在庫管理システムの機能一覧を紹介！導入前のポイントも解説

在庫管理システムの機能一覧

在庫管理システムは在庫している製品の入出庫管理がメインの機能ですが、その他にも色々な機能が標準搭載されています。在庫管理システムの主な機能について解説していきます。

１．在庫一覧機能

在庫一覧機能では製品や保管場所ごとに現在ある在庫数を管理することができます。さらに、あらかじめ設定しておいたロット番号ごとの管理も可能です。また、在庫している製品ごとの検索機能も充実し、ピッキングや出庫したい製品のデータのみを確認することや、特定の保管場所の在庫数を調べる、といった条件の検索ができます。

他にも、エクセルを使ったデータの抽出や、抽出したデータを好きな項目ごとに並べ替えるなどの機能も搭載されています。

２．入出庫管理機能

入出庫管理機能では、入荷予定の製品や入荷後の製品を検品するほか、出荷する製品の検品作業などをサポートすることができます。

例えば、製品を保管する際に必要な製品情報（品番や数量など）が登録されたバーコード付きのラベルを自動的に発行します。さらに、検品作業も専用の端末を使用することで効率的に行うことができます。

３．検品機能

検品機能では入出荷作業時に必ず発生する検品作業を効率化することができます。入出荷時に伝票と実際の商品の品目・数量に間違いがないか確認する検品作業は、担当者が手作業で行うと非常に時間がかかりミスも起こりやすい作業でしょう。

在庫管理システムの検品機能は、主にハンディターミナルなどの端末と連携して活用します。ハンディターミナルで商品のバーコードを読み取るだけで、品目・数量が合っているかをシステム側で確認し、伝票の内容と一致しない場合は再度チェックするように指示を出してくれるのです。

担当者はバーコードを読み取るという単純作業を続けるだけで済むため、時間の節約・ミスの削減という検品作業の効率化を図ることができるのです。

４．返品管理機能

返品機能では、一度出荷した商品が戻ってくるというイレギュラーな動きに対応します。商品が返品された場合、担当者によって対応が異なる場合も多く、出荷履歴や在庫情報の修正など作業手順が煩雑になりがちです。

在庫管理システムには専用の返品管理機能がついているため、簡単な入力のみで必要なデータを全て漏れなく修正することができ、人為的ミスを減らすことができます。

５．棚卸機能

棚卸機能は在庫管理システムに標準装備されており、欠かせない機能の一つです。製品を在庫する上で、データと現物の数量が一致しているかどうかをチェックする棚卸しは必要な作業となっています。

そこで、棚卸機能を使用することにより、手元の端末でラベルをチェックすると自動的に数量が正しいかどうかを確認できるようになるため、作業を効率化させることができます。

また、この機能は一斉棚卸しや循環棚卸しのほか、一部だけの棚卸しといった幅広い作業に対応しています。

６．在庫分析機能

在庫分析機能では、過去の入出荷データや現在の在庫データを元にさまざまな分析を行うことができます。例えば今売れ行きが好調な商品や死に筋（余り売れていない商品）は何かなど、グラフなどの視覚的に認識しやすい形で表示してくれるのです。

また、ある商品について１年前の同じ時期の出荷量と今現在の在庫量から次回入荷すべき数量を自動で算出することもできます。在庫分析によく用いられるABC分析や在庫回転率などの分析方法や指標を標準搭載している在庫管理システムも多く、エクセルなどで管理するよりも圧倒的に便利であると言えるでしょう。

在庫回転率やABC分析について知りたい方はこちらの記事をチェックしてみてください。

７．データ抽出機能

データ抽出機能では在庫管理システム上にあるデータの中から、必要なものを的確に抽出・加工することができます。前述の在庫分析機能で分析したグラフや表を社内資料としてエクセルのデータにしたいときなどに便利です。

エクセルで在庫管理をしている場合もデータの抽出は可能ですが、専用の機能を使用することで容易に抽出することができるでしょう。

８．マスター管理機能

マスター管理機能とは業務システムにおけるマスターデータ（顧客や社員、製品などの情報）を統合管理できる機能です。管理できる情報としては、在庫区分や製品の保管場所、取引先、システムを利用する担当者などが挙げられます。

在庫管理システム導入のメリット

在庫管理システムを導入することにより、在庫管理に必要な数字の読み取りや修正、製品の属性データのデータ読み込みといった作業を全てデータ上で管理することができます。これにより、在庫に関する膨大な情報もデータとして管理できるため、手作業による作業が削減され人為的なミスが少なくなるといったメリットが生まれます。

さらに、在庫の情報をデータ管理することで、今までは社員ごとに異なっていた作業方法を標準化することができ、業務経験の長さや知識の深さに関係なく誰でも同じ効率で作業することが可能です。

在庫管理システム導入前の３つのポイント

在庫管理システムは導入することにより作業効率化やミスの削減といったメリットが生まれます。しかし、ただ導入すればいいという訳ではなく、事前に行う準備もあります。

以下では、その準備についてご紹介します。

ポイント１．現状の課題点を把握し目的を明確にする

在庫管理システムを導入する際は、現状の課題や今後何を改善していくべきかを明確にしておくことが大切です。そして、システムを導入する目的を定めておくことで円滑に導入することができ、業務の効率化を図ることに繋がっていきます。

もし、これらの点が明確になっていなければ、システムを持て余してしまうケースや業務上のトラブルに繋がることもあるため注意が必要です。

ポイント２．費用対効果を検討する

在庫を管理する規模により、在庫管理システムを導入したあとの効果は異なっています。例えば、実在庫の管理方法を紙やホワイトボードといったアナログな方法で行っている場合、在庫管理システムよりもコストが安くなるケースがあります。もちろん、逆にアナログの方がコストがかかるケースも存在します。

社内に在庫管理システムの導入を検討している場合は、費用対効果を考えて導入するかどうかを検討しましょう。

ポイント３．導入後の体制を構想する

在庫管理システムを導入してイメージしていた効果を発揮させるには、運用するシステムの調達以外にも初期データの設定やバーコードの整備といった、導入前の体勢を整えることが大切です。

また、システムを運用してからは利用する部署の日常業務がこれまでとは変わってきます。突然業務のやり方が変わってしまうと、ついていけない社員が出てくる恐れがあるため、１週間程度のトレーニングを行う必要があります。

システムの機能がわかったら選び方も要チェック！

在庫管理システムを導入し利用する部署が上手く使いこなすことができれば、業務上のメリットに期待できます。このメリットを最大限発揮するためにも、導入の目的や費用対効果などを検討して導入するようにしましょう。

在庫管理システムの選び方については下記の記事を是非チェックしてみてください。