PBXのリプレイスを検討すべきタイミング
どのようなタイミングでPBXのリプレイスを検討すれば良いのでしょうか。想定される３つのケースを見ていきましょう。
耐用年数を超えたとき
PBXの法定耐用年数は６年です。利用環境が良ければ10年程度は故障もなく使えるため、法定耐用年数を超えて使い続ける企業が多いです。しかし、長期間使い続けると故障しやすくなります。経年劣化による主な症状は以下のとおりです。
- たまにシステムダウンする
- CPUや電源の劣化が原因
- 通話が切れる
- 外線用基板の劣化が原因
- 電話機の液晶が表示されない、表示が薄い
- PBX主装置からの電力供給が不安定になっているのが原因
ほかに、コールが鳴らない・電話機のランプがつかない・音量が小さいなどの症状が発生します。上記の諸症状が頻繁に見られ、運用に支障をきたしている場合はPBXのリプレイスを検討すべきです。
なお、法定耐用年数を超えたPBXはいつシステムダウンを起こしてもおかしくありません。ビルの計画停電の後、システムが復旧せずに使えなくなるケースもあります。
サポート期間が切れたとき
ベンダーは、PBXの故障やトラブルに備えてサポートを提供しています。そして、製品の発売から一定期間が経つと、以下のようなサービスが終了します。
- ■新規販売
- ■増設対応
- ■保守対応
- ■部品提供
サポートが切れたままPBXを使い続けると修理費用が高額になったり、部品がなくなったりします。中には、期間切れにより修理を断られる可能性もあります。ベンダーのサポートを受けられないとなると、修理をしてくれる業者を自力で探さなくてはいけません。そうなると復旧に時間がかかってしまい、業務に支障をきたしてしまいます。
高額な保守費用が発生しているとき
社員の配置転換などでオフィスのレイアウトが変わると、内線番号も再設定しなければいけません。また、回線数を増やしたりオフィスを新設したりしたときはPBXの増設が必要です。このような場合、PBXの設定変更や増設を業者に依頼しなければいけないため、高額な費用がかかります。
このように、PBXの柔軟性や拡張性が乏しい場合は、人事異動やオフィスの統廃合の度に高額な保守費用が発生してしまいます。
PBXのリプレイス時に採用した方がいい製品
PBXのリプレイス時はどのような製品を採用すべきなのでしょうか。おすすめの製品を２つ紹介します。
１．IP-PBX
IP‐PBX（Intenet Protocol Private Branch eXchange）とは、IPネットワークを利用した電話交換機のことです。電話線の代わりにLANケーブルを利用し、従来のPBXと同様の機能を提供します。
従来のPBXは各拠点ごとに設置しなければいけませんが、IP-PBXはネットワーク上の１カ所だけです。そのため、電話網の変更や増設といった作業もLANケーブルの差し替えのみ、内線番号などの設定もシステム操作だけで完了します。
業者に作業を依頼する必要がなくなり、コストの削減が可能です。さらに、拠点間の電話や社員のスマートフォンを内線化でき、通信費を大幅に削減します。
PBXのリプレイスを検討したタイミングでIP-PBXを導入すべきです。
２．クラウドPBX
クラウドPBXとは、ベンダーが提供するPBXの機能をインターネットを経由して活用するサービスのことです。ハードウェアを必要とせず、運用・保守もベンダーに一任できます。Webブラウザやアプリケーション上で回線の増設や設定が可能です。
そのため、導入・運用コストの大幅な削減につながります。また、クラウドPBXは資産ではなく、経費として計上できます。ゆえに、クラウドPBXであれば、ビジネスの拡大・縮小といった判断をスピーディーに行えるでしょう。
クラウドPBXでは全社一斉でなく、時機を見ながら順次リプレイスを進めることも可能です。タイミングや予算的に難しい状況でも、クラウドであれば対応できます。
PBXのリプレイスに成功した事例
A社は10年に渡りPBXを使い、老朽化によるトラブルが多発している状態です。保守切れも問題でした。そこでIP-PBXへのリプレイスを行い、通信の集約化による通信費の削減を実現しました。さらに搭載機能を活用し、業務効率化にも成功しています。
B社はPBXの開発元がサポートを終了しており、早急なリプレイスを求められていました。リプレイス後は140カ所の拠点間ネットワーク構築に成功、既存のIP電話機やネットワーク、各拠点の設備をそのまま活用しています。なお、導入前は問題点の洗い出しを行い、それを基にリプレイスを行うことでスムーズな移行作業を可能にしました。
PBXのリプレイスを行い、業務負担やコストを削減！
PBXのリプレイスを検討すべきタイミングは以下のとおりです。
- ■耐用年数の超過
- ■サポート期間切れ
- ■高額な保守費用が発生しているとき
リプレイス時はIP-PBXやクラウドPBXの利用をおすすめします。さまざま企業がリプレイスに成功しています。PBXのリプレイスを行い、コスト削減を実現させましょう。
