ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■給与明細の届け方別
- ■年末調整の申告の集め方別
- 控除申告書をWebで回収する：弥生給与 Next、ハーモス労務給与、KING OF TIME 給与
- 未提出の従業員へ自動でリマインドする：KING OF TIME 給与
- ■計算と管理の範囲別
- 従業員ごとに異なる計算パターンに対応：人事労務freee
- 海外のチームも含めて給与計算を管理する：Deel Payroll
給与計算システムの多言語対応で表示できる範囲
給与計算システムの多言語対応といっても、どの画面を何語で表示できるかは製品によって異なります。従業員が見る画面と、管理者が操作する画面に分けて、多言語化の範囲を確認しましょう。
給与明細の言語切り替え
多言語対応の代表的な使い方が、給与明細の項目名を英語などで表示する機能です。基本給や時間外手当、健康保険料、所得税といった項目を従業員が読める言語で示すことで、手取り額がどう計算されたかを理解してもらいやすくなります。
確認したいのは、自社で追加した手当の名称も翻訳して登録できるかです。標準の項目だけが訳されて独自の手当が日本語のままだと、問い合わせが減らない場合があります。Web明細で配信するか、紙で印刷するかも含めて確認しましょう。
年末調整などの申告画面の多言語化
従業員が扶養控除等申告書や年末調整の申告内容を入力する画面を、英語などで表示できる製品もあります。扶養控除や保険料控除の考え方は日本独自の制度のため、言語だけでなく説明文の分かりやすさが入力の正確さに関わります。
入力の案内が多言語で用意されていても、税務署に提出する書類の様式は日本語です。従業員が入力した内容を担当者が日本語で確認できるか、入力漏れを知らせる機能があるかも確かめておきましょう。
管理者画面を英語で使う場合
外国籍の人事担当者が給与計算を担う場合や、海外の本社が日本の給与データを確認する場合は、管理者画面を英語で使えるかが確認点です。従業員向けの画面は多言語でも、管理者画面は日本語のみという製品もあります。
管理者画面を英語にする場合も、源泉徴収票や社会保険の届出書は日本の様式で作成します。英語の画面と日本語の帳票で、項目どうしの対応が分かるかを、デモ画面などで確認するとよいでしょう。
外国人従業員の所得税は居住者か非居住者かで変わる
外国人従業員の給与から差し引く所得税は、国籍ではなく、居住者と非居住者のどちらにあたるかによって計算方法が変わります。多言語対応の給与計算システムを選ぶ際も、この区分を設定して計算できるかが重要です。
居住者と非居住者の区分
国税庁によると、居住者は日本国内に住所がある個人、または現在まで引き続いて1年以上居所がある個人です。非居住者は、それ以外の個人を指します。外国人であっても、日本に住所があれば居住者として扱われます。
居住者の給与は、日本人の従業員と同じく社会保険料や扶養親族の数をもとに源泉徴収し、年末調整の対象です。判定に迷う場合は、雇用契約の期間や生活の本拠がどこかを確認し、税務署や税理士に相談しましょう。
非居住者の給与は20.42％で源泉徴収
非居住者に支払う給与は、原則として支給額に一律20.42％の税率をかけて源泉徴収します。非居住者は扶養控除等申告書を提出できず、年末調整の対象にもなりません。
給与計算システムで、従業員ごとに非居住者の区分を設定し、税率による計算に切り替えられるかを確認しましょう。なお、国税庁は令和9年分以後、防衛特別所得税もあわせて源泉徴収するとしています。国税庁の資料では合計の税率は20.42％のままとされていますが、税目の内訳が変わるため、システムの対応状況とあわせて最新の情報を確認してください。
年の途中で区分が変わる場合
入国した従業員や、帰国して非居住者となる従業員は、年の途中で区分が変わります。例えば、年の途中で出国して非居住者となる場合は、出国の時までに年末調整を行う必要があります。
区分が変わった日以後の給与は、計算方法を切り替えなければなりません。給与計算システムで、区分の変更日を登録して計算に反映できるか、変更の履歴を残せるかを確認しておくと、月の途中の切り替えでも誤りを防ぎやすくなります。
租税条約と国外居住親族の手続き
外国人従業員の給与では、出身国と日本の租税条約や、母国にいる家族の扶養控除に関する手続きが必要となる場合があります。いずれも従業員の協力が必要な手続きのため、多言語での案内が役立ちます。
租税条約に関する届出書の提出
出身国と日本の間で租税条約が結ばれている場合、条約の要件を満たすと所得税が免除されることがあります。免除を受けるには、支払日の前日までに「租税条約に関する届出書」を、給与の支払者を経由して税務署に提出します。
免除の要件は条約ごとに異なり、滞在日数や給与の支払者などの条件があります。届出書を出さずに源泉徴収された場合は、後から還付を請求する手続きもあります。給与計算システムで免税の設定ができるかもあわせて確認しましょう。
国外居住親族の扶養控除と確認書類
居住者である外国人従業員が、母国にいる親族について扶養控除を受けるには、親族関係書類や送金関係書類などの確認書類を会社に提出または提示する必要があります。30歳以上70歳未満の親族は、留学や障害者、38万円以上の送金といった要件を満たす場合に限られます。
確認書類が外国語で作成されている場合は、翻訳文も提出または提示するよう定められています。給与計算システムで、国外居住親族の区分や書類の確認状況を記録できると、年末調整の際の確認が進めやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与計算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
外国人従業員の社会保険と社会保障協定
社会保険も、外国人従業員の給与計算で確認が必要な項目です。原則として国籍を問わず加入しますが、社会保障協定を結んでいる国から派遣された従業員には例外があります。給与計算システムでの扱いとあわせて確認します。
外国人従業員も原則は社会保険に加入
健康保険や厚生年金保険、雇用保険は、加入の要件を満たして働く場合、外国人従業員も日本人と同じく加入の対象です。給与計算では、日本人と同じように保険料を計算して給与から差し引きます。
給与明細を多言語で表示する場合は、社会保険料の項目に簡単な説明を添えると、制度に不慣れな従業員の理解を助けます。将来の年金や帰国時の手続きに関する質問を受けることもあるため、日本年金機構の多言語資料を案内できるようにしておくとよいでしょう。
社会保障協定による加入の免除
社会保障協定は、保険料の二重負担を防ぎ、両国の年金の加入期間を通算するために国どうしで結ぶ協定です。日本年金機構によると、協定相手国の事業主から5年を超えない見込みで日本に派遣される場合は、日本の制度の加入が免除されます。
対象となる制度は協定相手国によって異なり、免除には所定の手続きが必要です。給与計算システムで、従業員ごとに社会保険の加入区分を設定し、保険料を計算しない扱いにできるかを確認しましょう。
給与計算システムの多言語表示を運用で生かす
多言語対応の給与計算システムを導入しても、訳語の管理や従業員からの問い合わせへの対応が整っていないと、十分に活用できない場合があります。運用の場面で準備しておきたいことを2つ紹介します。
訳語の統一と給与規程との対応
給与明細の項目名や手当の名称を翻訳する際は、雇用契約書や就業規則の英訳版と同じ訳語を使うようにします。同じ手当が書類によって別の英語で書かれていると、従業員がどの規程にもとづく支給かを確認しにくくなります。
訳語の一覧表を作り、給与担当者と人事担当者で共有しておくと、手当を追加した際も表記をそろえやすくなります。翻訳は担当者だけで判断せず、必要に応じて社内の語学に詳しい人や専門の翻訳者に確認してもらいましょう。
問い合わせ対応と案内資料の準備
外国人従業員からは、手取り額の変動や住民税の天引き、年末調整の結果などについて質問を受けることがあります。よくある質問と回答を多言語でまとめておくと、担当者ごとの説明のばらつきを抑えられます。
回答した内容は記録して担当者間で共有し、同じ質問に同じ説明ができるようにします。国税庁や日本年金機構が公開している外国語の資料もあわせて案内すると、従業員が自分で制度を確認する際に役立ちます。
外国人従業員の給与業務に使える製品の特徴一覧
給与明細の届け方や年末調整の申告の集め方など、外国人従業員を含む給与業務で確認したい点に沿って製品の特徴をまとめました。多言語で表示できる画面や対応言語は、資料請求やデモで製品ごとに確かめてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン給与計算 | 給与・賞与明細と源泉徴収票をWeb上で交付。年末調整はPC・スマホから申告できる |
| SmartHR | 従業員が申請したデータを給与計算に連携。明細と源泉徴収票の配付もシステム上で行える |
| マネーフォワード クラウド給与 | Web給与明細に対応し、従業員はPCやスマートフォンから明細を閲覧できる |
| 人事労務freee | 従業員ごとに異なる勤務区分や計算パターンに対応。明細はWeb共有とPDF出力が可能 |
| 弥生給与 Next | 給与明細のWeb配信や年末調整申告書のアンケート形式による回収に対応。源泉徴収票のWeb配信は一部プランで利用可能 |
| ハーモス労務給与 | 従業員向けWeb入力フォームで住所や扶養情報を回収し、年末調整の提出状況も管理できる |
| KING OF TIME 給与 | 年末調整の申告書をAI-OCRで読み取り、未提出の従業員へリマインドメールを自動送信 |
| Deel Payroll | 世界中のチームの雇用・管理を支えるプラットフォーム。150か国超の給与計算に対応 |
外国人従業員への明細配付や申告回収を支える製品
給与明細をWebで配付したり、年末調整の申告をオンラインで回収したりできる製品を紹介します。外国人従業員が利用する場合は、多言語表示の有無や対応言語、従業員向け画面の使いやすさも導入前に確認しましょう。
ジョブカン給与計算
- かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減！
- Web給与/賞与明細・源泉徴収票の自動交付！
- 年末調整もジョブカンで完結！計算後の帳票作成まで完備！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン給与計算」は、勤怠管理との連携で給与計算の作業を減らすクラウド給与計算システムです。給与明細・賞与明細・源泉徴収票をWeb上で従業員に交付でき、従業員はマイページにログインして過去の明細も閲覧できます。年末調整はPCやスマートフォンから申告でき、計算後の帳票作成まで対応しています。支給控除項目の計算式は、勤怠情報や従業員情報、関数を組み合わせて自由に作成できるため、従業員ごとの手当の条件も設定しやすい製品です。
SmartHR
- 従業員データと連携し、「データ入力レス」な給与計算を実現
- 給与計算の情報をもとに給与明細や源泉徴収票を簡単に作成
- 労務管理からタレントマネジメントまで人事・労務を効率化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、入社手続きや従業員情報の申請で集めたデータをそのまま給与計算に使えるクラウドの人事労務システムです。従業員自身が手続きや変更申請を行う流れのため、担当者が紙の書類から転記する作業を減らせます。給与計算のデータから2クリックで給与明細・源泉徴収票を作成でき、本人への配付もSmartHR上で行えます。チェック作業から明細の発行までをシンプルな画面で進められる点も特徴です。
マネーフォワード クラウド給与
- とにかく使いやすい画面設計が好評です
- web明細にも対応。スマートフォンでも給与明細の確認が可能です
- テレワーク・在宅勤務も簡単に実現
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド給与」は、勤怠チェック・給与チェック・確定処理の3ステップで給与計算を進めるクラウド型の給与計算ソフトです。給与明細・賞与明細はWeb上で発行でき、従業員はPCやスマートフォンからいつでも閲覧できます。過去の明細もクラウド上に保管されるため、紙で印刷・配布する手間を抑えられます。在宅勤務の従業員が多い企業でも、明細の受け渡しをオンラインで完結させやすい製品です。
人事労務freee
- 勤務区分や計算パターンが従業員ごとに異なる場合にも対応
- 勤怠管理も一体型で活用でき、転記不要でそのまま計算ができる
- チェック機能とアラート通知が充実しているのでミスを見逃さない
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、給与計算から給与明細・賞与明細の作成までを自動化するクラウドサービスです。勤務区分や計算パターンが従業員ごとに異なる場合にも対応しており、雇用形態の違う従業員が混在する職場でも設定を分けて計算できます。給与明細はWebで共有でき、従業員はパソコンやスマートフォンから確認可能です。PDFで出力して紙に印刷することもできるため、Webと紙を併用する運用にも向いています。
弥生給与 Next
- 勤怠・給与・労務をシームレスにつなげて一元管理
- Web明細や申告書回収で給与業務をペーパーレス化
- eGov連携で社会保険や労働保険の電子申請が可能
弥生株式会社が提供する「弥生給与 Next」は、給与明細のWeb配信や年末調整の控除申告書のWeb回収に対応したクラウド給与サービスです。源泉徴収票のWeb配信は一部プランで利用できます。各種控除申告書はアンケート形式で回収。回収後の修正依頼もシステム上で完結し、年税額の自動計算につなげられます。弥生勤怠 Nextや弥生労務 Nextとデータをつなげて、勤怠から給与、入退社手続きまでの二重入力を抑えられる点も特徴です。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、勤怠データの集計から給与計算、明細発行、年末調整までを一括で処理できるクラウドサービスです。従業員向けのWeb入力フォームがあり、住所や扶養情報を従業員自身に入力・更新してもらえます。年末調整では申告書の配布や提出状況の管理もシステム上で行え、給与明細はWeb上で一斉に発行可能です。
KING OF TIME 給与
- 簡単操作で誰でも迷わずご利用いただけます。
- 年末調整も自動読み取りで手間や負担を削減。
- 勤怠管理・人事労務とのデータ連携でミスなく一元管理。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 給与」は、年末調整の申告書を自動文字読み取りで処理できるクラウドの給与計算サービスです。電子控除証明書（XMLファイル）にも対応し、AI-OCRによる自動文字読み取りで、従業員による申告書入力や管理者による確認の手間を減らせます。申告書を提出していない従業員には、リマインドメールが自動で送られます。計算が終わった従業員の結果を編集できないようにロックする機能も備えています。
Deel Payroll （Deel Japan株式会社）
- 世界中のどこからでもチームを雇用・管理可能
- 150か国超の給与計算とコンプライアンスを自動化
- 迅速なオンボーディングと契約管理
まとめ
給与計算システムの多言語対応は、給与明細や申告画面、管理者画面のどこまでを何語で表示できるかで製品ごとに違いがあります。外国人従業員の給与では、居住者か非居住者かによる源泉徴収の違い、租税条約の届出、国外居住親族の確認書類、社会保障協定といった手続きもあわせて確認が必要です。自社の外国人従業員の状況にあう給与計算システムを、資料請求で比べてみてください。
