古いPBX交換のタイミングは？IP-PBXかクラウド型はどっちを選べば良い？

古いPBXの問題点

コスト削減の妨げとなっているPBXは、運用・保守はもちろん、事業所や営業所の移転、新設時に新たにPBXの設置を行う際の工事などPBXはコスト削減をしていく上で大きなネックの一つといえます。

また、PBXではビジネスフォンとスマートフォンの連携も難しく、ビジネススタイル変革の妨げにもなっています。しかし社内間、取引先との連絡手段として電話が中心にある以上、ビジネスフォン、PBXを使用することを前提とした上でいかにコストを削減していくかが多くの企業にとって喫緊の課題です。

PBXリプレイスの最適なタイミングは？

冒頭でも言及したように今は問題なく使えていたとしてもPBXは24時間、365日常に稼働しているため老朽化してしまえばいつ何があってもおかしくはありません。その際の修理にかかるコストや取引先との連絡が取れないことによる機会損失は場合によっては新たに導入するよりも高くついてしまうこともあります。

法定耐用年数の6年。もしくはメーカーのサポート期間が終了する前には必ずPBXのリプレイスをお勧めします。削減ということであれば、リプレイスの際に別のサービス提供事業者に相見積を取る。もしくは中古やリースも視野に入れ検討するのが良いでしょう。

事業所や営業所を多く抱えている企業にとってPBXのリプレイスはコスト的に大きな負担となります。そこでコストを抑えつつ事業所や営業所も含めたPBXのリプレイスを行うにはIP-PBXに変更するといった方法があります。

IP-PBXとはコンピュータのIPネットワーク（LAN）を利用し、専用の電話線を配線しなくとも内線電話網を構築できるシステムです。今まで電話回線とLAN回線の2つの通信回線があったものをLAN回線に一本化することで回線維持費用を削減できます。

また人事異動などによる電話網の変更も回線の移設やPBXの設定など外部業者に委託する必要があった作業もLANケーブルを差し替えるだけで済むため大幅なコスト削減を実現します。またスマートフォンの内線化も可能なため、ビジネススタイルの変革にも対応し、業務の効率化にもつながります。

タイミングとしてはビジネスフォンをIP電話にリプレイスするとなった際にはPBXも併せてIP-PBXにリプレイスすることをお勧めします。

PBXの購入、設置、運用などの手間やコストをさらに削減するタイプとしてクラウド型PBXがあります。自社でPBXを持たず通信事業者がサービスとして提供するサーバに接続することでPBXの機能を利用します。

PBXをハードウェアとして購入・所有せず、利用料を支払うことになります。購入費などの初期投資を少なくできるだけではなく、設置場所や要員配置などの運用コストも不要になります。

また、クラウド型PBXは購入費やリース料を利用料という形で経費化、流動費にすることができます。例えば、コールセンターの縮小や拡大など、ビジネスの状況に合わせて柔軟な対応を可能にしたり、資産を抱えないことで経営判断をしやすくするというメリットも生まれます。

製品によっては一部の事業所や営業所では従来のPBXによる環境を残し、PBXの更改時期を迎えた箇所から順次PBXのクラウド化を進めていくことも可能なタイプもあり、全社一気にリプレイスする程コストを掛けられないといった場合でも対応できます。

PBXのリプレイスが同業他社との競争力アップにも貢献する

PBXのリプレイスは単に老朽化やコスト削減のためだけではなく、ビジネススタイルの変革においても大きな意味を持ちます。スマートフォンの内線化、BYOD環境での活用など上手く使えば同業他社との競争力アップにも貢献します。

そういった意味ではサポート期間の終了を待ってのリプレイスではなく、他社との差別化の一環としてリプレイスするというのも一つの最適なタイミングであるといえます。

まとめ

PBXの交換のタイミング、代替するIP-PBX・クラウド型PBXのご紹介しました。それぞれにメリット・デメリットがあるものの、一番良いのは自社にあうPBXを選ぶことです。

しっかりと製品を比較検討して、最適なPBXの導入を進めましょう。