ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- パッケージを購入して使う形態がある：Sales Quote Assistant
- パソコンで使う帳票作成ソフト：三森支太郎
- 自社サーバなどに導入するオンプレミス型に対応：アラジンオフィス、見積デザイナー、Sales Quote Assistant、Express Invoice
- 月額制のクラウド型：マネーフォワード クラウド請求書、キントーン
- 年額のサブスクリプション型：KYOEI COMPASS 2.0
- ■利用人数別
- 社内ネットワークで複数人が共有する：KYOEI COMPASS 2.0、見積デザイナー
- クラウド上で複数人が権限を分けて使う：マネーフォワード クラウド請求書
買い切りで使える見積管理システムの形態
買い切り型の見積管理システムは、一度の支払いでソフトウェアの使用権を購入し、その後は月額料金なしで使える形態です。導入の仕方によっていくつかの形があるため、自社の使い方にあうものを確認しましょう。
パソコンにインストールするパッケージソフト
最も身近な形態が、パソコンにインストールして使うパッケージソフトです。見積書の作成から納品書や請求書の発行までを1本でこなす製品もあり、個人事業主や小規模な会社で使われています。
インターネット接続を必要とせず、通信環境に左右されにくい点がメリットです。一方で、データはインストールしたパソコンの中に保存されるため、パソコンの故障に備えたバックアップの仕組みを自社で用意する必要があります。
自社サーバに導入するオンプレミス型
社内のサーバに見積管理システムを導入し、複数の社員で共有して使う形態もあります。これをオンプレミス型と呼び、ライセンスを買い切りで購入する製品があります。
販売管理や会計といった社内システムとの細かな連携設定に対応する反面、サーバの購入や設定、運用は自社の負担です。サーバの更新時期が来ると、見積管理システムの移設や再設定の費用も発生するため、情報システム部門と相談して検討しましょう。
表計算ソフトのテンプレートとの違い
買い切り型を検討する企業の中には、表計算ソフトの見積書テンプレートから移行するケースもあります。テンプレートは追加の費用がかからない一方、品目や単価、顧客の情報を見積書ごとに入力し直す手間や、計算式が壊れる恐れがあります。
買い切り型の見積管理システムには、品目や顧客のマスタを登録し、見積書の作成時に呼び出す機能を備えた製品があります。過去の見積を検索・複製すれば、似た案件の見積を短時間で作れるため、テンプレートで不便を感じている点と照らし合わせて検討しましょう。
買い切り型とサブスクリプション型の費用の考え方
買い切り型とサブスクリプション型のどちらが得かは、何年使うか、保守や更新にどれだけ費用をかけるかで変わります。購入時の金額だけでなく、利用期間全体の費用で比べることが大切です。
購入時にかかる費用
買い切り型の購入時には、ソフトウェアの購入費がかかります。利用するパソコンの台数分のライセンスが必要な製品もあれば、ネットワーク版として複数人で使えるライセンスを販売している製品もあります。
サブスクリプション型は購入時の費用が少ない代わりに、月額や年額の利用料が続きます。購入時の支払いが大きい点は買い切り型のデメリットですが、毎月の支払いが発生しないため、予算を管理しやすいと感じる企業もあります。
年間保守料と更新版の購入
買い切り型でも、操作の問い合わせ窓口や不具合の修正、法改正への対応を受けるために、年間の保守契約を用意している製品があります。保守契約を結ばない場合は、問い合わせ対応を受けられない、更新版が提供されないといった制限がかかることがあります。
新しいバージョンが出た際、保守契約者に無償で更新版を提供する製品もあれば、別途購入が必要な製品もあります。保守料と更新版の購入費を含めて、何年ごとにどのくらいの費用が発生するかを確認しましょう。
利用年数で変わる総額
同じバージョンを長く使うほど、買い切り型は1年あたりの費用が下がります。一方、数年ごとに更新版を買い直したり、保守料を毎年払ったりすると、サブスクリプション型との差は小さくなります。
比較する際は、5年程度の期間を想定し、購入費、保守料、更新版の費用、パソコンの入れ替えにかかる再設定の費用を合計すると判断しやすくなります。サブスクリプション型も同じ期間の利用料を合計し、条件をそろえて比べましょう。
買い切り型の見積管理で気をつけたい制度と環境の変化
買い切り型の見積管理システムは、購入した時点の機能で使い続ける形です。そのため、税制や帳票に関する制度の変更や、パソコンの環境の変化に、どう対応するかを確認しておく必要があります。
消費税率や端数処理の変更
見積書の金額計算には、消費税率や端数処理のルールが関わります。将来、税率が変わった場合に、自社で設定を変更できるか、更新版の購入が必要かは製品によって異なります。
軽減税率の対象となる品目を扱う企業では、明細ごとの税率設定や計算に対応しているかも確認したい点です。見積書と請求書の金額計算がずれると、顧客への説明に手間がかかるため、計算のルールを統一しておきましょう。
インボイス制度と電子帳簿保存法への対応
見積管理システムで請求書も発行する場合は、インボイス制度で求められる登録番号や税率ごとの消費税額といった記載事項に対応している必要があります。古いバージョンでは対応していない場合があるため、購入前に確認しましょう。
メールで送った見積書や請求書のデータは、電子帳簿保存法の電子取引にあたり、電子データのまま保存することが求められます。買い切り型で検索要件を満たした保存に対応しているか、別の保存方法を用意するかも検討が必要です。
OSのサポート終了とパソコンの入れ替え
パソコンにインストールして使う製品は、WindowsやmacOSといったOSのバージョンに対応している必要があります。OSのサポートが終了してパソコンを入れ替えたとき、古いバージョンの見積管理システムが新しいOSで動かない可能性があります。
購入前に、提供会社が新しいOSへの対応をどのように案内しているかを確認しておきましょう。パソコンの入れ替え時にライセンスの移行に対応しているかも、買い切り型を選ぶうえで重要な確認項目です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で見積管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
複数人で買い切り型を使う場合のデータ共有
買い切り型の見積管理システムを複数の社員で使う場合は、ライセンスの数え方とデータの共有方法が課題です。1人で使う場合とは確認する項目が変わるため、利用する人数を決めてから製品を選びましょう。
ライセンスの数え方と同時に使える人数
買い切り型のライセンスは、インストールするパソコン1台ごとに必要な製品と、同時に使う人数で数える製品があります。営業担当者が増えた場合に、ライセンスを1つずつ追加購入できるかも確認しておきましょう。
同じ見積データの複数人による同時編集に対応しているかも、製品によって異なります。誰かが見積を開いている間は、ほかの人の編集を制限する仕組みもあるため、日々の使い方にあうかをデモ版で試すと安心です。
社内ネットワークでの共有とバックアップ
複数人でデータを共有する場合は、社内のファイルサーバやNASにデータを置き、各パソコンから接続する構成が考えられます。NASとはネットワークにつないで使う記憶装置のことです。
データを1か所に集める分、そこが故障するとすべての見積データを失う恐れがあります。定期的な自動バックアップの設定と復元テストを、担当者を決めて実施しましょう。手順を文書にして複数人で共有しておけば、担当者の不在時にも対応しやすくなります。
外出先から見積書を作る場合の制約
パソコンにインストールする買い切り型は、基本的にそのパソコンや社内ネットワークの中で使う形です。営業担当者が外出先や自宅から見積書を作りたい場合は、リモートデスクトップやVPNで社内に接続する仕組みを別に用意しなければなりません。VPNとは、インターネット上に安全な通信経路を作り、社外から社内ネットワークに接続する技術です。
こうした仕組みを用意する費用や、接続の設定と管理の手間も、買い切り型の総額に含めて考える必要があります。社外から見積書を作る機会が多い場合は、クラウド型との比較もあわせて行いましょう。
買い切り型の見積管理システムが向く会社
買い切り型とクラウド型には、それぞれ向く使い方があります。自社の人数や働き方、今後の事業の見通しにあてはめて、どちらを選ぶかを判断しましょう。
買い切り型が向く会社の条件
買い切り型が向くのは、見積書を作る人が少なく、社内のパソコンで作業が完結する会社です。同じ様式の見積書を長く使い続ける予定で、機能の追加をあまり必要としない場合も、買い切り型の費用面のメリットを生かせます。
インターネットにデータを置くことに社内の規程上の制約がある場合も、買い切り型やオンプレミス型が選択肢です。ただし、バックアップや更新の作業を自社で担う体制が前提となります。
クラウド型も検討したい会社の条件
外出先や自宅から見積書を作りたい、営業担当者が今後増えていく見込みがあるといった会社は、クラウド型も比較の対象に入れましょう。クラウド型は、利用者の追加や機能の更新を提供会社が行うため、社内の作業を減らせます。
法改正への対応がサービスの中で行われる製品もあり、制度変更のたびに更新版を購入する手間を省ける場合があります。買い切り型とクラウド型の両方を資料請求し、同じ期間の総額と社内の手間を並べて比べると、判断の材料がそろいます。
提供形態で比べる見積管理システム一覧
この記事で紹介する見積管理システムを、パッケージ型やオンプレミス型、月額・年額で使うクラウド型といった提供形態がわかるように一覧にしました。買い切りで購入できるか、保守契約がどうなるかは製品ごとに異なるため、資料や見積もりで確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| アラジンオフィス | オンプレミス・クラウド・パッケージソフトで提供される販売管理・見積管理システム |
| マネーフォワード クラウド請求書 | 月額制のクラウド型。見積書などの帳票作成に加え、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応 |
| キントーン | ユーザー数に応じた月額で使うクラウド型。ノーコードで見積管理アプリを作成 |
| Sales Quote Assistant | クラウド版の月額利用に加え、パッケージ購入にも対応した見積書作成支援システム |
| 見積デザイナー | オンプレミスやパッケージソフトで提供され、サーバとクライアントの構成で運用する |
| KYOEI COMPASS 2.0 | 年額サブスクリプションの見積書作成ソフト。ネットワーク経由で同じ物件の同時編集に対応 |
| 三森支太郎 | 見積書や請求書などの帳票を作成するWindows対応ソフト。登録リストから品名を選べる |
| Express Invoice | テンプレートを使った見積書や請求書、領収書の作成・管理に対応するオンプレミス型ソフト |
買い切りとサブスクで比べたい見積管理システム
パソコンや自社サーバに導入して使う製品と、月額・年額で利用する製品の両方から、費用の払い方や複数人での使い方を比べられるものを選びました。5年程度の利用期間を想定して総額を試算する際の参考にしてください。
アラジンオフィス
- お客さまの声を反映した完成度の高いパッケージ
- 導入実績6,000社以上！
- 見積入力・見積決定分析・見積履歴管理 （見積明細表）が可能
株式会社アイルが提供する「アラジンオフィス」は、自社サーバでの運用も含めて提供形態を選びたい企業向けの販売管理・見積管理システムです。提供形態はオンプレミス、クラウド、パッケージソフトで、見積入力や見積履歴管理のほか、受注・売上管理、請求・入金・支払管理、在庫管理を標準で備えています。操作方法やハードウェアのトラブルなどの問い合わせには、サポートセンターが対応します。買い切り型と比べる際は、保守の範囲と費用を資料で確認するとよいでしょう。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、買い切り型と比べて制度変更への対応を手間なく受けたい企業が検討しやすい、月額制のクラウドサービスです。見積書、納品書、請求書、領収書をWeb上で作成し、電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応しています。クラウド型のため場所を問わず利用しやすく、権限管理や作業履歴の記録を活用した複数人での運用にも適しています。参考価格は2,480円～で、年払いを選んだ場合の月額費用です。
キントーン
- AIとノーコードで自社にフィットする見積管理アプリがつくれる
- 全社の様々な業務を効率化
- プラグイン・連携サービスを組み合わせて業務がより効率的に
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、ノーコードで見積管理アプリを構築するクラウド型の業務改善プラットフォームです。パッケージソフトでは自社の見積方法にあわない場合の選択肢です。商品リストから型番や単価を呼び出して見積書を作成し、コメントや変更履歴で見積のやり取りを記録します。料金はユーザー数に応じた月額制で、参考価格は10,000円～です。利用人数が増減する見込みがある会社は、買い切り型の追加ライセンスの費用と比べてみるとよいでしょう。
Sales Quote Assistant （株式会社NIコンサルティング）
- 見積書をいつでもどこでも作成・承認・発行・共有管理
- 独自の「AI秘書」が見積書作成をアシスト
- 注文書や納品書や受注伝票も作成可 基幹システムともデータ連携
見積デザイナー （株式会社ユニオンシンク）
- 見積情報の共有と一元化を実現
- 勝敗分析情報を管理する仕組みで見積業務の最適化を実現
- 基幹システムとの連携が可能！
KYOEI COMPASS 2.0 （協栄産業株式会社）
- 1,000社以上の豊富な導入実績！優れた操作性の見積編集ソフト
- サブスクリプション形式で初期費用なしの運用スタートが可能
- Excelから過去データを取り込み活用、見積業務を効率化
三森支太郎 （株式会社オー・エム・エス）
- 見積書や請求書など、多様な帳票作成に対応。
- 登録リストから品名や単位を選択入力可能。
- 複数データを集計し、合計請求書の作成が可能。
Express Invoice （NCH Software）
- テンプレートで請求書や見積書を簡単に作成できる
- 請求書の自動発行やレポート作成に対応
- メールや印刷など、多彩な手段で書類送信が可能。
まとめ
買い切りの見積管理システムは、月額料金がかからず、長く使うほど費用を抑えやすい点がメリットです。一方で、保守料や更新版の購入、税制や帳票に関する制度変更、OSのサポート終了への対応を考えておく必要があります。複数人で使う場合はライセンスの数え方とバックアップも重要です。サブスクリプション型も含めて見積管理システムを比較したい方は、資料請求を活用してください。
