進捗会議とは？
ここでは、「進捗会議」がどういう会議なのかをご説明します。
実施したことや実施することを共有する会議
進捗会議は、前回報告後に実施したことやこれからすることをチームで共有する場です。この場で報告すべき主な項目は、以下のとおりです。
- ■前回報告後行った作業
- ■次の会議までに行うべき作業
- ■当初見込み比での作業工程の増減
- ■進捗の遅れなど、作業の問題点
進捗会議でありがちなのは「達成度」を聞くことですが、これは適当な質問ではありません。報告後に不測の事態が発生して遅れが生じることがあるため、達成度は把握しておくべき情報としては不十分です。
進捗会議は短時間で行う
進捗会議は短時間で済ませるようにしましょう。進捗会議のみならず、会議は「参加者全員の時間を奪う」性質を持っています。時間は有限ですので、無駄な時間はできるだけ削りましょう。
また、進捗会議を開催する際は、あらかじめ終了時間や目的を共有しておくとよいでしょう。制限時間や議題を明確にしておくことで、無駄な時間をなくせます。
進捗会議のメリット
進捗会議のメリットは、以下の３つです。
- ■モチベーションアップ
- ■仲間意識が高まる
- ■伝達ミス防止
進捗会議は、プロジェクトメンバーが一堂に会する場です。メンバー同士で顔を合わせ、意見を交わすことで、チームの士気を高められます。
また進捗会議で報告すべき内容は、専用ファイルで共有もできますが、細かいニュアンスまで伝わらない可能性もあります。この問題については、会議の場で顔を合わせて報告することで、伝達ミス防止が期待できます。
進捗会議の注意点
ここでは、進捗会議を有意義に進めるための注意点を３点ご紹介します。
改善策の話し合いは避ける
進捗会議では、改善策の話し合いまで踏み込まないのも一つの手です。
改善策をチームで話し合うことは、「メンバーの士気を高める」などのメリットがあります。しかし、なかにはメンバー数人しか関係していないものもあるでしょう。問題の当事者ではないメンバーにとって、関係ない議論の時間は無駄でしかありません。
そのため、進捗会議においては、なるべく全員が参加できる話題を広げるようにします。また、問題によってはその場で解決できないものもあるでしょう。その場合は、討論の場を別途設けるようにするとよいです。
早い段階で遅れに気づく
進捗状況については、早い段階で遅れに気付ける仕組みを作っておきましょう。細かな進捗管理ができていないと、気付いたときには手遅れということにもなりかねません。
この点における改善策としては、たとえば「工程の細分化」が挙げられます。作業中の各タスクを「完了」と未完了」で管理することによって、進捗状況を詳細に把握できるでしょう。
しかし、工程を細分化して管理するには、これまでより精度の高い計画表を作らなければならない難点が潜んでいます。手間はかかりますが、そのぶん利点が大きいため、できるものから細分化を進めるようにしましょう。
会議メンバーの信頼関係を構築する
進捗会議に限った話ではありませんが、メンバー間の信頼関係を構築するのは重要なことです。というのも、メンバー同士の雰囲気が悪いと、業務効率が低下してしまうからです。
いわゆるガミガミ上司がいる環境だと、間違えることに恐怖を感じ、確認作業に時間を費やす人が増えるでしょう。また、プロジェクト内の雰囲気が悪いと、分からないことに対する質問ができず、仕事が止まってしまいがちです。
これらを防ぐためには、失敗が許される環境、何でも相談できる環境の整備が欠かせません。しかし、信頼関係の構築は短時間でできるものではないため、協力し合いながら環境づくりを進めましょう。
効果的な進捗会議で業務を効率的に進めましょう
進捗会議は、前回報告後の進展や次回までのタスク、作業の問題点などを報告する場です。効率的に進めるためには、あらかじめ議題や制限時間を決めておくことが大切です。また、信頼関係の構築も欠かせません。
進捗会議というと、多くの企業は「進捗状況の報告会」にしかなっていませんが、それだけでは非効率です。定例化を視野に入れているのであれば、効率的な会議運営を進めるようにしましょう。
