在庫管理において重要となる棚卸業務を効率よく行う方法とは！？

まずは棚卸を理解しよう！

まずは棚卸について理解を深めていきましょう。在庫管理と棚卸は切っても切れない関係であり、適正な棚卸をせずに適切な在庫管理を行うことはできません。

棚卸は何をするの？

棚卸は、自社が現在抱えている商品や製品、備品や消耗品、原材料といったものを全て数え、同時に品質をチェックする作業です。棚卸を行うことで自社が有している在庫や備品の状況を確かめることができ、正しい現状把握に繋がります。

棚卸の必要性・目的は？

棚卸を行えば自社が抱えている在庫を知ることができ、同時に売上に対する商品原価を計算することもできます。原則的に在庫を仕入れた際にかかる仕入れ費用は、商品として売り上げた分のみを原価として計上することができます。

すなわち、期首と期末に棚卸を行い、その差額を原価として総売上から差し引いた残りが利益になるわけです。また、何がどれだけ売れ残ってるかをチェックしたり、食品など販売期限が設けられている商品を確認することで、今後の販売戦略の指針にもなるでしょう。

棚卸業務におけるよくある課題とは？

実際に棚卸を行う際によく散見される課題について見ていきましょう。棚卸は素早く正確に行うにこしたことはないため、以下のような課題を事前に鑑み、対策を立ててから実務に移ることが大切です。

手間がかかるためミスも多い！

会社によっては棚卸を行わなければならない物品が膨大になり、かかる手間の大きさと共にミスも頻発する可能性があります。発生しやすいミスの種類としては、手書きによる書き間違いや数え間違いなどが挙げられるでしょう。

いずれもヒューマンエラーになるため完全に避けるのは難しいところですが、確認漏れのないよう棚の奥までしっかり目視するなど、チェックを徹底することが大切です。

棚卸差異が生じる！

棚卸を行う際には棚卸差異が生じてしまうこともあります。棚卸差異とは、実際の在庫数と帳簿上の在庫数が合致しないことを指します。

棚卸差異が発生してしまう原因としては、下記のようなものが考えられるでしょう。

• ■入力ミス
• ■伝票の処理忘れ
• ■管理上のミス
• ■仕入れ上のミス

帳簿を手入力でつけていたり、商品管理を伝票で行っている場合、どうしても人手によるミスが発生してしまう可能性があります。また、担当者が在庫の置き場を正確に把握していないことによる見落としや、在庫数を誤認していることによる仕入れミスも可能性として挙げられます。

棚卸を効率的に行うには？

それらの課題を解決し棚卸を効率的に行うためには、一体どのような手法を用いればよいのでしょうか。ここでは、棚卸を効率的に行う方法をご紹介します。

システムで在庫管理を行う

１つめは、システムで在庫管理を行うやり方です。前述した通り、人の手を介して行われることはどうしてもミスが生じやすいため、いっそのこと全てシステムで管理してしまおうという考え方になるでしょう。

適切な在庫管理システムを導入すれば、簡単な操作で正確性の高い在庫管理を行えます。また、データを容易に全社員に共有することができたり、在庫管理における人員コスト削減にも繋がることが期待できます。

システムで在庫管理を行う方法としては、ハンディターミナルを使うやり方が一般的です。棚卸作業を例に挙げると、従来は在庫の商品名・番号と個数を紙に書いて後でパソコンに入力していたところを、ハンディターミナルで在庫のバーコードを読み取って数量を入力し、それをパソコンに転送するだけで事足ります。

▼エクセルで在庫管理を行う方法を紹介！
参考記事：在庫管理システムを基礎から理解して製品を比較しよう！

Excelで在庫管理を行う

専用のシステムを導入するのが難しい場合、表計算ソフトであるExcelでも在庫管理を行えます。Excelにはさまざまな機能が搭載されているため、それらを上手く活用すれば在庫管理に適したフォーマットを作成することができるでしょう。

Excelで在庫管理を行うメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。

• ●コストがかからず導入が容易
• ●システムにとっつきやすい

一方、Excelで在庫管理を行うデメリットとしては、下記のようなものが考えられるでしょう。

• ●データの個数に限りがある
• ●シートが複雑化する
• ●同時編集やリアルタイム化ができない

Excelで在庫管理を行うか、それとも専用のシステムを導入するかは業務形態や会社の規模によって選択することをおすすめします。システムを導入する際にもっとも大切なことは、自社に適したものを選ぶ、という点です。

▼エクセルで在庫管理を行う方法を紹介！
参考記事：無料テンプレートを使う前に！エクセルで在庫管理を行うポイント解説

バーコード、ＱＲコードで管理する

上で少しだけ触れましたが、在庫にバーコードやQRコードをつけることで管理が容易になります。商品番号で管理する場合はどうしても番号の入力ミスが生じやすいものですが、バーコードやQRコードであればその心配はありません。

各商品につけられたバーコードやQRコードをハンディターミナルで読み込むことで、棚卸を含めたさまざまな業務に活用できます。

ＩＣタグで管理する

在庫にバーコードやQRコードではなく、ICタグをつけるという方法もあります。ICタグとバーコード・QRコードの違いとしては、「データ量」と「複数識別の可否」が挙げられます。

バーコード・QRコード・ICタグの中ではICタグにもっとも多くのデータを入れられ、また複数識別も可能なため商品が袋に入ったままでも個数を読み取ることができます。バーコードやQRコードも大変便利な存在ですが、複数識別はできないため、個数だけは手入力する必要がありました。

手入力する箇所があるということはそれだけヒューマンエラーの余地があることにも繋がるため、業務効率化・正確化の面では好ましいことではありません。その点ICタグであればシステムによっては目視で個数を数える必要がなくなるため、より正確な在庫管理に繋がるでしょう。

業務マニュアルを作成する

棚卸を行う際は、事前に業務マニュアルを作成しておきましょう。棚卸の規模が大きくなればなるほど携わる人員も増えるため、各人の勝手な判断に頼るとエラーの元になります。

それを防ぐために、「棚卸の重要性」「差異を防ぐ方法」「差異が発生した場合の対処方法」などを事前に共有しておくことが大切です。「迷った時はマニュアルを参照して下さい」とアナウンスすることで、現場リーダーの負担を軽減することもできるでしょう。

正確かつ効率のよい棚卸をして、適切な在庫管理を行おう

棚卸を行うことによって企業は自社が抱えている在庫数を知ることができ、同時に利益額やビジネスの回転率も計算することができます。在庫管理はビジネスの肝とも言うべき重要な業務ですが、そのためには棚卸作業を欠かすことはできません。

それだけに、棚卸の重要性についてしっかりと理解を深め、実務を行う際の課題や効率的な進め方を知っておくことが大切です。その辺りは会社によって大きく異なるため、自社に適した方法を選択し、正確さと素早さを兼ね備えた棚卸を行いましょう。