プロジェクトとは？
まずは、プロジェクトについて解説します。
プロジェクトの意味とは？
プロジェクトは目的を達成するための計画、業務のことです。
社内でチームが構成され、大規模なプロジェクトになると他社と協働で遂行する場合もあります。計画の遂行のため招集されたチームは「プロジェクトチーム」と呼ばれ、チームの管理者を「プロジェクトマネージャー（PM）」と呼びます。
プロジェクトの定義とは
プロジェクトを成功させるためには、実施の意義を明確にすることが大切です。プロジェクトを明確に定義すれば、目標・期限・コスト・品質・リスクなどの現実的な予測を立てられ、成功につながります。また、すぐれたプロジェクト定義は従業員のモチベーションを保つことにもなるでしょう。
プロジェクトとタスク
プロジェクトを遂行するためには複数の業務を細分化し、メンバーに振り分け「タスク」として管理します。プロジェクトマネージャー（PM）は中間地点でタスクの進捗状況を確認しながらプロジェクト成功を目指し、メンバーと業務に臨みます。
プロジェクトタスクとの違いとは？
プロジェクトとタスクの違いは単位の大きさです。タスクとはすぐに実行可能な作業や課題を細分化した業務のことであり、プロジェクトの中には多数のタスクが存在しています。
プロジェクトには期限がある
プロジェクトには必ず「開始」と「終了」があり、終了のない業務は通常業務だといえます。目的を期限内に達成するための計画・業務がプロジェクトであるためです。例えば、工場建設などは終了するためプロジェクトに該当しますが、その後の工場運営はプロジェクトではありません。
プロジェクトに必要な事前準備
プロジェクトを期限内に成功させるための事前準備を解説します。
プロジェクトの目的・ゴールを明確にする
プロジェクト始動の際は、目的・ゴールを明確にしましょう。まず、プロジェクトは何のために遂行され、いつまでに何を行うべきかを把握することが大切です。不明点などは関係者に確認しておくと後々のトラブルを回避できます。
そして、プロジェクト成功の判断基準を明確化しておきましょう。プロジェクト終了時に成功かどうかの評価がしやすく、次回のプロジェクトへナレッジとして蓄積できます。さらにメンバー全員の目的・ゴールの共有は、チーム意識が高まり業務の円滑化につながります。
プロジェクトの計画を正確に立てる
プロジェクトの成功のためには計画を正確に立てる必要があります。まず、プロジェクトに必要な作業をすべて洗い出し、見直しましょう。そしてタスクを細分化して、プロジェクト全体を俯瞰します。そうすることで作業の抜けや漏れが把握しやすくなるでしょう。続いて、メンバーの適性やスキルを把握しましょう。メンバーによって何がいつまでにできそうか、シミュレーションしながらタスクの割り振りを考えます。
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プロジェクトを成功させるポイント
ここでは、プロジェクトの成功につながるポイントをそれぞれ解説します。
プロジェクトマネジメントを徹底する
プロジェクトを成功させるためには、プロジェクトマネジメントを徹底しなければいけません。
期限を伴うプロジェクトでは、さまざまなトラブルによるスケジュールの遅延は大きな問題です。スケジュールの遅延によりコストがかさみ、結果的に赤字プロジェクトとして失敗に終わる可能性が高くなります。
このようなリスクを抑えるために、プロジェクトマネジメントが大切です。さまざまな状況を勘案してヒト・モノ・コスト・スケジュールの管理をします。このプロジェクトマネジメントによってリスクの最小化が図れます。そのため、円滑なプロジェクト運営が期待できるでしょう。
プロジェクトチームの連携を重要視する
メンバーにチームへの帰属意識やプロジェクトへの責任意識をもたせることが、プロジェクト成功につながります。
チームメンバーは複数の部署から集められるため、その中に非協力的なメンバーがいることもあるでしょう。そのようなメンバーを切り捨てるのではなく、丁寧に接して信頼関係を構築することが大切です。これにより、非協力的なメンバーのチームへの帰属意識を高めることが期待できます。
また、メンバーのスキルアップを図るための勉強会を開催し、講演会などへも出席させましょう。そして、上司との個人面談を実施し評価のフィードバックを行うことも重要です。
PMは指示を出す立場であるため、メンバーとの意思疎通は図りにくいかもしれません。しかし、メンバーの育成を行いながら互いの存在を尊重することも重要です。時にはチームの補完的立場に回り、プロジェクトを牽引することも大切でしょう。
プロジェクトメンバーの意識を高める
メンバーそれぞれが意識を高め、求められた品質と期限でタスクを完成させなければいけません。そのためには、各メンバーが自分の役割を理解したうえで、責任意識をもつことが重要です。
また、自分のタスクが完了しても他のメンバーの作業が遅れているとスケジュールの遅延につながります。PMの判断を仰ぎながら率先して作業を行い、メンバーをフォローしましょう。メンバーはプロジェクトに携わっている以上、当事者意識・責任意識をもつよう心がけることが大切です。
プロジェクトの定義を理解して効果的に進めよう！
プロジェクトとは、期限内に目的を達成するための計画・業務です。限られた資産でプロジェクトを遂行するには、あらかじめ目的やゴール・プロジェクト成功の判断基準を明確にしておきます。そして目的に基づき正確な計画を立てます。
プロジェクト成功にはプロジェクトマネジメントを徹底し、チーム連携の強化を図りましょう。以上を踏まえ、効果的なプロジェクト運営を実行しましょう。
