ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換え先のタイプ別
- クラウド型（SaaSを含む）：Convi.BASE（コンビベース）、zaico、キントーン、BRAIN AEGIS、Oracle NetSuite、アラジンオフィス、WelThingsR
- オンプレミス型：アラジンオフィス、WelThingsR
- 販売管理一体型：アラジンオフィス
- ■移行支援の形態別
- データのインポート機能あり：zaico、Convi.BASE（コンビベース）、SokoLight
- 導入支援のサービスあり：zaico、Convi.BASE（コンビベース）、BRAIN AEGIS
- ■既存システムとの連携別
- API連携に対応：zaico、Convi.BASE（コンビベース）、キントーン、BRAIN AEGIS、アラジンオフィス
在庫管理システムの乗り換えを考えるタイミング
在庫管理システムの乗り換えは、現行システムで業務上の不便が積み重なったときや、事業の変化に対応しきれなくなったときに検討されます。ここでは、乗り換えを考えるきっかけとして代表的な3つのケースを紹介します。
帳簿と実在庫のずれや手作業の増加
システム上の在庫数と実際の在庫数のずれが続く場合は、運用の見直しとあわせて、乗り換えも選択肢の一つです。ずれの原因は入力漏れや作業手順、システムの機能不足など複数考えられます。
例えば、バーコードでの入出庫記録に対応していない、表計算ソフトへの転記が残っているといった状況では、人の作業に頼る部分が大きくなります。原因を切り分けたうえで、運用の改善だけで対応できない場合に乗り換えを検討するとよいでしょう。
拠点や販売チャネルの拡大
倉庫や店舗が増えた、ECサイトでの販売を始めたといった事業の変化は、乗り換えを考えるきっかけの一つです。導入当時の規模を前提にしたシステムでは、複数拠点の在庫をまとめて確認できない場合があります。
また、販売チャネルごとに在庫を別管理していると、引当の重複や欠品につながるおそれもあります。今後の事業計画を踏まえ、数年先の取扱量や拠点数にも対応できるかを確認しておくことが大切です。
保守期限やサポート体制の変化
オンプレミス型のシステムでは、サーバやOSの保守期限、ソフトウェアのサポート終了が乗り換えの判断材料です。期限を過ぎると、セキュリティ更新や不具合への対応を受けられない可能性があります。
独自にカスタマイズしたシステムで、仕様を把握している担当者が限られている場合も注意が必要です。期限が近づいてから慌てて選定しないよう、保守契約の内容と期限を確認し、1年程度の余裕をもって検討を始めましょう。
在庫管理システムを乗り換える手順
在庫管理システムの乗り換えは、要件整理、製品選定、移行と切替の3段階で進めます。各段階で関係部署を巻き込み、決めた内容を記録しておくことが、手戻りを減らすポイントです。ここでは、それぞれの段階で行うことを順番に解説します。
1. 現状の課題と要件を整理する
最初に、現行システムで困っている点と、新しいシステムで実現したいことを洗い出します。倉庫や購買、営業、経理など、在庫情報を使う部署それぞれに聞き取りを行いましょう。
あわせて、現行システムの機能のうち、引き続き必要なものと不要なものを区別します。ロット管理や賞味期限管理、セット品の扱いなど、自社特有の運用は漏れやすいため、業務フローを図にして確認すると要件を整理しやすくなります。
2. 候補製品を比較して選定する
整理した要件をもとに、候補となる製品の資料を集めて比較します。機能の有無だけでなく、現行データを取り込めるか、既存システムと連携できるかも確認しましょう。
候補を2～3製品に絞ったら、デモや無料トライアルで現場の担当者に操作してもらうのがおすすめです。実際の商品データに近い条件で試すと、画面の見やすさや入力の手間など、資料だけでは判断しにくい点を確認できます。
3. 移行計画を立てて本番に切り替える
製品が決まったら、データ移行の範囲と方法、切替日、並行稼働の期間を移行計画にまとめます。切替日は、棚卸のタイミングや入出庫の少ない時期を選ぶと、在庫数の確定がしやすくなります。
本番切替の前には、テスト環境で移行データの取り込みと主要な業務の操作を試します。問題があった場合に旧システムへ戻す手順も決めておくと、切替当日のトラブルにも落ち着いて対応できます。
乗り換え先の在庫管理システムを選ぶポイント
乗り換え先を選ぶ際は、現行システムで感じていた不満を解消できるかに加え、移行のしやすさも比較することが重要です。提供形態や連携先、移行支援の範囲によって、乗り換えにかかる手間や期間は変わります。3つの比較ポイントを順に確認しましょう。
クラウド型とオンプレミス型の選択
クラウド型は、インターネット経由で利用する形態で、自社でサーバを管理する必要がありません。複数拠点からアクセスしやすく、機能の更新も提供会社側で行われます。
オンプレミス型は、自社のサーバに構築する形態で、独自の業務にあわせたカスタマイズの自由度を確保しやすいのが特徴です。社内のセキュリティ方針や、自社で保守を担える体制があるかもあわせて検討しましょう。現行がオンプレミス型でも、乗り換えを機に提供形態を見直す企業もあります。
販売管理など既存システムとの連携
在庫管理システムは、販売管理や購買管理、会計ソフト、ECサイトなどとデータをやり取りする場面があります。乗り換え先が既存システムと連携できるかは、選定時の重要な確認項目です。
連携方法には、API（システム同士をつなぐ仕組み）による自動連携や、CSVファイルの取り込みなどがあります。在庫管理と販売管理を一体で入れ替える方法もあるため、連携の手間と入れ替えの範囲を比べて判断しましょう。
データ移行や初期設定の支援範囲
乗り換えの負担は、提供会社の支援範囲によって変わります。CSVファイルでの一括取り込みに対応しているか、移行用のテンプレートが用意されているかを確認しましょう。
支援の内容も、マニュアルの提供や問い合わせ対応、初期設定の支援、データ移行の作業代行などさまざまです。有償か無償か、どこまでが標準の範囲かを見積もりの段階で確認しておくと、移行時の想定外の費用を防ぎやすくなります。
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乗り換え時の在庫データ移行で押さえたい点
在庫管理システムの乗り換えで手間がかかりやすいのが、データ移行です。商品マスタや在庫残高、入出庫の履歴は、それぞれ移行の方法や注意点が異なります。移行するデータごとに、事前に確認したいポイントを整理します。
商品マスタの項目と形式の整理
商品マスタや取引先マスタは、新旧システムで項目の定義や桁数が異なる場合があり、そのまま取り込めないことがあります。移行前に、項目の対応表を作成しておきましょう。
あわせて、使われていない商品コードや重複した登録を整理しておくと、新システムで検索や集計がしやすくなります。単位や入数、ロケーションの表記ゆれも、移行のタイミングで統一しておくと効果的です。整理の作業は、現場の担当者と確認しながら進めましょう。
基準時点を決めた在庫残高の確定
在庫残高は日々変動するため、移行の基準時点を決めて数量を確定させることが重要です。棚卸を実施した日や月末の締め日を基準にすると、帳簿と実在庫を照合したうえで移行できます。
基準時点から本番切替までに入出庫がある場合は、その差分を新システムに追加で反映します。週末などに入出庫を止めて移行する方法もあるため、業務への影響を考慮して選びましょう。移行後は、主要な商品の在庫数を抜き取りで照合すると安心です。
入出庫履歴の移行範囲の判断
過去の入出庫履歴は、全期間分を移行するとデータ量が増え、作業時間や確認の手間も大きくなります。在庫分析や監査対応に必要な期間を見極め、移行する範囲を決めましょう。
新システムに移さない履歴は、CSVファイルなどで出力して保管しておくと、必要なときに参照できます。旧システムの契約を解約する前に、どのデータをどこに保存したかを記録し、関係部署と共有しておきましょう。
乗り換え後に在庫管理システムを定着させるコツ
新しい在庫管理システムに切り替えても、現場で使われなければ効果は期待できません。切替直後は操作の迷いや入力ミスが起こる可能性もあります。現場への定着を早めるために、切替の前後で取り組みたいことを3つ紹介します。
並行稼働で数値の差異を確認する
切替直後の一定期間は、新旧システムを並行して動かし、在庫数や出荷件数などを比較する方法があります。差異が出た場合は、移行データの誤りか、操作手順の違いかを切り分けて修正します。
並行稼働は二重入力の負担が生じるため、期間と対象業務を絞って計画しましょう。差異の内容と対応を記録しておくと、同じ問題が起きたときに原因を特定しやすくなります。並行稼働を終える条件も、事前に決めておきましょう。
運用ルールとマニュアルを整える
入荷や出荷、返品、棚卸などの作業ごとに、新システムでの操作手順と運用ルールを文書にまとめます。画面の画像を入れたマニュアルにすると、初めて操作する担当者も手順を確認しやすくなります。
マニュアルは一度作って終わりにせず、現場から出た質問や改善点を反映して更新しましょう。担当者の異動や新しいスタッフの配属があっても、作業の手順をそろえやすくなります。
問い合わせ窓口と改善の場を設ける
操作の疑問やトラブルを相談できる社内窓口を決めておくと、現場の不安を減らせます。窓口は1人に集中させず、複数の担当者で対応できる体制にしておくと、不在時も対応が滞りにくくなります。
あわせて、定期的に利用状況を振り返る場を設け、設定の見直しや機能の追加を検討しましょう。提供会社のサポート窓口も活用しながら改善を続けることで、乗り換えの効果を高められます。
乗り換え候補になる在庫管理システムの比較表
この記事で紹介する乗り換え先候補の在庫管理システムを、提供形態とあわせて一覧にまとめました。現行システムの課題と照らしあわせ、候補を絞り込む際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 | 提供形態 |
|---|---|---|
| zaico | 紙やExcelの在庫管理をPCで一元化。ExcelやCSVでの一括登録に対応し、スマホでQR・バーコードを読み取って記録できる | クラウド型 |
| アラジンオフィス | 販売管理と在庫管理を一体で扱えるパッケージ。受注から請求・仕入までを標準搭載し、オンプレミスとクラウドから選べる | オンプレミス型／クラウド型／パッケージソフト |
| Convi.BASE（コンビベース） | 消耗品や資材部品などの物品管理に対応。管理項目を自由に設定できる台帳機能と、スマホを使った入出庫・棚卸しが特徴 | クラウド型 |
| BRAIN AEGIS | 入出庫、ロット・期限管理、棚卸に対応。専門スタッフによるサポートがあり、ネクストエンジンなどとAPI連携できる | SaaS |
| キントーン | ノーコード・ローコードで自社の業務にあわせた在庫管理アプリをつくれる業務改善プラットフォーム。在庫以外の業務にも活用可能 | クラウド型 |
| Oracle NetSuite | 発注・入荷・仕入・支払までの購買業務を統合するクラウドERP。購買情報をリアルタイムに一元管理し、購買データを可視化できる | クラウド型 |
| WelThingsR | PCとSQL Serverの社内ネットワークで導入できる在庫・貸出管理ソフト。入出庫や棚卸し、発注、引当を同一画面で処理でき、ハンディ連携にも対応 | オンプレミス型／クラウド型／サービス |
| 在庫管理パッケージIWMS | 受注・発注・入出荷・在庫照会・棚卸まで対応する在庫管理パッケージ。マルチデバイスに対応し、機能の追加・変更がしやすい | パッケージソフト |
| SokoLight | スマホで在庫確認や入出庫、在庫調整ができる在庫管理アプリ。データのインポート・エクスポート機能を備え、移行に活用できる | その他 |
移行のしやすさで比べたい乗り換え先の候補
データの一括取り込みや導入支援の有無、既存システムとの連携方法は、乗り換えの手間を左右します。移行時の負担を抑えたい企業が比較しやすい在庫管理システムを紹介します。
zaico
- PCで在庫データを一元管理、現場はスマホでスキャンするだけ
- QR・バーコードとAI読取で、手入力と記入ミスの両方を削減
- クラウド共有で拠点をまたいで最新在庫を確認、属人化を解消
株式会社ZAICOが提供する「zaico」は、紙やExcelで行っていた在庫管理をPCで一元化できるクラウド型の在庫管理システムです。ExcelやCSVファイルでの一括登録・エクスポートに対応しており、オプションで初期インポートの代行やオンボーディング支援も利用できます。現場ではスマートフォンでQRコードやバーコードを読み取って入出庫や棚卸を記録できます。freee会計やkintoneなどとの連携、zaico APIを使ったシステム連携にも対応しています。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- さまざまな業種・業態に対応！5000社を超える導入実績
- 販売・在庫管理だけでなく、豊富なオプション機能をご用意
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、販売管理と在庫管理を一体で扱える在庫管理パッケージソフトです。見積・受注・売上管理や請求・入金・支払管理、発注・仕入管理、在庫管理を標準搭載しています。オンプレミスとクラウドの提供形態があり、現行の環境や運用方針にあわせて選択が可能です。必要な機能はカスタマイズでき、会計連携やハンディターミナル連携などのオプションも用意されています。販売管理と在庫管理を別々に運用している企業が一本化を検討する際に役立ちます。対象地域は関東・関西・東海です。
Convi.BASE（コンビベース）
- スマートフォンを利用して入出庫・棚卸しの効率化を実現
- メールアラート機能で発注漏れ・期限切れを防止
- 管理項目は完全自由！柔軟な台帳機能で様々なモノの管理に対応
株式会社コンビベースが提供する「Convi.BASE（コンビベース）」は、消耗品や資材部品などの管理に使えるクラウド型の物品管理システムです。管理項目を自由に設定できる台帳機能を備え、さまざまなモノの管理に対応しています。スマートフォンでバーコードやQRコードを読み取り、入出庫や棚卸しを効率化できます。データのインポート・エクスポートに対応し、物品管理業務の見直しからシステム導入、運用までの支援や、管理ラベルの発行・貼り付け、棚卸し作業の代行サービスも用意されています。メールアラート機能で発注漏れや期限切れの防止にも役立ちます。
BRAIN AEGIS
- 50万件のデータも瞬間検索。事業成長による”システム重延ゼロ”
- 物流現場のプロが設計。教育コストを最小化する”直感UI”
- 年間1位「トーマス」の会社が開発。プロの知見でミスゼロを実現
関通ホールディングス株式会社が提供する「BRAIN AEGIS」は、物流現場の知見をもとに開発された中小規模向けの在庫管理システムです。在庫照会・在庫調整、入庫・出庫管理、ロット・期限管理、棚卸管理に対応し、PCやスマートフォンから利用できます。教育の負担を抑えることを意識した画面設計で、専門スタッフによるサポートが用意され、物流の改善案についても相談が可能です。ネクストエンジンやCROSS MALLなどとのAPI連携に対応しているため、既存の受注管理と組み合わせた運用も検討できます。
キントーン
- AIとノーコードで自社にフィットする在庫管理がつくれる
- 在庫管理以外も様々な業務課題を解決できる
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、AIとノーコード・ローコードで現場の業務にあわせた業務アプリをつくれるクラウド型の業務改善プラットフォームです。在庫管理では、棚卸処理やロット管理、トレーサビリティなどの管理に活用でき、グラフや集計表で在庫を可視化できます。在庫管理以外の業務アプリもあわせて作成でき、プラグインや連携サービスを組み合わせて機能を広げられます。既存の運用にあわせて項目を設計したい企業で検討できます。
Oracle NetSuite
- 発注・仕入・支払をリアルタイムに一元管理
- 脱Excelで属人化を排除し業務を自動化
- 購買データを可視化しコスト管理と意思決定を最適化
日本オラクル株式会社が提供する「Oracle NetSuite」は、発注・入荷・仕入・支払までの購買業務をシームレスに統合するクラウドERPです。発注から支払までをリアルタイムに一元管理でき、Excelでの管理による属人化を解消しながら業務の自動化を進められます。在庫管理や注文管理、会計などの基幹業務も一元化でき、購買情報と関連するデータをまとめて管理できます。購買データを可視化してコスト管理に生かせるため、在庫管理の乗り換えとあわせて購買業務の標準化も図りたい企業で検討できます。
WelThingsR （ウェルコムデザイン株式会社）
- 入出庫、棚卸し、発注、引当を同一画面で処理。
- バーコード連携で現場入力を効率化
- 複数部署で在庫データをリアルタイム共有。
在庫管理パッケージIWMS （インディビジュアルシステムズ株式会社）
- 受発注から在庫まで管理し在庫金額も確認可能
- マルチデバイス対応で現場リアルタイム更新が可能。
- 企業ごとに機能追加・変更が容易なパッケージ。
SokoLight （株式会社TSUNAGU）
- バーコード読み取りで商品登録や在庫管理が可能。
- 入出庫や在庫調整の処理をスムーズに行えます。
- データのインポート・エクスポート機能で移行を円滑に。
まとめ
在庫管理システムの乗り換えは、課題と要件の整理、候補製品の比較、移行計画と本番切替の順に進めます。乗り換え先は、提供形態や既存システムとの連携、データ移行の支援範囲を比べて選ぶことが大切です。在庫残高は基準時点を決めて確定させ、並行稼働やマニュアル整備で定着を図りましょう。乗り換え先の候補を比べたい方は、資料請求で複数の製品を比較してみてください。
