ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■収集・確認の作業別
- 提出書類の画像読み取り（OCR）：JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理
- 未提出者の把握と催促：ジンジャー人事労務、スパイラル®マイナンバー管理サービス、奉行Edge マイナンバークラウド、マイコレキーパー
- ■アクセス管理・ログ別
- 閲覧履歴・操作ログの確認：SmartHR、freee人事労務、ジョブカン労務HR、スパイラル®マイナンバー管理サービス、マイコレキーパー
- 保存期間後の削除・廃棄の管理：ジンジャー人事労務、スパイラル®マイナンバー管理サービス、マイコレキーパー
マイナンバー管理システムでのAIの活用方法：関わる作業
マイナンバー管理システムでAIが関わるのは、番号の収集や確認に付随する事務作業です。番号を使って何かを判断するのではなく、人の手作業を減らす用途が中心です。ここでは代表的な3つの作業を紹介します。
提出書類の画像読み取り
従業員がスマートフォンで撮影したマイナンバーカードや通知カード、身元確認書類の画像から、文字を読み取る用途です。OCR（画像から文字を読み取る技術）にAIを組み合わせると、撮影の角度や明るさにばらつきがあっても読み取れる場合があります。
ただし、読み取り結果が正しいとは限りません。番号の1桁違いは後の手続きに影響するため、担当者が画像と入力値を見比べて確定する流れを残すことが大切です。製品によって読み取れる書類の種類も異なります。撮影時に番号部分が隠れていないか、画像が鮮明かを従業員側で確認できる画面があると、再提出の依頼も減らせます。
未提出者の抽出と催促
入社や扶養家族の追加のたびに番号を集める作業は、提出状況の管理に手間がかかります。システムが従業員名簿と提出状況を照合し、未提出者を一覧にしてメールで催促する機能があれば、担当者が個別に追いかける負担を減らせます。
この作業は、AIというより自動化の仕組みで実現している製品もあります。AIの有無よりも、催促の文面や送信タイミングを設定できるか、扶養家族の分まで提出状況を管理できるかを確かめるほうが実務に役立ちます。退職者の番号を保存期間の経過後に削除する時期を知らせる機能があるかも、あわせて確認しましょう。
従業員からの問い合わせ対応
番号を提出する理由や、扶養家族の番号の出し方といった質問に、チャットボットが回答する使い方もあります。よくある質問を登録しておけば、人事担当者が同じ説明を繰り返す時間を減らせます。
注意したいのは、チャットボットで個人番号を受け付けたり表示したりしないことです。問い合わせ対応は制度や手順の案内にとどめ、番号の提出は専用の入力画面に誘導する設計が安全です。
番号法がAI活用にかける制限
マイナンバーは、一般の個人情報よりも厳しいルールで守られています。AIを使う場合も、番号法と個人情報保護法の範囲内で扱う必要があります。導入前に押さえたい制限を、公的機関の資料をもとに整理します。
決められた事務以外での利用の禁止
個人情報保護委員会は「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を公表しています。そのなかで、事業者は本人の同意があっても、例外を除いて決められた事務以外で個人番号を利用してはならないとされています。事業者が使えるのは、源泉徴収票の作成や社会保険の届出といった事務に限られます。このガイドラインは改正が重ねられており、2026年10月時点で確認できる最新版は令和7年6月の一部改正です。
そのため、個人番号をAIの分析や人事評価の材料に使うことはできません。AIは番号の収集や照合を補助する範囲で使い、番号を使った新しい用途は作らないという線引きが必要です。ガイドラインには、個人番号を社員番号として使ってはならないという例も示されています。AIの学習用データに番号を含めないことも、同じ考え方から導かれる線引きです。
生成AIへの入力に関する注意喚起
個人情報保護委員会は2023年6月2日に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」を公表しました。事業者が本人の同意なしに、個人データが含まれるプロンプトを入力し、そのデータが応答結果を出す以外の目的で扱われる場合、個人情報保護法に違反する可能性があると示されています。
マイナンバーは利用目的がさらに限定されているため、取扱条件を確認していない外部の生成AIサービスに番号や番号付きの書類を入力しない運用ルールを定めておきましょう。社内向けの利用ガイドラインに明記すると、担当者の判断に頼らずに済みます。番号が写った書類の画像を、文章の要約や翻訳のために外部サービスへ貼り付けるといった使い方も対象に含めて周知しましょう。
入力データを学習に使わない設定
同じ注意喚起では、個人データを含むプロンプトを入力する場合、サービス提供事業者がそのデータを機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう求めています。マイナンバー管理システムのAI機能でも、読み取った画像や入力値がどこで処理されるかは確認が必要です。
具体的には、AIの処理を製品内で行うのか外部のサービスに送るのか、送る場合はデータが学習に使われないか、処理後に削除されるかをベンダーに質問しましょう。回答は書面で残しておくと、監査や社内説明に使えます。
マイナンバー管理システムのAIを安全に運用するコツ：アクセス管理とログ
AI機能を加えても、守るべき安全管理措置は変わりません。むしろ自動処理が増えるぶん、誰がどの情報に触れたかを追える状態にしておくことが重要です。ガイドラインの技術的安全管理措置に沿って確認します。
AIが参照できる範囲を限定する
ガイドラインでは、特定個人情報ファイルを扱える担当者とファイルの範囲を限定するアクセス制御が求められています。AI機能も同じ考え方で、読み取りや照合の処理が必要な情報だけを参照する設定にすることが大切です。
例えば、チャットボットや分析機能が番号のデータベースに直接アクセスできる構成は避けたい設計です。AI機能ごとに参照できるデータの範囲を設定できるか、権限の設定画面で確認しておきましょう。
読み取りの誤りや処理の失敗に備える
AIによる読み取りや自動催促は、正常に動いている前提だけで運用を組むと、誤りに気づくのが遅れるおそれがあります。読み取りに失敗した画像や、送信できなかった催促メールが一覧で確認できるかを事前に確かめておきましょう。
失敗時に担当者へ通知が届くか、手動で再実行できるか、未処理の書類がどこに残るかも重要な確認項目です。番号の登録が遅れると源泉徴収票などの作成日程に影響するため、月末や年末調整の前に未処理分を点検する手順を決めておくと安心です。
操作ログと確認履歴を残す
AIが読み取った結果を担当者が修正した場合、その履歴が残るかどうかは重要な確認項目です。誰がいつ番号を閲覧し、修正し、確定したかを記録できれば、誤登録や不正な閲覧が疑われたときに原因を追えます。
ログは保存するだけでなく、定期的に確認する運用を決めておく必要があります。確認の担当を1人に固定すると属人化するため、複数人で点検する手順や引き継ぎの方法もあわせて定めておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でマイナンバー管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
AI搭載のマイナンバー管理システムを比較する基準
AI機能の有無だけで製品を選ぶと、自社の業務で使わない機能に費用を払う結果になりかねません。自社で手間がかかっている作業を先に洗い出し、その作業に効く機能があるかで比べることが重要です。
読み取りに対応する書類と確認画面
書類の読み取り機能を重視する場合は、対応する書類の種類を確認します。マイナンバーカードだけか、通知カードや運転免許証などの身元確認書類も読み取れるかは製品によって異なります。
あわせて、読み取り結果を確認する画面の見やすさも比べましょう。画像と読み取り値を並べて表示できるか、読み取りに自信がない箇所を知らせる表示があるかは、確認作業の時間に影響します。無料トライアルがあれば実際の書類画像で試すと判断しやすくなります。
データの保存場所と処理の流れ
クラウド型の製品では、番号のデータと画像がどの国のデータセンターに保存されるかを確認します。ガイドラインでは、外国で特定個人情報を扱う場合、その国の個人情報保護制度を把握したうえで必要な措置を講じることが求められています。
AIの処理を外部事業者のサービスに任せている製品では、データの流れが複数の事業者にまたがります。委託先の範囲や再委託の有無、契約上の安全管理措置まで資料で確認できるかを比べると、社内の承認も得やすくなります。
AI機能の提供範囲と追加費用
AI機能が基本料金に含まれるのか、オプションとして追加料金がかかるのかは製品によって異なります。読み取りの件数やチャットボットの利用人数に応じて料金が変わる場合もあるため、入社が集中する時期の件数を想定して見積もりを取りましょう。
あわせて、AI機能を使わない設定にできるかも確認したい点です。社内の承認が下りるまではAI機能を止めて運用し、データの扱いを確認できてから使い始めるといった段階的な導入ができれば、リスクを抑えながら効果を確かめられます。機能の追加や変更がどのように通知されるかも、ベンダーに聞いておきましょう。
収集と催促に使えるマイナンバー管理システム一覧
書類の収集や未提出者の把握、操作履歴の確認といった周辺業務を支える製品を一覧にしました。AI機能の有無は製品ごとに異なるため、資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartHR | 従業員がスマホで番号を提出でき、閲覧のアクセスログも残る |
| ジンジャー人事労務 | 未提出者をすぐに把握でき、廃棄のタイミングも通知される |
| ジョブカン労務HR | システム上で番号を収集でき、閲覧履歴を管理者が確認できる |
| freee人事労務 | 年末調整の書類への番号記載に対応し、閲覧ごとに作業ログを保存 |
| JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理 | OCRやCSV取込など多様な方法で収集し、権限と保存期間を設定できる |
| スパイラル®マイナンバー管理サービス | メール督促や自動廃棄、アクセス・利用ログの出力に対応 |
| 奉行Edge マイナンバークラウド | 未提出者へ催促メールを一括送信でき、取扱履歴も自動保存 |
| マイコレキーパー | 収集状況を一覧で確認し、催促メール送信や操作履歴の照会ができる |
提出管理とログ確認を支えるマイナンバー管理製品
番号の収集から催促、閲覧履歴の確認までを担う製品を紹介します。AI機能の有無は製品ごとに異なるため、気になる機能は資料で確認してください。
SmartHR
- スマホで完結。従業員本人が直接入力し、収集の手間を大幅削減
- ISO/IEC27001やSOC2Type2取得。最高水準セキュリティで安全保管
- e-Gov連携でそのまま電子申請！破棄も確実・簡単に
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員本人のスマートフォンから番号の提出を依頼できるマイナンバー管理機能を備えた人事労務システムです。マイナンバーにアクセスできる担当者を制限でき、いつ誰が閲覧したかのアクセスログも残ります。収集した番号は雇用保険や社会保険の手続き、源泉徴収票などの帳票に紐づけて出力でき、不要になった番号はシステム上で破棄できます。閲覧の記録を重視してアクセス管理を整えたい場合の選択肢です。
ジンジャー人事労務
- マイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄まで一括管理
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 500円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、マイナンバーの収集・保管・利用・廃棄までをオンラインで一括管理できる人事労務システムです。システム上で収集依頼を送り、未提出者をすぐに把握できます。廃棄のタイミングも通知されるため、対応の漏れを減らせます。収集依頼からログ管理、出力までの機能が集約されており、情報の変更履歴も閲覧できます。未提出者の把握に手間がかかっている企業の候補です。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、従業員への入力依頼とマイナンバーの収集をシステム上で完結できる労務管理システムです。情報の変更や削除の履歴に加え、マイナンバーの閲覧履歴を管理者が確認でき、誰がいつ閲覧したかを把握できます。ToDoリストで手続きの進捗を確認でき、帳票の自動作成からe-Govなどへの電子申請にも対応しています。操作の記録を確認しながら手続きの進み具合も追いたい企業向けです。
freee人事労務
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 低コストで手軽に管理
- 金融機関並みの通信・暗号化技術で万全のセキュリティ
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、給与計算や年末調整とあわせてマイナンバーの収集・管理に対応する、クラウド型の人事労務システムです。年末調整では従業員がアンケート形式で情報を入力し、必要書類へのマイナンバー記載にも対応します。マイナンバーを閲覧・記載するたびに必要な作業ログが自動で保存されるため、誰がいつ番号を扱ったかの記録を残したい企業に向いています。
JDL IBEXクラウド組曲Major マイナンバー管理 （株式会社日本デジタル研究所）
- 各ソフトと連携し、個人番号を一括管理。
- 権限と保存期間の設定によるアクセス制御
- OCRやCSV取込など、多様なデータ収集に対応
スパイラル®マイナンバー管理サービス （株式会社パイプドビッツ）
- オンライン収集と本人確認、権限管理で安全運用。
- 退職・取引終了後に設定日で自動廃棄、廃棄ログも取得。
- アクセス/利用ログの分析レポートとメール配信で管理効率化。
奉行Edge マイナンバークラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 法・制度改正に追加料金なしで対応可能！
- Azureをベースに稼働し99.9％以上の高い可用性をキープ！
- 3段階認証でマイナンバーの不正利用を徹底防止！
マイコレキーパー （株式会社Fleekdrive）
- 社員情報とマイナンバーを別々のサーバーでセキュアに管理！
- PC、スマホ、タブレットのマルチデバイス対応！
- 扶養者・第3号被保険者も追加費用なしで無制限に登録可能！
まとめ
マイナンバー管理システムのAIは、書類の読み取りや未提出者の催促、問い合わせ対応といった周辺業務を効率化する用途で使えます。一方で個人番号は利用できる事務が限られており、目的外の分析や、取扱条件を確認していない外部の生成AIサービスへの入力は避ける必要があります。AI機能のデータの扱いとアクセス管理を確かめたうえで、自社の負担が大きい作業に効く製品を選びましょう。気になる製品は資料請求して、機能と安全管理の方針を比較してみてください。
