プロジェクトとは？定義や成功させるポイントをわかりやすく説明！

プロジェクトとは

プロジェクトについて解説していきます。

目的を達成するための計画・業務のこと

プロジェクトは目的を達成するための計画、そしてそれを実行する業務のことです。

社内でチームが構成され、大規模なプロジェクトになると他社と協働で遂行する場合もあります。計画の遂行のため招集されたチームは「プロジェクトチーム」と呼ばれ、チームの管理者を「プロジェクトマネージャー（PM）」と呼びます。

プロジェクト遂行のため複数の業務を細分化し、メンバーに振り分け「タスク」として管理。PMは中間地点でタスクの進捗状況を確認しながらプロジェクト成功を目指し、メンバーと業務に臨みます。

プロジェクトには有期性（期限）がある

プロジェクトには有期性すなわち期限があります。目的を期限内に達成するための計画・業務がプロジェクトです。

タスクとの違いは「単位の大きさ」

プロジェクトとタスクの違いは単位の大きさです。タスクはすぐに実行可能な作業や課題を細分化したものであり、プロジェクトの中に複数のタスクが存在しています。

そして、その複数のタスクを完了させることでプロジェクトの目的を果たします。しかし、１つでもタスクが欠けてしまうとプロジェクトの目的達成は難しくなるでしょう。

プロジェクトに必要な事前準備

プロジェクトを期限内に成功させるための事前準備を解説していきます。

プロジェクトの目的・ゴールを明確にする

プロジェクト始動の際は、目的・ゴールを明確にしましょう。まず、プロジェクトは何のために遂行され、いつまでに何を行うべきか把握することが大切です。不明点などは関係者に確認しておくと後々のトラブルを回避できます。

そして、プロジェクト成功の判断基準を明確化しておきましょう。プロジェクト終了時に成功かどうかの評価がしやすく、次回のプロジェクトへナレッジとして蓄積できます。さらにメンバー全員の目的・ゴールの共有は、チーム意識が高まり業務の円滑化につながります。

プロジェクトの計画を正確に立てる

プロジェクトの成功のためには計画を正確に立てる必要があります。

まず、プロジェクトに必要な作業をすべて洗い出し、見直しましょう。そしてタスクを細分化して、プロジェクト全体を俯瞰。そうすると作業の抜けや漏れが把握しやすくなります。

次に、メンバーの適性やスキルを把握しましょう。メンバーによって何がいつまでにできそうか、シュミレーションしながらタスクの割り振りを考えます。

プロジェクトを成功させるポイント

プロジェクトを成功させるポイントをそれぞれ解説していきます。

プロジェクトマネジメントを徹底する

プロジェクトを成功させるためにはプロジェクトマネジメントを徹底しなければいけません。

期限を伴うプロジェクトでは、さまざまなトラブルによるスケジュールの遅延は大きな問題です。スケジュールの遅延によりコストがかさみ、結果的に赤字プロジェクトとして失敗に終わる可能性が高くなります。

そのようなリスクを抑えるためにはプロジェクトマネジメントが大切です。さまざまな状況を勘案してヒト・モノ・コスト・スケジュールの管理を行います。このプロジェクトマネジメントによってリスクの最小化が図れます。そのため、円滑なプロジェクト運営が期待できるでしょう。

プロジェクトチームの連携を重要視する

プロジェクトチームの連携を重要視しましょう。メンバーにチームへの帰属意識やプロジェクトへの責任意識をもたせることがプロジェクト成功につながります。

チームメンバーは複数の部署から集められるため、その中に非協力的なメンバーがいることもあるでしょう。そのようなメンバーを切り捨てるのではなく、丁寧に接して信頼関係を構築することが大切です。これにより非協力的なメンバーのチームへの帰属意識を高めることが期待できます。

また、メンバーの育成を目的にスキルアップを図るため勉強会を開催し講演会への出席させましょう。そして、上司との個人面談を実施し評価のフィードバックを行うことも重要です。

PMは指示を出す立場であるため、メンバーとの意思疎通は図りにくいかもしれません。しかし、メンバーの育成を行いながら互いの存在を尊重することも重要です。時にはチームの補完的立場に回りプロジェクトを牽引することも大切でしょう。

プロジェクトメンバーの意識を高める

プロジェクト成功には各メンバーの意識を高めることが大切です。メンバーそれぞれが、求められた品質と期限でタスクを完成させなければいけません。そのためには、各メンバーが自分の役割を理解し責任意識をもつことが重要。

また、自分のタスクが完了しても他のメンバーの作業が遅れているとスケジュールの遅延につながります。PMの判断を仰ぎながら率先して作業を行い、メンバーのフォローをしましょう。メンバーはプロジェクトに携わっている以上、当事者意識・責任意識をもつよう心がけることが大切です。

プロジェクトの定義を理解して効果的に進めよう！

プロジェクトとは期限内に目的を達成するための計画・業務です。限られた資産の中でプロジェクトを遂行するには、あらかじめ目的やゴール・プロジェクト成功の判断基準を明確にしておきます。そして目的に基づき正確な計画を立てます。

プロジェクト成功にはプロジェクトマネジメントを徹底し、チーム連携の強化を図りましょう。以上を踏まえ、効果的なプロジェクト運営を実行しましょう。