給与計算システムで年末調整を効率化！知っておきたい基本を解説

給与計算における年末調整と住民税の関係

給与計算と関係が深い年末調整と住民税について解説します。住民税の計算方法は、年末調整で精算される所得税と同じとされています。

また年末調整の結果を元に、翌年の住民税が決まります。それぞれの役割をみていきましょう。

年末調整とは

年末調整とは、所得に応じて支払うべき所得税を適正額に合わせる年末に行われる調整のことです。調整が行われる背景には、毎月給与から天引きされている所得税の算出方法にあります。所得税の算出方法は、年間を通じて得るであろう「想定所得」に応じて12分割された額が毎月の給与から差し引かれる方法です。

そのため、1年の中で行われた大幅な給与改定や、転職による給与の変化に応じて、支払われるべき「所得税」と「想定所得」に食い違いが発生してしまう可能性があります。そこで年末に調整を図る必要があるのです。

住民税とは

住民税とは、都道府県民税と市町村民税を合わせた税金のことです。教育や福祉等の地方の行政サービスにかかる費用を、住民の所得に応じて負担する地方税です。

前年の1月〜12月までの1年間の所得を基準に税額が計算され、その年の1月1日現在に居住していた市町村に納付します。年末調整の時期に提出した給与支払報告書を基に、4月〜5月ごろ住民税の額が決定し、毎月正確に天引きします。住民税の計算は、毎年の給与設定により税額が変わり、退職・新規入社での処理に手間がかかるのです。

ただし、所得税とは異なり、住民税はその年の1月1日時点での住所において処理がされるので、引っ越しをした際などは注意が必要です。

給与明細の項目別計算方法をさらに知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

年末調整業務を効率化する「給与計算システム」活用のメリット

給与計算システムには、月次で行う給与計算機能だけでなく、「年末調整」「社会保険」「労働保険」などの計算・管理機能もあります。ここでは年末調整を給与計算システムで行うとどのような機能があるのでしょうか。

書類の配布から回収までの業務が効率化

給与計算システムを活用することで、web上で必要書類の配布、差し戻し、回収が行われます。したがって、時間や場所にかかわらず、提出できるタイミングになったらすぐに必要書類を提出でき、業務進行がスピーディーになります。

社員からの問い合わせ数の減少

給与計算システムでは、年末調整が行われる際に対象社員に向けて一斉告知メールの送信が可能です。また、年末調整の概要告知・説明も行うことで、わからないことがあったら確認できるため、社員の「記入の仕方がわからない」という疑問を解消します。結果、わからなくなったら経理に聞く手間が少なくなり、問い合わせ数が減少します。

給与システムへのデータ入力が不要に

給与計算システムや、web上で年末調整書を提出できることで、データ入力の必要がなくなります。また、税務署への事前申請がされていれば、年末調整の書類を電子保存することも可能になります。入力業務に数時間かかっている企業も多いのではないでしょうか。

給与計算システムのメリットについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

年末調整が滞る2つの原因

実際に年末調整業務を行うと、スムーズな業務の進行が妨げられることが多々あるかと思います。スムーズな業務進行を妨げられる原因は一体なにがあるのでしょうか？ここでは、年末調整が滞る原因を２つにまとめて紹介します。

原因1.必要書類が集まらない

年末調整には、必要となる書類が多数あります。そのため、社員が記入作業に手間取り、提出されるのに時間がかかります。また、提出されても記入漏れ・ミスがあり、差し戻しというケースが多くなるのが現状があるため、なかなか年末調整の必要書類が集まらないのです。

また、中途入社された方の場合は、前職での源泉徴収票が必須です。住宅ローン控除を行う必要がある人は、住宅借入金等特別控除申告書が必要になります。このように、単純に提出しなければいけない書類が多い背景も、スムーズな業務進行を妨げる要因です。

原因2.給与システムへの入力作業が発生する

年末調整業務は、社員から回収した書類の内容を給与システムへ入力が必要です。会社の規模が大きくなるほど、入力業務が多く発生するためスムーズな業務進行が難しくなります。

このように、年末調整の業務は企業にとって重要であるにもかかわらず、なかなかスムーズにかつ正確に行うことが困難な業務です。

年末調整を行う前に知っておくべきこと

年末調整を行う必要があるのは知っているけど、実際に行うために詳しいことが知りたいという方向けに、最低限知っておいたほうがよい事柄に関して取り上げて紹介します。

年末調整の対象者

年末調整は行う必要がある人、ない人がいます。

雇用体系によらず「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を会社に提出している人は皆対象となる規定です。

上記に該当する人は、年末調整を行う対象となります。

参考： No.2665　年末調整の対象となる人｜国税庁

年末調整をしなかったら

年末調整ができないケースも起こります。例えば、中途入社社員の年末調整申請を行う際に、前職の源泉徴収票が期限に間に合わず、年末調整ができないケースです。このケースの場合は、年末調整未処理の源泉徴収票が渡されるので、翌年の2月16日から3月15日までに確定申告をしなければいけなくなります。会社で対応してくれることもあれば、個人で確定申告を行わなければいけません。

必要な書類

大きくは以下の２つがあり、会社から配布されます。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、扶養している家族がいる場合に申告を行い、家族の状況によって税金を減らすための申告書になります。

給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書

給与所得者の保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書は、年末調整で控除される保険について記入できます。控除を受けられる保険に関しては、「生命保険」「地震保険」「社会保険」「小規模企業共済等掛金」があります。

給与計算システムを活用して年末調整をスムーズに行おう！

煩雑な年末調整などの給与計算を自力で行うには、多くの時間と正確性が求められます。これは、業務を行う側にとって大きな負担にもなるでしょう。

近年では、クラウド対応の製品も増えてきており、システム導入に不安のある方でも簡単に活用することが可能になっています。もし、まだ給与計算にエクセルや手計算で実施しているのであれば、この機会に給与計算システムの有効活用を推奨します。