グループウェアの機能｜データベースなどの専用ツールとして使える？

グループウェアとは

近年、多くの企業がグループウェアを導入しています。そもそも、グループウェアとはどのようなシステムなのでしょうか。解説していきます。

社内のコミュニケーションを円滑化するソフトウェア

グループウェアとは、従業員同士のコミュニケーションの円滑化を図るソフトウェアの１つです。掲示板や資料の共有といったグループウェアの機能を活用することで、外出先でも必要な情報をすぐに確認できます。

今は当たり前のように多くの企業が導入

今では多くの企業が導入し業務に活用しているグループウェアは、「ダグラス・エンゲルバート」によって開発されました。その後1996年にIBM社からリリースされた「Lotus Notes」が急速に普及しました。しかし、当時は導入コストが高かったため、大手企業では普及しましたが次第にグループウェアは下火になっていきます。そして、再びグループウェアが注目されたのは2000年代だと言われています。

国内ベンダーから導入コストを抑え、短期導入を実現するグループウェアがリリースされたことで、中小企業を中心にシステムが普及するようになったのです。近年ではクラウドに対応した製品もあり、機能性と利便性をもつシステムへと成長を遂げています。多様な機能をもつグループウェアですが、導入する際は自社に必要な機能を見極め、業務にフィットする製品を選定することが重要です。

グループウェアの機能

グループウェアは、実にさまざまな機能を有した製品です。その中から代表的な４つの機能をご紹介していきます。

ファイル共有・データベース機能

グループウェアには、PDFやExcelで作成した企画書などの資料をブラウザ上で閲覧できるファイル共有機能があります。いつでもどこでも必要な情報にアクセスできるため、時間の短縮が可能です。また、顧客情報や商品情報、クレーム情報などをデータベース化でき、共有できる機能を搭載しています。特別なスキルがなくてもデータベースの作成が可能となっています。

データベース上で情報の共有ができるため内勤スタッフと外勤スタッフが連携しやすく、生産性が向上するでしょう。

スケジュール管理機能

従業員すべてのスケジュールが一覧化・変更できる機能です。各従業員のスケジュールが可視化されるため業務の割り振りがしやすくなり、計画通りに業務を進めることが可能になるでしょう。スケジュール管理機能により、管理者は会社に戻ってホワイトボードで部下のスケジュールを確認する必要がなくなるため、時間を有効に使うことができます。

また、スケジュール管理機能を搭載した製品にはメモ機能をもつ製品もあります。訪問先ごとに状況などをメモしておくと、何のための訪問なのかを管理できるようになります。

チャット・メール機能

グループウェアのチャット機能を活用すれば、いつでも従業員間で情報のやり取りが行え、「あの情報伝えたかな？」といった伝達忘れを防ぐことにつながります。また、チャット履歴を参照すれば、情報の確認をいつでも行うことが可能です。

そして、どこにいてもチャット上でミーティングができるため、わざわざミーティングルームに集合する必要がありません。 メール機能では、個人宛・グループ宛と対象ごとへの送受信を行います。また、一覧表示機能によりメールの受発信状況をすぐに把握できるため、迅速な情報のやり取りが実現します。

ワークフロー機能

交通費申請や稟議書などの申請業務を自動化し、効率化を図る機能です。申請に必要な書類や承認ルートの選択ミスがなくなり、申請→承認→決裁までのフローが自動化されます。管理者もインターネット環境下であれば、グループウェアにアクセスして外出先での承認ができるため、未承認案件が溜まりがちといった事態の改善にもつながります。申請から決裁までのフローが可視化されるため未承認案件もすぐに把握でき、経営の際に必要な意思決定の迅速化を図れるでしょう。

グループウェアは本当に必要？

グループウェアはさまざまな機能を搭載しており、機能が充実している製品は、それだけ導入費用が高くなります。グループウェアの機能は課題解決のために有効なのでしょうか。２つの側面から解説していきます。

単体の機能だけで十分な場合は再検討！

グループウェアは従業員同士のコミュニケーションの活性化を図り、業務の効率化や生産性の向上をはかるものです。 もし、自社でワークフローの効率化を図り内部統制強化を実現したいのであれば、グループウェアに搭載されているワークフローの機能では不十分でしょう。そのような場合、グループウェアではなくワークフローシステムの導入を検討すべきです。

またグループウェアは多機能ゆえ、機能を十分に活かすことができずに無駄な運用コストが生じてしまうケースも多く見られます。そのようにならないためにも業務を洗い直し、自社に必要な機能は何かを再検討することが大切です。

複数の機能が必要な場合はグループウェア！

企業は成長にするにつれ、共有するべき情報が増えていきます。複数拠点を構える企業の場合、情報の共有や従業員同士のコミュニケーションを維持することがポイントになってきます。このように、迅速な情報の伝達やコミュニケーションの維持など、さまざまな機能が必要な場合はグループウェアの導入を検討すべきでしょう。

グループウェアの機能を活用すれば、時間が合わない従業員とコミュニケーションをとることができます。また、全従業員と情報の共有ができるため、経営意思決定のスピード化が図れます。グループウェアにより、情報伝達遅れやコミュニケーション不足による組織全体の統率が乱れるリスクを抑えてくれるでしょう。

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まとめ

文書の管理・共有化は、以前から業務効率化に有効な手段の１つであり、それを実現するツールの１つとしてグループウェアは発展を遂げてきました。 グループウェアの機能はビジネス上さまざまな効率化を図れるものではありますが、自社の導入目的を明確にしないとツールとして機能を果たすことは難しいでしょう。自社のニーズにフィットしたシステムの選定を行うためにも、気になる製品があれば資料請求を行い、導入の検討をおすすめします。