給与計算システムアプリとは
給与計算システムアプリとは、給与計算や給与明細の配付、従業員情報の確認などを、スマートフォンやタブレットからも行える給与計算システムです。外出先や店舗、現場などパソコンを使いにくい環境でも、給与関連の情報を確認しやすくなります。
給与計算を手軽に扱える仕組み
給与計算システムアプリでは、勤怠データや従業員情報をもとに、給与額や控除額の計算を支援します。クラウド型であれば、法改正に関する更新や機能改善が提供される場合もあり、社内での管理負担を抑えやすくなります。
給与担当者はパソコンで集計し、従業員はスマートフォンで給与明細を確認するなど、利用者ごとに使い方を分けられる点も便利です。紙や表計算ソフト中心の運用から移行したい企業に適しています。
給与明細アプリとの違い
給与明細アプリは、主に給与明細の閲覧や配付を目的とするサービスです。一方、給与計算システムアプリは、給与計算や勤怠連携、年末調整、社会保険関連の情報管理など、給与業務全体を支援する製品が多くあります。
ただし、製品によって対応範囲は異なります。明細閲覧だけを改善したいのか、給与計算そのものを見直したいのかを先に整理すると、比較対象を絞り込みやすくなります。以下の表で、関連するサービスの違いを確認しましょう。
| 種類 | 主な目的 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| 給与明細アプリ | 給与明細の電子配付や閲覧 | 紙の明細配付を減らしたい企業 |
| 給与計算システムアプリ | 給与計算から明細配付までの効率化 | 給与業務全体を見直したい企業 |
| 人事労務一体型システム | 入社手続きや労務管理との連携 | 人事労務業務もまとめて整備したい企業 |
スマートフォン対応で変わる業務
スマートフォン対応の給与計算システムアプリを使うと、従業員は外出先や自宅から給与明細を確認しやすくなります。店舗や工場、現場作業など、パソコンを日常的に使わない従業員が多い企業では特に効果を感じやすいでしょう。
給与担当者にとっても、明細の印刷や封入、再発行依頼への対応を減らせる可能性があります。従業員からの問い合わせを減らすには、見やすい画面や通知機能も重要です。
給与計算システムアプリでできること
給与計算システムアプリの機能は、給与計算だけに限られません。給与明細の電子化や勤怠管理システムとの連携、年末調整の情報収集など、毎月発生する周辺業務まで支援できる製品もあります。
給与計算と控除額の算出
基本給や残業手当、通勤手当、各種控除をもとに、支給額を計算します。社会保険料や所得税などの計算はミスが起きると従業員の給与に影響するため、確認作業が欠かせません。
給与計算システムアプリを導入すると、計算ルールを標準化しやすくなります。担当者ごとの作業差を減らし、チェックに使う時間を確保しやすくなる点がメリットです。
給与明細の電子配付
給与明細を電子化すると、印刷や封入、配付、保管にかかる手間を減らせます。従業員はスマートフォンから明細を確認できるため、紛失時の再発行依頼も抑えやすくなります。
なお、給与等の支払明細書や給与所得の源泉徴収票を電子交付するには、一定の要件や受給者の承諾が関係します。導入前に、電子交付の条件を確認しておくと安心です。
参考：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供に係るQ＆A｜国税庁
勤怠管理システムとの連携
勤怠管理システムと連携できる製品なら、出勤日数や労働時間、残業時間などを給与計算へ反映しやすくなります。手入力や転記が多いほど、入力ミスや確認漏れが起きやすいため、連携性は重要な比較ポイントです。
特にシフト勤務や変形労働時間制を採用している企業では、勤怠ルールと給与計算ルールの整合性を確認しましょう。連携できる範囲は製品ごとに異なるため、資料で詳細を比較することが大切です。
年末調整や書類管理の支援
給与計算システムアプリのなかには、年末調整に必要な情報収集や、申告内容の確認を支援するものもあります。従業員がスマートフォンから入力できれば、紙の回収や差し戻しにかかる手間を減らせるでしょう。
また、賃金台帳などの労働関係書類には保存義務が定められています。厚生労働省の案内では、保存期間は法改正により５年へ延長されましたが、経過措置として当分の間は３年とされています。システム選定時は、保管や検索のしやすさも確認しましょう。
参考：賃金台帳等の労働契約関係の書類の保存期間は何年ですか？｜厚生労働省
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給与計算システムアプリが向いている利用シーン
給与計算システムアプリは、従業員数や働き方が変化し、紙や表計算ソフトでの管理に限界を感じている企業に向いています。特に、従業員との情報共有をスマートフォンで進めたい場合に有効です。
店舗や現場の従業員が多い企業
店舗や医療介護、製造、建設、物流などでは、従業員が社用パソコンを持たないケースがあります。給与明細を紙で配付していると、配付担当者の負担や受け取り遅れが発生しやすくなります。
スマートフォンで明細を確認できる環境を整えれば、従業員は勤務場所を問わず情報を確認しやすくなります。人事部門への問い合わせ削減にもつながるでしょう。
テレワークや拠点分散がある企業
本社や支店、店舗、在宅勤務者が混在している企業では、給与関連書類の配付や回収に時間がかかります。給与計算システムアプリを活用すると、従業員への通知や明細公開をオンラインで進めやすくなります。
拠点ごとに運用が異なる場合は、承認フローや閲覧権限を統一できるかも確認しましょう。全社で同じルールを使えると、運用のばらつきを抑えやすくなります。
給与担当者が少ない企業
中小企業では、総務や経理の担当者が給与計算を兼任していることも少なくありません。毎月の締め日が近づくと、勤怠確認や計算、明細作成、振込データ作成が集中します。
給与計算システムアプリを活用すれば、定型作業を標準化しやすくなります。担当者が休んだ場合でも、過去データや処理状況を確認しやすい環境を整えられます。
従業員の自己確認を進めたい企業
給与明細や扶養情報、住所、口座情報などを従業員が確認できる仕組みがあると、人事担当者への確認依頼を減らしやすくなります。入力内容を従業員本人が見直せる点も利点です。
ただし、従業員情報を扱うため、閲覧権限や操作履歴の管理は欠かせません。利便性だけでなく、情報管理の安全性も同時に検討しましょう。
給与計算システムアプリを選ぶ際の比較ポイント
給与計算システムアプリを選ぶ際は、スマートフォン対応の有無だけで判断しないことが重要です。給与計算の正確性や勤怠連携、セキュリティ、従業員の使いやすさなどを総合的に比較しましょう。まずは、主な比較項目を以下の表で確認してください。
| 比較項目 | 確認したい内容 |
|---|---|
| スマートフォン対応 | 明細閲覧や申請、承認、通知の対応範囲 |
| 連携性 | 勤怠管理や会計、人事労務システムとの連携可否 |
| セキュリティ | 権限管理や操作ログ、二段階認証、退職者管理 |
| サポート | 初期設定支援や問い合わせ方法、対応時間 |
| 料金 | 初期費用や月額費用、従業員数課金、追加機能 |
スマートフォンで使える範囲
スマートフォン対応といっても、給与明細の閲覧だけなのか、申請や承認、従業員情報の更新までできるのかは製品により異なります。自社の目的に対して、どの操作をスマートフォンで行いたいか整理しましょう。
従業員が使う画面は、説明なしでも操作できるわかりやすさが重要です。ログイン方法や通知の見やすさ、明細のダウンロード可否も確認すると比較しやすくなります。
勤怠や会計との連携性
給与計算は、勤怠管理や会計処理と密接に関係します。既存の勤怠管理システムや会計ソフト、人事労務システムと連携できるかを確認しましょう。
連携できない場合、データの出力や取り込みで手作業が残る可能性があります。導入後の運用負担を減らすには、現在使っているシステム名を整理してから資料請求するのがおすすめです。
セキュリティと権限管理
給与データには、賃金や口座、扶養、税金に関する重要情報が含まれます。そのため、アクセス権限や二段階認証、操作ログ、データの暗号化、バックアップ体制を確認しましょう。
従業員がスマートフォンで使う場合は、端末紛失や退職者のアクセス制御も重要です。利用者ごとの権限を細かく設定できる製品なら、情報漏えいリスクを抑えやすくなります。
導入後のサポート体制
給与計算は毎月の締め日が決まっているため、トラブル時にすぐ相談できる体制が重要です。チャットや電話、メール、オンライン面談など、サポート方法を確認しましょう。
初期設定の支援範囲も比較ポイントです。給与規程や控除項目、勤怠ルールの設定をどこまで支援してもらえるかで、導入時の負担が変わります。
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アプリ対応でおすすめの給与計算システムを比較
ここでは、ITトレンドで掲載されている給与計算システムのなかから、スマートフォンでの利用やクラウド運用を検討する企業が比較しやすい製品を紹介します。機能範囲やスマートフォン対応は製品により異なるため、自社の運用に合うか確認しましょう。
ジョブカン給与計算
- かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減！
- Web給与/賞与明細・源泉徴収票の自動交付！
- 年末調整もジョブカンで完結！計算後の帳票作成まで完備！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン給与計算」は、給与計算業務の効率化を支援するシステムです。勤怠管理や労務管理など、ジョブカンシリーズとの連携を視野に入れている企業は比較候補にしやすいでしょう。従業員の明細確認や申請業務をどこまでスマートフォンで行えるか、資料で確認することをおすすめします。
人事労務freee
- 勤務区分や計算パターンが従業員ごとに異なる場合にも対応
- 勤怠管理も一体型で活用でき、転記不要でそのまま計算ができる
- チェック機能とアラート通知が充実しているのでミスを見逃さない
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、給与計算に加えて人事労務まわりの業務をまとめて管理したい企業に適したシステムです。入退社手続きや従業員情報の管理と給与計算をつなげたい場合に検討しやすい製品です。アプリやスマートフォンでの使い勝手、既存システムとの連携可否を比較しましょう。
ジンジャー給与
- だれでも使いやすい画面・操作性
- 各種手当の自動計算など給与計算業務の効率性向上を実現！
- 人事、勤怠などあらゆる情報をリアルタイムに自動連携可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー給与」は、給与計算を中心に、人事労務や勤怠関連の情報活用を検討したい企業向けのシステムです。従業員情報を一元管理し、給与計算に反映させたい場合に比較しやすい製品です。スマートフォン対応や権限管理、連携機能を資料で確認するとよいでしょう。
マネーフォワード クラウド給与
- とにかく使いやすい画面設計が好評です
- web明細にも対応。スマートフォンでも給与明細の確認が可能です
- テレワーク・在宅勤務も簡単に実現
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド給与」は、クラウド上で給与計算を行える給与計算システムです。給与計算だけでなく、勤怠や年末調整など関連業務との連携を重視したい企業に向いています。スマートフォンでの従業員利用や明細確認を検討する場合は、利用できる機能範囲を資料で確認しましょう。
KING OF TIME 給与
- 簡単操作で誰でも迷わずご利用いただけます。
- 年末調整も自動読み取りで手間や負担を削減。
- 勤怠管理・人事労務とのデータ連携でミスなく一元管理。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 給与」は、給与計算業務を支援するシステムです。勤怠データとの連携を重視する企業や、出退勤データを給与計算へ反映したい企業に向いています。アプリ利用を前提にする場合は、従業員側の画面や給与明細の確認方法も比較しましょう。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、労務管理と給与計算まわりの業務を効率化したい企業向けのシステムです。従業員情報の収集や確認、更新をオンラインで進めたい場合に検討しやすいでしょう。スマートフォン利用や明細関連機能の対応範囲を、他製品と比較することが大切です。
SmartHR
- 従業員データと連携し、「データ入力レス」な給与計算を実現
- 給与計算の情報をもとに給与明細や源泉徴収票を簡単に作成
- 労務管理からタレントマネジメントまで人事・労務を効率化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員情報の管理や労務手続きを効率化したい企業に適したシステムです。給与計算に必要な人事情報を整備し、関連業務をオンライン化したい場合に比較候補となります。給与計算機能や既存の給与計算システムとの連携範囲を確認し、自社の運用に合うか見極めましょう。
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給与計算システムのアプリ利用に関するFAQ
給与計算システムアプリを検討する際は、無料アプリとの違いやセキュリティ、導入期間に関する疑問が出やすいものです。ここでは、比較前によくある疑問をまとめて解説します。
- Q１：無料の給与計算アプリでも十分ですか？
- 従業員数が少なく、計算ルールがシンプルな場合は無料アプリや無料プランで試せることもあります。ただし、勤怠連携や年末調整、権限管理、サポート体制に制限がある場合も多いため、継続利用を前提にするなら有料製品も比較しましょう。
- Q２：スマートフォンだけで給与計算できますか？
- 一部の確認や承認、給与明細の閲覧はスマートフォンで行える製品があります。ただし、初期設定や月次の最終確認はパソコン画面のほうが扱いやすい場合もあります。スマートフォンで行いたい作業を明確にしてから比較するのがおすすめです。
- Q３：給与明細の電子化で注意することはありますか？
- 電子交付には、従業員への説明や承諾、書面交付を希望された場合の対応などを確認する必要があります。システムの機能だけでなく、社内規程や従業員への案内方法も整えておくと、導入後の混乱を防ぎやすくなります。
- Q４：既存の勤怠管理システムと連携できますか？
- 連携可否は製品ごとに異なります。現在使っている勤怠管理システムの名称や、出力できるデータ形式、締め日の運用を整理したうえで、対応状況を確認しましょう。連携できない場合でも、CSV取り込みで対応できるケースがあります。
- Q５：導入時に準備すべき情報は何ですか？
- 従業員情報や給与規程、手当や控除の項目、勤怠締め日、支給日、社会保険や税に関する情報を整理しておきましょう。既存の表計算ファイルや給与明細の項目を確認しておくと、製品比較や初期設定が進めやすくなります。
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まとめ
給与計算システムアプリは、給与計算や給与明細の配付、従業員情報の確認を効率化する選択肢です。特に、スマートフォンで明細確認を進めたい企業や、勤怠連携による手入力削減を目指す企業に向いています。
自社に合う製品を選ぶには、機能範囲や連携性、セキュリティ、サポート体制の比較が欠かせません。まずは複数製品の資料請求を行い、自社の運用に合うか確認してみましょう。
