ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- オンプレミスとクラウドを選べる：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、活文 メールゲートウェイ
- アプライアンスで導入できる：MAILSCREEN、matriXinsight
- 社内のメールサーバーにクラウドで追加：SPC Mailエスティー
- ■対策の範囲別
- 誤送信対策を中心に導入：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、SPC Mailエスティー
- 情報漏えい対策やメール保管もあわせて管理：GUARDIANWALL Mailセキュリティ
- 添付ファイルの管理や送信制御を強化：活文 メールゲートウェイ、MAILSCREEN
- AIによるメールの解析・学習：matriXinsight
オンプレミス型メール誤送信対策ソフトとは
オンプレミス型のメール誤送信対策ソフトとは、自社で用意したサーバーにソフトを導入し、送信メールの確認や保留を社内の設備で行う形態です。クラウド型との違いは、誰が設備を管理し、どこまで責任を持つかにあります。
自社の設備で送信メールを処理する形態
オンプレミス型では、社内のメールサーバーとインターネットの間に誤送信対策のサーバーを置き、社外へ出ていくメールを経由させる構成がとられます。送信メールの一時保留や上長の承認、添付ファイルの暗号化といった処理は、このサーバー上で行われます。
送信メールの保留データやログを、自社管理の設備に保存できる点がオンプレミス型の特徴です。ただし、外部サービスとの連携やメールの配送経路によっては、データが社外の設備を経由する場合もあります。
クラウド型との責任範囲の違い
クラウド型では、サーバーの運用やソフトの更新を提供元が担い、利用企業は設定と利用に専念できます。これに対してオンプレミス型では、ハードウェアの調達からOSの更新、ソフトのバージョンアップ、障害対応まで、自社の担当範囲が広がります。
そのぶん、更新の時期や構成を自社で決められます。例えば、取引の多い月末を避けて設定を変更するといった調整が可能です。自由度と運用の負担は表裏一体と考え、両方を比べて判断しましょう。
メール誤送信対策をオンプレミスで運用する理由
クラウド型の製品が増えるなかでも、メール誤送信対策をオンプレミスで運用する企業があります。その背景には、送信メールの扱いに関する社内規程や、既存のメール環境、他のセキュリティ対策との関係があります。代表的な理由を3つ紹介します。
送信メールを社外の設備に預けない
契約書や設計図、個人情報を含むメールをやり取りする企業では、社内規程や取引先との契約で、メールの内容を社外のサービスに保存することが制限されている場合があります。オンプレミス型なら、保留中のメールや送信ログを社内の設備に置いたまま運用できます。
ただし、社内に置けば安全というわけではありません。管理画面へのアクセス権やログの保管方法が適切でなければ、情報漏えいのおそれは残ります。オンプレミスを選ぶ場合は、設備の管理ルールもあわせて整える必要があります。
自社のメールサーバーと組み合わせる
自社でメールサーバーを運用している企業では、誤送信対策のサーバーも同じネットワーク内に置き、送信経路をまとめて管理したいと考える場合があります。部署ごとに異なる送信ルールを、社内の組織情報と連動させて設定したいケースもあります。
クラウドのメールサービスを使っている企業でも、送信メールを自社の中継サーバーに経由させる構成をとれる場合があります。ただし、送信経路の設定はメールの配信全体に関わるため、メールサービス側の仕様を提供元に確認しておきましょう。
誤送信対策と情報漏えい対策をまとめて管理する
製品によっては、誤送信対策に加えて、送受信メールの保管や、機密情報を含むメールの検知といった情報漏えい対策の機能をあわせて持つものがあります。オンプレミス型で一つのサーバーにまとめると、ログの確認やルールの管理を一元化しやすくなります。
一方で、機能が増えるほど設定項目も増え、運用の負担は大きくなります。誤送信対策を中心に始めたいのか、メール全体の監査まで視野に入れるのかを決めてから、必要な機能の範囲を絞り込むとよいでしょう。
オンプレミス運用に必要な社内体制
オンプレミス型のメール誤送信対策ソフトを導入すると、サーバーの保守から送信ルールの管理、障害時の対応までを自社で担います。担当が一人に偏ると運用が止まるおそれがあるため、役割と手順を事前に整理しておきましょう。
サーバーとソフトの保守
誤送信対策のサーバーでは、OSのセキュリティ更新や、ソフトのバージョンアップ、ディスク容量の管理といった作業が定期的に発生します。保留中のメールやログを保存する領域が不足すると、メールの処理が遅れる場合があります。
これらの作業は、情報システム部門が担う分担が考えられます。社内に担当できる人がいない場合は、保守を請け負う事業者への委託も検討しましょう。作業手順を文書に残し、複数人で把握できるようにしておくことが大切です。
送信ルールと承認者の管理
上長の承認を経てから送信する仕組みを使う場合、部署ごとの承認者の設定や、承認者が不在の場合に代わって承認する人の設定を管理する必要があります。人事異動や組織変更があるたびに、設定を更新する作業が発生します。
設定の更新が遅れると、承認待ちのメールが届かない状態が続く可能性があります。組織の変更を情報システム部門に伝える流れを決め、設定を変更した日時と内容を記録しておくと、問い合わせがあった際の確認に役立ちます。
障害時にメールを止めない備え
誤送信対策のサーバーは社外へ出るメールの通り道にあるため、サーバーが止まると社外へのメール送信が滞る可能性があります。機器の故障やソフトの不具合、ネットワークの設定変更など、停止の原因は複数考えられます。
サーバーを2台構成にして片方が止まっても処理を続けられるようにする方法や、障害時に誤送信対策を一時的に通さずに送信する手順を用意しておく方法があります。どちらを選ぶかは、社内のセキュリティ方針とあわせて決めましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オンプレミス型の費用の内訳
オンプレミス型のメール誤送信対策ソフトの費用は、ソフトのライセンスだけでは判断できません。サーバーの調達や保守契約、運用を担う人の工数まで含めて考える必要があります。費用を構成する要素を整理しておきましょう。
ソフトのライセンスと保守契約
オンプレミス型のライセンスは、利用者の人数やメールアドレスの数に応じて課金する方式があります。初年度にライセンスを購入し、2年目以降は保守契約の費用を払う形態や、年間の利用契約の形態など、契約の仕方は製品によって異なります。
保守契約に含まれる範囲も確認しておきましょう。バージョンアップの提供、問い合わせ対応、障害時の調査支援など、どこまでが契約に含まれるかによって、自社で担う作業の量が変わります。見積もりの際に範囲を文書で確認しておくと安心です。
サーバー費用と運用の工数
オンプレミス型では、サーバー機器やアプライアンスの購入費用、ストレージや設置場所の費用などが発生します。仮想環境に構築する場合も、必要なリソースやライセンスの費用を見込む必要があります。
見落としやすいのが、保守や設定変更を担う担当者の工数です。外部の事業者に委託する場合は委託費用がかかります。ライセンス費用だけでクラウド型と比べず、数年間の総額で比較すると判断しやすくなります。
メール誤送信対策のオンプレミスを見直す時期
一度オンプレミスで導入したメール誤送信対策ソフトも、社内の環境が変われば見直しが必要になる場合があります。見直しのきっかけになりやすい3つの場面を紹介します。それぞれの場面で、クラウド型や組み合わせの構成も比べてみましょう。
メールサーバーをクラウドへ移すとき
自社のメールサーバーをクラウドのメールサービスに移す場合、誤送信対策のサーバーをどこに置くかも見直す必要があります。社内のサーバーを経由させ続けると、送信経路が複雑になり、障害時の切り分けに時間がかかる可能性があります。
メールサービスの移行にあわせて、誤送信対策もクラウド型に移すか、オンプレミスのまま経由させるかを比べましょう。オンプレミスとクラウドの両方の提供形態を持つ製品なら、設定の考え方を引き継ぎながら移行できる場合があります。
サーバー機器の更新時期を迎えたとき
サーバー機器の保守期限が近づくと、機器の買い替えか、提供形態の変更かを判断する時期を迎えます。同じ構成で更新する場合も、利用者の数や送信量の変化にあわせて機器の性能を見直しましょう。
このタイミングで、クラウド型に移した場合の数年間の総額と比べておくと、判断の材料が増えます。移行する場合は、送信ルールや承認者の設定を移せるか、ログをどれだけの期間保管するかも確認しておく必要があります。
運用を担う担当者が変わるとき
オンプレミス型の運用は、担当者の知識に頼りがちです。担当者の異動や退職をきっかけに、設定の意図や障害時の手順がわからなくなるケースも考えられます。
担当者が変わる前に、設定内容と手順書を見直し、後任者と一緒に作業してから引き継ぎましょう。引き継ぎが難しい場合は、保守の外部委託や、運用の負担が少ないクラウド型への移行を検討する機会としても活用できます。
オンプレミス運用を検討できる誤送信対策ソフト一覧
この記事で紹介するメール誤送信対策ソフトを、提供形態と対策の範囲がわかるように一覧にしました。自社の設備で運用するか、クラウドと組み合わせるかを考える際の比較に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール) | PC上での送信前確認に加え、サーバー製品も提供。上長承認や一時保留による誤送信対策に対応 |
| GUARDIANWALL Mailセキュリティ | オンプレミスとクラウドで提供。送信メールの一時保留や第三者承認、メールの保存・監査に対応 |
| 活文 メールゲートウェイ | オンプレミスとクラウドに対応。既存のメール環境と連携し、誤送信対策や添付ファイルの安全な受け渡しを支援 |
| SPC Mailエスティー | リレー送信が可能なオンプレミスのメールシステムに追加できるクラウド型。送信保留や上長承認などに対応 |
| MAILSCREEN | アプライアンスやクラウドでの導入に対応。送信遅延や宛先の自動変換、個人情報検出による送信制御を行える |
| matriXinsight | SaaSとアプライアンスで提供。AI・ディープラーニングによるメール解析・学習とレポート機能を搭載 |
自社設備での運用にも対応する誤送信対策ソフト
オンプレミスでの提供形態を持つ製品を中心に、社内のメールサーバーと組み合わせて使えるクラウド型の製品も紹介します。保守体制や将来の移行も見据えて比較してみてください。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- メール誤送信防止市場18年連続シェアNo.1※ 官公庁等の実績多数！
- 様々なメールソフトに対応し、メール環境を変えずに利用可能
- きめ細やかな管理設定で部署単位などの運用も可能
NTTテクノクロス株式会社が提供する「CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)」は、オンプレミス、クラウド、パッケージソフト、ASPの提供形態を持つメール誤送信防止ソフトです。PC向け製品では送信前に送信先・本文・添付ファイルを確認する画面を表示し、誤送信を防ぎます。また、上長承認やメール一時保留を利用できるサーバー製品「CipherCraft/Mail 7 Server」も用意。添付ファイル内のキーワード検索や個人情報の検出にも対応しており、誤送信対策を中心に導入したい企業の選択肢です。
GUARDIANWALL Mailセキュリティ
- クラウド時代のセキュリティへ最適解！安心・安全を提供します
- 高度なフィルタリング機能！どんなセキュリティーポリシーも実現
- 国内自社開発・サポートで脱PPAPなど市場ニーズに即応します
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」は、オンプレミスとクラウドの両方で提供されるメールセキュリティ製品のシリーズです。送信メールの一時保留や再確認、上長などの第三者によるダブルチェックを行うのがMailFilterです。メールを保存して一元管理するMailArchive、添付ファイルをダウンロードリンクに置き換えるMailConvertと組み合わせて導入できます。誤送信対策とメールの監査をまとめて管理したい企業の候補です。オンプレミスの価格は別途問い合わせとなっています。
活文 メールゲートウェイ
- 日立グループで活用されているメールセキュリティ強化基盤
- オンプレミス・クラウド両対応、誤送信による情報漏えい防止
- 既存のメール運用を変えずに、誤送信対策をスムーズに導入
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 メールゲートウェイ」は、オンプレミスとクラウドの両方に対応するメールセキュリティ製品です。既存のメール環境と連携し、普段のメール送受信の操作を大きく変えずに誤送信対策を導入できます。送信メールの一時保留や承認による送信制御に加え、添付ファイルのダウンロードリンク化など、PPAP対策にも活用可能です。自社設備でメールの送信経路を管理したい企業や、既存のメール環境を維持しながらセキュリティを強化したい企業に向いています。
SPC Mailエスティー
- Microsoft 365、Google Workspace、オンプレミスに簡単アドオン
- 誤送信防止の確認画面はシンプルで、直感的に操作可能
- 必要な機能を選んで1アカウント月額130円～
株式会社ソースポッドが提供する「SPC Mailエスティー」は、リレー送信が可能なオンプレミスのメールシステムにも追加できる、クラウド型の誤送信対策・PPAP対策サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspaceにも対応しています。送信後の確認や一時保留、添付ファイルの暗号化、上長承認などから必要な機能を選んで契約できます。クラウドサービスのため、運用・管理の負荷を抑えて導入できる点が特徴です。自社のメールサーバーは残しつつ、誤送信対策のサーバー保守を減らしたい場合や、オンプレミスからの移行を検討する場合の比較対象です。
MAILSCREEN （株式会社JSecurity）
- 自動BCC変換や送信遅延でメール誤送信を防止。
- 個人情報を検出し、自動で暗号化や送信遮断を実行。
- アプライアンス・クラウド対応の柔軟な導入形態。
matriXinsight （アイマトリックス株式会社）
- 最先端AI/ディープラーニングでメールを解析・学習。
- 直観的な操作と高度なレポート機能。
- 多様な構成例に対応
まとめ
メール誤送信対策ソフトのオンプレミス運用は、送信メールを社外の設備に預けたくない企業や、自社のメールサーバーと組み合わせて管理したい企業に有効な選択肢です。一方で、サーバーの保守や送信ルールの管理、障害への備えを自社で担う体制が欠かせません。数年間の総額と体制をあわせて検討し、オンプレミスに対応したメール誤送信対策ソフトを資料請求で比較してみてください。
