PBXで外線転送する方法とは？転送時の注意点もご紹介！

PBXで外線転送する方法

PBXの外線転送方法は「外線手動転送」「外線自動転送」の２種類です。では、それぞれの方法を見ていきましょう。

外線手動転送

外線手動転送とは、オフィスにかかってきた電話を登録済みの番号へ手動で転送する方法です。転送方法は以下のとおりです。

1. １．外線着信を受ける
2. ２．「保留ボタン」を押す
3. ３．登録している「電話番号短縮ボタン」を押す（電話番号を登録していない場合は、「発信」または「外線」ボタンを押し、転送先の番号にダイヤルする）
4. ４．相手の応答後、要件を伝える
5. ５．「接続」または「転送」ボタンを押し、電話をかけてきた相手につなげる）

機種によっては操作方法が若干異なりますが、基本的な操作は同じです。

外線自動転送

外線自動転送とは、オフィスにかかってきた電話を登録済みの番号へ自動で転送する方法です。転送先の電話番号を事前に登録していなければならない点と、オフィスのコールは鳴らないのが特徴です。

しかし、転送先が話し中や不在などでつながらないケースもあるでしょう。このような場合には、着信時間・相手・着信先の電話番号といった情報をメールで受け取れる「外線転送不成立メール」機能をセットで利用できます。

したがって、各担当者があらかじめ機能を設定しておけば、オフィスにいる社員の電話応対による手間が軽減します。オフィス内が立て込んでいて電話に出られないといった事態を防げ、重要な電話を取り漏らすこともありません。さらに、発信者を待たせることなくスムーズに電話を取り次げるのも、大きなメリットと言えます。

PBXで外線転送するときの注意点

PBXで外線を転送するときは、どのような点に気を付けるべきなのでしょうか。注意点を３つ見ていきましょう。

通話料がかかる

オフィスの回線を使って転送を行うため、その都度通話料が発生します。さらにスマートフォンへと外線転送する場合、契約内容によっては通話料が二重にかかるケースもあります。コスト面が不安な方は、会社の回線とスマートフォンの電話会社にあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

転送先には発信元の番号が表示されない

PBXを経由して外線着信が転送されると、相手には自社の電話番号が通知されます。そのため、手動転送の際は着信相手の名前を担当者へとしっかりと伝えることが大切です。しかし、自動転送ではこのような対応ができません。担当者は着信相手が誰であろうと丁寧な電話応対を心がけるべきでしょう。

なお、転送先に発信元の番号を表示させることはできません。これは、電気通信事業者協会の「発信者番号偽装表示対策ガイドライン」に基づくPBXの仕様によるもので、ユーザーが設定を変更できないようになっています。これにより、電話番号の偽装による詐欺被害などのリスク回避が可能です。

参考：発信者番号偽装表示対策ガイドラインの策定について｜社団法人電気通信事業者協会

２本以上の電話回線が必要

外線転送するときは、外線の着信を受ける回線と転送を行うものの、２本以上の電話回線が必要です。転送発信用の回線が埋まっている場合は、たとえあらかじめ設定してある状態であっても、外線転送を行えません。その場合、通常の外線着信となります。結局、通常の電話応対を余儀なくされるため、業務の効率化は難しいでしょう。

自社の規模に見合った通信環境の構築が必要です。

PBXで外線転送する方法をマスターしよう！

PBXの外線転送方法は「外線手動転送」「外線自動転送」の２種類です。そして、外線転送時の注意点は以下のとおりです。

• ■通話料の発生
• ■発信元番号の非表示
• ■２本以上の回線が必須

以上のポイントを踏まえ、外線を転送する方法をマスターしてください。