工数管理とは？
「工数管理」とは、プロジェクトを構成するタスクの作業量を把握し、それを管理することを指します。工数とは作業時間に近い概念であり、工数管理はプロジェクト内の作業時間を管理する意味も含みます。この管理を適切に行うことで、プロジェクト全体にかかる作業時間を理解し、効率的なプロジェクト管理を行うことができます。
コストを正しく把握することが目的
工数管理は作業にかかるコストを正しく把握するために行います。作業は人の手がかかるため、時間当たりに人件費が発生しています。例えば、プロジェクトメンバーで処理できないタスクがあったときに、工数管理をしていれば適正価格で外注できるでしょう。
しかし、工数管理では作業を行う人員の能力までは考慮されないため注意が必要です。例えば１つの作業をAさんは１時間でできても、Bさんは２時間かかる場合もあります。そのため、工数を算出するときには明確な基準を設けなければなりません。
タスク処理にかかる時間×人数で計算できる
前述の通り、工数管理はプロジェクト内での作業時間を管理する意味も含みます。「特定のタスクを終わらせるのにかかる時間」×「人数」という計算式によって作業工数を数字として可視化することで、プロジェクト全体の作業時間の把握や進捗率の管理がしやすくなります。
工数管理の効果
では、工数管理にはどのような効果があるのか見ていきましょう。
プロジェクトの適切なスケジュールを調整できる
適切に工数管理をすることで、プロジェクトの期限を守れるようにスケジュールを調整できます。工数管理を行うためには、まずプロジェクトを構成するタスクの作業時間を把握しなければなりません。
作業時間が明確になれば必要な仕事量が可視化されるため、適切なスケジュールを立てやすくなります。スケジュールを圧迫しそうな作業にあらかじめ手を加えるなど、早い段階で改善策を打てるでしょう。
従業員の作業効率が上がる
工数管理を行うと作業時間が明確になるため、プロジェクトメンバーのタスクに無駄がなくなり作業効率が上がります。仕事を行うときにゴールとなる完了時間が設定されていれば、作業に集中して取り組むことが可能です。
メンバー自身が何をすればよいか、どこを改善すればよいか、という判断を行うことで業務の効率も上がるでしょう。予定の工数通りにプロジェクトが進行すれば失敗を減らせるだけでなく、人件費削減や社内の生産性向上にも貢献します。
プロジェクトの生産性が上がる
従業員個人の効率だけでなく、プロジェクト全体の生産性も上がります。適切に工数管理ができていればプロジェクトの各工程の調整もでき、コストの比較も可能です。つまり、工数管理を行えばコストを削減しながら業務効率の向上もできます。
また、プロジェクトメンバーのタスク量から余裕度も視覚的に把握でき、状況が分かりやすくなります。例えば、特定のメンバーに作業が偏っている場合や問題を抱えている場合もいちはやく気付けます。そして、仕事の負荷を分散することが可能です。
工数データを活用するポイント
記録した工数データは、ただ蓄積するだけでなく、業務改善に活かしてこそ真価を発揮します。ここでは、工数データを分析・活用して、プロジェクトの効率化やリソース最適化につなげる方法を紹介します。
タスクごとの負荷を可視化して業務改善につなげる
タスク別に工数を集計することで、どの作業に時間がかかっているかを把握できます。「特定の工程で想定より時間を使っている」「一部メンバーに工数が集中している」といった傾向を発見すれば、プロセスの見直しや作業分担の最適化が図れます。
例えば、資料作成に常に工数超過が発生しているなら、テンプレートの改善や事前情報の整理などで時間短縮を検討できます。
実績データをもとに見積精度を高める
過去の工数データを活用すれば、新たなプロジェクトの見積もり精度向上が可能です。類似案件で実際にかかった時間や人員構成を参考にすることで、「見積は短すぎて実行に無理がある」「逆に余裕を見すぎて非効率」といった事態を防げます。
予実の乖離が発生しやすいタスクを特定しておくことで、今後の計画立案にも活かせるでしょう。
チームのリソース最適化に役立てる
工数データを分析すれば、各メンバーの稼働状況や得意領域も明らかになります。「Aさんは設計フェーズで安定した工数で成果を出している」「Bさんはレビュー業務で多くの時間を要している」などの傾向を把握すれば、適材適所のアサインや教育計画の見直しに活用できます。
また、稼働率の高いメンバーへの過剰な負荷を可視化することで、バーンアウトの防止にもつながります。
工数管理を行うポイント
工数管理は「記録精度」がすべての出発点です。ここでは、工数データを信頼できる情報にするために、日々の入力ルールや情報共有体制など、記録運用のポイントを紹介します。
日々の作業量を正確に把握する
工数管理を行う最大のポイントは、タスクの作業量を正確に把握することです。
そのためには、まず日々の工数の入力を正確に行わなければなりません。実際にメンバーの作業実績の入力漏れから工数管理は崩壊していきます。
また、作業の入力は毎日行う必要があるため、週単位・月単位でまとめて入力すると適切な工数管理はできません。したがって、プロジェクトの失敗を防ぐためには各メンバーが実績入力を毎日正確に行う必要があります。
責任者はメンバーに日々の入力を徹底させるようにしなければなりません。特にプロジェクトに参加者が多ければ管理者の負荷も大きくなるため、個人が当事者意識を持つことが大切です。
プロジェクト内の工数を情報共有する
プロジェクト管理を成功させるためには、常にチームで情報を共有することが重要です。せっかく管理者が工数管理をしていても、状況を把握できていないメンバーがいれば、効果的な体制とは言えません。
工数管理の情報を共有することで、メンバー間でプロジェクトの状態を理解でき、最適なアクションを判断できます。例えば、週１回進捗会議を行って情報を共有したり、進捗表や工数管理表を共有サーバに保存することが大切です。
工数管理を効率よく行う方法
工数管理を形だけで終わらせないためには、負担を抑えて継続できる体制が重要です。ここでは、Excelやツールを使って工数管理にかかる工数自体を削減する方法を紹介します。
工数管理を効率化するには、専用の工数管理ツールを活用するのが効果的です。手作業やExcelでの管理では煩雑になりやすく、情報の集約や共有にも手間がかかります。そこで、入力・集計・分析を自動化できる工数管理ツールを導入することで、プロジェクト全体の業務効率を大幅に改善できます。
Excelやスプレッドシートを利用する
ExcelやGoogleのスプレッドシートは、工数管理において非常に便利なツールです。データの入力・整理・分析が行いやすいため、工数の把握と分析に役立ちます。具体的には、各メンバーのタスクとその工数を記録し、それを元に進捗状況を把握したり、将来の工数を予測したりすることが可能です。ただし、大規模なプロジェクトやチームの場合、データの一貫性を保つのが難しい点や、更新・共有が手間取る点などのデメリットもあります。
工数管理ツールを活用して自動化する
より効率的に管理したい場合は、専用の工数管理ツールを導入するのが有効です。入力・集計・レポート作成といった工数管理のプロセスを自動化でき、手作業によるミスや集計負荷を大幅に削減できます。
例えば以下のような機能を備えたツールであれば、プロジェクト全体の管理工数を最小限に抑えられます。
- ■勤怠入力と同時に工数を登録
- ■プロジェクトごとの予算・進捗を一元管理
- ■個人タスクや稼働率のリアルタイム表示
- ■SNS感覚のコミュニケーション・共有機能
特に大規模プロジェクトや複数案件を並行管理するチームにとっては、工数管理ツールの活用が作業効率と情報共有の両面で大きな効果を発揮します。
おすすめの工数管理ツールTOP３
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工数管理に意味はある？よくある疑問と誤解を解説
「工数管理って本当に必要？」「毎日の入力が面倒なだけでは？」といった疑問をもつ方も少なくありません。特に、入力が形骸化したり、集めたデータが活用されなかったりする場合、工数管理の目的が見失われがちです。
しかし、工数管理は単なる「数字の記録」ではありません。プロジェクトの状況を正しく把握し、無理のないスケジュール設計やコスト最適化につなげるための重要なマネジメント手法です。
「形だけの工数管理」が意味をなくす原因
例えば、管理者が工数データをチェックせず、改善アクションにつなげない場合、現場メンバーも「入力しても意味がない」と感じるようになります。結果として入力精度が落ち、ますます信頼性の低い工数データが蓄積されてしまいます。このような「目的のない記録」こそが、工数管理が形骸化する原因です。
正しく使えばプロジェクトの羅針盤になる
工数管理の本質は、業務の現状把握と最適化にあります。記録した工数データを分析することで、タスクの進捗、メンバーの稼働状況、作業時間の過不足などを可視化できます。それにより、スケジュールの修正や人員再配置、今後の見積改善にもつなげられます。つまり、工数管理に「意味がない」のではなく、「活かし方次第で価値が変わる」のです。
現場に納得感のある工数管理を
「なぜこの入力が必要なのか」「どう業務改善に役立つのか」をチームで共有することが、工数管理を根付かせる第一歩です。分析結果をチーム内でフィードバックすれば、メンバーも工数記録の意義を実感できるようになるでしょう。現場の納得感と活用方針が整えば、工数管理はコスト削減や生産性向上に直結する、強力なマネジメント資産になります。
効果的に工数管理を行ってプロジェクトを適切に進めましょう
工数管理はプロジェクトの状況とコストを把握する目的で行います。一般的なタスク管理と違い、工数管理はコストも把握できることも特徴です。
作業時間が明確になれば、メンバーの作業効率も向上し円滑にプロジェクトを進められるでしょう。適切に行うためには日々の工数の入力に注意してください。効果的に工数管理を行ってプロジェクトを適切に進めましょう。
