給与計算システムの活用 「年末調整」と「住民税」

なぜ年末調整に給与計算システムが必要なの？

「年末調整」は、払い過ぎた所得税を年末に調整して申告する作業です。経理担当がすべて手作業で処理しようとすると大変な手間となります。

通常、会社員は月々の税金を天引きされているので、年末に調整する必要はないはずです。しかし、天引きされた税金は、本来支払わなければならない税金額とは一致していません。たとえば、生命保険料や損害保険料などの控除額は毎月の天引きの際に考慮されていません。月々の支払額は概算に過ぎず、正確な計算は年末に最終的に行うことになります。この調整が複雑を極めています。

たとえば所得控除。妻や子などがあればその控除があり、生命保険料を支払っていれば生命保険料控除があります。控除の種類は14種類にのぼります。控除を差し引いた後に税金の計算となります。所得税額には2.1％を乗じた復興特別所得税も加算されます。11月を過ぎると税務署から郵送される年末調整リストを社員に配布し、漏れがないかチェックリストを作成します。退職や入社などのケースも考慮しなければなりません。

膨大な作業量となり、手作業ではひどく面倒ですし、正確性にも不安が残ります。そこで重宝するITの仕組みが給与計算システムです。社員の個人情報も扱うため、セキュリティ機能も搭載されており、安心・安全に作業を進めることができます。

基礎からわかる住民税の処理方法と電子申告

そもそも「住民税」って何？

給与の計算が負担となる要因の1つに「住民税」の存在があります。会社が従業員個人の住民税を、特別徴収として給与から天引きして納付しているのです。住民税とは、都道府県民税と市町村民税を合わせた税金のことです。

教育や福祉等の地方の行政サービスにかかる費用を、住民の所得に応じて負担する地方税です。住民税は、前年の1月〜12月までの1年間の所得を基準に税額が計算され、その年の1月1日現在に居住していた市町村に納付します。年末調整の時期に提出した給与支払報告書を基に、4月〜5月ごろ住民税の額が決定し、毎月正確に天引きしていくことになります。

住民税の計算は、毎年の給与設定により、税額が変わり、退職・新規入社などでの処理もあり、意外と手間取ります。これを効率化するのが給与計算システムです。給与計算システムの必要性がここにもあります。

電子申告で処理を効率化

納税先は1月1日現在に居住していた市町村となり、これも面倒な手続きでした。しかし、申告が電子化され、効率的に処理できるようになりました。そのシステムが住民税の電子申告システム「eLTAX（エルタックス）」です。似たシステムに「e-Tax」があり、これは国税が対象です。

電子申告とは、役所に出向いたり、郵便などを使うことなく、インターネットを利用し、オフィスから地方税の申告できるサービスです。eLTAXは所定のeLTAX専用のホームページから利用届を提出し、利用者IDを受け取ります。その後に対応給与計算システムで申告することになります。

このeLTAXに対応する給与計算システムが提供されています。また、オプションで機能の1つとして加えたり、専用システムも発売されています。

まとめ　～ 給与計算システムを積極的に活用しましょう！～

煩雑な給与計算にシステム化は不可欠になっています。マイナンバー制度の施行もあり、今が導入のチャンスともいえます。もし、まだ給与計算にエクセルや手計算で実施しているのであれば、この機会に給与計算システムの有効活用を推奨します。

以前はこのような業務システムの導入は、一定数以上の従業員数に達してからという考えがありましたが、それは初期導入費用とのバランスから少人数の会社では負担が大きいという理由からでした。

現在は、給与計算システムもクラウド型のサービスとして少人数でも初期費用を抑えて利用開始できるようになっています。中小企業ほどコスト全体に占める人件費の割合が大きく、また人員も不足がちです。ITシステムに任せられることは積極的に任せて企業全体の効率経営を考えてるべきではないでしょうか。