クラウドPBXのメリット・デメリットとは？失敗回避の方法も解説

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、社内に置いていたPBXの機能をクラウド上のサーバが提供するサービスのことです。クラウドにすることで社内にPBXの機械を置く必要がなくなり、インターネット上で通話・通信を行います。そのため拡張や連携など、従来の通話環境を改善可能です。

現在多くの企業がクラウドPBXを導入し、業務効率化を実現しています。法人向けIT製品における認知度・利用経験率No.１のITトレンドでは、さまざまなクラウドPBX製品を取り扱っています。以下の赤いボタンから無料で資料請求できるので、比較検討する際にぜひご利用ください。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXは、コストや拡張、連携などの面で柔軟性が高く、以下のようなメリットがあります。

初期投資の削減

クラウド上でサービス提供を受けるのみなので、PBX本体の購入費用を削減できます。また設置やインストールなどシステム構築期間を大幅に短縮でき、非常に短期間でPBXの利用を開始できます。製品によっては、ネット環境とPC・ヘッドセットがあれば利用開始できるものもあり、初期費用が抑えられるうえ、導入時間もかかりません。

運用コストの削減

自社内にハードウェアを設置する必要がなく場所の確保が不要なため、狭いオフィスでも導入しやすいでしょう。また電力コストも削減できます。さらにクラウドのPBXはベンダーに運用を一任するため、運用負荷も軽減でき、コアコンピタンスに人材を集中できます。

企業規模の拡大に対応

企業規模が急激に拡大しても、クラウドのため柔軟に追随できます。スモールスタートし、企業の成長にあわせた拡張も可能です。

多彩な機能を選択可能

ハードウェアやソフトウェアと異なり、機能の選択や設定がクラウド上で実施できます。必要なPBX機能のみ対価を支払うため、コストに無駄がありません。

スマート端末との連携

スマートフォンやタブレット端末を内線化して、通信コストを削減できます。スマート端末を活用すれば、テレワークへの対応や社外での通信効率化などワークスタイルを革新できます。

クラウドPBXのデメリットと対処法

一見便利なクラウドPBXですが、デメリットもあります。デメリットへの対処方法を押さえ、導入失敗を回避しましょう。

音質がネット環境に依存する

クラウドPBXはネット環境に依存するため、３G 回線の場合は音質が下がる傾向にあります。また社内のWi-Fi環境でも、サービスによっては音質に差が出ることがあります。

クリアな音質を求める場合は、社内のインターネット環境を整えることで、問題が解決する可能性もあるため、光ファイバーを検討するなどして見直しましょう。

特殊番号に発信できない可能性が

IP電話を利用したクラウドのPBXでは、位置情報を取得できないため緊急時などに110番や119番に電話ができません。

この場合、「緊急通報ナビ」というスマートフォン用アプリを利用すれば、アプリ上での通報が可能になります。また、最寄りの警察署や消防署などの電話番号をあらかじめ登録しておくことも、対処法の一つになるでしょう。

運用コストの発生

クラウドPBXは、初期費用が抑えられるかわりに、毎月のコストが発生します。しかし社員の外出や出張、リモートワークがある場合では、月千円程のコストでもメリットの側面が上回るでしょう。

またクラウドPBXには、回線数・ID数ごとに料金設定もさまざまです。自社の規模にあわせて、必要な分だけ契約することで料金の無駄を抑えられるでしょう。

以下の記事では、おすすめのクラウドPBXについて、価格や特徴などを比較紹介しています。

そもそもPBXとは

PBXとは「Private Branch Exchange」の略、構内電話交換機のことです。「交換」とは電話を接続する機能のことであり、企業内（構内）で実行される電話交換のことをPBXと呼びます。

例えば複数の電話機がある企業内でAの電話機からBの電話機に接続して会話したいとします。この場合、電話局の交換機で接続するのではなく、構内に交換機を設けて接続することを目的にPBXは開発されました。次第にPBXは進化し、現在、代表電話番号・ダイヤルイン・広域内線電話網・携帯電話接続など、さまざまな機能を搭載しています。

またPBXの導入により、以下のようなメリットが得られます。

通話料金の削減

複数の従業員を抱えている企業では、従業員個々あるいはグループごとに電話機を設置しています。同じフロアの同僚に電話する場合、通信事業者の電話局を介すると通信料金がかかるものの、PBXは通話料金を削減できます。

回線の効率活用

従業員数に比例して、外線回線やFAX回線が複数必要です。しかし電話機とFAXが計12台あるので12回線必要というわけではありません。同時接続するのが最大４回線とすれば、４回線分を電話局に申し込み、４回線を集約して部署で共有するのが効率的です。PBXを活用すれば、回線数を集約できます。

IP-PBXとは

従来のPBXと内線のネットワークは、電話回線で行われていましたが、IP-PBXは電話回線ではなくインターネットの回線を用いて接続します。インターネットの回線上でIP電話機への着信や転送を制御するものが、IP-PBXです。クラウドPBXとの違いは、サーバを社内に置くか、クラウド上に置くかという点であり、IP-PBXは自社内にサーバを設置するのが特徴です。

IP-PBXによって、LAN回線に電話回線を収容できるようになり、管理も効率化できます。拠点ごとに設置していたPBXも、インターネット（VPN）を利用することで不要になり大幅なコスト削減が可能となりました。拠点間の内線化もでき、通話料金も削減できます。

IP‐PBXのメリット・デメリット

IP‐PBXのメリット・デメリットについて、コストや運用面にフォーカスして解説します。

IP‐PBXのメリット

IP‐PBXには、費用・運用・カスタマイズの面で以下のようなメリットがあります。

導入までの初期費用が安い

IP-PBXはインターネット回線を主としているため、社内LANに接続するだけで内線電話網が構築できます。通常のPBXと比較すると配線工事が必要ないため、初期導入費用を抑えられます。

運用コストを削減できる

IP電話は国内通話料金が一律なので、アプリケーションのインストール、もしくはFMCサービスを利用することでスマートフォンを内線化できます。社員との通話でも内線を活用でき、運用コストを削減できます。

管理・運用が容易

これまでのPBXは異動の際、担当社員の番号を逐一変更する必要がありました。しかし、IP-PBXはPCで管理するため、運用しやすいでしょう。

カスタマイズの自由度が高い

IP-PBXはPCと電話の連携が可能なため、電話の機能を拡張しやすいでしょう。IP-PBXであれば、コールセンターも比較的容易に構築可能です。また、業務に必要な着信の振り分け機能や、通話録音などの機能をカスタマイズしやすいのも特長です。

IP‐PBXのデメリット

IP-PBXは、ハッキング（乗っ取り）のリスクを念頭に置かなければなりません。一度乗っ取られると高額な通話料金を請求される可能性があります。十分なセキュリティ対策を取りましょう。

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クラウドPBXを理解し、自社に合った製品を導入しよう

PBXのクラウド化は、必ずしも全社一斉である必要がありません。寿命を迎えた各拠点のPBXから順にクラウド化できます。企業のコミュニケーションスタイルの変化に合わせ、この機にPBXを見直してみてはいかがでしょうか。以下の記事では、おすすめのPBXシステムについて比較紹介しています。ぜひ資料請求をして、自社に合った製品の導入を検討してみましょう。