ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行元別
- Excelの見積書から移行する：KYOEI COMPASS 2.0、見積WING
- ■連携先別
- SFA・CRMと連携する：キントーン、SAPCPQ
- 販売管理・会計システムと連携する：マネーフォワード クラウド請求書、アラジンオフィス、Sales Quote Assistant、見積デザイナー
- ■様式と承認の作り直し別
- 自社様式の見積書を作りやすい：キントーン、Sales Quote Assistant
- 承認の流れをシステムで設定できる：「楽楽販売」、Sales Quote Assistant
乗り換えで解決したい見積業務の課題を整理する
見積管理システムへの乗り換えは、現在の運用課題を解消するための手段です。課題が曖昧なままでは、新しいシステムでも同じ不満が残る可能性があります。まずは見積業務の問題点を洗い出しましょう。
見積の版と承認の状況が追えない
見積書の修正を重ねると、最新版や顧客への提出版が不明になるケースがあります。承認依頼がメールや口頭で行われている場合、誰の承認待ちなのかも把握しにくくなります。
乗り換え先を選ぶ際は、版の履歴保存や承認状況の一覧表示に対応しているかを確認しましょう。版の取り違えや承認の遅れが起きる場面を具体的に整理しておくと、比較の基準が明確になります。
見積の時点で原価や粗利がわからない
見積書の作成時に原価や粗利を把握できないと、値引きの判断が担当者の感覚に頼りがちです。結果として、受注しても利益が少ない案件が生じる場合があります。
見積画面で原価や粗利を確認するには、原価データの取得元が重要です。仕入先の単価表や原価管理データとの連携可否を、製品選定の段階で確認しましょう。
他のシステムと二重入力が発生している
見積管理システムの情報を受注時に販売管理システムへ入力し直す運用は、手間や転記ミスの原因になります。SFAと見積管理システムの両方で顧客情報を管理している場合も同様です。
二重入力の解消を目的とするなら、システム間の連携方法が重要な選定基準です。受け渡すデータの種類や方向を、システムごとに整理しておきましょう。
見積管理システムへ移すデータの棚卸し
乗り換えでは、既存のデータをすべて移すのではなく、新しいシステムで必要な情報を選ぶのがポイントです。データの種類ごとに、移行範囲と方法を決めましょう。
品目と単価のマスタ
見積書の明細に使う品目と単価のマスタは、新しいシステムで最初に必要となるデータです。Excelで管理している場合、品目名の表記ゆれや使用していない品目が混在しやすいため、移行前に整理しておきましょう。
顧客別や数量別に単価を設定している場合は、新システムでも同じ価格ルールを再現できるか確認が必要です。CSVによる一括取り込みへの対応も、移行作業の負担を左右します。
顧客と取引条件の情報
顧客の会社名や担当者、支払条件、見積の有効期限なども移行対象です。SFAやCRMで顧客情報を管理している場合は、どちらを正式なデータとするか定めておかないと、移行後に情報の不一致が生じる原因となります。
取引のない顧客まで移行すると、検索時に不要な候補が表示されます。最終取引日などを基準に移行対象を絞れば、必要な情報を探しやすくなります。
過去の見積書と版の履歴
過去の見積書は、類似案件の見積作成や顧客からの問い合わせ対応に役立ちます。ただし、明細まで新システムへ移行する場合は、作業量が増える可能性があります。
直近数年分は明細ごと移し、それ以前の見積書はPDFで保管する方法もあります。旧システムの版の履歴をどこまで引き継げるかは製品によって異なるため、提供会社と相談しながら移行範囲を決めましょう。
見積書の様式と承認ルートの作り直し
データを移しても、見積書の様式や承認ルートが現在の業務に合わなければ、営業担当者の負担は残ります。乗り換えを機に、様式やルールを見直しましょう。
自社様式の見積書を再現できるか
顧客に提出する見積書には、会社のロゴや印影、備考欄の定型文、有効期限の表示など、自社独自のルールがあります。新しいシステムで同じ様式を再現できるか、レイアウト変更を自社で行えるか確認しましょう。
様式の変更を提供会社に依頼する場合は、追加費用が発生する可能性があります。顧客別に様式を使い分けているなら、必要な種類を事前に把握し、費用の見積もりに反映させましょう。
金額や値引き率で分ける承認ルート
見積金額や値引き率によって承認者を変える運用では、条件別の承認ルート設定が必要です。例えば、一定額を超える見積は部長、それ以下は課長が承認するといった分け方です。
旧システムやExcelでの運用時に暗黙のルールとなっていた承認条件も、乗り換えを機に明文化しましょう。代理承認者をあらかじめ決めておけば、担当者の不在による承認の停滞を防げます。
旧システムの見積書データの保存
見積書は、法人税法などで保存が求められる取引関係書類の一つです。メールやクラウドで受け渡した見積書のデータは、電子帳簿保存法の電子取引にあたり、電子データのまま保存する必要があります。
旧システムの解約後は、保存済みデータを閲覧できなくなる場合があります。解約前に必要な保存期間分のデータを取り出し、日付・金額・取引先で検索可能な状態で保管しましょう。保存要件の詳細は国税庁の情報で確認してください。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で見積管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え先の見積管理システムと周辺システムの連携
見積管理システムは、営業活動や受注、請求の業務とつながっています。乗り換え先を選ぶ際は、単体の機能だけでなく、周辺システムとの連携方法も確認しましょう。
SFAやCRMとの連携
SFAは営業活動を、CRMは顧客情報を管理するシステムです。商談情報を見積書の作成に活用すれば、顧客名や案件名の再入力を減らせます。
連携方法には、製品間の標準連携、API接続、CSVによるデータの受け渡しなどがあります。APIは、システム間でデータをやり取りするための仕組みです。設定の手間や費用は方式によって異なるため、自社で対応可能な範囲を確認しましょう。
販売管理や会計システムとの連携
受注が決まった見積の内容を販売管理システムに引き継げば、受注から請求までの入力負担を減らせます。見積管理と販売管理が一体になった製品への移行や、既存の販売管理システムを残した連携運用などが選択肢です。
データ連携が失敗した際のエラー通知や再送機能も確認しましょう。連携の停止を見逃すと、受注の登録漏れにつながる恐れがあります。
営業担当者が迷わない見積管理システムの移行期間
新しい見積管理システムを使うのは、日々見積書を作る営業担当者です。切り替えの日程や作成途中の見積の扱いを事前に決めておけば、移行期間の混乱を抑えられます。
新旧の並行期間と切り替え日の決め方
新旧システムの並行稼働期間を設ければ、新しいシステムで問題が見つかっても業務を継続しやすくなります。ただし、期間が長引くほど、最新版のデータがどちらにあるか不明になりがちです。
月末や期末の繁忙期を避けて切り替え日を設定し、それ以降の見積は新システムで作成するなどのルールを周知しましょう。並行期間は、見積件数や営業担当者の人数に応じて調整します。
作成途中の見積の扱い
切り替え日時点では、顧客と交渉中の見積や承認待ちの見積が残っている場合があります。旧システムで完了させるか、新システムで作り直すかを事前に決めておきましょう。
新システムで作り直す際、見積番号の付け方が変わると、顧客との間で番号が食い違う恐れがあります。旧システムの見積番号を備考欄に残すなどのルールがあれば、問い合わせ時にも元の見積をたどりやすくなります。
操作説明と問い合わせ窓口
営業担当者向けの操作説明は、見積書の作成、修正、承認依頼など、日常業務で使う操作から始めると定着しやすくなります。外出の多い営業担当者には、説明会の録画を共有する方法も有効です。
操作に迷った際の問い合わせ先も明確にしましょう。社内の窓口担当を複数人配置し、よくある質問を共有すれば、特定の担当者への問い合わせ集中を防げます。
乗り換え先として比べたい見積管理システム一覧
この記事で紹介する見積管理システムを、データの移行や周辺システムとの連携に関わる特徴を中心に一覧にしました。現在のExcelやシステムから何を引き継ぐかを考えながら比べてみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| キントーン | 自社の項目で見積書のフォーマットを作れ、CRMやSFAなどとの連携ツールも用意 |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 見積書から納品書・請求書への変換に対応し、マネーフォワード クラウド会計と連携 |
| 「楽楽販売」 | 見積から請求まで一元管理し、承認フローのシステム化やAPI・外部システム連携に対応 |
| アラジンオフィス | 見積から受注・売上・在庫まで扱う販売管理パッケージ。会計連携はオプションで追加 |
| Sales Quote Assistant | 印刷レイアウトを自由に作成でき、販売管理システムとの連携や承認ルール設定に対応 |
| 見積デザイナー | 基幹システムと得意先・商品マスタを連携し、見積明細から会計までデータを連携 |
| KYOEI COMPASS 2.0 | Excelとの間でコピーによる転記ができ、過去データを取り込んで見積に活用できる |
| 見積WING | 建設業向けの見積・予算作成パッケージ。Excelから単価マスターを取り込める |
| SAPCPQ | 複雑な製品構成の見積をクラウドで作成でき、CRMやEC、ERPとの連携に対応 |
データ移行と連携のしやすさで選ぶ見積管理システム
単価マスタや過去の見積の移行、自社様式と承認ルートの再現、SFA・会計システムとの連携など、乗り換え時の課題に対応する製品を選びました。移行計画を立てる際の比較材料にしてください。
キントーン
- AIとノーコードで自社にフィットする見積管理アプリがつくれる
- 全社の様々な業務を効率化
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、旧システムで使用していた見積書の項目や申請フローを、ノーコードのアプリで再構築できる業務改善プラットフォームです。自社に合わせた項目でフォーマットを作り、商品リストのアプリから型番や単価を呼び出して見積書を作成します。見積に関する相談はコメント欄に集約され、データの変更履歴も自動で記録。CRMやSFAとの連携ツールも用意されており、営業支援システムと組み合わせた運用にも向いています。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、見積書と請求書の二重入力を解消したい企業に向いたクラウドサービスです。見積書をもとに納品書・請求書・領収書へ変換し、登録済みの取引先や品目を選択して帳票を作成します。マネーフォワード クラウド会計と連携した仕訳データの取り込みに加え、権限管理や作業履歴の記録にも対応しており、複数人での利用にも適しています。
「楽楽販売」
- 販売管理システム 売上シェアNo.1
- 見積もり～請求データの一元管理で、転記作業や請求ミスを削減
- 売上・原価の紐づけで、収支計算・集計の手間を削減
株式会社ラクスが提供する「楽楽販売」は、見積の後工程まで含めて乗り換え先を探す企業向けのクラウド型システムです。見積もりから受注、請求、売上、発注、原価・収支までを一元管理し、見積・受注データをもとにした請求対象の洗い出しや金額計算を自動化します。承認フローのシステム化によってルールを統一し、API・外部システム連携やWebフォーム連携にも対応。案件ごとの収支を見積の段階から把握したい企業にも適しています。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- 導入実績6,000社以上！
- 見積入力・見積決定分析・見積履歴管理 （見積明細表）が可能
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、見積管理と販売管理を一つのシステムに移して二重入力をなくしたい企業向けの販売管理・見積管理システムです。見積管理、受注管理、売上管理、請求・入金・支払管理、在庫管理などを標準で備えています。会計連携やFB連携、送り状連携などはオプションとして用意されており、導入時に周辺システムとの連携方法を選択可能。提供形態はオンプレミス、クラウド、パッケージソフトから検討できます。
Sales Quote Assistant （株式会社NIコンサルティング）
- 見積書をいつでもどこでも作成・承認・発行・共有管理
- 独自の「AI秘書」が見積書作成をアシスト
- 注文書や納品書や受注伝票も作成可 基幹システムともデータ連携
見積デザイナー （株式会社ユニオンシンク）
- 見積情報の共有と一元化を実現
- 勝敗分析情報を管理する仕組みで見積業務の最適化を実現
- 基幹システムとの連携が可能！
KYOEI COMPASS 2.0 （協栄産業株式会社）
- 1,000社以上の豊富な導入実績！優れた操作性の見積編集ソフト
- サブスクリプション形式で初期費用なしの運用スタートが可能
- Excelから過去データを取り込み活用、見積業務を効率化
見積WING （アーキウイング株式会社）
- EXCEL感覚で使える表計算形式
- 建設業特有の複雑な内訳明細書、代価表も作成可能
- Excelから単価マスターを簡単インポート
SAPCPQ （SAPジャパン株式会社）
- 複雑な製品の見積を数分で自動作成。
- CRM/EC/ERP連携で販売チャネルを拡張。
- 組み込みAIで自動見積生成、販売プロセスを効率化。
まとめ
見積管理システムの乗り換えでは、解決したい課題を整理したうえで、単価マスタや過去の見積書の移行対象を決めるのが重要です。見積書の様式や承認ルートの見直し、旧データの保存、周辺システムとの連携、移行期間の運用ルールまで計画に盛り込めば、営業担当者の混乱を抑えられます。乗り換え先の見積管理システムを比較したい方は、資料請求を活用してください。
