工数管理とは？
「工数管理」とは、プロジェクトを構成するタスクの作業量を把握し、それを管理することを指します。工数とは作業時間に近い概念であり、工数管理はプロジェクト内の作業時間を管理する意味も含みます。この管理を適切に行うことで、プロジェクト全体にかかる作業時間を理解し、効率的なプロジェクト管理を行うことができます。
コストを正しく把握することが目的
工数管理は作業にかかるコストを正しく把握するために行います。作業は人の手がかかるため、時間当たりに人件費が発生しています。例えば、プロジェクトメンバーで処理できないタスクがあったときに、工数管理をしていれば適正価格で外注できるでしょう。
しかし、工数管理では作業を行う人員の能力までは考慮されないため注意が必要です。例えば１つの作業をAさんは１時間でできても、Bさんは２時間かかる場合もあります。そのため、工数を算出するときには明確な基準を設けなければなりません。
タスク処理にかかる時間×人数で計算できる
前述の通り、工数管理はプロジェクト内での作業時間を管理する意味も含みます。「特定のタスクを終わらせるのにかかる時間」×「人数」という計算式によって作業工数を数字として可視化することで、プロジェクト全体の作業時間の把握や進捗率の管理がしやすくなります。
工数管理の効果
では、工数管理にはどのような効果があるのか見ていきましょう。
プロジェクトの適切なスケジュールを調整できる
適切に工数管理をすることで、プロジェクトの期限を守れるようにスケジュールを調整できます。工数管理を行うためには、まずプロジェクトを構成するタスクの作業時間を把握しなければなりません。
作業時間が明確になれば必要な仕事量が可視化されるため、適切なスケジュールを立てやすくなります。スケジュールを圧迫しそうな作業にあらかじめ手を加えるなど、早い段階で改善策を打てるでしょう。
従業員の作業効率が上がる
工数管理を行うと作業時間が明確になるため、プロジェクトメンバーのタスクに無駄がなくなり作業効率が上がります。仕事を行うときにゴールとなる完了時間が設定されていれば、作業に集中して取り組むことが可能です。
メンバー自身が何をすればよいか、どこを改善すればよいか、という判断を行うことで業務の効率も上がるでしょう。予定の工数通りにプロジェクトが進行すれば失敗を減らせるだけでなく、人件費削減や社内の生産性向上にも貢献します。
プロジェクトの生産性が上がる
従業員個人の効率だけでなく、プロジェクト全体の生産性も上がります。適切に工数管理ができていればプロジェクトの各工程の調整もでき、コストの比較も可能です。つまり、工数管理を行えばコストを削減しながら業務効率の向上もできます。
また、プロジェクトメンバーのタスク量から余裕度も視覚的に把握でき、状況が分かりやすくなります。例えば、特定のメンバーに作業が偏っている場合や問題を抱えている場合もいちはやく気付けます。そして、仕事の負荷を分散することが可能です。
工数管理を行うポイント
では、次にプロジェクトを成功させるための工数管理を行うポイントを見ていきましょう。
日々の作業量を正確に把握する
工数管理を行う最大のポイントは、タスクの作業量を正確に把握することです。
そのためには、まず日々の工数の入力を正確に行わなければなりません。実際にメンバーの作業実績の入力漏れから工数管理は崩壊していきます。
また、作業の入力は毎日行う必要があるため、週単位・月単位でまとめて入力すると適切な工数管理はできません。したがって、プロジェクトの失敗を防ぐためには各メンバーが実績入力を毎日正確に行う必要があります。
責任者はメンバーに日々の入力を徹底させるようにしなければなりません。特にプロジェクトに参加者が多ければ管理者の負荷も大きくなるため、個人が当事者意識を持つことが大切です。
プロジェクト内の工数を情報共有する
プロジェクト管理を成功させるためには、常にチームで情報を共有することが重要です。せっかく管理者が工数管理をしていても、状況を把握できていないメンバーがいれば、効果的な体制とは言えません。
工数管理の情報を共有することで、メンバー間でプロジェクトの状態を理解でき、最適なアクションを判断できます。例えば、週１回進捗会議を行って情報を共有したり、進捗表や工数管理表を共有サーバに保存することが大切です。
工数管理を効率よく行う方法
効率よく工数管理を行うためには、タスクを明確に定義し、その工数を計測する手段を設けることが基本です。そこで、工数管理自体にかかる時間を無駄にしないために、適切なツールを活用するのがおすすめです。工数の入力、集計、分析など目的に応じて実行したいことがスムーズに行えるツールを選択することで、工数管理の負担を軽減できます。
Excelやスプレッドシートを利用する
ExcelやGoogleのスプレッドシートは、工数管理において非常に便利なツールです。データの入力・整理・分析が行いやすいため、工数の把握と分析に役立ちます。具体的には、各メンバーのタスクとその工数を記録し、それを元に進捗状況を把握したり、将来の工数を予測したりすることが可能です。ただし、大規模なプロジェクトやチームの場合、データの一貫性を保つのが難しい点や、更新・共有が手間取る点などのデメリットもあります。
ツールを使って効率的に行う
大規模なプロジェクト管理・工数管理には、アナログな手法やExcelなどよりも専門ツールを使うことがおすすめです。
特にアナログな方法やExcelを使うと、実績を入力し整理するのに時間がかかってしまうでしょう。また、メンバー間で共有する場合にも手間がかかり無駄な時間が発生してしまいます。さらには、工数管理に特化したツールではないため、効果的なデータの算出ができない場合もあります。
しかし専門ツールを使うと、工数の入力や情報共有が楽になり、無駄な作業の削減が可能です。主な機能には以下のようなものがあります。
- ■勤怠入力と同時に工数入力
- ■プロジェクト全体の予算、工数、進捗を一元管理
- ■メンバーのタスク管理機能
- ■SNSと同じ感覚で情報を共有
最近のプロジェクト工数管理ツールは、メンバー間でコミュニケーションを取りやすいような機能が追加されています。スムーズに情報を共有することで、トラブルへの迅速な対応につながるでしょう。
おすすめの工数管理ツールTOP３
実際に工数管理ツールを見てみたい方は以下よりご確認ください。ITトレンド年間ランキング2022で人気上位の製品について、口コミや価格、詳しい機能を確認できます。
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効果的に工数管理を行ってプロジェクトを適切に進めましょう
工数管理はプロジェクトの状況とコストを把握する目的で行います。一般的なタスク管理と違い、工数管理はコストも把握できることも特徴です。
作業時間が明確になれば、メンバーの作業効率も向上し円滑にプロジェクトを進められるでしょう。適切に行うためには日々の工数の入力に注意してください。効果的に工数管理を行ってプロジェクトを適切に進めましょう。
