在庫管理システムの基本機能をご紹介！導入前におさえておこう！

在庫管理システムとは？

在庫管理システムは製品の入出庫管理を担っており、在庫の過不足をなくすための正確な情報を把握し管理するためのシステムです。他にも、各在庫情報の共有や、多すぎる製品を適切に管理するなどの役割も果たします。

在庫管理システムを導入することでどのようなメリットが生まれるのか見ていきましょう。

在庫管理システムを導入するメリット

在庫管理システムを導入することにより、在庫管理に必要な数字の読み取りや修正、製品の属性データのデータ読み込みといった作業を全てデータ上で管理することができます。これにより、在庫に関する膨大な情報もデータとして管理できるため、手作業による作業が削減され人為的なミスが少なくなるといったメリットが生まれます。

さらに、在庫の情報をデータ管理することで、今までは社員ごとに異なっていた作業方法を標準化することができ、業務経験の長さや知識の深さに関係なく誰でも同じ効率で作業することが可能です。

在庫管理システムの基本機能

在庫管理システムは在庫している製品の入出庫管理がメインの機能となっています。具体的には、製品の入荷や棚上げ、ピッキングなどが挙げられます。

ここからは主な機能について解説します。

在庫一覧機能

在庫一覧機能では製品や保管場所ごとに現在ある在庫数を管理することができます。さらに、あらかじめ設定しておいたロット番号ごとの管理も可能です。また、在庫している製品ごとの検索機能も充実し、ピッキングや出庫したい製品のデータのみを確認することや、特定の保管場所の在庫数を調べる、といった条件の検索ができます。

他にも、エクセルを使ったデータの抽出や、抽出したデータを好きな項目ごとに並べ替えるなどの機能も搭載されています。

入出庫管理機能

入出庫管理機能では、入荷予定の製品や入荷後の製品を検品するほか、出荷する製品の検品作業などをサポートすることができます。

例えば、製品を保管する際に必要な製品情報（品番や数量など）が登録されたバーコード付きのラベルを自動的に発行します。さらに、検品作業も専用の端末を使用することで効率的に行うことができます。

棚卸機能

棚卸機能は在庫管理システムに標準装備されており、欠かせない機能の一つです。製品を在庫する上で、データと現物の数量が一致しているかどうかをチェックする棚卸しは必要な作業となっています。

そこで、棚卸機能を使用することにより、手元の端末でラベルをチェックすると自動的に数量が正しいかどうかを確認できるようになるため、作業を効率化させることができます。

また、この機能は一斉棚卸しや循環棚卸しのほか、一部だけの棚卸しといった幅広い作業に対応しています。

マスター管理機能

マスター管理機能とは業務システムにおけるマスターデータ（顧客や社員、製品などの情報）を統合管理できる機能です。管理できる情報としては、在庫区分や製品の保管場所、取引先、システムを利用する担当者などが挙げられます。

在庫管理システム導入前に行うこと

在庫管理システムは導入することにより作業効率化やミスの削減といったメリットが生まれます。しかし、ただ導入すればいいという訳ではなく、事前に行う準備もあります。

以下では、その準備についてご紹介します。

現状の課題点を把握し、目的を明確にする

在庫管理システムを導入する際は、現状の課題や今後何を改善していくべきかを明確にしておくことが大切です。そして、システムを導入する目的を定めておくことで円滑に導入することができ、業務の効率化を図ることに繋がっていきます。

もし、これらの点が明確になっていなければ、システムを持て余してしまうケースや業務上のトラブルに繋がることもあるため注意が必要です。

費用対効果の検討

在庫を管理する規模により、在庫管理システムを導入したあとの効果は異なっています。例えば、実在庫の管理方法を紙やホワイトボードといったアナログな方法で行っている場合、在庫管理システムよりもコストが安くなるケースがあります。もちろん、逆にアナログの方がコストがかかるケースも存在します。

社内に在庫管理システムの導入を検討している場合は、費用対効果を考えて導入するかどうかを検討しましょう。

導入後の体制を構想

在庫管理システムを導入してイメージしていた効果を発揮させるには、運用するシステムの調達以外にも初期データの設定やバーコードの整備といった、導入前の体勢を整えることが大切です。

また、システムを運用してからは利用する部署の日常業務がこれまでとは変わってきます。突然業務のやり方が変わってしまうと、ついていけない社員が出てくる恐れがあるため、1週間程度のトレーニングを行う必要があります。

在庫管理システムの機能を使いこなそう！

在庫管理システムを導入し利用する部署が上手く使いこなすことができれば、業務上のメリットに期待できます。このメリットを最大限発揮するためにも、導入の目的や費用対効果などを検討して導入するようにしましょう。