在庫管理システムとは？機能や導入に失敗しないポイントを紹介！

在庫管理の重要性

製造業の重大な業務に「在庫管理」があります。ここからは在庫管理の重要性について説明していきます。

在庫管理とは

在庫管理とは在庫を入荷から出荷まで適切に管理を行うことです。単純な個数だけではなく、製造日や原材料の情報も同時に管理を行い、在庫の品質を保ちながら管理を行わなければなりません。在庫が多すぎても管理にコストがかかったり、廃棄になったりしてしまい、少なすぎても機会損失を被ります。そのため適正在庫を保つことが重要となります。

在庫管理についてもっと知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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在庫管理が抱える課題

在庫管理を人手で行うと業務負担が多くなる課題が発生します。どのような課題があるのでしょうか。説明していきます。

人的ミスが生じやすい

在庫管理を人手で行うと人為的なミスが発生しやすくなります。製造物の個数に比例して管理する量は増えるため、その業務量に応じてミスも発生しやすくなります。

管理者によって管理品質にばらつきが出る

通常の業務では在庫全てを１人で管理するわけではなく、複数の管理者が存在します。しかし、各管理者によって管理する手法が異なるケースが多く、管理品質に差が生まれます。

データと在庫状況が一致しない

人手で行うとカウント漏れなどの人為的ミスや、在庫状況をまとめる際に転記ミスが生じて、管理しているデータと実際の在庫状況が一致しないことが多くあります。エクセルなどで管理している場合は同時編集ができないので、どれが最新のデータなのかわからず余計に工数がかかってしまいます。

在庫管理システムとは

在庫管理システムとは在庫情報の管理や棚卸データの管理など、在庫管理業務で必要になるデータの管理ができるシステムです。ここからは在庫管理システムと他のシステムとの違いや機能、メリットを解説します。

在庫管理システムと他システムの違い

在庫管理システムは在庫情報のみを管理するので、入出荷データや在庫の賞味期限情報などの在庫データの管理や「実在庫」の管理を行うことができます。一方で、在庫管理機能がある販売管理やERPといった基幹システムはデータ上の在庫数を管理して処理しているだけなので、実数値や細かなデータを見ることはできません。

在庫管理に課題を感じているのであれば、在庫管理機能がついている基幹システムを導入するよりも在庫管理システムを導入することをおすすめします。

その他のシステムとの違いは、以下の記事をご覧ください。

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在庫管理システムの基本機能

在庫管理システムは人手で行っていた業務を自動化しますが、具体的にどのような機能があるのでしょうか。説明していきます。

在庫一覧機能

商品を登録しておけば、在庫一覧を表示し、商品名や数量を表示できます。

入出庫管理機能

登録している商品の出荷数と返品で入庫した数を管理できます。

在庫移動機能

複数の倉庫や店舗を保有している場合、在庫を移動した記録を管理できます。

ピッキングリスト機能

倉庫で管理している商品の中から、出荷する商品をピックアップしたリストを作成できます。

棚卸機能

在庫管理では実際の数とデータの数が合っているか照合する棚卸を行います。棚卸のデータを管理し、分析できます。

マスター管理機能

企業によって在庫管理を行う商品の情報は異なるため、企業に合わせて管理するメインとなる情報を登録し、管理できます。

在庫管理の機能をもっと詳しく見たい方は、以下の記事を参考にしてください。

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在庫管理システムを導入する３つのメリット

在庫管理システムには複数の機能がありますが、どのようなメリットがあるのでしょうか。説明していきます。

１．人的エラーを防げる

商品のカウントも人手で行わず、ハンディターミナルを用いてカウントするため人為的なミスを予防できます。近年では、スマホやタブレットで読み取ることのできる在庫管理システムも登場してきています。

２．在庫状況をリアルタイムで可視化できる

カウントした商品の数を登録・管理できるため、在庫の状況をリアルタイムで把握できます。実在庫とデータに乖離がないので、より適正な在庫量を保つことができます。

３．在庫管理業務の効率化・標準化ができる

計画・スケジュールに差が発生していれば、PDCAサイクルを回し業務を効率化・標準化できます。業務が効率化・標準化されることで、多くのリソースを割かずとも在庫管理を行え、業務の属人化も解消できます。

以下の記事ではシステム導入のメリットを紹介しています。興味のある方はご覧ください。

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在庫管理システムの選定ポイント

在庫管理システムの導入検討をするときには、自社に合ったシステムを選択する必要があります。ここからは在庫管理システムの選定ポイントを５つ紹介していきます。

１．自社の業界・業種と合うか

在庫管理システムにも製造業向けや小売業向けなど種類が多くあるため、自社の業務内容に合う機能があるか確認する必要があります。導入事例などをみて自社に近い業界・業種があるか確認しましょう。

２．カスタマイズ性と柔軟性があるか

在庫管理システムには、在庫管理以外にも会計管理など様々な機能がセットになった「パッケージタイプ」が多いですが、自社に必要な機能をカスタマイズできる柔軟性があると便利です。近年はクラウド型の需要も増えてきていますが、業務に合わせて構築する場合はオンプレミス型をおすすめします。

３．情報の登録が簡単にできるか

商品の情報登録を現場の複数担当者が行う場合は、誰でも簡単に登録できる操作性が必要になります。操作や入力が簡単にできるのかどうか、トライアルなどを利用して確認しましょう。

４．自社の設備や規模と合うか

最も重要なことは、自社の規模や工場・倉庫などの設備の規模に合うかどうかです。規模が合っていないと、あとから拡張しなければならず費用や機能面で問題が発生します。

５．他のシステムと連携できるか

既に生産管理システムを活用している場合は、生産数と在庫数は密接な関係があるため、システムと連携できるかが重要になります。また販売管理システムや会計システムなどにも関わってくるため、スムーズに情報を活用したいのであれば連携性も確認しましょう。

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在庫管理システムの導入の失敗を防ぐ６つのポイント

在庫管理システムを活用すれば業務を効率化できますが、在庫管理システムも万能ではないため、有効活用できないケースも発生します。

ここからは在庫管理システムの導入失敗を防ぐ６つのポイントを紹介していきます。

１．導入する目的を明確にする

導入目的を明確にせず、「在庫管理システムを導入すれば、現状の業務の課題を解決できる！」といって導入してしまうと、システムを導入することが目的となり、活用に至らなかったというケースもあります。なぜ導入するのか・どんな課題を解決するのかを明確にしてから、導入検討しましょう。

２．業務のマニュアル化を行う

システムも人手で動いているため、データの入力方法や商品登録の方法をマニュアル化し、担当者に周知する必要があります。また、システムでは補えきれない部分もマニュアル化することで、業務の標準化が進みます。

３．ABC分析で管理する在庫の優先度を決める

ABC分析とは製品の売れ筋や売上を基に、在庫の優先度をつける分析のことです。商品数が多い場合、全ての在庫を管理することが難しくなるケースがあります。その場合は、今までのデータからABC分析を行い優先順位をつけて、発注業務やロケーションにおいて重点を置く製品を決めましょう。

ABC分析の方法に関しては、以下の記事を参考にしてください。

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４．需要予測を行うことで適正在庫を保つ

在庫管理システムを使っても、需要に合わない生産計画を立てた場合は、在庫切れや過剰在庫が発生してしまいます。在庫の需要予測を行うことで、過不足な適正な在庫数を保てます。適正在庫を保つことで、過剰な在庫を減らし余計なコストを削減でき、在庫が少なすぎて需要に答えられす機会損失を被ることもなくなります。

需要予測についてもっと知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

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５．生産リードタイムを短縮し、無駄な在庫を作らない

在庫管理システムだけに頼るのではなく、在庫管理にかかる時間を短縮して在庫を作らないようにしましょう。在庫管理におけるリードタイムには、「発注リードタイム」「製造リードタイム」「納品リードタイム」の３つがあり、それぞれスケジュール管理や業務の最適化を行うことで、業務にかかる時間を短縮できます。

在庫管理のリードタイムを短縮したいという方は、以下の記事を見てみてください。

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６．日次棚卸をきちんと行う

システムを用いても、管理している在庫の数字に誤りがあれば意味がありません。日々の数字が正確か確認する必要があるので、在庫の日次棚卸を行いましょう。

棚卸は煩雑な業務ですが、バーコードやハンディターミナルを用いれば効率的に進められます。また、RFIDなどを活用すれば簡単にタグから情報を読み取れるので、RFIDが使えるシステム導入を検討してはいかがでしょうか。

RFIDでの在庫管理について知りたい方は、以下の記事を参考にして下さい。

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フリーの在庫管理システムは使える？

無料で在庫管理を行いたいという方もいらっしゃると思いますが、フリーの在庫管理システムはトライアルで利用することをおすすめします。最初は無料でできるかもしれませんが、機能が制限されているので結局費用がかかる場合があります。

フリーの在庫管理システムはお試し程度で利用し、自社にどんな機能や仕様が必要なのかを洗い出しましょう。

フリーで活用できる在庫管理システムの製品がご覧になりたい方は、以下の記事を見てみてください。

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在庫管理システムの導入の注意点を把握しよう

在庫管理システムの導入により、製造から出荷までの物流の流れを正確に把握でき、業務を効率化できます。しかし、在庫管理システムは導入することが目的になってしまうと、システム導入に失敗する可能性が高まります。注意点に気をつけて在庫管理システムを比較・検討してみてください。