のほか、支払管理、請求入金、振替伝票など拡張性あり
株式会社ソリューション・アンド・テクノロジーが提供する「WiMS/SaaS 経費精算システム」は、海外拠点での利用を想定し、マルチ言語に対応した経費精算システムです。対応言語は英語・中国語・その他で、詳細は相談に応じています。国内外の出張申請・精算や外貨精算に対応し、マスタ情報はグループ共通と個社別に分けて管理できます。グループ会社間を横断した承認や、会社間取引による仕訳分解も可能なため、海外拠点を含めた共通化を考える企業の候補です。
皆伝！経費精算
- 商習慣や社内規定に則した承認フローを自由に設定
- AI-OCRを使った申請入力時の負荷軽減
- 交通系ICカード、請求書・証憑管理など外部連携サービスが充実
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！経費精算」は、国内・海外出張申請の事前申請と精算のテンプレートを備えた経費精算システムです。オンプレミスとクラウドのどちらの環境でも複数会社による共同利用ができ、企業ごとに異なるマスタを一元管理できます。交際費精算申請や請求書支払申請、近距離交通費申請などのテンプレートもあり、出張以外の経費もまとめて扱えます。外国籍社員の利用を想定する場合は、画面の対応言語を資料で確認しましょう。
楽楽精算
- 経費精算をAIで自動化:領収書撮影だけでAIが不備をチェック&申請
- 今の運用を変えずシステム化:高い柔軟性で既存フローを再現
- 徹底したサポート:専任担当が2か月無償で導入～定着までサポート
株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、出張旅費精算の機能に海外出張精算を含む経費精算システムです。日当・宿泊手当の自動計算や仮払金申請にも対応しており、出張前の仮払いから精算までを1つのシステムで管理できます。AI-OCR機能で領収書を読み取り、申請画面へ反映することも可能です。外国籍社員が使う場合や外貨建ての経費が多い場合は、画面の対応言語や外貨の換算方法を資料で確かめておきましょう。
MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼
- 不正経費検知AI連携や領収書・請求書AI･OCR等の機能を提供
- 立替精算だけではなく、請求書支払・振替伝票にも対応
- ワークフローを利用することで、稟議～請求書支払を予算管理
パナソニック デジタル株式会社が提供する「MAJOR FLOW 経費精算/支払依頼」は、経費精算機能に外貨対応と拠点管理が含まれる経費精算システムです。日当・宿泊費を申請者の情報にあわせて自動計算でき、仮払精算処理や仮払残高管理にも対応しています。並列フローや合議フロー、代理申請・代行承認などのワークフロー機能を備えているため、時差で承認者が不在のときの運用も組み立てやすいでしょう。対応言語は資料で確認し、外国籍社員の利用範囲にあわせて検討してください。
MAJOR FLOW Z KEIHI （パナソニック デジタル株式会社）
- 交通系ICカード等と連携し、申請入力の手間を削減。
- 仕訳データ自動生成などで入力業務を効率化。
- 複数会社・多言語・電子帳簿保存法対応の柔軟性を備えます。
Expensify （Expensify, Inc.）
- AIが領収書を自動で読み取り、経費精算を効率化
- リアルタイムで経費追跡し、不正防止
- 多通貨・多言語対応のグローバル機能
manage経費 （株式会社COEL）
- JIIMA認証で電帳法スキャナ保存に対応
- ICカード・乗換案内連携で入力ミスを大幅削減
- 海外出張・外貨対応で申請可能
ECOAS経費・旅費精算 （アルプスシステムインテグレーション株式会社）
- 電子帳簿保存法に対応したペーパーレスの経費精算を実現
- 海外でもモバイルでも自由に経費・旅費の精算が可能
- ペーパー書類の移動や保管・確認にともなうリードタイムを削減
まとめ
経費精算システムの多言語対応は、画面の表示言語だけでなく、メール通知や費目名、マニュアルと問い合わせ窓口、外貨換算や海外で受け取った領収書の扱いまで含めて確認することが大切です。外国籍社員の申請か、海外出張や海外拠点での利用かによって必要な範囲は変わります。自社の利用シーンを整理したうえで、複数の経費精算システムを資料請求し、対応範囲を比べてください。
