労働者名簿と
労働者名簿とは、どのような名簿なのでしょうか。概要と記載される内容を見ていきましょう。
従業員の情報を記した書類のこと
労働基準法に則り企業は、雇用した労働者の名簿を作成・整備しなければいけません。労働者名簿は、氏名や採用日といった従業員に関する情報を記載した法定帳簿で、従業員名簿と呼ばれることもあります。
企業の規模に関係なく、個人事業主でも人を雇っていれば、必ず作成しなければなりません。ただし、日雇い労働者は対象外ですが、パートやアルバイトも対象です。適切な労務管理につながる労働者名簿は、その情報を過不足なく正確に記載することが大切です。
なお、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿を、労働基準法に基づく法定三帳簿といい、労働基準監督署の調査の際に確認されることが多いです。
必須の記載事項は９つ
労働者名簿は、労働基準法第107条・労働基準法施行規則第53条に基づき、以下の事項を記載しなければいけません。
- １．氏名（戸籍上）
- ２．生年月日
- ３．性別
- ４．住所
記載住所に基づいて交通費が支給されるため、住民票と異なる場合は実際に居住している住所を記載する - ５．履歴
配置転換や異動、昇進などを記載 - ６．雇用年月日
採用年月日ではなく、雇用年月日を記載。これをもとに年次有給休暇の発生日が確定 - ７．業務の種類
従属する業務の種類を記載（総務事務やテレフォンオペレーターなど）小規模企業の場合、業務を兼務する場合は記載不要 - ８．退職年月日と事由
従業員都合による退職は、理由の記載不要 - ９．死亡年月日と原因
労災を判断する重要な項目
なお、労働者名簿の様式に定めはありません。作成に迷った時は、厚生労働省が提供する「様式第19号」を参考にすると良いです。
参考：労働基準法 第107条・施行規則第53条｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
労働者名簿を作成する際の注意点
労働者名簿の作成時はどのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。注意点を４つ紹介します。
事業場ごとにそれぞれ作成する
労働者名簿は１企業につき１つではなく、事業場ごとに作成しなければいけません。
事業場とは、一定程度独立して継続的に業務を行う場所を指し、支店や営業所、工場、店舗などが該当します。したがって、本社の人事・総務部門が一括して名簿を作成せずに、支店や営業所、工場ごとに作成する必要があります。
なお、同一事業場内で労働形態が異なる場合、別の事業場と見なされるケースがあります。たとえば、企業内に設置される社員食堂などが該当します。
個人情報の取り扱いに注意する
労働者名簿に記載される内容は従業員の氏名や住所といった個人情報です。
したがって、個人情報保護法の適用対象となります。労働者名簿を作成する際は従業員の同意を得なければいけません。そして、収集目的と使用範囲を限定する旨を従業員に説明する必要があります。
さらに、労働者名簿に記載される情報は適切に保管・管理されなければいけません。パスワードを設けてアクセス制限を行ったり、名簿を取り扱う社員を制限したりといった措置の下での保管・管理をおすすめします。
参考：個人情報の保護に関する法律｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
内容に変更があればすぐに更新する必要がある
労働基準法第107条２項において、労働者名簿の更新は遅滞なく行うことが明記されています。部署異動や配置転換の際は、漏れなく更新するようにしましょう。また、引っ越しや結婚による住所変更や名字の改姓時も、遅滞なく労働者名簿を更新してください。
参考：労働基準法 107条２項｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
３年間、紙か電子データで保存する
労働者名簿の保存期間は、３年間と労働基準法第107条・109条で定められています。最後に勤務した日までが記録対象となりますから、従業員の退職・解雇・死亡日から３年間は保存義務があります。
労働者名簿は紙やExcel、PDFといったいずれの形態で保存しても大丈夫です。ただし、労働基準監督署から閲覧などの要請にスムーズに応えるために、データをすぐに提示・印刷できるようにしておきましょう。
参考：労働基準法 107条｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
参考：労働基準法 109条｜電子政府の総合窓口（e-Gov）
労働者名簿の作成を簡単に行う方法
労働者名簿の整備・管理は手間がかかり大変です。情報の取集から整備・保管までの一連の作業は記入漏れや転記ミスなどが起こりやすく、作業内容もとても非効率です。そして、情報は都度更新しなければならず、紙による運用の場合は保管場所も確保しなくてはいけません。
このような煩雑な労働者名簿の管理などを効率化してくれるのが、労務管理システムです。従業員情報の収集から整備・管理までにフローをシステム化でき、データの一元管理が可能です。
扶養家族の追加や削除、住所変更といった従業員情報の登録・更新は、本人がシステムへ直接入力するため、常に最新のデータを維持できます。マイナンバーも併せて管理できるシステムもあるため、担当者の作業・管理負担の軽減につながるでしょう。
さらに、情報の検索性が上がり、名簿の保管場所も不要です。中にはカスタマイズできるものあり、企業独自の項目を随時追加しながらの運用も可能です。
労務管理システムを活用して労働者名簿を簡単に作成しよう
労働者名簿とは、従業員に関する必須の９項目を記載した法定帳簿です。
作成時の注意点は以下のとおりです。
- ■事業場ごとの整備
- ■個人情報の取り扱い
- ■従業員情報の随時更新
- ■退職日より３年間の保存
労務管理システムを活用すれば労働者名簿以外にも、従業員のさまざまな情報の一元管理が実現し、業務の効率化が可能です。システムを導入し、労働者名簿などの作成・管理を簡略化しましょう。
