スマホの内線化に必要な「PBX」とは？
PBXとは「Private Branch eXchange」の略で、日本語では「構内交換機」と呼ばれます。PBXは企業内の通信を管理し、内線通話や外線との接続を可能にする設備です。
従来のPBXは物理的な機器として事務所内に設置されていました。しかし近年では、インターネットを利用したIP-PBXやクラウドPBXが主流となっています。これらの新しいPBXシステムにより、スマートフォンを内線電話として利用できるようになりました。
PBXによるスマホ内線化の仕組み
スマホを内線化するには、ビジネスフォンの機能である内線・外線・転送などをスマホでも利用できるようにする必要があります。
ビジネスフォンは電話回線を用いて複数の外線や内線を共有します。一方、スマホを内線化する場合は、インターネット回線を使用します。PBXを用いるスマホの内線化は次の要素で構成されているのが一般的です。
- 接続方法
- スマートフォンからWi-Fiやモバイルデータ通信を通じてインターネットに接続し、PBXシステムとの通信が行われます。
- 通信技術
- 音声通話は従来の電話回線を使用せず、VoIP（Voice over Internet Protocol）技術を使用してインターネット経由で伝送されます。
- 専用アプリケーション
- スマートフォンには、PBXと連携するための専用アプリケーションがインストールされます。アプリを通じて、内線通話や外線発信などの操作が行われます。
- PBXとの連携
- アプリケーションを通じて、スマートフォンはIP-PBXやクラウドPBXと連携し内線電話機として機能します。
- 内線番号の管理
- PBXシステム内で各スマートフォンに内線番号が割り当てられ、社内での内線通話が可能になります。
- 着信の仕組み
- 会社の代表番号にかかってきた電話は、PBXを介して適切なスマートフォンに転送されます。これにより、外出先でも会社宛ての電話を受けられます。
- 発信時の番号表示
- スマートフォンから発信する際は、個人の番号を開示せず、相手先に会社の電話番号が表示されるよう設定できます。
スマホ内線化の方法
スマホを内線化する方法は、主に「IP-PBX」「クラウドPBX」「FMCサービス」の３つにわけられます。それぞれの特徴とメリット・デメリットは、主に次のとおりです。
| 方法 | 特徴 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| IP-PBX | IPネットワークを利用した構内交換機 |
・高度なカスタマイズが可能 ・既存のネットワークインフラを活用可能 |
・初期投資が必要 ・メンテナンスの手間がかかる |
| クラウドPBX | クラウド上で提供されるPBXサービス |
・初期投資が少ない ・メンテナンスフリー ・柔軟なスケーリングが可能 |
・インターネット回線に依存 ・カスタマイズの自由度が比較的低い |
| FMCサービス | 固定電話と携帯電話を融合したサービス |
・キャリアが提供するため高い安定性を誇る ・携帯電話網を利用するため広範囲で利用可能 |
・特定のキャリアに限定される ・BYODには不向き ・機能が限定的な場合もある |
次に、それぞれの方法について具体的に解説します。
IP-PBXを利用する
PBXにはいくつかの種類があり、現在の主流はIP-PBXです。従来使われていた電話線を利用するPBXはレガシーPBXと呼ばれ、最近はあまり使われていません。
IP-PBXは、電話線ではなくIPネットワークを介して通信を行います。インターネットと同じ仕組みで情報をやり取りするため、パソコンやスマホと連携しやすいのが特徴です。
インターネットあるいは専用の回線を介して、スマホから社内のIPネットワークにアクセスすることで、スマホを内線機として扱えます。
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、IP-PBXをクラウド環境で利用できるようにしたものです。PBX本体はクラウド環境上にあるため、自社にハードウェアを設置する必要がありません。メンテナンスなどに手間がかからず気軽に運用できるのがメリットです。
IPプロトコルでやり取りする点もIP-PBXと同じであるため、オフィスのスペースに限りがある企業や、初期費用を抑えて導入したい企業に適しています。
FMCサービスを利用する
FMCとは「Fixed Mobile Convergence」の略で、固定・携帯電話の融合を意味します。基本的に「FMCサービス」といった場合は携帯電話の内線化サービスを指します。FMCサーバに携帯電話の情報を登録することで内線化する仕組みです。
通信キャリアが提供しているサービスで、固定・携帯電話のキャリアを１社に統合できます。言い換えれば、複数のキャリアの同時使用は不可能となるため、個人所有のスマホをもち込むBYODには向いていません。
しかし、携帯電話がつながる場所であれば、どこからでも内線を利用可能です。また、通話料金も定額になるため、利用規模の大きい企業では大幅なコストカットが実現するでしょう。
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スマホ内線化のメリット
ここからは、スマホを内線化することで得られるメリットについて解説します。
社内外を問わず内線・外線通話が可能
スマホをビジネスフォンのように内線端末として利用できるため、外出していても会社にかかってきた電話を受けられます。また、どこにいても連絡がスムーズになるため、在宅勤務やリモートワークにも有効です。
スマホでも会社番号で発信できる
自分のスマホの電話番号ではなく、会社の番号からの発信にも対応します。不在時の電話取次ぎ対応の負担が減るとともに、個人のスマホを活用する場合でもプライバシーが保護されるため安心です。ただし携帯番号が通知されるサービスも一部あるため確認が必要です。
コスト削減につながる
コスト削減が期待できる点も、スマホ内線化の大きなメリットの一つでしょう。スマホを用いることで、オフィスの固定電話が不要になります。クラウドPBXを利用すれば専用設備なども必要ありません。さらに、社員間のスマホ通話が内線扱いになるため、通話料が無料になります。固定電話から携帯電話への転送が多い企業のコスト削減にも効果的でしょう。
チャットやビデオ会議も可能になる
ツールによっては単なる音声通話だけでなく、チャットやビデオ会議などの機能を搭載している場合もあります。多機能なツールであればあるほど使い勝手がよくなり、特にリモートワークや出張中のビジネスシーンでのコミュニケーションニーズが高まる現代において、スマホを内線化するメリットが向上します。
端末を２台持ちする必要がなくなる
ビジネスパーソンは私用と業務用で２台のスマホを持ち歩くのが一般的でした。しかしスマホを内線化することで、スマホ１台で私用と業務用の用途をどちらもカバーできるようになります。持ち物が減少し、日常の持ち運びや管理が楽になります。また、内線化によって普段使用している端末を業務でも利用できるようになり、新たな操作を覚えるといった必要がなくなるのもメリットのひとつです。
業務の効率化とデータ分析ができるようになる
スマホを内線化するシステムは、通話履歴やコミュニケーションデータを詳細に記録できます。これにより、通話時間、頻度、対応状況といった業務データの収集・分析が可能になります。通話データの活用により、業務プロセスの改善や顧客対応の質の向上、さらには営業活動の最適化などにつなげられるでしょう。例えば、顧客との通話パターンを分析して最適な連絡タイミングを見出すことや、部門間の連携状況を可視化して組織の効率化を図ることに活用できます。
スマホ内線化のデメリット
スマホ内線化は数多くのメリットをもつ一方、いくつかのデメリットも存在します。
通話の品質が不安定
通話の品質が不安定になり、ノイズの発生や音声の途切れなどが生じる可能性もゼロではありません。多くは問題ありませんが、インターネット環境に左右されるため、導入前に製品のレビュー（口コミ）を確認したり、無料トライアルを活用したりすることをおすすめします。
セキュリティリスクの増加
セキュリティリスクが高まる点についても、十分注意が必要です。スマホの紛失や盗難による機密・個人情報の漏えいリスク、社内ネットワークへの不正アクセス、ウイルス感染などが考えられます。自社のセキュリティポリシーにみあったベンダーを選ぶ、社員にセキュリティ研修を実施するなどの対応が必要です。
業務とプライベートの境界線が曖昧になる
スマホ内線化により、個人のスマートフォンを業務に使用することで、仕事とプライベートの境界線が曖昧になる可能性があります。常に仕事の連絡を受けられる状態になるため、従業員のワークライフバランスに影響を与えるかもしれません。また、業務時間外の連絡や対応への期待が高まり、結果的に従業員の負担が増加する可能性もあります。
そこで、明確な使用ガイドラインの策定や、業務時間外の連絡に関するルール作りが求められます。従業員の「つながらない権利」を尊重し、適切な休息時間を確保するための施策も必要となるでしょう。
なお、どのような製品が人気を得ているのか傾向を把握したり、価格や機能を比べたりするのには、最新の「PBX」資料請求ランキングも活用してください。
PBXでスマホを内線化した事例
スマホ内線化を実現した企業の事例を紹介します。スマホ内線化のメリットが、よりイメージしやすくなるでしょう。ITトレンドが独自にユーザーから集めた口コミ情報から具体的な活用事例を紹介します。
情報システムを主に取り扱う10名規模の企業事例
- ■導入前
- 新型コロナウイルスの影響でリモートワークが一般的となり、社員同士のコミュニケーションの取りづらさに直面していました。特に、外線電話が重要な取引先や顧客からの連絡に対して、リモートワークをしている社員に速やかに電話を転送することが求められていました。
- ■導入後
- スマホを内線化できる「MOT/PBX」の導入により、自宅などのリモートの場所からでも、会社にかかってきた電話を直接受けられるようになりました。営業やリモートワーク中の社員が迅速に対応できるようになり、顧客や取引先を待たせることが大幅に減少しました。さらに、通話の録音機能によって、後での会話内容の確認や再確認が容易となり、誤解やミスのリスクを減少させることにも成功したそうです。
参考：スマホを社内の電話（外線/内線）にすることが出来る。｜MOT/PBXのレビュー
電子機器を製造する1000名以上の企業事例
- ■導入前
- この企業では固定電話を利用していましたが、工場をはじめとする広い敷地を所有しているため、担当者の呼び出しや対応に時間がかかっていました。また、各拠点で代表電話を含む固定電話の維持や回線工事などのコストも課題となっていたそうです。どうにか業務効率を上げつつコストも下げられないかと対策を検討しました。
- ■導入後
- スマホを利用して内線や外線を取り扱うサービス「ConnecTalk」を導入した結果、担当者への連絡や対応が大幅に改善されました。特に広い工場内での呼び出し時間が短縮されたことは、業務効率向上に大いに貢献したといえます。また、固定電話にかかるコストや回線工事のコストを丸々カットでき、経費削減に成功しました。
参考：スマホで内線、外線ともに使用できるサービス | ConnecTalkのレビュー
まとめ
スマホ内線化により、業務効率や顧客満足度の向上が期待できるほか、コスト削減にも効果的なため、ぜひ導入を検討してはいかがでしょうか。
スマホの内線化には、IP-PBXやクラウドPBXの利用がおすすめです。ぜひ資料請求や無料トライアルを活用して自社に最適な製品・サービスを選択してください。
