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棚卸業務とは、倉庫で管理している現物を確認して数量・評価などを現実に把握するための手段のことです。
倉庫で管理している物品の数に比例して、棚卸業務は膨大になっていきます。また、在庫管理の方法によっては棚卸業務が煩雑化し、業務の負担は増えていきます。ここからは、倉庫管理には欠かせない棚卸業務について詳しく説明していきます。
棚卸は、主に企業の正確な利益を把握するために行っています。倉庫で管理している「モノ」も会社にとっては重要な「資産」になり、在庫の内容によって企業の利益の金額は大きく変わってきます。
もちろん、今までの取引によって増減した在庫の数量を把握することで、正確な業務を行う目的もありますが、棚卸を行う重要な理由は、企業の会計・決算にとって大きな存在になるからです。
棚卸業務は企業にとって重要な業務です。その棚卸業務には「一斉棚卸」と「循環棚卸」の大きく分けて２種類があります。
一斉棚卸とは、棚卸以外の全ての作業を止めて、担当者全員が実際の在庫を数えることです。一斉棚卸の業務負荷は非常に大きくなるため、一年の節目に大がかりなスケジュールを決めて計画的に行います。一般的な棚卸をイメージしたときに該当するものが「一斉棚卸」です。
在庫を管理している倉庫の規模にもよりますが、通常は棚卸の作業だけで数日から数週間かかります。そのため、棚卸を指揮する担当者は計画的に棚卸を行えるように準備する必要があります。
循環棚卸は一斉棚卸と違い、作業を止めることなく、区画を決め棚卸作業を順番に行っていく方法です。一斉棚卸では正確にカウントするために作業を止める必要がありましたが、循環棚卸は在庫管理の基準が高く、作業と同時並行で正確に個数をカウントできる環境が整っています。
倉庫管理システムを活用すれば、一斉棚卸のような大規模な業務を行うことなく、循環棚卸を実現できます。
棚卸業務は何よりも「正確性」がポイントになります。カウントした数字に誤りがあれば、作業はやり直しになるため、業務の負担は大きくなり課題も多く発生します。ここからは棚卸で発生する具体的な「悩み」を説明していきます。
棚卸業務はシステムを使わずに人の手でカウントすると、抜けや漏れのミスが発生する可能性が高くなります。特に扱っている商品の数が多ければ多いほど、ミスをするリスクは増えていきます。また、棚卸の数が合っていたとしても、日々の伝票管理を手作業で行っていれば、参照するデータ自体が間違っている可能性もあります。
このように正確さが重要視される棚卸業務では、業務を正確に行わなければならないプレッシャーも大きくなります。
先程のように棚卸業務は正確性が重要視され、商品の数に比例して業務の量も多くなっていきます。一斉棚卸のような方法で棚卸業務を行う場合、日々の業務はストップするため、その分の業務負担も大きくなります。そのため、正確に大量の物品をカウントする業務の量は膨らんでいき、結果として数日という時間がかかってしまいます。
また、棚卸業務は物品をカウントするだけでなく、カウントした結果を集計する必要があります。カウントをアナログな方法で行っていれば、集計するため機械にデータを転記する業務が発生し、余計に時間がかかります。
実際に現場の担当者がカウントしたメモをエクセルに打ち込むなど、業務は重なり確認作業が各工程で発生するため、棚卸業務に必要となる時間は膨張していきます。
棚卸業務に課題を感じている企業は多くおり、棚卸業務が重要でありボリュームも大きいため、改善も慎重に行われています。このような棚卸の課題を改善するためには、適切な方法を実践する必要があります。ここからは、棚卸業務をより良くする改善方法を紹介していきます。
多くの企業で活用されている棚卸業務を効率化する方法に「バーコード」があります。このバーコードを管理している物品に貼り付け、ハンディターミナルで情報を読み取ります。
物品をカウントする手間は変わりませんが、人の手でカウントした数字を計算・集計する必要がありません。そのため、正確に物品をカウントすることができ、集計する業務を省略することが可能です。
また、近年ではバーコードではなくICタグを活用している事例も多くあります。基本的な仕組みはバーコードと同じですが、ICタグは遠隔でタグの情報を変更することができます。状況に応じて柔軟に対応できるため、より棚卸業務が効率化できます。
日本ではまだ活用されていない最新の棚卸の方法に「自動倉庫」がありまます。
自動倉庫とは、物品を管理している棚に操縦で動くロボットが搭載されているシステムで、棚卸の業務が始まれば指定した棚が自動で動き、カウントする場所まで移動します。そのため、棚卸の担当者は一歩も動かずにハンディを使って正確な業務を行えます。
この自動倉庫はアマゾンジャパンの倉庫でも利用されています。
倉庫管理システムを導入することで棚卸業務だけでなく、倉庫に関する業務を大幅に改善することも可能です。倉庫管理システムを導入するときは、どのような機能を持ち、どのようなメリットがあるのかを知ることが大切です。
倉庫管理システムとは、名前の通り倉庫の管理業務を効率化するシステムです。主な機能は、現在の倉庫内の状況を把握する「在庫管理機能」と、入荷と出荷の情報を管理する「入出荷機能」です。このシステムを活用することで、人手に頼ることなく正確に物品の数をカウントすることが可能です。
また、倉庫管理システムの種類によっては、倉庫の物品だけでなく使われていないデッドスペースの分析や、倉庫で働く従業員の管理を行えます。このように倉庫の総合的な管理を行うことで無駄を省き効率化できます。
▼倉庫管理システム（WMS）をもっと知ろう！
参考記事：知っておくべき！倉庫管理システム（WMS）の基本知識
倉庫管理システムを導入することによるメリットは、「正確性の向上」と「業務負担の軽減」です。倉庫管理システムを活用することで、人手で行っていた業務を省略し、システムがカウントした数字を集計するため、正確性が増します。
倉庫管理を行う業務に関しても、基本的にはバーコードやICタグを活用した方法で業務を行うため、簡略化できます。集計したデータもシステムで分析し、効果的な倉庫活用ができるように分析できます。倉庫データは全てデジタルで保存されているため、会議資料なども紙を使う必要がなく、ペーパーレス化も実現できます。
▼メリットだけでなくデメリットも把握しておこう！
参考記事：倉庫管理システム（WMS）のメリット・デメリットを徹底解説！
棚卸業務は年間に数回しか行わないことが多いですが、棚卸の回数が減れば一回あたりの負担は大きくなります。正確に在庫管理を行うためには、日々の業務を正確に行い、カウント・集計業務を簡略化することが大切です。
倉庫の管理における問題を解決するためにはシステムを導入することが有効です。棚卸の課題はICタグ活用や自動倉庫の導入、または倉庫管理システムを導入することで課題解決を図りましょう。
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| 12月10日(月) 更新 | |
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